El contabilizador de CONTPAQi® Contabilidad es una herramienta diseñada para simplificar el proceso contable, permitiéndote crear pólizas de manera automatizada y práctica a partir de la información de tus CFDI. Esta funcionalidad permite generar pólizas contables de forma automática a partir de los archivos CFDI (XML), agilizando las tareas contables y permitiéndote ahorrar tiempo y esfuerzo.
Configuración y uso del Contabilizador
Para comenzar a utilizar esta herramienta, es fundamental entender cómo se estructura la automatización. Un asiento contable es la definición de los cargos o abonos y su configuración para ser utilizados en la generación automática de pólizas.
- Accede al menú «Pólizas» -> «Contabilizador» -> «Configurador de asientos contables» para empezar el proceso.
- El sistema incluye 10 plantillas predefinidas que puedes usar como base, tales como: 9 Cobro a Clientes vía REP y 10 Pago a proveedores vía REP.
- Al presionar el botón Nuevo, podrás crear nuevos asientos contables desde cero o a partir de las plantillas mencionadas.
- El Configurador es donde defines exactamente cómo se generarán las pólizas, incluyendo la descripción del asiento y el prefijo de la referencia.
- En el campo Cuenta, podrás seleccionar la cuenta contable desde el catálogo presionando la tecla F3.
Consideraciones importantes sobre la asociación
Es vital tener cuidado al modificar las configuraciones existentes. Precaución: Modificar un asiento afectará todas las futuras contabilizaciones que lo utilicen. Antes de cargar asientos, se recomienda hacer un respaldo de la empresa. Si el sistema muestra el mensaje "Existen segmentos de cuenta sin completar", significa que hay productos sin cuenta asignada, por lo que el asiento debe estar configurado correctamente para usar los segmentos de producto.
Si necesitas realizar ajustes en la relación de los documentos, recuerda que el apartado de "CFDI Relacionados" solo es para indicar al SAT el motivo de "Sustitución de los CFDI previos". En caso de que un documento haya sido aplicado como pagado por error, el sistema te preguntará: "¿Esta seguro de aplicar la factura como pagada?".
Gestión de errores y mantenimiento
Es fundamental mantener la información depurada para evitar errores que puedan derivar en multas o auditorías. Si detectas que un documento no corresponde o se asoció incorrectamente, ten en cuenta lo siguiente:
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- No es posible recuperar o descancelar un documento electrónico si se canceló por error, ya que cuando se cancela por medio de la aplicación CFDI en línea, se cancela directamente en el SAT.
- Deberá crear un nuevo documento para sustituir el que se canceló por error.
- Utiliza la opción "Crear pólizas sin afectar" cuando el asiento contable tenga configurada esta característica; las pólizas generadas no afectarán los saldos de las cuentas y no serán consideradas en los reportes.
- Utiliza la opción "Suprimir movimientos cero" cuando lo requieras para evitar que se generen movimientos con importes en cero al momento de generar las pólizas.
Para asegurar que tu contabilidad esté siempre en orden, revisa que los valores de tus facturas coincidan exactamente con los registrados en tu contabilidad. Un CFDI con datos exactos asegura la validez fiscal del documento.
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