En el ámbito empresarial, los costos laborales representan un tema crítico que va mucho más allá del simple cálculo de salarios y beneficios. Aquí hay que tomar en cuenta que el costo laboral de un trabajador va mucho más allá del salario mensual que aparece en su nómina. Para saber cuánto cuesta para una empresa un empleado en México, es importante saber que no únicamente se limita al salario de un empleado, sino que existen varios componentes que deben considerarse para calcular el costo total.
Tipos de Costos Laborales
Los costos laborales suelen dividirse en diferentes categorías para facilitar su análisis y control.
Costos Fijos
Costos fijos: son los pagos que se deben realizar independientemente del nivel de actividad, como los salarios base de los colaboradores.
Costos Variables
Costos variables: incluyen pagos que pueden cambiar de acuerdo a ciertos factores, como las horas extras, las comisiones y los bonos por desempeño.
Sueldos y Salarios en Contabilidad
Los «Sueldos y salarios» son una partida contable que engloba las retribuciones y compensaciones que una empresa paga a sus empleados como contraprestación por los servicios prestados en un período determinado. Esta partida incluye los pagos a los empleados por sus actividades laborales regulares, tales como salarios fijos, remuneraciones variables, comisiones y bonificaciones, así como otras prestaciones relacionadas con el trabajo, como horas extras, gratificaciones, primas, y cualquier otro tipo de retribución monetaria o en especie que se establezca por contrato o acuerdo laboral. Para contabilizar los "Sueldos y salarios", la empresa debe registrar los pagos a los empleados en el momento en que se efectúan. Es importante diferenciar entre los costos del personal que se han devengado, pero aún no han sido pagados, y aquellos que ya se han pagado.
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Componentes del Costo Laboral Total
Entonces, para calcular el costo laboral total de un trabajador, se debe sumar el salario base a todos los demás costos asociados. Supongamos que un colaborador tiene un salario base de $10,000* al mes. Los beneficios sociales representan el 30% de su salario, los impuestos laborales el 20% y otros costos adicionales el 5%. *Tomar en cuenta que el cálculo es ficticio y no se toma ningún país ni moneda específica como referencia.
Costos Laborales Específicos en México
En México, contratar a un empleado implica mucho más que simplemente pagar un salario. Las empresas deben considerar una serie de costos adicionales que forman parte de sus obligaciones laborales y fiscales. Estos costos pueden variar dependiendo del tipo de contrato, las prestaciones ofrecidas y otros factores. Al contratar un empleado, no solo pagarás su salario bruto, es decir, la cantidad antes de impuestos, también te corresponde, como empleador, pagar por la seguridad social de tus colaboradores, como lo marcan las leyes que regulan el pago de la nómina en México.
Obligaciones del Empleador según la Ley del Seguro Social
Entre las que cobran especial relevancia está la Ley del Seguro Social, donde se establecen las obligaciones del empleador:
- Registrarse e inscribir a los trabajadores en el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
- Mantener actualizadas las nóminas.
- Permitir las inspecciones de las autoridades competentes.
- Determinar y cubrir las cuotas obrero-patronales.
En este último punto es en el que nos enfocaremos para entender qué conceptos incluye el pago de la seguridad social en México y cómo calcularlos.
Conceptos Incluidos en los Costos Patronales
¿Qué incluyen los costos patronales? En general, se puede hablar de algunos montos incluidos en los costos patronales:
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- Percepciones del empleado
- Sueldo
- Aguinaldo
- Prima vacacional
- Carga o seguridad sociales
- Cuotas patronales
- Impuesto Sobre Nóminas (ISN)
- Vacaciones
- Provisión de vacaciones por pagar
Aquí nos interesa abordar especialmente el monto que se refiere a la carga o seguridad sociales.
Desglose del Pago de la Seguridad Social
¿Qué conceptos incluye el pago de la seguridad social? En el pago por la seguridad social de un trabajador incluido en la nómina de una empresa, suelen incluirse los siguientes conceptos:
- Cuotas obrero-patronales del Seguro Social, que cubre la atención médica por riesgos laborales, enfermedades y maternidad, incapacidad laboral y vida, así como los servicios de guarderías y otras prestaciones sociales.
- Cuotas obrero-patronales a las cuentas individuales de los trabajadores, que se refieren a los conceptos de Cesantía en Edad Avanzada, Seguro de Retiro y Vejez.
- Impuesto Sobre la Renta (ISR).
- Impuesto Sobre la Nómina (ISN).
Porcentajes a Considerar y Cálculo de Costo Social (Ejemplo México)
Porcentajes a considerar antes de calcular el costo social de un trabajador. Para calcular el costo de tu carga social debes considerar algunos porcentajes de cuota mensual que cobra el Seguro Social en México; son los que a continuación te enlistamos, sin embargo es un dato que debe actualizarse año con año, por lo que debes tenerlo en cuenta. Con nuestro sistema de nómina en la nube, no tienes que ponerte recordatorios para actualizar este dato en tus cálculos, porque la herramienta se actualiza de forma automática, para que el cálculo de tu nómina siempre esté actualizado con las leyes al día.
- Cuota fija establecida equivalente al 20.40% del valor de la UMA por el número de días del periodo, $642.30 para 29 días, $664.45 para 30 días y $686.60 para 31 días (independientemente del salario del trabajador). *Datos actualizados al 10 junio de 2024
- Excedente patronal de 1.10% para SBC superiores a 3 veces el valor de la Unidad de medida y actualización (UMA) - $108.57.
- 1.75% por concepto de prestaciones en dinero y gastos médicos pensionados.
- 0.5 % de riesgo de trabajo como mínima.
- 2.75% por concepto de invalidez y vida (también se incluyen guarderías y prestaciones sociales).
- 2% por el concepto de retiro.
- De 3.150% a 5.331% por concepto de cesantía en edad avanzada y vejez.
- 5% por concepto de Infonavit (fondo para vivienda).
- Del 2% al 4.25% por concepto del Impuesto Sobre Nóminas (ISN) mensual, dependiendo de la Entidad Federativa que se trate.
Es importante mencionar que estos porcentajes son un promedio, pues algunos pueden variar, por ejemplo: el porcentaje correspondiente al riesgo de trabajo variará según el tipo de trabajo que se desempeñe; el porcentaje de ISN variará según la ubicación de la empresa dentro del México. Además, pueden cambiar a lo largo del tiempo según las modificaciones a las Leyes que regulan el pago de la nómina en México.
Ejemplo de Cálculo del Costo Social de un Trabajador
Cómo calcular el costo social de un trabajador. Ahora que tenemos los porcentajes que implica la seguridad social, tomemos como ejemplo un trabajador que gana 10 mil pesos brutos al mes y es su primer año con prestaciones mínimas de ley con un SBC de $349.76. El cálculo sería el siguiente:
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| Concepto | Cantidad |
|---|---|
| Cuota fija establecida de 664.45 MX (independientemente del salario del trabajador) | 664.45 |
| Excedente patronal para SBC superiores a 3 veces el valor de la Unidad de medida y actualización (UMA) - (108.57) | 7.94 |
| 1.75% por concepto de prestaciones en dinero y gastos médicos pensionados | 183.62 |
| 0.5% de riesgo de trabajo | 52.46 |
| 2.75% por concepto de invalidez y vida (también se incluyen guarderías y prestaciones sociales) | 288.55 |
| 2% por concepto de retiro | 209.86 |
| 4.756% por concepto de cesantía en edad avanzada y vejez | 499.04 |
| 5% por concepto de Infonavit (fondo para vivienda) | 524.64 |
| 3% por concepto del Impuesto Sobre Nóminas (ISN) mensual | 300 |
| Total | 2,730.56 |
De acuerdo con el ejemplo, el costo social generado por un empleado con un sueldo de $10,000 pesos brutos mensuales es equivalente a $2,730.56 pesos, en ese sentido, la empresa desembolsaría un total de $12,730.56 pesos mensuales por un empleado con esas características. El costo total de cuánto cuesta para una empresa un empleado en México puede ser hasta un 64.9% mayor que el salario bruto, dependiendo de las prestaciones y obligaciones fiscales que la empresa deba cubrir.
Errores Comunes en la Contabilización de Sueldos y Salarios
La correcta contabilización de los «Sueldos y salarios» es fundamental para mantener la integridad y precisión de la información financiera de una empresa. Sin embargo, existen ciertos errores que pueden ocurrir con cierta frecuencia al llevar a cabo este proceso contable:
- Omisión de beneficios laborales: Uno de los errores más comunes es olvidar registrar correctamente los beneficios laborales, como las horas extras, gratificaciones o primas, lo que puede distorsionar el costo real de la mano de obra y afectar la planificación financiera de la empresa.
- Incorrecta clasificación de costos: Algunas veces, los gastos asociados a los «Sueldos y salarios» pueden ser clasificados de manera errónea en otras partidas contables, lo que conduce a un registro inadecuado y puede dificultar el análisis y control de los costos laborales.
- Errores en el cálculo de impuestos y retenciones: Igualmente, la gestión de impuestos y retenciones sobre los «Sueldos y salarios» puede ser complicada, y cualquier error en los cálculos puede resultar en sanciones y problemas fiscales para la empresa y los empleados.
- Falta de actualización de tasas y normativas: Los cambios en las tasas de retención o en las normativas laborales pueden ocurrir con regularidad.
La Importancia de la Planificación y Automatización
El presupuesto de costos laborales permite a las empresas ajustar y optimizar su estructura de costos. Uno de los beneficios principales de tener una correcta planificación presupuestaria es que permite a la empresa visualizar los gastos del año de manera anticipada. Al conocer este costo, la empresa puede identificar si sus recursos están siendo utilizados de manera óptima. Desde la perspectiva del patrón, saber cuánto cuesta para una empresa un empleado es un aspecto crítico para la planificación financiera y estratégica. De ahí la necesidad de automatizar esta labor para reducir al máximo el margen de errores humanos, para agilizar las tareas del departamento de RRHH y para agilizar los procesos correspondientes. En nuestro software de Recursos Humanos Fortia te ofrecemos el módulo Nómina, con el que podrás agilizar y automatizar los procesos de la generación y administración de nóminas complejas, lo que te hará más fácil cumplir con las obligaciones patronales, fiscales y legales. Para las empresas que buscan optimizar estos costos, es crucial contar con un sistema de gestión de nómina y recursos humanos eficiente y bien estructurado. Para asegurar que tu inversión esté protegida y bajo estricto cumplimiento legal, es fundamental contar con un Software de nómina que automatice cada deducción y aporte patronal.