En el mundo contable y fiscal, los detalles lo son todo. Uno de los errores más comunes en contabilidad fiscal es la falta de documentación de operaciones bancarias internas. Es vital comprender cómo contabilizar adecuadamente los traspasos entre cuentas propias para evitar implicaciones fiscales negativas.
El Riesgo de Traspasos No Documentados
¿Sabías que si no acreditas adecuadamente que un depósito bancario es un movimiento interno, la autoridad puede considerarlo ingreso no declarado? El Artículo 81 del Código Federal de Procedimientos Civiles (CFPC) -aplicable de forma supletoria en juicios administrativos- establece que quien afirma, prueba. La autoridad no necesita probar que el depósito es ingreso; basta con que no esté registrado contablemente.
Para desvirtuar la presunción, se requiere un conjunto de elementos que den soporte técnico, legal y contable al movimiento. Si eres auditado, la carga de la prueba será tuya, no de la autoridad.
La Importancia de la Trazabilidad y Documentación
Aquí es donde la trazabilidad se vuelve vital. La falta de documentación de operaciones bancarias internas puede llevar a situaciones complejas. Por ello, se recomienda:
- Si realizas traspasos entre cuentas propias, regístralos correctamente en tu contabilidad.
- Ten siempre a la mano estados de cuenta, comprobantes y papeles de trabajo.
- Automatiza y asegura la trazabilidad con sistemas ERP.
Es fundamental que se ponga en el concepto de las operaciones que únicamente son traspasos entre cuentas. Esto se demuestra a través de la contabilidad, presentando estados de cuenta bancarios de ambos bancos con un mismo titular.
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Propósito y Tipos de Traspasos Bancarios
Un objetivo corriente en la gestión financiera de una empresa es equilibrar los saldos de las distintas cuentas de tesorería bancarias: cuentas corrientes y de crédito. Esta es una tarea que no solo tiene sentido en tiempos de crisis, donde los ajustes son de cirujano financiero, sino que es conveniente siempre. Para llevar a cabo este juego es inevitable hacer transferencias de fondos entre distintas cuentas.
Podemos diferenciar dos tipos principales de traspasos en función de su temporalidad:
- Traspasos Inmediatos: Esto suele suceder cuando el traspaso de fondos se produce entre cuentas de la misma entidad o mediante una transferencia OMF. En este tipo de operación no se produce un desfase temporal entre la ejecución del traspaso en la cuenta origen y su recepción en la cuenta destino.
- Traspasos Diferidos: Cuando se lleva a cabo una transferencia normal entre cuentas de distintas entidades se produce una diferencia temporal, generalmente de 2 días. Su origen es histórico, ya que con el actual uso de la informática ya no tiene sentido técnico. Sin embargo, es un derecho al que no renuncian las entidades financieras, ya que las diferencias en fechas valor de las operaciones les suelen reportar beneficios indirectos.
Asientos Contables para Traspasos entre Cuentas Propias
En ambos casos, ya sea que la operación sea inmediata o difiera en fechas en origen y destino, se van a generar 2 asientos distintos. En los dos se hará referencia a cuentas corrientes con empresas del grupo, asociadas o vinculadas.
Manejo de Traspasos Diferidos con Cuenta Puente
Para tener un adecuado registro contable durante el tiempo en que los fondos han salido de la cuenta origen pero no han llegado a la cuenta destino, usamos una cuenta puente, como por ejemplo la 5721/52011. En este caso se llevan a cabo dos asientos, uno en la ejecución de la transferencia en origen, con sus correspondientes gastos; y otro en la recepción de los fondos, también con sus gastos, aunque en este caso no suelen ser normales.
Evidencia y Buenas Prácticas
Es crucial evitar prácticas que dificulten la trazabilidad de los fondos. Por ejemplo, no es recomendable hacer retiros de montos en efectivo para después volver a depositarlos. Si se ingresa efectivo sin una transferencia o de manera electrónica, será más difícil poder rastrear el origen de ese monto.
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Flexibilidad y Gestión de Cuentas Contables
El plan de cuenta y sus definiciones contables es de libre uso facultativo por parte de las empresas. Por eso, muchas de éstas hacen uso de esta facultad conforme a los fines de la contabilidad como herramienta para medir y analizar los resultados, como asimismo, presentar la Imagen Fiel (Resultados, Patrimonio Neto y Situación financiera), conforme a los saldos reales.
Hemos de acostumbrarnos a ver la contabilidad como una herramienta de trabajo para uso de la empresa. La empresa es libre de interpretarla conforme a las prerrogativas que ya presenta para ello el NPGC, solo es cuestión de conocerlas y saber usarlas, respetando siempre los principios fundamentales que se contemplan en el mismo, así como las Normas de Registro y Valoración. Libre uso de cuentas y relaciones contables, preservando siempre la Imagen Fiel.
Casos Específicos: Saldos Negativos en la Cuenta 572
Los saldos bancarios negativos en la cuenta 572, si bien los propios bancos te presentan importes en negativo (no puede ser de otra forma), en cambio, el NPGC (o programas como el D2 del Registro Mercantil), no te permite presentar importes negativos, siempre y cuando no existan otros saldos bancarios en positivo superiores dentro de un total.
En tales casos, tienes que llevar dicho importe a una cuenta de pasivo (transitoriamente) en vez de la clásica 572 para que dicho programa te la valide. Se suele usar una 521, aún cuando su definición no sea la real. Luego, a principio de ejercicio, si aún persiste el importe negativo, vuelves a pasarlo a la cuenta 572, a fin de que el saldo de la contabilidad, en dicha cuenta, coincida exactamente con la del banco a cualquier efecto que la empresa quiera analizar, como "cuenta corriente bancaria".
Para información pública, que también son principios fundamentales, sobre todo, cara al Registro Mercantil, ya se ocupa tácitamente el programa D2 en los casos necesarios, aunque en algunos aspectos no sean coincidentes con los deseos y/o necesidades de la empresa. Pero como ya se ha explicado con un ejemplo, para eso está el conocer las prerrogativas del NPGC necesarios y saber usarlas en casos necesarios.
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