Microsip es un sistema contable que te permite contabilizar de forma simple y ágil tus asientos contables con todo y su factura. Este sistema se complementa con el ADD (Archivo De Documentos Digitales), una poderosa herramienta que te permite incluir los XML de manera fácil y sencilla a tus pólizas. Maneje presupuestos para los doce meses del ejercicio, para cuentas de balance y de resultados a cualquier nivel.
El enfoque de un ERP es integrar; el departamento contable audita la información contable generada por el resto de la empresa, para que la dirección pueda tomar decisiones en base a información oportuna, precisa y relevante, la cual de manera intrínseca, también cumple con las obligaciones fiscales.
Entendiendo los Asientos Contables en Microsip
En Microsip, la principal diferencia es que se provisiona todo, es decir, cualquier factura emitida y/o recibida generará su provisión sin importar si esta ha sido cobrada/pagada o no. Esto se consigue presionando el botón «generar póliza contable» de los módulos correspondientes. Al momento de realizar el cobro/pago de la misma, el sistema realizará la póliza de egreso/ingreso correspondiente.
Con el principio de devengo aplicado por Microsip, automáticamente al momento de registrar el cobro/pago de la factura, se genera la póliza correspondiente. Por tal razón, a contabilidad le llega toda la información de manera exacta sin tener que depender del factor humano de investigar si la factura fue cobrada o pagada. Lo que hacemos en Microsip es generar una póliza por el total de IVA efectivamente pagado/cobrado al final del mes.
Microsip permite generar una póliza por día inclusive, o una por todo el periodo, no siendo obligatorio hacer una póliza por cada movimiento. Microsip sugiere que si la factura no es efectivamente cobrada al momento de emitirse, por procedimiento se emita como PPD. De esta manera, sin importar si la factura se cobra al día siguiente o dentro de un año, el sistema llevará un correcto control de la misma y generará su CFDI de pago correspondiente.
Lea también: IVA 21% Excel
Los asientos contables siempre se registran en las cuentas de último nivel, ya sean mayores o auxiliares. Es decir, a las cuentas que tengan subcuentas nunca se les aceptarán asientos. Se ordenan los asientos por la fecha en la que se hayan generado cada uno de ellos. La reordenación será en orden cronológico, es decir, el asiento 1 será el primero del año -que corresponderá con el asiento de Apertura-.
Restricciones Comunes para la Eliminación de Asientos y Registros
La eliminación de documentos o registros en Microsip puede verse limitada por diversas razones de seguridad e integridad de la información:
- Que no se cuenten con los permisos para eliminar documentos o registros.
- Que el documento esté incluido en otro documento, por ejemplo, que una orden de venta esté incluida en un pedido.
- Si se intenta eliminar un catálogo, por ejemplo, clientes o artículos, no será posible eliminarlos si tienen movimientos o documentos en Microsip.
- Por seguridad de la información, se restringe la eliminación de cuentas contables que tengan subcuentas, saldo o asientos registrados.
Procedimientos para la Eliminación y Modificación de Asientos Contables
Eliminación de Documentos Vinculados
Para poder eliminar el movimiento fuente (orden de venta) se deberá de eliminar (no cancelar) el movimiento destino (pedido). Será necesario eliminar los documentos (pedidos, compras, cuentas por cobrar, etc.) en donde esté involucrado el catálogo.
Recálculo de Saldos
Si ya eliminó los movimientos relacionados y no puede eliminar el movimiento o registro deseado, quizá sea necesario realizar un recalculo, ya sea de saldos, de costos, etc. dependiendo del tipo de movimiento o registro que se desee eliminar.
Modificación de Asientos
Para modificar un asiento previamente creado, primero hay que seleccionar el asiento. Pinchamos en el asiento que se quiere modificar para que aparezca en el Gestor de Asientos. Seleccionamos la línea que se quiere modificar y ahora la línea de la partida está en edición y ya se puede modificar.
Lea también: Guía IVA reducido
Borrado Masivo de Asientos
Si queremos borrar varios asientos al mismo tiempo, existe una opción que permite seleccionar los asientos a eliminar.
Alternativa a la Eliminación: Ocultar Cuentas Contables
En las cuentas contables, la casilla 'Ocultar cuenta en selectores' permite ocultar una cuenta y todas sus subcuentas para que no aparezcan en la carpeta de cuentas contables ni en las búsquedas de los selectores de cuentas. Esto te permite dejar de ver cuentas que ya no tienen uso o que tienen un uso muy poco frecuente y que no pueden ser eliminadas.
Beneficios Adicionales de la Contabilidad Integrada en Microsip
Otro de los beneficios de registrar todos los movimientos desde los módulos de cuentas por pagar es que la DIOT se hace de manera automática. Es decir, en Cuentas por Pagar, tenemos todas las facturas recibidas, así como todos los pagos realizados a los diferentes proveedores. Esos pagos ya fueron conciliados con bancos (con la opción «manejar flujo de efectivo») por lo que estamos 100% seguros de que fueron efectivamente pagados, y también se debe tener el RFC del proveedor.
Al manejar la contabilidad integrada en un ERP gran parte de esa materialidad ya quedó establecida. A través de Microsip se puede rastrear desde la póliza contable, la factura, la entrega del servicio, la orden de compra, la cotización, la requisición y todo el proceso que conlleva al documento fiscal final.
Catálogo de Cuentas Contables
El módulo de Contabilidad Electrónica permite manejar catálogos de uno a ocho niveles de cuenta, con un máximo de nueve dígitos por nivel. El primer nivel se refiere a la cuenta de mayor y los siguientes a los auxiliares. El orden en la numeración de las cuentas es totalmente libre.
Lea también: ¿Cómo localizar tus XML del SAT?
Las cuentas contables incluyen los siguientes datos:
- Datos generales
- Prorrateo
- Notas
- Datos particulares
- Historial
- Cuentas de último nivel
También se pueden buscar los asientos desde las facturas de compras o ventas.