Entender cómo se contabiliza una factura es clave para llevar una contabilidad ordenada, evitar errores y cumplir con las obligaciones fiscales. Contabilizar una factura consiste en registrar correctamente una factura de compra o de venta en la contabilidad de la empresa mediante su correspondiente asiento contable. Para hacerlo bien, es necesario identificar la base imponible, el IVA y, si procede, la retención, y asignar cada importe a la cuenta que corresponda según el Plan General Contable. Es decir, cuando hablamos de contabilizar facturas debemos distinguir primero a qué nos referimos: ¿facturas de venta? ¿facturas de compra?
La distinción es fundamental, pues según hablemos de una factura de venta o de una factura de compra deberemos contabilizarla en un sitio u otro. Contabilizar una factura es realizar un apunte en los libros contables de la empresa para anotar un gasto o un ingreso y el registro es su anotación en los libros de facturas emitidas o recibidas. Estos libros de facturación son un simple recuento de todas las operaciones comerciales. La introducción contable de una factura es más complejo y requiere cierto conocimiento en el área fiscal. Independientemente de si es un gasto o un ingreso, la contabilización es registrar el asiento correspondiente para la posterior desgravación o tributación de impuestos.
Fundamentos de la Contabilización de Facturas
Antes de registrar una factura a nivel contable, conviene revisar bien una serie de datos básicos. Lo primero es comprobar la fecha de la factura, ya que determina en qué periodo contable y fiscal debe incluirse. A continuación, debes identificar la base imponible, es decir, el importe sobre el que se calculan los impuestos. Otro aspecto importante es comprobar si la factura incluye retención, como ocurre en algunos servicios profesionales o en determinados alquileres. Por último, conviene revisar si el gasto o ingreso es deducible y qué cuenta contable le corresponde según su naturaleza. No es lo mismo contabilizar una compra de mercaderías, un suministro, un arrendamiento o un servicio exterior.
La estructura de los asientos contables se realiza con el sistema de contabilidad de partida doble que fija la Agencia Tributaria. Es decir, cada asiento se basa en dos apuntes o anotaciones: el debe y el haber. Se debe indicar por separado la base imponible y la cantidad de impuesto.
Contabilización de Facturas de Venta
Al hacer facturas se debe registrar en el libro de facturas de ventas e ingresos en el caso de los autónomos. Las empresas que están obligadas a llevar una contabilidad más rigurosa siguiendo las normas del Plan General Contable deben crear su respectivo asiento contable. En este deben constar desglosado los siguientes elementos de la factura:
Lea también: IVA 21% Excel
- La base imponible, que es, por así decirlo, el importe antes de impuestos.
- La cuota tributaria, que es la cantidad de IVA y/o retención de IRPF que se añade a la base imponible.
La configuración del asiento de una factura emitida es similar al de una de compras. Por tirar de un ejemplo sencillo: si hacemos una venta cuyo importe antes de impuestos (la base imponible) es de 1000 euros y está gravada al 21%, en el asiento contable debe constar por separado:
- Base imponible: 1000 euros.
- IVA: 210 euros.
Así, se crea un primer asiento contable con la fecha de la emisión de la factura y se hace constar:
Debe: 1210 euros Cliente (430).
Haber: 1000 euros Ingreso (7).
Haber: 219 IVA repercutido (477).
Lea también: Guía IVA reducido
Los números entre paréntesis se corresponden al número de cuenta según el PGC. Al cobrar la factura, se debe hacer una nueva anotación con fecha de cuando se ha cobrado:
Debe: 1210 euros (cuenta 572 si la recibimos por banco; 570 si lo hacemos por caja).
Haber: 1210 euros Cliente (430).
En una operación comercial, la empresa emite la factura por un valor total de 1.210 €. La estructura de su asiento contable sería:
| Grupo de Cuentas | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 430 (Clientes) | Total de la factura | 1.210 € | |
| 700 (Ventas) | Base imponible | 1.000 € | |
| 477 (IVA Repercutido) | Importe de IVA | 210 € |
Contabilización de Facturas de Compra
Cuando se trata de la factura de un proveedor, el autónomo solo debe registrarla en el libro de gastos. Ahí debe figurar lo siguiente:
Lea también: ¿Cómo localizar tus XML del SAT?
- La fecha del gasto.
- El nombre o razón social del proveedor.
- La base imponible del gasto.
- La cuota tributaria de IVA y/o retención.
- La descripción o concepto.
Las empresas que deben seguir el PGE han de elaborar algo más la operación anterior. La contabilización de una factura de compras es la anotación del asiento contable de un gasto de la empresa. Por ejemplo, una factura de teléfono, de agua y de Internet; o una factura de proveedor por compra de mercancía o contratación de servicios. El registro de su asiento contable difiere entre una y otra, dependiendo del tipo de factura que se quiera contabilizar.
Para una factura de compra, la estructura del asiento contable es la siguiente:
| Grupo de Cuentas | Descripción | Debe | Haber |
|---|---|---|---|
| 600 (Compra de Mercaderías) | Base imponible de la factura | 1.000 € | |
| 472 (IVA Soportado) | Importe de IVA correspondiente | 210 € | |
| 400 (Proveedores) | Total de la factura | 1.210 € |
Aspectos Clave y Consideraciones Especiales
Facturas Rectificativas
Las facturas rectificativas son aquellas facturas que por error o por devolución de mercancía se generan en negativo. La contabilización de una factura rectificativa es muy sencilla.
Facturas con Retención de IRPF
Algunas facturas, por ejemplo las de nóminas de trabajadores, llevan incluida una retención de IRPF. Dicha retención se basa en un porcentaje sobre la base imponible de la factura -nunca sobre el total-. El importe de la retención, además, ha de llevarse a una cuenta 473 de Pagos y Retenciones a Cuenta. Aquí la diferencia radica en las partidas del DEBE del grupo 473.
Operaciones Especiales de IVA
Ya hemos visto en los ejemplos anteriores cómo contabilizar facturas con IVA. Ahora bien, hay determinadas operaciones que por su naturaleza no deben llevar IVA. ¿Sabes cómo se registra en contabilidad una operación exenta de IVA? ¿Y una factura con IVA extranjero? ¿Una factura con recargo de equivalencia? ¿Y las de Inversión del Sujeto Pasivo?
- La Inversión del Sujeto Pasivo se da en ciertas operaciones comerciales en las que el comprador es el que tiene la obligación de declarar el IVA.
- El recargo de equivalencia es un régimen especial de IVA al que están sometidos aquellas empresas que venden directamente al cliente final. Depende del porcentaje de IVA que se aplique, el porcentaje del recargo de equivalencia varía. Si a un producto se le aplica el tipo de IVA general del 21 %, el recargo de equivalencia será el 5,2 %.
Contabilización de Pagos sin Factura o Facturas Pendientes
Para poder contabilizar facturas que están pendientes de recibir, es decir, ya se han realizado esas adquisiciones pero todavía no se ha emitido la factura de compras. Sí, un pago sin factura se puede contabilizar. Pero, ¿qué sucede con el IVA? ¿Puedo declararlo para desgravarlo? El IVA sólo puede deducirse una vez se haya recibido la factura. En ocasiones, quizá tengas que adelantar un pago a un proveedor de una factura que aún no has recibido.
Errores Comunes en la Contabilización
A la hora de contabilizar una factura, hay fallos que se repiten con bastante frecuencia y que pueden afectar tanto a la contabilidad de la empresa como a la correcta presentación de impuestos. Uno de los errores más habituales es confundir la base imponible con el total de la factura. También es muy común aplicar un tipo de IVA incorrecto o no revisar si la operación está exenta, sujeta a recargo de equivalencia, inversión del sujeto pasivo o algún tratamiento especial, como los vistos anteriormente.
Otro error frecuente es olvidar si la factura lleva retención, algo que ocurre en determinados servicios profesionales, alquileres u otras operaciones concretas. Además, muchas incidencias vienen de utilizar una cuenta contable que no corresponde con la naturaleza real del gasto o del ingreso. No es lo mismo registrar una compra de mercaderías que un arrendamiento, un suministro o un servicio profesional. Elegir mal la cuenta puede distorsionar la imagen contable del negocio. Por último, otro fallo bastante habitual es deducir gastos o IVA sin revisar si realmente son deducibles. Revisar bien estos puntos antes de generar el asiento te ayudará a llevar una contabilidad más ordenada, precisa y alineada con tus obligaciones fiscales.
Automatización de la Contabilización
Cuando el volumen de facturas de una empresa empieza a crecer, llevar la contabilización de forma manual se vuelve cada vez más lenta y propensa a errores. Revisar importes, identificar impuestos, elegir cuentas contables y generar asientos uno a uno exige tiempo y atención constante. Automatizar la contabilización de facturas con un ERP permite que los datos de facturación se trasladen a Contabilidad de forma mucho más ágil. Además, un sistema ERP ayuda a mantener conectadas distintas áreas de la empresa, como facturación, compras, ventas o tesorería. Otra ventaja importante es el ahorro de tiempo en tareas repetitivas.
En definitiva, automatizar este proceso no significa perder control sobre la contabilidad, sino todo lo contrario: supone trabajar con más rapidez, reducir fallos y disponer de una información más ordenada y fiable. Además del traspaso de la factura y creación del asiento contable, desde el software de Contabilidad tienes disponible el inventario -amortizaciones-, balances, modelos fiscales y de IVA, libros contables o reportes analíticos y financieros.
tags: #como #debe #registrarse #contablemente #una #factura