La correcta gestión de nóminas es fundamental para cualquier empresa, ya que garantiza el pago adecuado a los empleados, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y la optimización de los procesos administrativos. CONTPAQi Nóminas es una de las soluciones más robustas del mercado, diseñada para automatizar y simplificar este proceso. En esta guía, te mostraremos cómo configurar el sistema de forma rápida y eficiente, desde la creación de tu empresa hasta la generación de nóminas y la configuración del ADD.
Instalación y configuración inicial del sistema
Te compartimos el manual de instalación CONTPAQi Nóminas (nomipaq) para que lo puedas hacer tu mismo. Debes tener a la mano los datos de tu instancia de SQL Server®: nombre de la instancia, usuario sa y el password de la instancia. En la carpeta descomprimida en la que se descargó el sistema, encontrarás el instalador CONTPAQi Nóminas®, haz clic derecho sobre él y ejecútalo como Administrador para iniciar la instalación.
Antes de iniciar el proceso de instalación, se mostrará una ventana que te indicará las rutas por default del sistema. Selecciona el servidor de base de datos que hayas instalado previamente en tu equipo. Se visualizará un resumen de instalación del sistema CONTPAQi Nóminas® con sus respectivos complementos; presiona el botón Instalar para continuar con dicha instalación.
Creación de empresa y configuración del ADD
Una vez que hayas iniciado CONTPAQi Nóminas, es necesario crear la empresa en la que administrarás las nóminas. Abre el catálogo de empresas de CONTPAQi Nóminas y da clic en el botón "Nuevo".
- Nombre de la empresa: Nombre con el que tu empresa será mostrada en el listado.
- Nombre de la empresa que se emitirá en el CFDI: Razón social de tu empresa tal cómo aparece en tu constancia de situación fiscal.
- Emitir recibos electrónicamente: Marca el check para poder timbrar tus recibos de nómina, al marcar este check, se generará un ADD (Base de datos en donde se almacenan tus XML) y también quedará bloqueado el campo de RFC de tu empresa.
Configuración de parámetros y catálogo de empleados
Para que el cálculo de las nóminas sea preciso, es importante configurar los parámetros clave de nómina. Al abrir por primera vez el sistema, te sugerirá crear hasta 3 tipos de periodo distintos (1 Semanal, 1 Quincenal y/o 1 Mensual). Deberás ser muy cuidadoso en este punto, ya que al crear tu tipo de periodo se generarán en automático todos los periodos subsecuentes.
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Te sugerimos que previo a la carga de empleados, hagas el llenado de catálogos auxiliares: Puestos, Departamentos, Turnos y Registros patronales. Dirígete a "Catálogos" > "Empleados" para comenzar a agregar los datos de tus trabajadores. Recuerda que la información obligatoria para el timbrado incluye: nombre, RFC, régimen fiscal y código postal.
Timbrado y procesos de nómina
Con toda la configuración anterior realizada, es momento de calcular tu nómina. Selecciona el periodo que deseas calcular y da clic en el botón Prenómina. Si ya revisaste tus cálculos y todo está correcto, lo siguiente es "Autorizar tu Nómina" dentro del menú Procesos "Autorización de Nómina", este proceso actualizará tus acumulados y te posicionará en el siguiente periodo.
Para realizar el timbrado de los recibos, es importante recordar que se requieren dos condiciones indispensables: tener la nómina autorizada para timbrar y estar posicionado en el periodo vigente. Dirígete al menú Procesos/Emisión de recibos electrónicos. Una vez que la nómina haya sido timbrada, podrás proceder al envío de los recibos electrónicos desde el menú Procesos/Envío masivo de recibos electrónicos.
| Proceso | Descripción |
|---|---|
| Creación de empresa | Configuración inicial y generación automática del ADD para XML. |
| Parámetros de nómina | Definición de periodos de pago y fechas de ejercicio. |
| Timbrado | Emisión de recibos electrónicos mediante el PAC de CONTPAQi. |
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