En realidad, una factura es un documento mercantil que registra la información de una venta o de una prestación de un servicio. En ella se constata físicamente que se ha realizado de forma legal y satisfactoria una operación entre dos partes. Para cualquier empresa o autónomo, la ley en España establece una serie de obligaciones en relación con las facturas, destacando la de emitirlas y entregarlas por las operaciones derivadas de la actividad empresarial o profesional. Fiscalmente, cualquier autónomo o empresa debe presentar a Hacienda todas las facturas que demuestren sus ingresos recibidos y gastos soportados.
¿Qué es una relación de facturas?
Muchos autónomos y propietarios de pequeñas empresas se ven obligados a llevar un libro registro de facturas que dé cuenta de sus operaciones. Básicamente, una relación de facturas es un documento que lista de manera ordenada todas las facturas emitidas o recibidas, aportando, en cada línea, datos como su numeración, la fecha de expedición, la base imponible y los impuestos asociados a cada una de ellas, por ejemplo. Además, la relación puede presentar columnas sumatorias que resuman el importe total de una dimensión de análisis dada. Se trata, en suma, de una relación de facturas que sirve para registrar las operaciones ocurridas en el seno de la empresa o a causa del desempeño de la actividad profesional.
¿Cómo llevar la relación de facturas correctamente?
Existen muchos métodos que puedes utilizar para listar tus facturas y obtener una relación de las mismas siempre que quieras. Ya se sabe, el tiempo nunca sobra cuando diriges una iniciativa por tu cuenta, y es mejor simplificar al máximo la gestión administrativa a fin de no perder de vista lo que verdaderamente importa: generar valor.
Opciones para gestionar tu relación de facturas
- Excel: Es, probablemente, la aplicación que más se utilizaba para llevar la contabilidad. Con una instrucción informática mínima podrás crear tablas de datos, elegir las columnas que quieres utilizar y crear tantas líneas como quieras. Luego, puedes hacer toda clase de operaciones con las cifras introducidas, desde sumatorios para conocer el total de un período concreto hasta medias para averiguar el ticket medio de venta.
- Access: Es otra alternativa muy utilizada hasta la fecha. Se pueden crear tablas de clientes, tablas de facturas con los campos más relevantes a introducir y establecer relaciones entre las diferentes tablas. Sin embargo, es un sistema bastante complejo y que requiere de un mantenimiento constante.
- Programa de facturación como KeyANDCloud: Con una aplicación web que se gestiona totalmente en la nube, podrás llevar tu contabilidad de la forma más intuitiva posible. Simplemente, registra tus facturas y deja que el sistema se ocupe de almacenar la información de manera estructurada.
Resumen de métodos de gestión
| Método | Ventajas | Complejidad |
|---|---|---|
| Excel | Flexibilidad total, cálculos personalizados | Media/Alta (requiere fórmulas) |
| Access | Gestión de base de datos relacional | Alta (mantenimiento constante) |
| Software en la nube | Automatización, intuitivo, accesible | Baja |
La ventaja de tener actualizada tu base de datos contable es que podrás conocer otros datos interesantes a partir de las facturas introducidas, como la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Mantener el orden en tu contabilidad de manera sencilla es fundamental para cumplir con las obligaciones fiscales y mejorar la toma de decisiones financieras.
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