La razón de ser de las deducciones que los autónomos tienen permitido realizar tanto en el IRPF como en el IVA, es compensarles por los gastos que estos profesionales tienen que llevar a cabo para poder ejercer su actividad. La regla general para aplicar la deducción es que el gasto debe estar justificado, pero no siempre se exige una factura. En ciertos casos, es posible deducir gastos sin factura. Muchos autónomos tienen una lucha constante con Hacienda para deducir algunos de sus gastos y, por tanto, pagar menos impuestos. Los dos grandes gravámenes donde puedes deducir algo siendo autónomo son el IVA y el IRPF. Y sí, uno y otro tienen diferencias para poder hacerlo. Hoy hablamos de los gastos sin factura de autónomos y de cómo afectan a cada impuesto. Ya sabrás que un gasto de autónomo es básicamente lo que paga una persona para poder desarrollar su actividad profesional (su trabajo). Como ya te habíamos adelantado antes, no todos los gastos funcionan igual. Dependerá del impuesto sobre el que vayas a deducir el gasto.
La Diferencia Crucial: IRPF vs. IVA en la Deducción sin Factura
Cuando hablamos de la posibilidad de deducir gastos sin factura, siempre nos estamos refiriendo al IRPF. Tratándose de IVA, para poder aplicar la correspondiente deducción es necesario tener una factura que justifique que por un determinado producto o servicio se ha pagado el impuesto sobre el valor añadido. Vale, para que te quede claro. El IVA es el poli malo de los impuestos. Y decimos esto porque, a no ser que tengas una factura a tu nombre y NIF, ve olvidándote de deducir el IVA de tu gasto de este impuesto. Sí, como lo lees. Los tickets de compra no son justificantes para deducir tus gastos en el IVA. El reglamento del IVA dice expresamente que la factura es el justificante imprescindible para deducir, pero la normativa del IRPF es diferente. Vamos con el poli bueno, entonces. La ley de IRPF no dice que haya que presentar explícitamente una factura asociada al gasto que quieras deducir, tan solo que puedas demostrar que ese gasto es deducible al ser necesario para tu actividad. ¿Se puede por tanto justificar gastos sin factura en el IRPF? Sí, se puede, siempre y cuando lo puedas acreditar por otro medio. Así que, si te preguntabas si se pueden contabilizar los gastos de tarjeta sin factura, o si los gastos de comidas de autónomos sin justificar se meten en el IRPF, la respuesta es sí, pero con pinzas. Obviamente y siendo una gestoría de autónomos, te recomendamos que te cubras siempre las espaldas pidiendo las facturas completas también para el IRPF, porque será la única manera de que nadie pueda dudar de su validez.
¿Qué Dice la Ley sobre los Gastos sin Factura?
Por lo que se refiere a la deducción en el IRPF, prestamos atención en este caso a la Ley sobre el Impuesto de la Renta de las Personas Físicas (IRPF) y a su Reglamento de desarrollo. Lo que dice la normativa es que la deducibilidad de los gastos está condicionada por su correlación con los ingresos. Es decir, que pueden deducirse aquellos gastos que deban realizarse necesariamente para poder obtener ingresos. Por ejemplo, el alquiler del local donde se lleva a cabo la actividad, o los suministros como la luz y el agua. Sobre la factura, el artículo 106.4 de la Ley General Tributaria otorga a la misma un carácter prioritario como medio de prueba, pero no es un medio de prueba privilegiado. Esto es, que una factura por sí misma, a efectos de Hacienda, puede no probar que una transacción se ha llevado a cabo. De igual manera, se puede entender probada una transacción aunque no haya una factura de la misma, si esta se puede acreditar de otras maneras. Precisamente por ello, en ciertos casos se permite deducir gastos sin factura.
Requisitos para Deducir un Gasto sin Factura
En el ejercicio de su actividad, los autónomos asumen gastos que son absolutamente necesarios para poder trabajar, pero no todos ellos se justifican a través de una factura. Por ejemplo, el pago de las cuotas de cotización a la Seguridad Social. El profesional por cuenta propia no puede ejercer su actividad de forma legal si no se da de alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA) y paga su cuota mensual, pero la Administración no le expide una factura por cada cuota pagada. Por tanto, a la hora de deducir gastos sin factura, deben cumplirse tres requisitos básicos:
- El requisito general para que un gasto se pueda deducir es que esté estrechamente relacionado con la actividad realizada. De tal modo que, sin él, no sería posible obtener ingresos.
- Tiene que estar justificado. Si no existe una factura como tal, puede aportarse otro documento que acredite que se ha realizado el gasto, como el recibo del banco que recoge el cargo de la cuota de la Seguridad Social o el pago de un seguro. Pensemos, por ejemplo, en los gastos financieros. El extracto bancario en el que aparezcan reflejados es suficiente para efectuar la deducción.
- El gasto debe estar registrado en la contabilidad y en los libros-registro si la llevanza de los mismos es obligatoria.
Principales Gastos Deducibles sin Factura
Vamos a analizar algunos gastos que cumplen todos los requisitos para poder ser deducidos en el IRPF, aunque respecto a los mismos no se tenga una factura. No sufras, no necesitan justificante para poder quitártelos de enmedio.
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| Tipo de Gasto | Justificante Alternativo |
|---|---|
| Pólizas de seguros | Recibo bancario |
| Salarios y seguros sociales | Nóminas y justificantes bancarios de pago |
| Cuota de autónomos | Recibo expedido por la entidad bancaria |
| Gastos bancarios | Extracto bancario |
| Impuestos y tasas (IBI, IAE, etc.) | Recibo bancario que justifica el pago |
| Cuotas de colegios profesionales | Recibo bancario |
| Gastos realizados en el extranjero | Documento equivalente o recibo que acredite el gasto |
| Gastos de contratos mercantiles | Cargo bancario u otro documento que los justifique |
Detalle de Gastos Deducibles
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Pólizas de seguros: Para los autónomos puede ser interesante contratar pólizas de seguros que les protejan en el desempeño de su actividad. Algunas son obligatorias (como las de responsabilidad civil en ciertas profesiones) y otras no, pero el gasto siempre resulta deducible hasta el importe máximo anual fijado legalmente. Esto incluye los seguros de vida, seguros de salud, el seguro de responsabilidad civil y los seguros asociados al local en el que se ejerce la actividad, entre otros. Primas de seguros.
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Salarios y seguros sociales: Si el autónomo tiene empleados a su cargo, les abonará salarios y pagas extraordinarias, y pagará a la Seguridad Social los correspondientes seguros sociales de estas personas. De todo esto no se emite una factura, pero son gastos totalmente deducibles que se acreditan a través de la presentación de las nóminas y los justificantes bancarios de pago. Los salarios se justifican con la copia de la nómina firmada por el trabajador o la transferencia bancaria que identifique el destinatario, el periodo y el importe.
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Cuota de autónomos: Ocurre lo mismo que con los gastos sociales de los empleados. El autónomo debe pagar mensualmente su cuota a la Seguridad Social, y tiene derecho a deducirse este gasto en su declaración del IRPF. De nuevo, como justificante, puede utilizar el recibo expedido por la entidad bancaria.
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Gastos bancarios: Cuotas por mantenimiento de la cuenta corriente, por tener una tarjeta de crédito, comisiones por devolución de recibos, etc. Los gastos bancarios hay que asumirlos sí o sí, y sin ellos no se podría ejercer una actividad por cuenta propia porque no se podría tener una cuenta en el banco. En consecuencia, la Ley permite su deducción con el correspondiente extracto.
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Gastos realizados en el extranjero: Si un autónomo adquiere bienes o servicios en el extranjero, y estos cumplen con el criterio de estar vinculados a su actividad y el gasto está debidamente justificado, es posible obtener la desgravación. Gastos efectuados en países extranjeros. Gastos como las compras on-line, no siempre se recogen en una factura, sino en un documento equivalente o recibo.
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Gastos de contratos mercantiles: Los gastos de tipo mercantil como el pago de las escrituras de la constitución de una sociedad, o el traspaso de un local comercial también se consideran inherentes a la actividad, y se pueden deducir presentando el cargo bancario u otro documento que los justifique.
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Impuestos y tasas: Tratándose de impuestos y tasas que son fiscalmente deducibles, como el IBI o la tasa de basura, es posible aplicar la deducción presentando el recibo bancario que justifica que se ha realizado el pago. Tributos fiscalmente deducibles: el impuesto de bienes inmuebles (IBI) del local en el que desarrollamos nuestra actividad, el impuesto de actividades económicas (IAE) y otros tributos y recargos no estatales y tasas, recargos y contribuciones estatales.
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Cuota de colegios profesionales: En caso de que el autónomo ejerza una actividad que implica su necesaria pertenencia a un colegio profesional, puede deducirse las cuotas que paga a esa entidad.
Gastos de Difícil Justificación en Estimación Directa Simplificada
Hay unos últimos gastos sin factura de autónomos: los gastos de difícil justificación. Hacienda permite a los autónomos en régimen de estimación directa simplificada que incluyan los gastos que no pueden justificar como parte de los gastos de explotación y por tanto, de los gastos deducibles. Estos autónomos pueden añadir un 5% de la diferencia entre ingresos y gastos que hayan tenido en el año como gastos de difícil justificación en su declaración de la renta. Paquita ha tenido unos ingresos anuales de 40.000€ y unos gastos de 18.000€, por lo que le queda un beneficio anual de 22.000€ netos. Dentro de los gastos sin justificación podrá incluir 1.100€ a deducir (el 5% de 22.000€). Los gastos sin justificar en contabilidad también se incluyen. ¿Cómo contabilizar un gasto sin factura? Muy fácil. En los libros de registro se añade el total de la base imponible, sin desglosar otros impuestos. Es decir, sin el porcentaje de impuesto que después deducirás.
Consideraciones Específicas y Gastos Polémicos
La gasolina. Y no, no por los precios. Muchos autónomos incluyen la gasolina como gasto deducible en el IRPF al utilizar el coche para hacer su trabajo. Sin embargo, Hacienda no es tonta, y sabe que muchos de ellos también usan el mismo vehículo para sus trayectos personales. Por eso, y aunque te hayamos contado que normalmente se pueden declarar los gastos sin factura y deducirlos en el IRPF, mucho cuidado con poder demostrar el uso profesional.
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¿Y qué son los gastos de representación? Pues todos aquellos dirigidos a promocionar el negocio y a reafirmar la confianza y la satisfacción del cliente. Hablamos de gastos de hostelería (invitaciones a comidas o estancias pagadas), desplazamiento (viajes), organización de eventos corporativos, invitación a espectáculos, centros de ocio o bienestar, regalos.... Lo que distingue los gastos de representación es su finalidad, que es la de obtener un beneficio futuro. Se trataría de afianzar al cliente o conseguir uno nuevo, dependiendo del caso. Estos gastos deben recogerse en una factura reglamentaria para que sean deducibles, aparte de poder probar que derivan de los fines que acabamos de exponer. Se trataría de acciones de marketing y relaciones públicas insertas en una estrategia empresarial. Esto último es lo que ocasiona la mayor parte de los litigios con la Agencia Tributaria, que podría considerarlos como una liberalidad; es decir, un gasto no necesario para la obtención de ingresos. No obstante, los gastos efectuados de acuerdo a los usos y costumbres respecto al personal de la empresa siguen siendo deducibles en su totalidad. Por lo tanto, no debemos preocuparnos por las típicas cestas de Navidad que se entregan a los empleados.
El tema de las dietas y gastos de viaje ha sido siempre una causa de controversia y quebraderos de cabeza para el empresario autónomo. Según el artículo 9 del Reglamento del IRPF, se exceptúan de gravamen determinadas cantidades destinadas por la empresa a compensar los gastos de locomoción, manutención y estancia del trabajador que se desplaza fuera del centro de trabajo. Ahora bien, esta normativa es aplicable tan solo a los salarios. El autónomo, tanto si ejerce una actividad empresarial como si es profesional, puede incluir en su factura los ingresos que percibe como compensación de gastos de viaje, alojamiento y manutención. Pero si lo hace, habrá de aplicarles IVA e IRPF, tal como lo hace con el importe correspondiente a la prestación de sus servicios. El tipo impositivo que habrá que aplicarles es también el mismo por el que el autónomo tribute. Si presta servicios sujetos al tipo general, no podrá repercutir el reducido a los gastos de desplazamientos, aunque sea este tipo el que haya soportado en el momento de realizarlos. La forma de repercutir los desplazamientos al cliente depende de lo que se haya acordado. Otra posibilidad es pedir las facturas de gastos a nombre de la empresa contratante y no del autónomo.
Como has comprobado, deducir gastos sin factura es posible cuando se trata del IRPF. Toma buena nota de todos aquellos gastos que pueden ayudarte a reducir de forma totalmente legal la cantidad que tienes que pagar en concepto de este impuesto, y sácale partido al ahorro fiscal.