En el contexto de la gestión empresarial y contabilidad, una póliza dinámica se configura para que pueda aplicarse automáticamente a múltiples transacciones o eventos, en función de ciertas condiciones o criterios establecidos previamente. Las pólizas dinámicas son útiles cuando una empresa tiene transacciones o eventos recurrentes que siguen patrones predefinidos y que requieren la misma entrada contable en cada ocasión. La ventaja de utilizar pólizas dinámicas es que ayudan a reducir errores, agilizar el proceso contable y mantener la consistencia en los registros financieros. Sin embargo, es fundamental establecer correctamente las condiciones y criterios para asegurarse de que las pólizas dinámicas se apliquen de manera precisa y adecuada a cada situación.
Asociar rubros a cuentas te permite clasificar correctamente tus operaciones contables y darles un contexto más claro dentro de tu información financiera. Este proceso es útil para organizar ingresos, gastos u otros movimientos según su naturaleza, facilitando el análisis y la generación de reportes. Se recomienda realizarlo al configurar tu catálogo de cuentas o cuando necesites mejorar el control y la interpretación de tus registros.
Asociar Rubros a Cuentas
- Para asociar rubros a cuentas, ingresa al menú Cuentas y pólizas, selecciona el ícono Cuentas, se mostrará un listado y elige Asociar cuentas.
- El sistema mostrará una ventana con dos secciones:
- Lado izquierdo: se visualizan los rubros.
- Lado derecho: se muestran las cuentas disponibles.
- Haz clic en el ícono de la Flecha.
- Arrastra la cuenta hacia el rubro correspondiente.
Para crear el catálogo de rubros estándar, primero genera un respaldo de tu información.
Contabilizar Pólizas Dinámicas por Conceptos
Contabilizar pólizas dinámicas por conceptos te permite registrar operaciones contables de forma más ágil y organizada, utilizando configuraciones previamente definidas dentro del sistema. Esta funcionalidad es útil para automatizar el registro de movimientos frecuentes, reducir errores en la captura y mantener un mejor control de la información contable. Generalmente, se utiliza cuando necesitas agilizar procesos de contabilización y asegurar que las operaciones se registren de manera uniforme y correcta.
Consideraciones Previas
Se debe revisar que estén asignadas las cuentas contables de IVA y banco que corresponda (cuentas que no van a cambiar). Si la plantilla tiene el sufijo No Concentrada (NC), no será posible generar la póliza de forma concentrada. En este catálogo aparecen las plantillas en formato Excel para la generación de las pólizas dinámicas con las cuales se podrá generar la póliza a partir de un CFDI.
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Procedimiento para Pólizas Dinámicas
- Asociar cuentas contables.
Ingresa a la ruta: menú Contabilización > Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) y selecciona Cuentas por producto o servicio.
El sistema desplegará una ventana para asociar la cuenta contable correspondiente a la venta o compra con la clave Servicio de Administración Tributaria (SAT) del producto o servicio. Utiliza el ícono Agregar, ubicado en la barra de herramientas, así como el ícono Ayuda, para realizar una selección más precisa de las cuentas contables. Desde esta ventana puedes grabar, agregar, modificar o eliminar registros de acuerdo con tus necesidades. Al finalizar la captura de información, presiona el botón Grabar o utiliza la tecla F3.
- Emitir la póliza y consultar el desglose de conceptos.
Dirígete a la ruta: menú Cuentas y pólizas y da clic en el ícono Póliza dinámica.
- Generar la póliza dinámica.
Cada póliza dinámica está integrada por etiquetas tales como: <FECHA>, <SERIE>, <RFC_EMISOR>, <SUBTOTAL>, <IVA_RET>, <TOTAL> entre otras; mediante las cuales se integra la información en las partidas de las pólizas.
Genera la póliza dinámica considerando los atributos del nodo de conceptos incluidos en el archivo XML versión 4.0. Realiza las siguientes acciones:
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- Selecciona el comprobante fiscal.
- Indica la categoría.
- Selecciona la opción venta o compra por producto.
- Define el detalle que deseas mostrar en la póliza.
- Presiona el botón Aceptar y observa que el sistema despliega la ventana de la póliza con el concepto del movimiento y su respectivo detalle.
Concentrado: Al seleccionar esta opción se generarán las partidas referentes al tipo de póliza y en una sola partida se agregará la información de todos los XML seleccionados o arrastrados. Automáticamente, creará la póliza cumpliendo con los requerimientos de la Contabilidad Electrónica, agregando la información del folio fiscal en la partida de la póliza de la que cuenta que se haya configurado previamente.
Generación de Póliza Dinámica con CFDI
Para generar la póliza dinámica, ubica y selecciona uno o más de los CFDI’s que conformarán la póliza y arrastra hacia la ventana de captura de la póliza en Aspel COI.
Elaborar o Dar de Alta una Póliza Contable
Elaborar o dar de alta una póliza contable te permite registrar de forma ordenada cada operación financiera de tu empresa. Este proceso es necesario para llevar un control claro de tus movimientos y asegurar que la información contable sea correcta. Lo realizas cada vez que necesitas capturar transacciones como ingresos, egresos o ajustes dentro del sistema.
- Para elaborar o dar de alta una póliza, ingresa a Cuentas y pólizas, dirígete a Pólizas y haz clic en Agregar.
- El sistema muestra una ventana donde debes capturar la información.
- En la sección de Partidas, captura los datos:
- No. Cuenta: indica la cuenta que se afectará. Presiona F2 para seleccionarla.
- Depto. / Centro de costos / Proyectos: indica el origen del movimiento, si estos campos están activos.
- Concepto del movimiento: captura la descripción del movimiento. El sistema puede sugerir la del campo Concepto.
- T. Cambio: el sistema propone el tipo de cambio según el histórico; si no existe, utiliza el último registrado o el valor 1.
- Debe: indica la cantidad que se cargará a la cuenta. El campo acepta hasta 15 números entre enteros y decimales.
- Haber: captura el importe que se abonará a la cuenta. El campo acepta hasta 15 números entre enteros y decimales.
- En la sección de datos informativos, consulta:
- No. de partidas: indica el total de registros capturados.
- Nombre: al seleccionar un registro, muestra el nombre del concepto.
- Moneda: indica la moneda utilizada en la cuenta.
Crear o Dar de Alta Cuentas
Crear o dar de alta cuentas te permite organizar de forma clara la información financiera de tu empresa desde el inicio. Este proceso es necesario para registrar correctamente tus operaciones y mantener un control ordenado de ingresos, gastos y movimientos contables. Lo realizas cuando comienzas a trabajar con Aspel COI o necesitas agregar nuevas cuentas para reflejar cambios en tu operación.
- Para agregar las cuentas, ingresa por la ruta: Cuentas y pólizas, selecciona el botón Cuentas y haz clic en el ícono Agregar.
- Al ingresar, el sistema muestra una ventana donde es necesario capturar la información:
- No. de cuenta: indica el número de la cuenta. Haz clic en el ícono de Ayuda para consultar el catálogo y ubicar la cuenta de detalle o de mayor correspondiente.
- Descripción: define el nombre que tendrá la cuenta.
- Tipo (acumulativa / detalle): selecciona el tipo de cuenta según sus características.
- En la pestaña Generales, completa los siguientes campos:
- Afecta la póliza de ajuste cambiario: al activar este parámetro, la cuenta en cuestión será incluida en la póliza de ajuste cambiario.
- Tipo de moneda: el sistema te presenta la lista de monedas disponibles, mismas que diste de alta en tu catálogo de monedas.
- Inicial: define el saldo inicial de la cuenta. Captura los saldos acreedores mediante una póliza. Importante: solo puedes registrar saldos iniciales si está activo el parámetro Captura del saldo inicial en los parámetros del sistema, dentro de la carpeta Cuentas, y si es el primer mes de la contabilidad.
- Saldo Final: este campo es informativo y se actualiza automáticamente con los movimientos, por lo que no puedes modificarlo.
- En la pestaña Atributos, completa la información:
- Selecciona la naturaleza de la cuenta.
- Asocia o desasocia la cuenta según lo necesites.
- Ingresa la contrapartida, que funcionará como complemento para aumentar o disminuir el saldo de otra cuenta.
- En la pestaña Fiscales, captura los siguientes datos:
- Ingresa el Registro Federal de Contribuyentes (RFC) haciendo clic en el ícono Ayuda para consultar el catálogo correspondiente.
- Selecciona el código agrupador.
- Marca las casillas según el tipo de operación que vas a realizar.
Para unificar los catálogos de cuentas, exporta el catálogo desde el equipo en Ciudad de México e impórtalo en el equipo de Veracruz en COI, revisa y ajusta detalles como clasificaciones o saldos necesarios para que el catálogo quede completamente sincronizado.
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