En CONTPAQi® Contabilidad, las pólizas son la base de todos los reportes, impuestos y estados financieros. Piensa que tienes una libreta donde anotas todo lo que entra y sale de tu negocio: lo que cobras, pagas, compras y vendes. Eso, llevado al mundo contable, es una póliza: un documento donde registras los movimientos de dinero o valores de tu negocio. Si no están bien capturadas, todo lo demás puede salir mal.
¿Cómo capturar una póliza en CONTPAQi® Contabilidad?
Para capturar pólizas sin errores, primero necesitas tener el periodo contable correcto abierto, tener identificadas tus cuentas contables y contar con los documentos que respalden cada movimiento.
- Abre la pantalla de pólizas: Desde el menú principal, ve a: Contabilidad > Pólizas > Captura de pólizas.
- Elige el tipo de póliza: Ingreso (recibes dinero), Egreso (sale dinero) o Diario (ajustes, traspasos, provisiones).
- Ponle fecha y folio: Asegúrate de que coincida con la fecha real de la operación.
- Captura los movimientos (cargos y abonos): Aquí es donde se registra la operación. Recuerda que siempre debe cuadrar, o sea, que los cargos sean iguales a los abonos.
- Agrega concepto y referencia: Escribe una pequeña descripción que explique qué estás registrando.
- Guarda la póliza: Cuando termines, da clic en Guardar (o presiona F5). Si la póliza no cuadra, el sistema te mostrará un mensaje de error.
Gestión de pólizas especiales y cierre anual
Es fundamental entender el manejo de la póliza de cierre, ya que existen restricciones específicas para su modificación:
- No es posible eliminar la póliza de cierre en el sistema CONTPAQi Contabiliza.
- No es posible modificar la póliza de cierre de forma manual.
Reconstrucción de saldos y pólizas de cierre
Si se realizó alguna modificación a las pólizas de un periodo pasado y esto no se ve reflejado en la póliza de cierre, es necesario seguir un procedimiento técnico:
Se puede modificar la póliza con los movimientos ejecutando la utilería "Reconstrucción de saldos de cuentas contables" para el mes de Enero y el año correspondiente. En esta herramienta, es necesario marcar o habilitar el check para reconstruir la póliza de cierre. Esto permite actualizar la información contable cuando han existido cambios previos en los ejercicios.
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Funcionalidades adicionales
La Utilería Importar permite cargar información de los catálogos de Bancos, Cuentas bancarias, Segmentos de negocio, Tipos de póliza, Diarios especiales, Conceptos, Clientes, Proveedores, Cuentas contables y Pólizas, facilitando la administración de grandes volúmenes de datos.
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