Planear un viaje de empresa fuera de Europa puede resultar un desafío, pero todavía es más complicado lidiar con la contabilidad en monedas extranjeras. ¿Tienes que gestionar gastos de viaje profesionales realizados en divisas diferentes al euro? Entonces seguro que estás acostumbrado al baile de cifras provocado por las fluctuaciones en los tipos de cambio. Pagar en moneda extranjera y contabilizar en euros hace muy difícil poder calcular cuánto ha costado un desplazamiento exactamente. E incluso aunque los empleados lleven el dinero cambiado y paguen en efectivo, una empresa española no debe olvidar que no puede realizar apuntes contables en una moneda que no sea el euro.
Fundamentos contables y moneda funcional
Aunque su empresa efectúe compras o ventas en moneda extranjera, deberá contabilizarlas en euros. Los criterios contables del Plan General Contable (PGC) se fundamentan en el principio de que la situación financiera y los resultados de una empresa se valoran en base a la moneda funcional, es decir, la moneda del entorno económico en que opera la empresa y en la que genera y emplea el efectivo. Registraremos las operaciones en moneda extranjera de la forma que establece el PGC, es decir, convertiremos a euros cada operación.
Clasificación de partidas
- Partidas monetarias: Son el efectivo, así como los activos y pasivos que se vayan a recibir o pagar con una cantidad determinada o determinable de unidades monetarias.
- Partidas no monetarias: Son los activos y pasivos que no se consideren partidas monetarias, es decir, que se vayan a recibir o pagar con una cantidad no determinada ni determinable de unidades monetarias.
Gestión de diferencias de cambio
Cuando ocurren variaciones en el tipo de cambio, debemos aplicar las cuentas específicas del PGC para reflejar el impacto financiero:
- (668) Diferencias negativas de cambio: Pérdidas producidas por modificaciones del tipo de cambio en partidas monetarias denominadas en moneda distinta de la funcional.
- (768) Diferencias positivas de cambio: Beneficios producidos por modificaciones del tipo de cambio en partidas monetarias denominadas en moneda distinta de la funcional.
Si entre la fecha de la operación y la fecha de cobro o pago se cierra el ejercicio, en la fecha de cierre también deberá contabilizar las diferencias de cambio. En concreto, deberá contabilizar como ingreso o gasto la diferencia entre el tipo de cambio existente en la fecha de la operación y el existente en la fecha de cierre del ejercicio.
Principio de importancia relativa
Para saber cuándo es necesario hacer un ajuste contable, podemos aplicar el “principio de importancia relativa”, que consiste en aplicar el sentido común. Por ejemplo, si al pagar una factura existe una pequeña diferencia por el tipo de cambio, no merece la pena hacer un ajuste contable. Ahora bien, si la diferencia fuera importante, entonces debes hacer el ajuste contable.
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Estrategias para la gestión de gastos de viaje
La mejor forma de mantener el control de los gastos de viaje en monedas extranjeras es utilizar una herramienta de digitalización y automatización. Otra opción a tener en cuenta son las tarjetas de empresa multidivisa. Aunque utilizarlas fuera de España tenga comisiones, el coste les compensa porque pueden controlar los gastos de los trabajadores desplazados. Lo ideal sería que la tarjeta que vayas a contratar ofrezca conciliación automática y se integre fácilmente con tu ERP o software de contabilidad.
| Concepto | Descripción |
|---|---|
| Tarjetas multidivisa | Convierten automáticamente a euros y facilitan el control de límites. |
| Efectivo | Evita comisiones de tarjeta, pero suele implicar costes de cambio elevados. |
| Software de gestión | Permite registrar el gasto al tipo de cambio oficial en el momento. |
Al mismo tiempo, es fundamental conocer los límites de deducción según el Reglamento del IRPF para viajes en el extranjero:
- Manutención: El límite deducible es de 91,35 euros al día con pernocta y de 48,08 euros si no es necesario pasar la noche fuera.
- Hoteles y transporte público: No existe límite, pero es necesario acreditar los desplazamientos.
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