La contabilización de facturas es fundamental en la gestión empresarial para mantener un registro financiero preciso y cumplir con las obligaciones fiscales. Los gastos son los costos en los que incurre una empresa para generar ingresos, como salarios, alquileres, servicios públicos, suministros e impuestos. Son esenciales para realizar un seguimiento y la presentación de informes a efectos fiscales, estados financieros, presupuestos y análisis de rendimiento.
¿Qué es un Gasto?
En la gestión contable de una empresa, los gastos se dividen en diversas categorías que permiten una correcta organización y análisis de las finanzas. Descubre en este editorial qué significa exactamente un gasto en el contexto contable, cuáles son sus tipos y cómo debe causarse adecuadamente.
A diferencia de los costos, los gastos no se reflejan directamente en la construcción del producto final, sino que son desembolsos indirectos que apoyan el funcionamiento general de la empresa. Los gastos representan aquellas erogaciones que no pueden vincularse directamente con la creación de un producto, pero que son esenciales para el buen funcionamiento de la empresa en su conjunto.
Clasificación de los Gastos
- Gastos operacionales: Son aquellos necesarios para el funcionamiento cotidiano de la empresa, aunque no estén directamente vinculados con la producción de bienes o servicios. Estos gastos son recurrentes y forman parte del presupuesto regular de la empresa.
- Gastos no operacionales: Son aquellos que no están previstos dentro de la operación diaria de la empresa. Suelen ser imprevistos y no forman parte del presupuesto habitual.
La contabilización de los gastos es clave para mantener una gestión financiera precisa y transparente en la empresa. El primer paso es reconocer el hecho económico que genera el gasto. Dependiendo del tipo de gasto (operacional, no operacional), es importante asignarlo a la cuenta contable adecuada.
Proceso General para Contabilizar una Factura
Contabilizar una factura consiste en registrar correctamente una factura de compra o de venta en la contabilidad de la empresa mediante su correspondiente asiento contable. Entender cómo se contabiliza una factura es clave para llevar una contabilidad ordenada, evitar errores y cumplir con las obligaciones fiscales.
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Cuando hablamos de contabilizar facturas debemos distinguir primero a qué nos referimos: ¿facturas de venta o facturas de compra? La distinción es fundamental, pues según hablemos de una factura de venta o de una factura de compra deberemos contabilizarla en un sitio u otro. Para hacerlo bien, es necesario identificar la base imponible, el IVA y, si procede, la retención, y asignar cada importe a la cuenta que corresponda según el Plan General Contable.
Antes de registrar una factura a nivel contable, conviene revisar bien una serie de datos básicos:
- Lo primero es comprobar la fecha de la factura, ya que determina en qué periodo contable y fiscal debe incluirse.
- A continuación, debes identificar la base imponible, es decir, el importe sobre el que se calculan los impuestos.
- Otro aspecto importante es comprobar si la factura incluye retención, como ocurre en algunos servicios profesionales o en determinados alquileres.
- Por último, conviene revisar si el gasto o ingreso es deducible y qué cuenta contable le corresponde según su naturaleza. No es lo mismo contabilizar una compra de mercaderías, un suministro, un arrendamiento o un servicio exterior.
El Sistema de Partida Doble en Contabilidad
La estructura de los asientos contables se realiza con el sistema de contabilidad de partida doble que fija la Agencia Tributaria. Este principio establece que cada transacción afecta al menos dos cuentas del plan contable. Cada asiento contable consta de dos partes: el "debe" y el "haber". Cuando se registra una transacción en el "debe" de una cuenta, se debe realizar un registro igual en el "haber" de otra cuenta, y viceversa.
Cómo Contabilizar Gastos en Libros y Material Didáctico
No hay una respuesta directa a cómo contabilizar el material didáctico o los libros. En una Academia, podría considerarse la misma similitud que en cualquier empresa comercial-industrial. Los gastos de papelería, o de oficina, son muy habituales para muchos negocios, ya se trate de una empresa de transporte, de construcción, de publicidad, de prestación de un servicio social o de cualquier otro ámbito. A continuación, te diremos cuáles son los suministros más comunes y te explicaremos cómo realizar los asientos contables de estas compras.
Las facturas de libros (todas menores de 100 Euros) no son gasto del ejercicio sino inmovilizado. Se pueden considerar esas compras como "utillaje", dentro del Inmovilizado. Es decir, elementos de escasa cuantía, pero que cumplen en cuanto a funcionalidad, los mismos criterios de cualquier inmovilizado: destinados a la producción o administración de la empresa, mediante utilización o uso plurianual.
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Por lo tanto, cabría la posibilidad de incluir las compras en la cuenta 214. Utillaje, porque en alguna hay que hacerlo. Y procedería a sus amortizaciones (como gastos), conforme al criterio que ya se señala en el Nuevo Plan General Contable (NPGC) para este tipo de inmovilizados. Es decir, que gasto es, solo que diferido, conforme a un proceso de regularización.
Por ello, casi sería mejor incluirlo en la cuenta 219. Otro inmovilizado material, en donde no se precisa regularizaciones, sino simplemente aplicar como gasto el cuadro de amortización fiscal. Cabría otra posibilidad, y es la de aplicar la amortización acelerada (como si fuese un gasto del ejercicio), si cumple las condiciones del art. 12 3.e) de la Ley del impuesto actual 27/2014 (a partir de 2015).
Contabilización de Material de Oficina y Suministros
El plan general contable establece que el material de oficina se debe contabilizar en una cuenta del grupo 3, dentro del subgrupo 32. Por lo general, en la contabilidad de los suministros de oficina se aplica la política de importancia relativa. Se trata de una provisión legal que establece que la empresa puede pasar por alto algunos principios contables si considera que ciertas partidas tienen una importancia menor.
- De acuerdo con el plan de contabilidad, la cuenta 328 está específicamente diseñada para contar el material de oficina. Se recurre a esta en caso de que el material de oficina vaya a durar después del cierre del ejercicio económico actual. El plan general establece que la compra de suministros de oficina se debe plasmar en el registro contable como un gasto. Al final de año, hay que actualizar el inventario de modo que el activo del balance muestre el valor real actualizado. Esto se consigue dando de baja las existencias iniciales y efectuando el alta las nuevas existencias (que previamente deberán estar inventariadas).
- Por su parte, la cuenta 629 es usada para bienes poco relevantes que se consumen durante el ejercicio. Es aplicable en la contabilidad de material para oficina que no necesita ser inventariado.
Ejemplo Práctico: Asiento Contable de una Factura de Compra
La contabilización de una factura de compras es la anotación del asiento contable de un gasto de la empresa. Por ejemplo, una factura de teléfono, de agua y de Internet; o una factura de proveedor por compra de mercancía o contratación de servicios. Supongamos que tu empresa "MI EMPRESA S.L." recibe una factura de compra de material de construcción del proveedor "CONSTRUCCIONES S.A.". La factura tiene un importe total de 1.000€, que incluye 21% de IVA.
| Cuenta | Nombre de la Cuenta | Debe (€) | Haber (€) |
|---|---|---|---|
| 600 | Compra de Mercaderías | 826.45 | |
| 472 | IVA Soportado | 173.55 | |
| a Proveedores | 1.000.00 | ||
| (Por la compra de material de construcción a CONSTRUCCIONES S.A.) | |||
El importe total de la factura es de 1.210 €, con base imponible de 1.000 € e IVA de 210 €. La contabilización de una factura de compras es la anotación del asiento contable de un gasto de la empresa. El grupo 400 (Proveedores): el total de la factura ha de ir en el HABER. El grupo 600 (Compra de Mercaderías): la base imponible de la factura ha de ir en el DEBE. El grupo 472 (IVA Soportado): el importe de IVA correspondiente a la factura ha de ir en el DEBE.
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El Libro de Registro de Compras y Gastos
Llevar una contabilidad desorganizada o no registrar correctamente los gastos puede traer diversas consecuencias negativas para una empresa. Un elemento fundamental de cualquier contabilidad empresarial es el libro de registro de compras y gastos. Se trata de un libro cuyo objetivo principal es registrar todos los elementos que forman parte de la contabilidad negativa. Es decir, los gastos y las compras realizadas relacionados con la actividad profesional. Este libro se convierte en una representación fiel de las partidas negativas de tu actividad económica, registrando meticulosamente cada transacción relacionada con tus gastos empresariales.
El libro de registro de compras y gastos debe estar organizado y mostrar de forma clara las transacciones correspondientes para que Hacienda pueda realizar un seguimiento de forma sencilla en caso de inspección. El libro registro de compras y gastos forma parte del conjunto de obligaciones contables que debes mantener como autónomo. Para una contabilidad completa, el libro de gastos se complementa con otros registros, como el libro de facturas recibidas y el de bienes de inversión. Mientras el libro de ingresos recoge todas las ventas y cualquier otro ingreso relacionado con tu actividad profesional, el libro de gastos documenta exclusivamente las facturas de gastos deducibles, siempre detallando cada concepto por separado. El libro de ingresos representa la contabilidad positiva (entradas de dinero), mientras que el de gastos refleja la contabilidad negativa (salidas).
¿Quién Debe Presentar el Libro de Registro de Compras y Gastos?
La obligación de mantener un libro registro de compras y gastos no aplica por igual a todos los trabajadores autónomos. Todas las pymes y los trabajadores autónomos que ejerzan su actividad profesional tributando en el régimen de estimación directa, ya sea normal o simplificada, están obligados a llevar este libro como parte de su contabilidad general.
- Autónomos en estimación directa normal: Este régimen afecta principalmente a quienes generan ingresos superiores a 600.000€ anuales. En este caso, debes llevar una contabilidad completa ajustada al Código de Comercio y al Plan General de Contabilidad.
- Autónomos en estimación directa simplificada: Si facturas menos de 600.000€ anuales, probablemente estés en este régimen, el más común entre autónomos.
Los autónomos que tributan por módulos (estimación objetiva) no están obligados a llevar libros contables formales. Sin embargo, resulta altamente recomendable conservar todas las facturas de ingresos y gastos. Esto te permitirá justificar tus operaciones económicas si Hacienda lo requiere y mantener un control adecuado de tu actividad.
Datos Obligatorios a Incluir
Los datos obligatorios que hay que reflejar en este libro de registro de compras y gastos son:
- Las facturas de adquisiciones intracomunitarias.
- El justificante contable de entrega de bienes o prestación de servicios.
- Las cuotas tributarias de operaciones anteriores a las documentadas tendrán que calcularse y consignarse en su anotación relativa.
- Las facturas rectificativas, debidamente separadas.
Los documentos de facturación se registrarán uno por uno, aunque puede hacerse un asiento resumen global de todos los enviados en una misma fecha por un único proveedor. En este caso, deberán constar el número inicial y final de las facturas, la suma global de la base imponible de cada tipo impositivo y la cuota impositiva global. Todo ello, siempre que el total de las operaciones no sume más de 6.000 euros, y cada operación no exceda los 500 euros, excluyendo el IVA. Para facturas completas, registra todos los datos fiscales en "Facturas Recibidas". Para tickets o facturas simplificadas, anótalos en "Gastos".
Formato y Periodo de Conservación
Es obligatorio que se presente este libro de contabilidad en formato digital. Para ello, se puede elegir hacerlo en los siguientes formatos:
- CSV: Documento que separa todos los datos con un punto y coma.
- XLSX: Se trata del formato Excel, tan conocido y utilizado en el mundo.
- Suministro Inmediato de Información del IVA (SII): Para poder utilizar el SII hay que cumplir una serie de requisitos que no suelen cumplirse para la mayoría de negocios.
El libro de registro de compras y gastos puede hacerse manualmente en Excel, anotando cada día todos los movimientos relacionados, detallando el número de anotación, los datos del expedidor, el concepto, el importe (separando el IVA) y la fecha en la que se ha producido. Cualquier error en la introducción de datos puede invalidar la totalidad del documento, por esta razón, la mejor forma para llevar el registro de compras y gastos es utilizar un software que lo elabore automáticamente y tener toda tu documentación en regla cumpliendo con la normativa legal.
Según el artículo 30 del Código de Comercio, los diversos libros de contabilidad y sus documentos justificantes deben guardarse durante un mínimo de 6 años desde la fecha de realización de su último asiento. Esta recomendación hace referencia tanto a los archivos físicos como a los digitales. A efectos tributarios, los impuestos prescriben a los 4 años. De todos modos, los expertos recomiendan que estos libros oficiales se mantengan de manera indefinida para asegurar su presentación en cualquier momento que lo solicite Hacienda. La normativa contable española exige que los registros se mantengan al día, actualizándose como mínimo de forma mensual, especialmente si estás sujeto al IVA. Esta frecuencia te permitirá detectar errores a tiempo, corregir desviaciones y cumplir con los plazos de presentación de impuestos.
Deducibilidad de los Gastos
Para que un gasto sea fiscalmente deducible debe cumplir tres criterios fundamentales: estar vinculado directamente a la actividad económica que realizas, encontrarse debidamente justificado mediante facturas completas y estar registrado en tu contabilidad. En el libro de gastos solo puedes incluir conceptos sin los cuales realizar tu actividad no sería viable o que contribuyen directamente a ella. Por tanto, si un recurso tiene uso mixto (profesional y personal), únicamente puedes deducir la parte proporcional destinada a tu negocio.
Aunque ambos conceptos representan salidas de dinero, tienen tratamientos contables y fiscales muy distintos. Un gasto se consume dentro del mismo ejercicio fiscal y se deduce íntegramente ese año. Las inversiones forman parte del activo de tu negocio y se amortizan durante varios ejercicios fiscales.
Errores Comunes y la Importancia de la Automatización
A la hora de contabilizar una factura, hay fallos que se repiten con bastante frecuencia y que pueden afectar tanto a la contabilidad de la empresa como a la correcta presentación de impuestos. Uno de los errores más habituales es confundir la base imponible con el total de la factura. También es muy común aplicar un tipo de IVA incorrecto o no revisar si la operación está exenta, sujeta a recargo de equivalencia, inversión del sujeto pasivo o algún tratamiento especial.
Otro error frecuente es olvidar si la factura lleva retención, algo que ocurre en determinados servicios profesionales, alquileres u otras operaciones concretas. Además, muchas incidencias vienen de utilizar una cuenta contable que no corresponde con la naturaleza real del gasto o del ingreso. No es lo mismo registrar una compra de mercaderías que un arrendamiento, un suministro o un servicio profesional. Elegir mal la cuenta puede distorsionar la imagen contable del negocio. Por último, otro fallo bastante habitual es deducir gastos o IVA sin revisar si realmente son deducibles. Revisar bien estos puntos antes de generar el asiento te ayudará a llevar una contabilidad más ordenada, precisa y alineada con tus obligaciones fiscales.
Cuando el volumen de facturas de una empresa empieza a crecer, llevar la contabilización de forma manual se vuelve cada vez más lenta y propensa a errores. Revisar importes, identificar impuestos, elegir cuentas contables y generar asientos uno a uno exige tiempo y atención constante. Automatizar la contabilización de facturas con un ERP permite que los datos de facturación se trasladen a Contabilidad de forma mucho más ágil.
Además, un sistema ERP ayuda a mantener conectadas distintas áreas de la empresa, como facturación, compras, ventas o tesorería. Otra ventaja importante es el ahorro de tiempo en tareas repetitivas. En definitiva, automatizar este proceso no significa perder control sobre la contabilidad, sino todo lo contrario: supone trabajar con más rapidez, reducir fallos y disponer de una información más ordenada y fiable.
Hoy en día, contar con un software de contabilidad especializado es esencial para una gestión financiera eficiente, precisa y eficaz. Una herramienta de estas características es crucial a la hora de contabilizar facturas ya que ahorra tiempo y recursos, facilita el cumplimiento normativo y mejora la toma de decisiones. En la actualidad las empresas tienen a su disposición una amplia gama de soluciones en el mercado para satisfacer sus necesidades contables.
La contabilización manual se vuelve un desafío más grande a medida que la empresa crece, ya que se necesitan más recursos para gestionar un mayor número de facturas. Entre las soluciones disponibles para contabilizar facturas automáticamente destacamos Inmatic, un programa que gracias a su inteligencia artificial es capaz de procesar automáticamente la información de las facturas y generar los asientos contables correspondientes en tu programa de contabilidad favorito. Es decir, se integra perfectamente con el software contable que estés utilizando, permitiéndote optimizar y acelerar tu proceso contable, todo sin necesidad de cambiar tu software contable actual. Contabiliza las facturas generando los asientos contables en tu software contable en tan solo un clic. El procesado de la factura es cuestión de segundos, a diferencia de otras alternativas del mercado, y la precisión es del 100%.
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