Este tutorial te guiará a través del proceso para agregar un cliente en el SAT (Servicio de Administración Tributaria) de México, un paso esencial para la facturación electrónica y el cumplimiento fiscal.
Paso 1: Acceso al Módulo de Clientes
Ingresa al módulo de "Mis clientes (RFCs)". Es indispensable proporcionar el RFC de tu cliente, y para más control, también puedes proporcionar la razón social, correo electrónico y número telefónico.
Paso 2: Determinar el Método de Acceso
Determina el método de acceso para poder descargar tus XMLs:
- Contraseña
- FIEL (Recomendada / Sin captcha)
- Ambos
Es necesario hacer la validación del captcha y/o la FIEL en cada uno de los casos. Ya que no podrás registrar a tu cliente sin un método de acceso al SAT.
Nota: También la CSD se valida (en caso de que también se introduzca).
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Paso 3: Registrar al Cliente
Para finalizar se da clic en "registrar cliente".
Paso 4: Modificar o Eliminar Clientes
Existe la opción de crear nuevos clientes, o en su caso, de modificar o eliminar los clientes ya existentes.
Nota: También se tiene la opción de introducir el Certificado de Sello Digital (CSD), el cual es necesario para la utilización de la herramienta de cancelación de comprobantes (para personas físicas y morales) y para el monitoreo de la expiración de la CSD.
Información Adicional Requerida
Datos solicitados: Alias (título de la dirección ingresada, esto le ayuda a identificar las diferentes sucursales que pueda tener su cliente), calle y número, país, estado, ciudad, C.P, etc.
Para editar o agregar información a un cliente previamente registrado, primeramente debe seleccionar el cliente que desea, para que se despliegue el resumen del mismo en su pantalla.
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La opción de clonar le permite realizar copias de clientes previamente registrados, cuando registra clientes que comparten estado, ciudad, etc.
Facturación Electrónica CFDI Versión 4.0
La factura electrónica es un documento que es el único medio de comprobación fiscal válido.
- Selecciona factura electrónica.
- Da click en servicio de facturación CFDI versión 4.0.
- Registra tu RFC, contraseña, captura el código captcha y da click en enviar. También puedes utilizar la e.firma para ingresar.
- Para el llenado de la factura, el sistema precarga los campos que tienes registrada ante el SAT, como son: los campos de régimen fiscal, código fiscal, fecha de emisión, tipo de factura, forma y método de pago.
- En el tipo de moneda, selecciona peso mexicano.
- Para registrar un nuevo cliente que es el receptor de la factura, da click en cliente frecuente, selecciona otro y llena los campos con la información que proporcione el receptor: RFC, código postal y régimen fiscal. Elegir el uso de la factura.
- Para comenzar con el registro de los productos o servicios, da click en “Agregar”.
- Registra la descripción interna que utilizas en tu negocio para identificar el producto o servicio. También debes ingresar la clave o una descripción para localizarla e indica la unidad de medida que corresponde al producto o servicio. Descripción del producto o servicio.
- En cantidad coloca el número de productos o servicios a facturar, seguido de esto, captura su valor unitario para que la aplicación calcule el importe, en su caso, puedes registrar un descuento. Cantidad de productos y servicios.
- Selecciona si es objeto de impuesto. La app te proporciona una sugerencia de impuestos con base en la información registrada, acepta la sugerencia y da click en guardar.
- Se pueden registrar los productos que sean necesarios para ello se tiene que dar click en el botón “Agregar”. Agregar producto o servicio.
- Registra el segundo producto que se trata de los productos que fueron importados por tu empresa por lo que es necesario capturar el pedimento. Da click en el botón “agregar pedimento”.
- Saldrá una tabla la cual deberás de checar con los datos recabados y el total. Tabla con el llenado de los productos y/o servicios.
- Para tener una previsualización de la factura, da click en el botón “vista previa” y se mostrará un archivo PDF que sirve para verificar la información antes de guardarla. PDF con información previa de la factura.
Plantillas de Facturas
- Puedes guardar plantillas para emitir próximas facturas. Da click en el botón “mi factura”, captura el nombre con el que deseas identificarla y da click en guardar. Crear plantillas para próximas facturas.
- Para utilizarlas da click en “generar” y en “mi factura”, por último da click en el botón “sellar” que se encuentra en la parte posterior de la página.
Firma de la Factura
Por último, tienes que firmar el comprobante por lo que necesitas ingresar la e.firma o los datos del certificado del sello digital. Captura la contraseña, selecciona la ubicación del archivo de la clave privada y el certificado. Da click en confirmar y en firmar. Firma de la factura.
Configuración en Business Central para Documentos Electrónicos
Para poder enviar documentos electrónicos, primero debe configurar Business Central para asegurarse de que el número de identificación fiscal (RFC), el número de identificación personal (CURP) y los identificadores de inscripción estatal estén disponibles para la empresa y para todos sus clientes y proveedores.
Además, debe configurar los parámetros necesarios para el envío de facturas electrónicas a clientes y proveedores. El certificado que recibe de la autoridad fiscal mexicana debe instalarse para cada usuario que envía facturas electrónicas. Asimismo, la empresa debe tener configurado el correo SMTP para el envío de facturas electrónicas.
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En función de la configuración de la empresa, quizá sea necesario conceder permisos explícitos de SMTP a cada usuario y dispositivo correspondiente.
Configuración de la Empresa
En la página Información de la empresa, rellene los campos correspondientes. Debe rellenar el campo Código postal del SAT. Abra la ficha desplegable Envío y rellene los campos. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción. En estos campos se especifica un permiso otorgado por la Secretaría de Comunicaciones y Transportes. Rellene los campos de la ficha desplegable Impuesto. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.
- Ingrese el esquema fiscal al que se acoge su empresa.
- Ingrese el número de registro federal de los contribuyentes. El tipo de identificación fiscal Registro Federal de Contribuyentes (RFC) se puede aplicar a empresas y a personas. El número de RFC de una empresa incluye 12 caracteres, mientras que el número de RFC de una persona incluye 13 caracteres.
- Ingrese el número de identificación de la tarjeta fiscal única. El tipo de identificación fiscal Cédula de identification fiscal con clave única de registro de población (CURP) solo puede aplicarse a personas.
- Especifique el certificado del SAT.
- Elija este campo para incluir un archivo PDF al enviar facturas electrónicas por correo electrónico a los clientes y los proveedores. Las facturas electrónicas siempre se envían como archivo XML.
- Cód. Especifique el proveedor de servicios autorizado, PAC, cuyos sellos digitales quiere aplicar a las facturas electrónicas.
Como alternativa, puede solicitar a su Microsoft Certified Partner que modifique el texto que se incluye en el correo electrónico que se usa al enviar facturas electrónicas.
Información de Clientes y Proveedores
Además, debe agregar la información sobre sus clientes y proveedores.
Para cada cliente de la lista Clientes, abra la ficha del cliente y rellene los campos de la ficha desplegable General. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción. Rellene los campos de la ficha desplegable Facturación. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción. Indique el número de registro federal de los contribuyentes. Ingrese el número de identificación de la tarjeta fiscal única. Si selecciona el campo Precios IVA incluido para un cliente, los documentos electrónicos incluirán el IVA en todos los importes, incluidos los precios unitarios. Los documentos electrónicos también tienen un elemento separado para el IVA. En la ficha desplegable Pagos, en el campo Cód.
Para cada proveedor de la lista Proveedores, abra la ficha del proveedor y rellene los campos de la ficha desplegable General. Rellene los campos de la ficha desplegable Pagos. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción. Indique el número de registro federal de los contribuyentes. Ingrese el número de identificación de la tarjeta fiscal única.
Información de Almacenes
Por último, debe agregar la información sobre los almacenes que usa. Para cada almacén de la lista Almacenes, abra la ficha del almacén y rellene los campos de la ficha desplegable Dirección y contacto. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción. Especifique el certificado del SAT emitido por la autoridad fiscal para la sucursal de la empresa en este almacén. Para habilitar este campo, establezca la opción Varios certificados del SAT de la página Configuración de contabilidad. Si el documento se registra con un almacén que tiene asignado un certificado del SAT, dicho certificado se usa para firmar el documento electrónico. En el campo N.º sustitución requerido, indique si se necesita un número de sustitución para el movimiento según la definición de razón de cancelación del SAT. Si elige el código 01, también debe especificar el documento que sustituye el documento cancelado en el campo N.º doc. Rellene los campos según corresponda.