Los contribuyentes obligados a llevar su contabilidad deben conservar la información que la integra durante un plazo de cinco años. Estos años comienzan a computarse de acuerdo con el supuesto en el que cada contribuyente se ubique según el artículo 30 del Código Fiscal de la Federación (CFF).
Plazos de Conservación Según el CFF
El artículo 30 del CFF establece que solo se debe conservar la contabilidad 5 años a partir de la última declaración presentada.
La documentación a que se refiere el párrafo anterior y la contabilidad, deberán conservarse durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas.
Tratándose de la contabilidad y de la documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, el plazo de referencia comenzará a computarse a partir del día en el que se presente la declaración fiscal del último ejercicio en que se hayan producido dichos efectos.
El plazo será de diez años cuando el contribuyente incurra en las siguientes situaciones:
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- No haya presentado su solicitud en el Registro Federal de Contribuyentes.
- No lleve contabilidad o no la conserve durante el plazo que establece este Código.
- Por los ejercicios en que no presente alguna declaración del ejercicio, estando obligado a presentarlas.
- No se presente en la declaración del impuesto sobre la renta la información que respecto del impuesto al valor agregado o del impuesto especial sobre producción y servicios se solicite en dicha declaración. En este último caso, el plazo de diez años se computará a partir del día siguiente a aquél en el que se debió haber presentado la declaración señalada.
En los casos en los que posteriormente el contribuyente en forma espontánea presente la declaración omitida y cuando ésta no sea requerida, el plazo será de cinco años, sin que en ningún caso este plazo de cinco años, sumado al tiempo transcurrido entre la fecha en la que debió presentarse la declaración omitida y la fecha en la que se presentó espontáneamente, exceda de diez años.
Suspensión de Actividades y Cambio de Domicilio Fiscal
Cuando los contribuyentes suspenden sus actividades, tienen que conservar su contabilidad en el último domicilio que hayan manifestado en el RFC, durante el plazo citado.
Si posteriormente desocupan el domicilio fiscal, deben presentar el aviso por el cambio respectivo, en razón de lo previsto en el numeral 34 del Reglamento del CFF.
La presentación del aviso de cambio de domicilio, se realiza conforme al procedimiento contenido en la ficha de trámite 77/CFF del Anexo 1-A de la RMISC para 2024. Se pueden consultar las guías respectivas para la presentación del trámite en el apartado “Información adicional” de este mismo documento.
Medios Electrónicos para la Conservación de la Contabilidad
La información contable puede respaldarse y conservarse en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que autorice la autoridad fiscal, a través de reglas de carácter general. Es por ello, que se debe observar lo contenido en las reglas 2.7.1.1.
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El artículo 34 del Reglamento del CFF, dispone que forma parte integrante de la contabilidad toda la documentación relativa al diseño del sistema electrónico en donde almacena y procesa sus datos contables y los diagramas del mismo.
La contabilidad se podrá respaldar y conservar en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que por reglas de carácter general autorice el Servicio de Administración Tributaria, cuyos medios según la regla 2.8.1.3. de la RMISC 2024, pueden utilizarse en discos ópticos, compactos o cintas magnéticas.
Destrucción de la Contabilidad Electrónica
Según el artículo 28, fracción III del Código Fiscal de la Federación (CFF), las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad en forma electrónica cumpliendo con los requisitos legales y las reglas de carácter general aplicables, para que puedan destruirla, deben observar que la documentación que la conforma se hubiese conservado por un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que presentaron o debieron presentar las declaraciones con ellas relacionadas.
Transcurrido ese tiempo, pueden destruirla, en términos de los artículos 30, párrafo tercero del CFF.
Casos Especiales y Excepciones
Tratándose de documentación correspondiente a actos cuyos efectos fiscales se prolonguen en el tiempo, como inversiones y pérdidas fiscales, el lapso para conservarla será por el tiempo en que tengan sus efectos; es decir, por el tiempo de depreciación o el de amortización de la pérdida.
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En el caso de activos fijos que representen la propiedad de un bien, debe conservarse el tiempo que el bien sea susceptible de venderse, pues no se podría enajenar sino se demuestra la propiedad de este; y en el caso de pérdidas fiscales conservar 10 años la información que la originó, pues es el tiempo en que se pueden amortizar contra utilidades.
En el caso de las actas constitutivas de las personas morales, de los contratos de asociación en participación, de las actas en las que se haga constar el aumento o la disminución del capital social, la fusión o la escisión de sociedades, de las constancias que emitan o reciban las personas morales al distribuir dividendos o utilidades, de la información necesaria para determinar el valor fiscal de las acciones, así como de las declaraciones de pagos provisionales y del ejercicio, de las contribuciones federales, dicha documentación deberá conservarse por todo el tiempo en el que subsista la sociedad o contrato de que se trate.
Consecuencias del Incumplimiento
Caer en el supuesto del art. 67 del CFF implica que el que no lleve contabilidad o no la conserve durante el plazo que establece este Código, así como por los ejercicios en que no presente alguna declaración del ejercicio, estando obligado a presentarlas.
Destrucción de la Documentación
Una vez transcurridos los plazos de conservación de la documentación, no se tiene la obligación de presentar aviso alguno a las autoridades fiscales para la destrucción de dicha documentación, pero es recomendable llevar una memoria de lo que se destruye.
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