¿Sabías que más de un millón de compañías alrededor del mundo utilizan la conocida suite de herramientas ofimáticas, Microsoft Office 365? La gestión eficiente de los datos es una tarea crucial para todo tipo de negocios. Si bien Excel es una herramienta completa en la que se puede hacer casi de todo para la contabilidad, Microsoft Word también ofrece funcionalidades poderosas para realizar cálculos directamente en sus tablas, una parte sin duda de las más desconocidas.
Entendiendo el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA)
Para empezar, pongamos los puntos sobre las íes con una buena definición de IVA: estas siglas hacen referencia al Impuesto sobre el Valor Añadido, y cumple la función de gravar el valor añadido o agregado de un producto en las distintas fases de su producción. El IVA es un tributo vigente en todos los países de la Unión Europea que se aplica sobre la venta de productos y servicios. Asimismo, es importante recalcar que el IVA no es un impuesto que deba pagar el vendedor, sino el comprador.
A día de hoy en España la tasa normal de IVA es el 21%, aunque también existe el tipo reducido del 10% y el tipo superreducido del 4%. Somos conscientes de la importancia que tiene para cualquier profesional autónomo o pyme tener los conocimientos básicos para saber cómo calcular el IVA incluido en sus facturas.
Cuando se trata de calcular el IVA, todo se resume en tener ciertos porcentajes claros para no cometer ningún error. Por ejemplo, si se aplica un 21% de IVA y quieres saber el precio final de un producto o servicio que sin IVA cuesta 50€, hay que calcular el 21 % de los 50€. Puedes multiplicar el Precio sin IVA * 0,21, es decir, 50*0,21. Finalmente, a este resultado, hay que sumarle el valor inicial del producto o servicio = (Precio Inicial * IVA) + Precio Inicial. Por tanto, la fórmula para calcular el IVA sería =(50 * 0,21)+ 50.
Si lo que buscas es calcular el precio base más el IVA de forma directa, si el IVA es del 21%, lo único que tendremos que hacer es multiplicar la cantidad pertinente por 1.21. Por el contrario, si quieres calcular un precio sin IVA, deberás dividir el precio con IVA por 1,21.
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Funcionalidades de Cálculo en Tablas de Word
Microsoft Word puede realizar cálculos y comparaciones lógicas en una tabla mediante el uso de fórmulas. Estas fórmulas de Word se actualizan automáticamente cuando se abre el documento que las contiene. También puede actualizar un resultado de fórmula de forma manual.
Cómo Insertar y Actualizar Fórmulas en Word
Para escribir una fórmula en Word, debemos primero pulsar la combinación de teclas Ctrl + F9. Al situarnos en la celda de la tabla donde deseamos mostrar los resultados, y pulsar estas teclas, aparecerán unas llaves {} que indican un campo de fórmula. Luego, dentro de estas llaves, se introduce la fórmula.
Microsoft Word nos mostrará una o dos pestañas con opciones, dependiendo del tipo de objeto. Nos situaremos en la de presentación y dentro de ésta, pulsaremos sobre la opción "Fórmula". Si todo está correcto, veremos el cuadro de diálogo Fórmula en el que tenemos tres campos:
- Fórmula: Este campo se utiliza para escribir directamente la fórmula, o editarla si la hemos puesto desde pegar función.
- Formato de número: A veces necesitamos seleccionar un formato para las cantidades que utilicemos. En este desplegable podemos encontrar varios tipos distintos.
- Pegar Función: Es un desplegable que contiene las funciones más utilizadas en Microsoft Word. Te simplifica bastante la tarea si no utilizas a menudo las fórmulas en Microsoft Word.
Todas las funciones deben comenzar siempre por “=” (igual). Además, una función se compone de dos cosas: la fórmula en sí (la suma, resta, multiplicación, etc.) y los argumentos, que van entre paréntesis y separados por “;” (punto y coma). Por ejemplo, si quisiéramos sumar 3+6 se haría de la siguiente forma, en el campo fórmula escribiríamos: =SUM(3;6). El “=” le dice a Word que es una fórmula y esperamos su resultado. SUM es la fórmula empleada para sumar y los argumentos, 3+6, se escriben entre paréntesis y separados por ; (3;6).
Tipos de Referencias de Celdas en Word
Para referenciar datos dentro de una tabla en Microsoft Word, se pueden utilizar diferentes métodos:
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- Referencias posicionales: Son referencias de posición como “Arriba” (ABOVE), “Abajo” (BELOW), “Derecha” (RIGHT), “Izquierda” (LEFT). Por ejemplo, para multiplicar lo que está a la izquierda de la celda, se usaría =PRODUCT(LEFT).
- Referencias por coordenadas (A1): Puede hacer referencia a una celda, un conjunto de celdas o un rango de celdas mediante la convención de referencias A1. En esta convención, la letra hace referencia a la columna de la celda y el número se refiere a la fila de la celda. La primera columna de una tabla es la columna A; la primera fila es la fila 1. Por ejemplo, la Referencia Absoluta A1 se refiere a la celda de la primera fila y de la primera columna. La Referencia Absoluta A1:D5 se refiere a todas las celdas comprendidas entre la celda A1 de la esquina superior izquierda hasta la celda D5 en la esquina inferior derecha.
- Referencias por coordenadas (RnCn): También puede usar referencias de fila y columna en una fórmula mediante la convención de referencias RnCn. En esta convención, Rn se refiere a la fila n y Cn se refiere a la columna n. Por ejemplo, R1C2 hace referencia a la celda que está en la primera fila y en la segunda columna. La celda que contiene la fórmula no se incluye en un cálculo que usa una referencia.
- Referencias mediante marcadores: Puede hacer referencia a una celda con marcador mediante el uso de su nombre de marcador en una fórmula. Esta es una solución vital cuando necesitas referenciar celdas entre diferentes tablas en un mismo documento, ya que permite identificar una celda específica por un nombre único que le asignes.
Es un poco complicado pero si sigues los pasos uno a uno, y posteriormente practicas sobre estos conceptos en poco tiempo habrás dominado la técnica de utilizar fórmulas en las tablas de Word, realizando cualquier tipo de documento.
Aplicación Práctica: Calculando el IVA en una Factura de Word
Vamos a ver paso a paso cómo calcular los totales en una factura. Utilizaremos para ello todos los recursos de la tabla que pone a nuestra disposición Microsoft Word.
Paso 1: Configuración de la Tabla de Factura
Primero, realiza la factura en función del formato que mejor se adapte a tu tipo de empresa. Necesitarás crear una tabla con las filas y columnas deseadas. Por ejemplo, una tabla de 4 columnas (numeradas de la A a la D) y 8 filas. Una vez creada, rellena la cantidad, el concepto y el precio por unidad.
Paso 2: Cálculo de Totales Parciales de Línea
Ahora vamos a crear las fórmulas para rellenar los totales. Empezamos situándonos en la celda D2 (por ejemplo, la primera celda de total). Una vez que te has situado en esta celda, pulsa Ctrl + F9 y entre las llaves que aparecen, introduce la fórmula: =A2*C2\#0,00€. Es importante que no dejes espacios en la fórmula y que utilices el formato de número adecuado. Cuando finalices de escribir la fórmula, pulsa la tecla F9 para ver el resultado. Por ejemplo, 1x19,95€ dará 19,95€.
A continuación, rellena el resto de celdas con sus fórmulas correspondientes hasta donde sea necesario (por ejemplo, hasta la celda D7). Recuerda que al finalizar de escribir cada fórmula, debes pulsar F9 para que aparezca el resultado. Si los precios son el resultado de otras operaciones (Unidades*Precio de unidad), asegúrate de que estas operaciones también devuelvan valores numéricos, ya que si arrojan texto o errores, las fórmulas subsiguientes podrían fallar y mostrar resultados inesperados como "2tt".
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Paso 3: Cálculo de la Base Imponible (Subtotal)
Ahora que ya tenemos el resultado de los parciales, vamos a sumar la base imponible. Para ello, pulsa Ctrl + F9 y escribe =SUM(ABOVE)\#0,00€. Se utiliza "ABOVE" porque se desea que sume todas las celdas por encima de la celda de la fórmula. Alternativamente, puedes sumar celdas específicas, por ejemplo, =SUM(D2;D3;D4;D5;D6;D7;D8) para sumar los totales de las líneas.
Paso 4: Cálculo del IVA
Ahora que ya tenemos la Base Imponible, vamos a calcular el IVA. La fórmula es sencilla: ={D12*18%\#0,00€}, es decir, multiplicamos el valor de la celda D12 (donde está la base imponible) por el porcentaje de IVA, en este caso el 18%. Al finalizar, pulsa la tecla F9.
Si el porcentaje de IVA se encuentra en otra tabla o celda no contigua a las referencias posicionales, puedes referenciarlo por sus coordenadas o, de manera más robusta, mediante un marcador. Por ejemplo, si el 21% de IVA se encuentra en la celda D7 de una tabla y el subtotal es la suma de D2, D3 y D4, la fórmula para el IVA podría ser anidada: =PRODUCT(D7; SUM(D2;D3;D4)), donde D7 contiene el porcentaje de IVA (por ejemplo, 0.21 o 21%).
Paso 5: Cálculo del Total Final de la Factura
Por último, si es necesario, añade la cantidad de los portes y finalmente suma la Base Imponible, el IVA y los portes utilizando una fórmula de suma.
Manteniendo tus Cálculos Actualizados
Ya tenemos nuestra factura terminada con las fórmulas correspondientes. Tienes que recordar que, a partir de ahora, cada vez que quieras cambiar un número (ya sea cantidad o precio por unidad), una vez cambiado, tienes que ir a la celda de la fórmula que afecte este cambio, pinchar sobre la cantidad (se nos pone en gris) y darle a la tecla F9 para que se actualicen automáticamente los precios.