Eventualmente, las empresas y personas pueden incurrir en realizar pagos excedentes de impuestos. Esto ocurre debido a las diferencias entre los pagos provisionales a cuenta del impuesto anual y el impuesto causado en el ejercicio. Dicha discrepancia puede ocurrir tanto en el caso del Impuesto Sobre la Renta como en el caso del importe mayor de los acreditamientos contra el impuesto causado. También se pueden generar otros saldos a favor de contribuciones debido a que por error se realice un pago en exceso de contribuciones federales a lo cual se le denomina “Pagos de lo indebido”.
Para recuperar estas cantidades, los contribuyentes pueden recurrir a tres alternativas legales: la compensación, la devolución y el acreditamiento. La compensación de saldos a favor es un proceso mediante el cual puedes aplicar el dinero que te debe el SAT por haber pagado impuestos de más, para cubrir otras deudas fiscales del mismo impuesto. En lugar de esperar la devolución, usas ese saldo a favor para pagar lo que le adeudas al SAT y saldar tu obligación.
Fundamentos Legales y Evolución de la Compensación
Para el caso de la compensación de contribuciones, el procedimiento para aplicarlos contra los impuestos a cargo se establece en el artículo 23 del Código Fiscal de la Federación. Este famoso Artículo 23 del Código Fiscal de la Federación es el que establece las reglas de la compensación. Básicamente dice que, si tienes un saldo a favor, puedes aplicarlo para pagar cantidades a tu cargo por adeudo propio, siempre que deriven del mismo impuesto (incluyendo sus accesorios), sin necesidad de pedir permiso, según establece el Servicio de Administración Tributaria.
Hasta el ejercicio 2018, cualquier saldo a favor podía compensarse contra cualquier impuesto federal a cargo. A esto se le conocía como “compensación universal” en el medio fiscal. Sin embargo, a partir del año 2019 únicamente se pueden realizar contra el mismo impuesto.
Conforme a este mismo artículo 23, también es requisito que los contribuyentes envíen un aviso a las autoridades fiscales conforme a la Regla Miscelánea 2.3.9. Este aviso puede realizarse hasta 15 días después de que se haya presentado la declaración en que se hubiere efectuado la compensación. En este sentido, la Regla Miscelánea 2.3.12 menciona que los contribuyentes que hayan presentado sus declaraciones de pagos provisionales, definitivos o anuales por medio del “Servicio de Declaraciones y Pagos” del portal del SAT, y que resulten con impuesto a cargo, podrán optar por pagarlo mediante compensación de saldos a favor generado en declaraciones presentadas de la misma forma. En este caso, se considerará cumplida la obligación de presentar el aviso mencionado en el párrafo anterior. Por lo tanto, en la actualidad, la mayoría de las compensaciones no requieren la presentación del aviso correspondiente.
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Cálculo y Actualización de Saldos a Favor
En cuanto al importe a compensar, el saldo a favor se podrá actualizar desde el mes en que se generó hasta aquel en que se aplique al impuesto a cargo que corresponda. Es por ello que se incluyen los campos de saldos a favor a valor histórico y a valor actualizado antes de la aplicación del saldo a favor en los formatos de declaraciones de impuestos federales. Esta actualización parece muy sencilla cuando se trata únicamente de realizar una sola compensación. Sin embargo, la situación se complica cuando es necesario actualizar los remanentes del saldo a favor, ya que el cálculo de las cantidades históricas y actualizadas puede resultar complejo.
Pasos para Determinar Saldos Históricos y Actualizados
- Para la primera compensación, el “remanente histórico antes de la aplicación” corresponde al importe total del saldo a favor determinado en la declaración.
- El factor de actualización se determina con los INPC que correspondan desde el mes en que se generó el saldo a favor hasta el mes en que se va a aplicar contra el impuesto a cargo.
- Se realiza una primera actualización multiplicando el saldo a favor original por el factor de actualización del punto anterior y se obtiene el “remanente actualizado antes de la aplicación”.
- Se determina el importe a compensar, el cual puede incluir el monto de la contribución a cargo más las actualizaciones y recargos.
- Puede aplicarse una segunda compensación del remanente si el importe a compensar del punto 4 es menor al saldo a favor actualizado del punto 3.
- Para determinar el monto histórico del remanente a incluir en la compensación siguiente, se debe dividir la cantidad compensada del punto 4 entre el factor de actualización del punto 2 y el resultado restarlo del saldo favor histórico del punto 1.
- A continuación, se debe determinar un nuevo factor de actualización con los INPC que corresponda desde el mes en que se generó el saldo a favor y hasta el mes que se efectuará la segunda compensación.
- Este último factor se multiplicará por el monto histórico determinado en el punto 6.
Gestión de la Compensación de ISR a Favor en NOI
Configurar la compensación de saldo a favor en la nómina permite aplicar ajustes que integran cantidades pendientes del trabajador dentro de su recibo de pago, asegurando un cálculo correcto conforme a los lineamientos fiscales. Este proceso es útil cuando existen importes acumulados que deben considerarse en un período específico, evitando diferencias en el timbrado del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) de nómina. Facilita que los ajustes se realicen de forma controlada y únicamente cuando se requieren, manteniendo la consistencia en los registros. El sistema permite registrar y controlar el ISR a favor de los colaboradores. De esta forma, puedes dar seguimiento al saldo que se compensará a partir de la última nómina de diciembre en el transcurso del siguiente año. Asimismo, se incorporan los cambios necesarios para generar en automático el CFDI de nómina con la información que corresponda a la compensación de impuesto.
Es importante destacar que la compensación de ISR es una opción que se puede aplicar o no. En caso de que no la utilices, el sistema seguirá aplicando en el recibo de nómina el «pago» del ISR anual a favor (deducción de ISR con monto negativo), tal como siempre se ha hecho al realizar el cálculo anual de impuesto.
1. Configurar la Deducción de Compensación
Registra la deducción ingresando al menú Nómina, haz clic en el ícono Percepciones y deducciones y presiona en el botón Agregar. Define la siguiente información:
- Tipo: Deducciones
- Clave: D113
- Descripción: Compensación
- Estatus: Alta
- Fórmula: N/A
- Clave SAT*: 1999
- Bases fiscales: N/A
Nota: Si la clave de la deducción ya se encuentra en uso, utiliza una disponible de tu catálogo. *Clave del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
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Al finalizar, haz clic en Aceptar.
Asigna la deducción en parámetros del sistema: Dirígete al menú Configuración, haz clic en Parámetros del sistema. Luego haz clic en Aplicar y salir para guardar los cambios.
2. Configurar Campos Libres
Ingresa a la ruta: menú Configuración y haz clic en Parámetros del sistema. Selecciona la opción Trabajadores y haz clic en Agregar. Después, entra a Información Adicional. Registra los siguientes campos con los valores que se te indican a continuación:
- Campos libres del usuario: Remanente; Tipo de dato: Número decimal; Longitud: Vacío.
- Campos libres del usuario: SaldoFavor; Tipo de dato: Número decimal; Longitud: Vacío.
Nota: verifica los valores antes de guardar, ya que no podrán modificarse posteriormente.
3. Configurar al Trabajador
Descarga la plantilla para la compensación de saldo a favor y guárdala en la ruta correspondiente de acuerdo con tu sistema operativo. (64 bits: C:\Program Files (x86)\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\NOI11.00\Datos(#empresa)\Comprobantes. 32 bits: C:\Program Files\Common Files\Aspel\Sistemas Aspel\NOI11.00\Datos(#empresa)\Comprobantes.)
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Luego, configura la plantilla de compensación en el trabajador; dirígete al menú Nómina, haz clic en el ícono Trabajadores. Selecciona al trabajador, presiona en el ícono Modificar. Selecciona la pestaña Fiscales y ubica el campo Plantilla personalizada por trabajador. Haz clic en el ícono Ayuda y elige la plantilla desde la ubicación donde la guardaste. Al finalizar, haz clic en Aceptar.
Captura el remanente y saldo a favor: Ve al menú Nómina, haz clic en el ícono Trabajadores. Al terminar, haz clic en Aceptar.
4. Generar y Consultar el Recibo de Nómina
Da de alta un movimiento a la nómina, elige la deducción que previamente registraste y captura el valor negativo, para ello ingresa desde la siguiente ruta: Menú Nómina, haz clic en el ícono Nómina del trabajador.
Importante: para que puedas aplicar la plantilla de compensación, el trabajador en su recibo deberá tener la retención del Impuesto Sobre la Renta (ISR) y no un subsidio; en caso de existir un subsidio al empleado no podrás emitir el comprobante. Antes de realizar este proceso, asegúrate de cerrar la nómina desde el menú Nómina, dando clic en el ícono Cierre total de nómina.
5. Extraer y Validar el CFDI
El sistema te solicitará especificar la ruta donde deseas guardar los archivos del recibo. Haz clic en Aceptar. Cuando descargues los archivos, ábrelos para su revisión. Ingresa a la carpeta indicada en el paso anterior y ubica el archivo con terminación .XML. Haz clic derecho sobre el archivo, selecciona la opción Abrir con y luego elige Microsoft Edge o el navegador de tu preferencia. El documento mostrará todos los datos del recibo. Verifica que incluya el nodo correspondiente. En el documento impreso, verifica que el concepto de la deducción se muestre en la sección de percepciones.
Importante: una vez emitido el recibo del trabajador, no olvides regresar a la configuración habitual en los parámetros del sistema y del trabajador. Las configuraciones solo se implementarán en la nómina donde se realiza la compensación de saldo a favor, posteriormente se debe regresar el sistema a la configuración habitual.
6. Compensación de ISR Anual en la Última Nómina de Diciembre
Configurar la compensación del Impuesto Sobre la Renta (ISR) anual en la última nómina de diciembre te permite ajustar de forma precisa el resultado del cálculo anual dentro del mismo proceso de pago. Esto es útil para aplicar automáticamente saldos a favor o en contra de los trabajadores, evitando cálculos manuales y asegurando que la información reflejada en la nómina sea correcta al cierre del ejercicio.
- Conoce el módulo de compensación: Antes de iniciar, es necesario conocer el módulo de compensación de ISR anual, ya que en este se gestionan los ajustes del impuesto en la última nómina de diciembre.
- Configura los parámetros de la nómina: Ingresa al menú Nómina y haz clic en Parámetros de la nómina. En la ventana, selecciona la pestaña Generales, ubica el campo Tipo de cálculo y elige la opción Anual. Al asignarlo, se mostrará un mensaje indicando que puedes activar la Compensación de ISR para los trabajadores con saldo a favor. Si no habilitas esta opción, el sistema realizará la devolución correspondiente dentro del pago de nómina. Haz clic en Aceptar para guardar los cambios.
- Valida la deducción en el catálogo: Dirígete al menú Nómina y haz clic en Percepciones y deducciones. En la pestaña Deducciones, confirma que exista la clave Compensación de ISR. Nota: esta deducción se aplicará cuando el colaborador tenga ISR a cargo y cuente con un remanente disponible para compensar.
- Configura los parámetros del sistema: Ingresa al menú Configuración y haz clic en Parámetros del sistema. Dentro de la ventana, selecciona Parámetros del sistema y entra a la pestaña Percepciones y deducciones. Localiza el campo Compensación de ISR a favor. Selecciona la clave de deducción correspondiente y, si lo necesitas, utiliza el ícono de Ayuda para consultar el catálogo. Finalmente, haz clic en Aplicar y salir para guardar la configuración.
- Genera el proceso de compensación de ISR: Continúa al compensar el ISR anual en la última nómina de diciembre para aplicar los ajustes correspondientes.
7. Compensación de ISR Anual en la Primera Nómina de Enero y Subsecuentes: Consulta e Historial
Compensar el Impuesto Sobre la Renta (ISR) anual en la primera nómina de enero y subsecuentes: consulta e historial permite administrar y consultar el cálculo de los remanentes por pagar de los colaboradores en la primera nómina del año en curso, como parte de conocer el módulo de compensación de ISR anual. Esto facilita el control de saldos a favor o a cargo, la aplicación ordenada de ajustes en cada período de nómina y el seguimiento del ejercicio fiscal.
- Accede a la consulta de compensación de ISR: Después de generar el proceso de compensación de ISR, en la nómina subsecuente ingresa a la siguiente ruta: menú Procesos de nómina, localiza la sección Compensación de ISR anual y haz clic en el ícono Consulta e historial de compensación.
- Visualiza la información disponible: En esta vista podrás consultar la información generada del proceso, así como realizar las siguientes acciones:
- Modificar: permite capturar manualmente el remanente anterior o ajustar el monto según sea necesario. Al confirmar, el sistema actualizará la información automáticamente.
- Exportar información: genera un archivo con los datos para su respaldo o envío.
- Imprimir: permite obtener una copia física o digital, configurando previamente el formato y rango de páginas.
La información se genera automáticamente al crear un nuevo período. Cada registro se identifica por la fecha de la nómina aplicada y no se ve afectado por la eliminación o creación de nuevos períodos.
- Consulta el período actual: En esta sección se muestran los movimientos de compensación de ISR por colaborador correspondientes al período vigente.
- Remanente anterior: corresponde al monto remanente de la nómina.
- ISR de la nómina: indica el monto del ISR a cargo que le corresponde a la nómina actual.
- Compensación de ISR: es el monto que se está compensando en la nómina y se considerará el monto de ISR a favor que se tenga disponible.
- Nuevo remanente: es el resultado del remanente anterior menos la compensación de ISR.
El proceso de compensación finaliza cuando el nuevo remanente llega a cero.
- Revisa el historial de compensación: En esta sección puedes consultar el historial de compensaciones realizadas a los trabajadores.
- Importante: La información se muestra a partir de la segunda nómina de enero.
- Incluye movimientos de nóminas anteriores al período actual.
- Los registros se ordenan por fecha de nómina.
- Consulta los recibos de nómina y los resultados de la compensación:
- Nómina con ISR a cargo: Cuando el colaborador tiene en la nómina un ISR a cargo (monto de ISR positivo), NOI realizará la compensación del impuesto, considerando el monto de ISR a favor que se tenga disponible.
- Nómina con ISR a favor: Cuando el colaborador tiene en la nómina un ISR a favor (monto de ISR negativo), significa que no existe un ISR a compensar en esa nómina, por lo que NOI realiza la devolución del ISR como en una nómina ajustada, y no se reportará nada de compensación.
Beneficios y Limitaciones de la Compensación de Saldos
La compensación de saldo a favor ISR anual es una herramienta que te puede facilitar la vida cuando le debes al SAT y tienes saldo a favor.
Beneficios
- Es rápido: No tienes que esperar a que te depositen el dinero del saldo a favor.
- Ahorro de trámites: Matas dos pájaros de un tiro, saldando tu deuda fiscal con lo que te debe el SAT.
Limitaciones
- No puedes compensar impuestos estatales ni locales. Solo puedes compensar impuestos federales.
- Si tienes varias deudas fiscales, no puedes compensarlas todas a la vez. Es como ir pagando a plazos.
Errores Comunes al Solicitar la Compensación y Cómo Evitarlos
- No presentar el aviso de compensación: Si no avisas al SAT, podrías tener problemas más adelante, aunque actualmente, en muchos casos, la presentación de declaraciones por medio del “Servicio de Declaraciones y Pagos” se considera cumplimiento.
- Confundir impuestos federales con locales: Solo puedes compensar impuestos federales. Así que no intentes pagar la tenencia con tu saldo a favor.
- No adjuntar los documentos correctos: El SAT es muy quisquilloso con los papeles, así que asegúrate de tener todo en regla antes de enviar tu aviso, si este es requerido.
Comparación: Compensación vs. Devolución de Saldos a Favor
Si te salió saldo a favor en tu declaración anual y no sabes qué hacer con él, puedes usarlo para compensar otros impuestos en lugar de esperar a que el SAT te devuelva el dinero. Sí, así como lo oyes: puedes usar ese saldo a favor para cubrir tus deudas fiscales.
- Compensación: Es como usar un crédito en la tienda del SAT. Tienes un saldo a favor y lo usas para pagar lo que le debes. Si te urge pagar otros impuestos, la compensación es el camino más directo.
- Devolución: Es cuando decides que prefieres el dinero en efectivo (bueno, en tu cuenta bancaria). El problema es que puede tardar en llegar. Si no tienes prisa o no tienes deudas fiscales, quizás te conviene la devolución.
Documentación Relevante para el Aviso de Compensación
Aunque en muchos casos el aviso de compensación ya no es necesario si la operación se realiza a través del "Servicio de Declaraciones y Pagos" del SAT, el marco legal aún contempla la posibilidad de requerir ciertos documentos. Es importante estar preparado con la siguiente información en caso de que la autoridad fiscal la solicite, o si el aviso es requerido por la particularidad de la compensación:
- Contar con Contraseña y Certificado de e.firma o con e.firma Portable.
- Declaraciones del ejercicio y pagos provisionales/definitivos (normales y complementarias) donde se manifiesta el saldo a favor y la aplicación.
- En caso de remanentes, el número de control asignado por la autoridad en el aviso original.
- Datos, informes o documentos necesarios para aclarar inconsistencias determinadas por la autoridad.
- Comprobantes fiscales (CFDI, CFD, o impresos), estados de cuenta que expida la institución financiera.
- Escrito libre que aclare la determinación del monto del saldo a favor, el IVA acreditable, o las compensaciones aplicadas, especialmente si existen diferencias con lo determinado por la autoridad.
- Para residentes en el extranjero con establecimiento permanente, certificación de residencia fiscal.