Cómo se determinan los salarios en una empresa tiene mucho que ver con su capacidad de atraer y retener talento. Es importante encontrar un equilibrio entre lo que el profesional desea, lo que el mercado ofrece en términos generales, lo que la empresa está dispuesta a pagar por ese puesto y lo que va a obtener a cambio. Todos estos factores entran en juego a la hora de establecer un salario justo que te permita acceder al perfil profesional que necesitas.
Para atraer y retener talento es importante ofrecer un salario competitivo. El 44% de los profesionales valora el sueldo como el aspecto más importante a la hora de aceptar una propuesta de empleo, según un estudio compartido en Expansión. Aunque sabemos que la compensación económica no lo es todo y cada vez los empleados valoran más otros aspectos (lo que se ha denominado como salario emocional), influye de manera directa en el bienestar y la satisfacción de la plantilla. Y un empleado feliz, es un empleado hasta un 20% más productivo (datos de Forbes).
Por eso, el departamento de recursos humanos tiene la responsabilidad de fijar correctamente los sueldos de sus empleados y hacer un seguimiento periódico para asegurarse de que ningún empleado se queda desactualizado en cuanto a retribución salarial se refiere.
Consecuencias de una Determinación Salarial Incorrecta
Si no sabemos cómo se estipula el salario de los empleados y no aciertas con la cifra, esto puede acarrear consecuencias negativas: mayor rotación, mala imagen como marca empleadora, menor moral entre la plantilla y disminución de la producción. De hecho, según los estudios, el 25% de los profesionales abandona su puesto de trabajo para aceptar una oferta en la que se le ofrece un sueldo superior.
Otro efecto es el tiempo que puede llegar a tardar una empresa en cubrir un puesto vacante si no está ofreciendo un sueldo competitivo. Cuanto más se alargue el proceso, más difícil será encontrar a un profesional apto y, además, los costes derivados se irán multiplicando. Por lo tanto, ofrecer sueldos justos y competitivos es importante por muchos motivos.
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Factores Clave para Determinar el Salario
A la hora de definir cómo se establece el salario de un profesional influyen muchos factores. Es importante tener una visión completa de todos para dar con la oferta adecuada.
Valor de Mercado
Con introducir el puesto y la ciudad dentro de la plataforma obtendremos datos sobre el sueldo medio.
Coherencia Interna y Bandas Salariales
Es importante marcarse un sueldo mínimo y máximo para cada puesto dentro de la empresa con la intención de mantener una coherencia dentro de la organización. Debes de establecer una banda salarial coherente y establecer unas políticas retributivas acordes. Si, por ejemplo, vamos a incorporar a otra persona al equipo de desarrollo web es importante que la oferta económica se encuentre dentro de unos rangos acordes a los sueldos de los que van a ser sus compañeros. De lo contrario, podrían producirse problemas y un mal ambiente dentro de la empresa. Por lo general, trata de definir un modelo retributivo con unas reglas y criterios claros que permitan determinar las compensaciones económicas de manera homogénea y objetiva.
Valor Aportado por el Empleado
El sueldo de un empleado es como cualquier otra inversión que se realiza dentro de la empresa: se espera obtener un rendimiento. Por lo tanto, en función de esto, es importante determinar la cantidad máxima que podemos ofrecer. La mejor manera de establecer este límite es hacerse una pregunta: ¿Cuánto valor va a aportar esta persona a la empresa? La cifra debería ser el valor máximo a pagar por ese perfil.
Determinar esta cifra es más simple en el caso, por ejemplo, de un comercial que su trabajo es, precisamente, el de generar ingresos para la empresa. Si este es capaz de generar ventas anuales por un valor de 100.000€ será justo pagarle 40.000€ más en una parte variable. En estos casos también es recomendable realizar aumentos de sueldo coherentes con el rendimiento de los empleados. Sin embargo, hay otros perfiles en los que su principal valor no está en el dinero que ganan sino en el que ahorra en la empresa. Puede ser, por ejemplo, un puesto de administrativo.
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Experiencia del Profesional
Dentro del modelo de retribución de la empresa es importante describir las funciones de los empleados y definir con claridad qué aspectos y en qué grado le otorgarán más seniority y, por tanto, una compensación más elevada. Para esto es útil definir, para cada puesto, tres niveles de experiencia: trainer, junior y senior. La experiencia de un profesional suele ser un valor diferencial. No es lo mismo un profesional que acaba de aterrizar en sector que uno que cuenta con una amplia trayectoria, contactos, conocimientos, etc. Por eso, al momento de realizar una oferta económica es importante tenerla en cuenta.
Costo de Vida Local
El salario también ha de atender al coste de la vida en la ciudad en la que se asienta la empresa. Si un profesional decide teletrabajar desde Silicon Valley, su sueldo será acorde al alto coste que tiene la vida en esa zona.
Capacidad Económica de la Empresa
Otro aspecto fundamental es la capacidad económica de la empresa para hacer frente a las nóminas de sus empleados. No solo se debe tener en cuenta el salario bruto de cada trabajador, sino el coste total. Es muy habitual, tanto en las entrevistas de trabajo como en las revisiones de sueldo, preguntar por las expectativas del profesional sobre su salario.
La Nómina: Base del Salario y sus Componentes
La nómina en México es uno de los procesos más importantes y, al mismo tiempo, más delicados dentro de cualquier empresa. Es el documento que refleja de forma detallada la compensación económica que recibe un trabajador por su labor. Más allá de ser un simple comprobante de pago, la nómina cumple una función legal y fiscal fundamental, sirviendo como evidencia del cumplimiento de las obligaciones del empleador ante el SAT, el IMSS y otras autoridades.
La nómina es un registro minucioso y detallado del salario que las personas reciben por su trabajo en un periodo determinado. Aquí se incluyen percepciones (sueldos, bonos, prestaciones, etc.), deducciones (ISR, IMSS, cuotas, faltas, etc.), días trabajados, tipo de nómina, y otros datos que brindan transparencia y claridad, tanto al colaborador como a la empresa. Claro, sin pasar por alto que la nómina de personal o lista de raya, como la ley la denomina, y los recibos de nómina son comprobantes o evidencias fiscales ante las autoridades gubernamentales.
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¿Qué es el Salario?
El salario es la retribución que debe pagar el patrón o empleador al trabajador por su trabajo (Art. 82 de la LFT). Se calcula con base en los días u horas de trabajo. El sueldo es la cantidad de dinero pactada entre el empleador y el empleado a cambio de desempeñar un cargo u ofrecer un servicio mes con mes.
Elementos que Integran la Nómina
Aquí se incluyen los datos de identificación del trabajador como nombre completo, RFC, CURP, número de seguridad social y puesto. En la nómina, un empleador o empleado puede identificar: los sueldos o salarios, las prestaciones laborales, las deducciones que se restan al ingreso del trabajador, las exenciones o pago de impuestos por salarios, así como el registro de las incidencias y el pago final de los colaboradores. Los elementos que integran la nómina son: Salario del trabajador, Prestaciones, Deducciones, Días trabajados, Incidencias, Exenciones.
Percepciones de Nómina
Las percepciones representan todos los ingresos que incrementan el salario del trabajador. Las percepciones de nómina son las remuneraciones que ofrece y paga un patrón a sus trabajadores por su trabajo y al que tienen derecho. Las percepciones pueden ser en efectivo, en especie o en servicios.
Ejemplos de percepciones de nómina son: Sueldo o salario, Tiempo extra, Vacaciones, Aguinaldo, Prestaciones laborales, Prima Dominical, Indemnización, Prima de Antigüedad, PTU, Comisiones, Compensaciones, Pensiones, Alimentación, Becas Educativas, Seguridad Social (IMSS), Vales de despensa, gasolina o comida, Servicio Médico, Club Deportivo, Comedor, Transporte, Actividades Culturales. Las retribuciones en especie, son los vales de despensa, seguro o cuidado en guardería.
Deducciones de Nómina
Las deducciones son los descuentos que se aplican al salario bruto. Las deducciones de nómina son descuentos de las percepciones o ingresos del trabajador en forma periódica, de acuerdo con la ley vigente y respetando los derechos laborales. Pueden ser legales o contractuales.
Ejemplos de deducciones de nómina son: IMSS, INFONAVIT, FONACOT, Sindicato, Préstamos personales, Convenios comerciales, Faltas/Retardos. Es importante señalar que la ley ordena que ninguna empresa puede retener la totalidad del sueldo o salario de un trabajador, aunque deba más de lo que perciba (LFT, Art. 110, Fracc. I).
Incidencias Laborales
Las incidencias laborales son aquellos factores que afectan la remuneración del trabajador y se relacionan con el registro de asistencia. Las incidencias pueden ser: faltas, retardos, omisiones de entradas y salidas, tiempo extra, incapacidad, vacaciones, entre otras.
Exenciones de Impuestos
Las exenciones fiscales son las percepciones o ingresos que eximen parcial o totalmente al trabajador de pagar impuestos o deducción.
Ejemplos de exenciones de impuestos son: Tiempo extra o días de descanso (Hasta los límites establecidos por la Ley Federal del Trabajo, LFT), Aguinaldo, PTU, Prima vacacional y dominical (Hasta los límites que señala la Ley del Impuesto sobre la Renta, LISR), Indemnizaciones por riesgos o enfermedades o despido, Jubilaciones y pensiones (Si excede el límite que señala la ley paga impuesto), Reembolso de Gastos médicos, hospitalarios o funerales. Prestaciones laborales obligatorias para el patrón (IMSS, ISSSTE).
Salario Base de Cotización (SBC)
El salario base de cotización (SBC) o salario diario integrado es el salario con las cuotas y aportaciones con las que registra el patrón a sus trabajadores ante el IMSS y el INFONAVIT. Para calcular el SBC se toma como base el salario diario, las prestaciones diarias y con las cuales se obtiene el factor de integración y con el cual se determina el salario integrado del empleado. En el primer año de trabajo con las prestaciones mínimas de ley, el factor de integración es de 1.0452.
Cálculo del IMSS
El cálculo del IMSS en la nómina es vital para la seguridad social en México. Implica determinar las cuotas obrero-patronales, que financian seguros de salud, riesgos de trabajo, invalidez, retiro y prestaciones sociales. El proceso comienza con el Salario Base de Cotización (SBC), que incluye salario diario y prestaciones. Sobre este SBC, se calculan las cuotas de cinco seguros, con porcentajes para patrón y trabajador; en salarios mínimos, el patrón cubre todo.
Proceso de Cálculo y Gestión de la Nómina
Para calcular la nómina se requieren los siguientes datos: Salario diario (base gravable), Salario base de cotización (SBI) o salario diario integrado (SDI), Días laborados, Prestaciones, Deducciones (IMSS, Impuesto sobre la Renta (ISR), préstamos u otros pagos, etc.), Descuentos, Retenciones, Salario Neto.
El cálculo de la nómina es el punto de partida para remunerar correctamente a los colaboradores. El cálculo de la nómina inicia con la determinación del salario bruto del trabajador. Posteriormente, se restan las deducciones al salario bruto para obtener el sueldo neto. El procesamiento de nómina es una tarea compleja que requiere atención meticulosa a los detalles, especialmente cuando se realiza manualmente. Para comenzar, es crucial entender los componentes clave involucrados en el cálculo de la nómina: el pago bruto, los impuestos y las deducciones. El pago bruto es el monto total que un empleado gana antes de cualquier deducción, que incluye salarios por hora, sueldos, horas extras y bonificaciones. A continuación, los impuestos y deducciones, como los impuestos del Acta de Contribuciones del Seguro Federal (FICA), juegan un papel significativo. En 2024, los impuestos del FICA incluyen un impuesto del 6.2% para el Seguro Social hasta una base salarial de $168,600, y un impuesto del 1.45% para Medicare sobre todos los salarios. Calcular la nómina manualmente implica una serie de pasos precisos para asegurar el cumplimiento y la precisión. Para ello, determina el Pago Bruto: Multiplica la tarifa por hora del empleado por el número de horas trabajadas, y calcula las Deducciones: Resta los impuestos federales, estatales y locales.
Impuesto sobre la Renta (ISR)
Toda persona está obligada a pagar el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. El cálculo IRPF se realiza a partir de los ingresos del trabajador y su situación personal. La retención del IRPF en una nómina depende de la situación personal del trabajador. El porcentaje aplicado dependerá de condiciones como su estado civil, si tiene personas con alguna discapacidad a su cargo, tiene hijos, etcétera. Este porcentaje depende de diversos factores. La Base sujeta a retención de IRPF se calcula sumando el valor total devengado y se restan las cantidades exentas de IRPF. Entre esos conceptos exentos se encuentran las dietas o indemnizaciones, entre otros. Para hacer este cálculo te invitamos a revisar la tabla de tarifas aplicables para el cálculo de los pagos mensuales provisionales ISR en 2023.
Pasos del Proceso de Nómina
El proceso de nómina de principio a fin abarca los siguientes pasos:
- Determinación de sueldos y salarios, periodo de pago, tipo de salario y jornada, prestaciones laborales.
- Fijar estatus de la planilla de colaboradores, si están activos, si están dados de alta o baja de la empresa.
- Registro de incidencias (tiempo extra, faltas, incapacidades, retardos, prima dominical, descansos, préstamos, pago de bonos, etc.)
- Reporte de incidencias inherentes al colaborador como la aportación al fondo de ahorro, IMSS, INFONAVIT, Fonacot, etc.
- Dispersión bancaria (pago de nómina a los trabajadores)
- Proceso de timbrado
- Generación de póliza de nómina
- Cierre de nómina
Cumplimiento Legal y Errores Comunes
El cumplimiento de las regulaciones fiscales es fundamental en el procesamiento manual de la nómina. Los empleadores deben mantenerse actualizados con los requisitos fiscales federales y estatales para evitar problemas legales. Para 2024, el Acta Federal de Impuestos por Desempleo (FUTA) impone una tasa impositiva del 6.0% sobre los primeros $7,000 de salarios de los empleados. Además, las tasas de impuestos por desempleo estatales (SUTA) varían ampliamente, con bases salariales que oscilan entre $7,000 y más de $68,500. Los empleadores deben revisar regularmente las pautas estatales para asegurar una retención precisa.
No elaborar la nómina correctamente puede traer muchas consecuencias para las empresas, desde quejas y reclamos de parte de los trabajadores, demandas laborales, así como multas millonarias impuestas por instancias como el SAT o el IMSS. Además del trabajo y el tiempo que implica corregir los errores y volver a calcularla. Un error común es el cálculo incorrecto de las horas extras, lo que puede resultar en pagar de más o de menos a los empleados. Otro problema frecuente es no cumplir con los plazos fiscales. Por ejemplo, el formulario W-2 debe proporcionarse a los empleados antes del 31 de enero de cada año, junto con la presentación a la Administración del Seguro Social. Uno de los errores más frecuentes es no timbrar correctamente el CFDI de nómina o hacerlo con datos incorrectos. Gestionarla y calcularla correctamente cada vez es más importante; un error, por más mínimo que sea, te traerá complicaciones innecesarias, desde multas costosas hasta colaboradores insatisfechos.
Recibo de Nómina (CFDI)
El recibo de nómina es un documento, impreso o digital, que comprueba las percepciones y deducciones que integran el sueldo o salario de un trabajador en un periodo determinado. A las empresas sirve para dar constancia o evidencia del cumplimiento de los pagos hechos a sus empleados. En tanto que el empleado puede verificar en este recibo lo que recibe cada quincena por sus servicios prestados en una organización. Este recibo es individual y debe transparentar todos los aspectos que componen la remuneración final de cada trabajador.
El recibo de nómina, conocido oficialmente como CFDI de nómina, es el documento legal que transparenta la relación laboral entre la empresa y el colaborador. Este comprobante detalla todos los elementos del salario, desde las percepciones hasta las deducciones. Por tanto, el recibo de nómina no es solo un papel, es una pieza clave de certeza jurídica y financiera que fortalece la transparencia y formalidad en el entorno laboral. ¿Es obligatorio emitir CFDI de nómina? Sí.
El timbrado de nómina es un proceso fiscal obligatorio que garantiza pagos correctos y transparencia en tu empresa. Un recibo de nómina debe contener: Datos de la empresa, Datos de identificación del trabajador (Nombre, tipo de contrato, categoría, antigüedad en la empresa, número de seguridad social, etc.), Periodo al que pertenece la nómina, Detalle de las percepciones y deducciones, Detalle del salario base de cotización, Sueldo neto a percibir, Lugar de emisión, firma y sello por la empresa (Si es digital no requiere la firma y sello). Podemos distribuir estas categorías en la parte superior del documento en columnas separadas.
Tipos de Nómina
Existen diferentes tipos de nómina, adaptándose a las distintas modalidades de contratación y pago:
| Tipo de Nómina | Descripción / Uso Principal |
|---|---|
| Nómina ordinaria | Es la nómina regular que refleja el pago habitual del salario del trabajador, siendo la más común. |
| Nómina por horas | Frecuente en trabajos con horarios variables. |
| Nómina por comisiones | Común en áreas comerciales. |
Herramientas para la Gestión Salarial y de Nómina
La gestión de la nómina es una de las tareas más críticas y complejas para Recursos Humanos. Para hacer frente a este desafío, un sistema de nómina se convierte en un aliado estratégico. Al elegir un sistema de nómina, es fundamental optar por una solución que se adapte a las necesidades de tu empresa, automatice tareas, sea personalizable y ofrezca una gestión centralizada. Implementarlo se traduce directamente en mayor eficiencia, reducción de errores y, sobre todo, en la consolidación de la confianza con tu equipo.
Un software de nómina es una solución tecnológica diseñada para transformar la manera en que las empresas administran el pago a sus colaboradores. Esta herramienta va más allá del simple cálculo. Un software de nómina es de gran ayuda para las empresas que buscan tener un control sobre el proceso de nómina. Un buen proceso requiere cálculos precisos y registros específicos que toman tiempo y trabajo. Muchas empresas siguen haciendo la nómina de manera manual apoyándose en archivos sumamente extensos y pasando largas horas de trabajo. Pero ya existe una herramienta que permite a las organizaciones optimizar y automatizar sus procesos de nómina con la que podrán ahorrar tiempo y dinero.
Nos referimos al software de nómina de Fortia, que permite elaborar, calcular, pagar, timbrar y dispersar la nómina a tiempo, rápido y sin errores. El software de nómina de Fortia es la solución para tu empresa. Las funcionalidades que tiene te ayudarán a calcular la nómina rápidamente, hacer comparativo con otras anteriores, identificar errores y sugerencias para corregirlos; realizar la dispersión bancaria, el timbrado, la compulsa CFDI y generar la póliza final. Todo en una sola plataforma.
Seguir operando con nómina tradicional puede parecer cómodo, pero limita el crecimiento, aumenta los errores y consume tiempo valioso. Automatizar este proceso no solo mejora la eficiencia, también fortalece la experiencia del colaborador y asegura el cumplimiento legal. Hoy, herramientas como Buk permiten dar ese salto con facilidad, integración y acompañamiento experto.
Para elegir el mejor software, se deben tomar en cuenta las necesidades de la empresa, y valorar uno que permita monitorear el gasto, simplifique los procesos, arme los perfiles de los colaboradores, notifique al SAT sobre el pago y retenciones, y permita simular liquidaciones y finiquitos. ¿Tu empresa aún calcula la nómina de forma manual? Es momento de dar el siguiente paso. En esta nota te contamos cómo un sistema para pagar a empleados puede ayudarte a automatizar procesos, evitar errores, cumplir con las obligaciones fiscales y mejorar la experiencia de tu equipo. Descubre las funciones clave que debe tener y por qué se ha convertido en una herramienta esencial para los líderes de Recursos Humanos.
La dispersión de nómina es el proceso mediante el cual las empresas transfieren el pago de salario a las cuentas de sus colaboradores. Automatizar este procedimiento reduce errores, garantiza pagos puntuales y mejora la eficiencia operativa. Además, permite que los equipos de RR.HH. se enfoquen en tareas estratégicas en lugar de procesos manuales. Elegir una solución segura e integrada asegura cumplimiento legal, trazabilidad y una mejor experiencia tanto para el colaborador como para la organización.
La maquila de nómina es la contratación de un tercero para realizar todo el proceso y cálculo de la nómina. Si bien, esta es una opción bastante atractiva para simplificar procesos, liberar tiempo y recursos a las empresas, también es importante tener presente que puede significar la pérdida del control, costos adicionales, el riesgo a cometer errores y posibles problemas legales. Pero existen alternativas digitales, como el software de Buk, con el que se puede automatizar y mejorar la gestión de la nómina, de forma segura.