CONTPAQ i® CONTABILIDAD ofrece diversas herramientas para la administración eficiente de los periodos contables, permitiendo flexibilidad según la configuración de su empresa. Entender cómo cambiar entre periodos, especialmente hacia ejercicios anteriores o el periodo de ajustes, es crucial para la correcta gestión de la información financiera.
Flexibilidad en la Gestión de Periodos
El periodo vigente puede cambiarse de forma manual o bien, de forma automática, dependiendo del Manejo de periodos que se haya seleccionado al crear la empresa. Si se utilizan periodos abiertos entonces se podrá cambiar, de forma manual, el periodo vigente. Por otro lado, si se utilizan periodos cerrados, entonces el cambio del periodo es automático al realizarse el cierre de periodo.
Una ventaja significativa que tiene CONTPAQ i® CONTABILIDAD es que, si se manejan periodos abiertos, podrán realizarse ajustes a los movimientos capturados, aún después de haber aplicado el cierre del ejercicio y los saldos en los reportes se reflejarán fielmente.
El Periodo 14: Ajustes Post-Cierre
CONTPAQ i® CONTABILIDAD maneja un periodo donde se pueden hacer ajustes relacionados con el cierre del ejercicio y es el periodo 14, también conocido como Periodo de Ajustes. Si ya se efectuó el cierre de ejercicio contable y necesita registrar más operaciones que no deben ser incluidas en el siguiente ejercicio, entonces se pueden registrar en el Periodo de Ajustes, sin que esto afecte los saldos del último periodo.
Es importante saber que la póliza anual de resultados se genera en el periodo 14.
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Configuración para Permitir Cambios de Periodo (Incluidos Anteriores)
Para asegurar la capacidad de ajustar o revisar información en periodos pasados o futuros, es fundamental configurar correctamente la empresa desde su creación o posteriormente.
Para realizar el cambio de periodo es necesario que, al instalar la empresa, se haya marcado la casilla “Manejar periodos abiertos”. Si no lo marcaste, ve al menú Configuración, selecciona la opción Redefinir empresa y en la pestaña 3. Pólizas y su captura, marca las casillas:
- “Permitir modificar periodos anteriores”
- “Permitir modificar periodos futuros”
Después de esto, guarda los cambios.
Proceso para Cambiar el Periodo Vigente
Para cambiar el periodo sólo necesitas indicar el nuevo periodo que quieres manejar. Para cambiar el periodo vigente realiza cualquiera de las siguientes acciones:
- Ve al menú Configuración, submenú Redefinir empresa, pestaña 1. Generales y ubica el campo “Periodo vigente”.
- Ve al menú Cierre, submenú Cambiar periodo.
Es relevante mencionar que, para hacer el cierre del ejercicio, el periodo vigente debe ser el 14.
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Consideraciones Importantes Antes de Cambiar el Periodo
Antes de realizar cualquier cambio de periodo o proceso de cierre, debes verificar lo siguiente:
- Todas las ventanas de diálogo deben estar cerradas.
- En versión red sólo el usuario que realizará el cierre debe estar dentro de la empresa; los demás usuarios, deberán estar fuera de esa empresa.
- Importante: Antes de cambiar el periodo respalda la empresa ese día.
- Verifica que toda la información del ejercicio actual se haya capturado.
La Póliza de Cierre y el Cierre del Ejercicio Contable (Contexto Relacionado)
Al término del ejercicio es necesario realizar un cierre para conocer la utilidad o pérdida obtenida. Este proceso CONTPAQ i® CONTABILIDAD lo realiza de forma automática, generando la póliza de cierre necesaria para la cancelación de saldos a las cuentas de resultados y al mismo tiempo, actualiza las tablas de fechas para la captura del siguiente ejercicio contable.
¿Qué es la póliza de cierre?
La póliza de cierre salda a ceros todas las cuentas de resultados deudoras y acreedoras, haciendo un movimiento para saldarlas y un movimiento contrario a una cuenta de capital, en la cual se almacenará el resultado de la utilidad o pérdida del ejercicio por cerrar.
Requisitos para realizar la póliza de cierre:
- El periodo vigente sea el periodo 14.
- No existan movimientos en la Cuenta de cuadre.
- No existan pólizas sin afectar.
- Exista una cuenta de capital acreedora, ya que es la que se utilizará para cancelar los saldos de resultados.
Nota: La Cuenta de cuadre es una cuenta de control que se genera de forma automática y sirve para cuadrar una póliza si es que los movimientos de cargos y abonos son diferentes.
Importante: Si la Póliza de cierre se realiza y el periodo actual no es el 14, CONTPAQ i® CONTABILIDAD no considerará esa póliza como de cierre y por lo tanto no podrá realizarse el cierre del ejercicio.
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Generación de la Póliza de Cierre:
Para realizar la póliza de cierre ve al menú Cierre, submenú Póliza de cierre. Para que la póliza de cierre se genere, sólo necesitas indicar la cuenta de Capital acreedora que cancelará los saldos de resultados y el número de póliza que desees.
¿Cuándo generar la póliza de cierre?
Se genera cuando se desea calcular la pérdida o utilidad del ejercicio. Esta póliza la genera CONTPAQ i® CONTABILIDAD en base a los movimientos registrados en el ejercicio actual. Esta póliza es un requisito para cerrar el ejercicio e iniciar uno nuevo. Mientras no realice la póliza de cierre, no podrá cerrarse el ejercicio.
Después de generar la póliza de cierre en CONTPAQi Contabilidad:
Una vez que se ha generado la póliza de cierre se puede realizar lo siguiente:
- Modificar la póliza de cierre antes de hacer el cierre del ejercicio.
- Si se modifican las cuentas de resultados en ejercicios anteriores, esta póliza se recalcula automáticamente.
- Imprimir la póliza de cierre, ya sea desde Reportes o desde Pólizas.
- Desplegar la póliza de cierre. La póliza se puede desplegar desde Reportes auxiliares, marcando la casilla “Sólo las de Ajuste”, y desde Pólizas, marcando la casilla “Póliza de ajuste”. Cabe aclarar que si esta casilla no se marca, la póliza no se desplegará.
Importante: Después de realizar el Cierre del ejercicio esta póliza no podrá modificarse ni eliminarse.