La gestión de facturas tiene dos vertientes. Por un lado, la elaboración y envío de estos documentos a los clientes y, por otro, la contabilización de las facturas recibidas, que es el tema que vamos a tratar en esta ocasión. Contabilizar las facturas de manera correcta es algo imprescindible para cualquier empresa. Si una empresa no contabiliza las facturas de proveedores, está perdiendo la oportunidad de acceder a una deducción fiscal.
¿Con qué fecha se debe contabilizar una factura?
Lo aconsejable es que las facturas recibidas se contabilicen de forma correlativa, atendiendo a la fecha que estas reflejan. Si se recibe una factura en fecha posterior a la de su emisión, no hay problema en contabilizarla con la fecha en que se ha recibido. En caso de que se procese en un cambio de trimestre, esto se puede hacer igualmente. Las facturas recibidas con atraso siempre se deben contabilizar en la fecha de recepción.
De acuerdo al artículo 66 de la Ley General Tributaria, las empresas disponen de 4 años desde la emisión de la factura para contabilizarla y reclamar su pago. La ley nos permite hasta cuatro años para contabilizar una factura recibida atrasada.
Cómo contabilizar facturas atrasadas de proveedores
Contabilizar facturas atrasadas significa simplemente registrar en los libros contables las facturas que aún no se han pagado. Cuando recibes una factura de un proveedor, tienes que registrarla en tu libro de compras y gastos, indicando en qué has gastado y si el pago será al contado o a crédito. Si la factura se queda atrasada, se puede contabilizar como una factura normal o bien se puede mover a una cuenta de «deudas a corto plazo». Si se generan intereses por el retraso, también tendrás que contabilizarlos.
En caso de que la factura corresponda con gasto del ejercicio anterior, no podrás utilizar una cuenta del grupo 6, tal y como hemos visto. En cambio, se utilizará la cuenta 113 de reservas voluntarias, ya que se imputarán al patrimonio neto del negocio por el importe del gasto. El asiento para registrar este tipo de operaciones contables se estructura de la siguiente manera:
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- 113. Reservas voluntarias: Registrada en el Debe por el importe del gasto.
- 472. Hacienda Pública. IVA Soportado: Registrada en el Debe.
- 662. Intereses de demora: Registrada en el Debe por los cargos adicionales si aplican.
- 400. Proveedores: Registrada en el Haber por la suma de los conceptos anteriores.
Uso de cuentas para facturas pendientes de recibir
Antes de que una factura llegue, muchas veces ya existe un compromiso con el proveedor: un pedido aprobado o un servicio prestado. En esos casos, la empresa necesita reflejar ese gasto aunque aún no tenga la factura. Para eso sirve la cuenta “Proveedores facturas pendientes de recibir” (cuenta 4009).
Del mismo modo, la cuenta 4109 se refiere a "Acreedores por prestación de servicios, facturas pendientes de recibir o formalizar". Funciona igual que la cuenta 4009 pero se utiliza cuando lo que se recibe, y aún la factura está pendiente, son servicios o productos que no tienen la consideración de compras.
Deducciones de IVA, Impuesto sobre Sociedades e IRPF
La normativa fiscal regula el tratamiento de estos documentos a través de los siguientes criterios:
- IVA: Según el artículo 99.3 de la Ley 37/1992, del Impuesto del Valor Añadido, «el derecho a la deducción solo podrá ejercitarse en la declaración-liquidación relativa al periodo de liquidación en que su titular haya soportado las cuotas deducibles o en las de los sucesivos, siempre que no hubiera transcurrido el plazo de cuatro años, contados a partir del nacimiento del mencionado derecho». Es decir, tendrás cuatro años desde la emisión de la factura para recuperar el IVA deducible de la misma. No tendrás problemas en incluir como deducible este IVA en el modelo 303 del trimestre en el que se registre la factura, aunque no corresponda al devengo de la operación.
- Impuesto sobre Sociedades: En el Impuesto sobre Sociedades, es posible deducir el gasto de facturas de años anteriores como una excepción al principio de devengo. Contablemente, estos gastos se registran a través de la cuenta 113 de reservas voluntarias imputándose al patrimonio neto. A nivel fiscal, dicho gasto será deducible en el periodo impositivo en el que se contabilice, siempre y cuando esta imputación tardía no derive en una tributación inferior a la que hubiese correspondido de haberse registrado en el periodo de devengo original.
- IRPF: En el IRPF (rendimientos de actividades económicas en estimación directa), los gastos de ejercicios anteriores pueden imputarse y deducirse en la declaración de un ejercicio posterior, siempre que esa imputación tardía no genere una menor tributación respecto de la que habría correspondido si el gasto se hubiera registrado en el ejercicio de devengo.
Consecuencias de no registrar las facturas
Si no contabilizas una factura, puedes enfrentarte a algunos problemas tanto contables como fiscales, ya que Hacienda puede entender que estás intentando ocultar un ingreso para no tributar por él. Pero es que, además, si no lo haces dentro de los 4 años que hemos apuntado, podrías perder el derecho a deducir impuestos como el IVA o ajustar correctamente tus declaraciones de IRPF, lo que puede derivar en sanciones o recargos por parte de Hacienda.
Llevar un control riguroso de las facturas de proveedores es clave para evitar desajustes contables, retrasos en los pagos y tensiones en la tesorería. Cuando las facturas no se registran correctamente o no se reciben a tiempo, es fácil que se generen errores en el balance y que se pierda visibilidad sobre las deudas reales.
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