La gasolina es ese combustible hecho a base de petróleo que, aún en pleno 2020, tan indispensable es para la humanidad. Cada vez que escuchamos que subirá de precio, muchos tememos por nuestra economía. Y los que no lo hacen, deberían, porque aunque no la usen directamente, todos dependemos de ella de manera indirecta. Sea para trasladar personas, productos o servicios, prácticamente toda la humanidad la necesita y México no es la excepción.
Para el empresario, sea grande, mediano o pequeño, la gasolina es especialmente un tema preocupante. En ella, suele irse un importante porcentaje de recursos financieros. ¿La gasolina es deducible? Aunque para muchos la respuesta es obvia, para varios no tanto. Pensando precisamente en este último grupo de personas, es que decidimos crear este artículo especial.
La deducción de gastos de gasolina es un aspecto clave para las empresas en México, ya que impacta directamente en la carga tributaria y en la eficiencia operativa. El combustible es uno de los gastos operativos más importantes para miles de empresas en México. Pero, ¿sabías que la gasolina es deducible de impuestos? La deducción aplica principalmente para personas morales y personas físicas con actividad empresarial.
¿Quiénes pueden deducir la gasolina?
El IVA del gasto que representa la gasolina puede ser deducida tanto por personas morales como físicas.
Personas Morales
Comenzando con las morales, todas las empresas, incluyendo las Sociedades por Acción Simplificadas (SAS) pueden hacerlo. El único requisito es que los autos cumplan con una de las siguientes características:
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- Que sean propios;
- O que sean en comodato, es decir, que el auto del empleado haya sido arrendado a la empresa sin costo;
- O bien, que se trate de un leasing, o sea autos arrendados a concesionarias.
Personas Físicas
Pasando a las personas físicas, pueden deducir la gasolina aquellas cuyos ingresos sean por:
- Honorarios;
- O actividad empresarial;
- O estén en régimen de incorporación fiscal (RIF).
¿La gasolina es deducible si se utiliza para viajes de trabajo?
Sí, la gasolina es deducible si se usa para viajes de trabajo o comisiones laborales, siempre que se pueda comprobar: el propósito del viaje, la relación con la actividad económica del contribuyente o empresa y el uso del vehículo registrado como parte de la operación. En estos casos, puede deducirse como parte de los viáticos comprobables, tanto para personas físicas como para empresas.
¿Y si soy empleado se puede deducir la gasolina ante el SAT?
La gasolina que utilices no es deducible. Si eres asalariado, la gasolina no es deducible directamente, aunque puede considerarse en el reembolso de viáticos si lo reportas a tu empleador y este lo integra correctamente en su contabilidad. La empresa únicamente puede reembolsarte el consumo de combustible siempre y cuando se haya utilizado para fines del negocio. Por ejemplo: si eres un agente de ventas y la empresa te da un auto para trabajar, te reembolsará la gasolina, pero el monto deducible, se lo queda la organización.
Requisitos esenciales para la deducibilidad de gasolina
La gasolina es deducible de impuestos siempre que cumpla con ciertos requisitos establecidos por el SAT. Esto significa que el combustible debe utilizarse para actividades necesarias para generar ingresos, operar el negocio o prestar servicios. El combustible debe utilizarse para fines relacionados con el negocio. La deducción de ISR permite disminuir la base sobre la que se calcula el impuesto. Todo gasto debe ser estrictamente indispensable para la actividad del negocio para que sea deducible.
Según el SAT, para que un gasto en gasolina sea deducible, debe cumplir con los siguientes puntos:
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- Ser indispensable para la actividad económica de la empresa (operaciones, logística, visitas a clientes, etc.).
- Haber sido pagado únicamente con medios de pago rastreables.
- Estar debidamente registrado en contabilidad y haberse restado una sola vez.
Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI)
La factura electrónica es indispensable para respaldar el gasto. Sin factura electrónica, el gasto no cuenta con el respaldo fiscal necesario. La gasolina se factura con un CFDI de tipo Ingreso, emitido por la estación de servicio.
Para ello, debes solicitar el CFDI con tu RFC. Contar con un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) a nombre de la empresa y con toda la información correcta: RFC de la persona moral, uso adecuado del CFDI (por ejemplo, “Gastos en general”), método de pago, fecha y monto, detalles específicos del proveedor de combustible, etc. Tener el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), mejor conocido como factura electrónica, en formato XML, esto aplica para personas morales y físicas.
El comprobante fiscal debe reflejar el Impuesto al Valor Agregado (IVA) de manera expresa y por separado.
Si agrupas el IVA en gasolina en un solo rubro, Hacienda no reconocerá el gasto y no te devolverá nada de tu declaración anual. Una vez que tengas el CFDI debes ingresar el IVA, por separado, en tu contabilidad, a través del sistema “Mis Cuentas”. De esta forma, en la declaración informativa mensual, las autoridades fiscales podrán distinguir el gasto por gasolina.
Medios de Pago Aceptados por el SAT
Para que la gasolina sea deducible, no puede pagarse en efectivo. Para ello, debes pagar con medios electrónicos autorizados. Para ser deducible, el pago debe ser con tarjetas bancarias, transferencia, cheques o monederos electrónicos autorizados por el SAT.
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Los medios de pago rastreables incluyen:
- Cheque nominativo de la empresa.
- Transferencia electrónica desde cuenta empresarial.
- Tarjeta bancaria (crédito, débito o servicios) emitida por instituciones financieras a nombre de la empresa.
- Monederos electrónicos autorizados por el SAT para compra de combustible.
El uso de monederos electrónicos autorizados (vales de gasolina) también permite deducir el gasto al 100%. El uso de vales de gasolina también permite deducir la totalidad del gasto en combustible siempre y cuando la carga se realice en estaciones de servicio situadas a menos de 50 kilómetros del domicilio fiscal de la empresa. Estos gastos se diferencian de los viáticos por viajes corporativos, que tienen su propio tratamiento fiscal.
Límites de deducción de gasolina según el tipo de vehículo
Tanto para físicas como morales la deducción se hace de manera proporcional al costo del vehículo. La ley de Impuesto Sobre la Renta determina que:
| Tipo de Vehículo | Condición | Monto Deducible (Máximo) | Notas |
|---|---|---|---|
| Automóvil convencional | Propio / Arrendamiento financiero | $175,000 MXN | Proporcional al costo del vehículo. |
| Automóvil híbrido electrónico | Propio / Arrendamiento financiero | $250,000 MXN | Proporcional al costo del vehículo. |
| Automóvil convencional | Arrendado | $200 MXN/día (hasta $6,000 MXN/mes) | Valor del auto no debe exceder $175,000 MXN. |
| Automóvil híbrido | Arrendado | $285 MXN/día (hasta $8,550 MXN/mes) | Valor del auto no debe exceder $250,000 MXN. |
Algunos ejemplos:
- Si tu auto vale 200,000 pesos + IVA, solo se podrá deducir el 87.5% de la gasolina, porque 175,000 es el 87.5% de 200,000.
- Aunque si el vehículo adquirido cuesta menos de $175,000 pesos + IVA, se podrá deducir siempre el 100% de la gasolina.
Límites de deducción por kilometraje
Cuestión aparte es la deducción de los gastos de kilometraje en los que incurre un colaborador que haya utilizado su auto para un desplazamiento laboral. A la hora de hacer el reembolso correspondiente, existen ciertos límites a tener en cuenta:
- La deducción no puede exceder $0.93 MXN por kilómetro recorrido.
- El tope a deducir son 25,000 kilómetros por ejercicio fiscal (el equivalente a $23,250 MXN al año por vehículo), según el Reglamento de la LISR.
Los gastos deben estar respaldados por comprobantes, como pueden ser recibos de las casetas de peaje o las facturas del hospedaje del conductor. Además de justificar el gasto, estos recibos sirven para confirmar que el viaje ha sido a una distancia de más de 50 kilómetros del lugar de residencia del empleado (requisito necesario para que los viáticos sean deducibles).
Cuando la gasolina no es deducible
La gasolina puede ser deducible, pero no todos los gastos de combustible se aceptan automáticamente.
- No es deducible si se usa para fines personales. Cuando el mismo vehículo se utiliza para actividades personales y laborales, es importante separar los consumos.
- No es deducible si se paga en efectivo. El pago en efectivo puede poner en riesgo la deducción, incluso si existe factura. El pago en efectivo no está permitido a efectos de deducción de combustible (salvo en casos autorizados específicamente). Ni siquiera, aunque el monto sea inferior a $2,000 MXN, como ocurre con otros gastos. La gasolina en efectivo es deducible solo en casos especiales, como zonas rurales sin acceso a servicios financieros.
- No es deducible si no se solicita factura. Sin factura electrónica, el gasto no cuenta con el respaldo fiscal necesario.
- Los errores en el CFDI pueden invalidar o complicar la deducción. Debes solicitar la corrección, cancelación o sustitución del CFDI.
Cualquier gasto de gasolina que no se ajuste a los requerimientos del SAT no será deducible. Pero si tratas de deducirlo y el SAT lo detecta, puede multarte e incluso, iniciar un procedimiento de auditoría.
Recomendaciones para el control de gastos de gasolina
Lo mejor es implementar un kit de herramientas de buenas prácticas. ¿Qué es lo que no debería faltar?
- Un apartado destinado al pago de combustible dentro de la política de gastos interna. Sería bueno definir lineamientos claros sobre cómo y cuándo repostar. Puedes, por ejemplo, determinar las estaciones de servicio autorizadas y los montos máximos por evento.
- Capacitar a los empleados para que no se salten ningún requerimiento normativo: que soliciten siempre la factura CFDI a nombre de la empresa, que verifiquen que esta incluye todos los datos necesarios, que utilicen un medio de pago aceptado, etc.
- Revisar y conciliar los comprobantes de forma periódica. Para evitar errores, lo mejor es conciliar las facturas de combustible con los registros contables al menos una vez al mes.
- Contar con soluciones especializadas en la gestión de gastos profesionales que faciliten el registro y control, como Okticket. Cada vez que un colaborador echa gasolina, su supervisor lo sabrá. Mediante la digitalización de los recibos se reducen los errores humanos. Y en caso de necesidad, tendrás a mano una bitácora de viajes con montos, fechas, estaciones de servicio, etc.
Una solución como Pluxee Movilidad permite a las empresas administrar los gastos de combustible mediante una tarjeta especializada, facilitando el control de consumos, la asignación de presupuestos y la gestión de traslados laborales. Una tarjeta de gasolina permite asignar montos, definir límites y monitorear consumos. Utiliza la tecnología para llevar el control de tu contabilidad. Con el ERP Microsip, podrás cumplir al 100% con SAT, capturar pólizas con facilidad, estructurar el catálogo con absoluta libertad, realizar análisis de rentabilidad, manejar presupuestos, consolidar información contable por grupos de empresas, entre otras funciones.
Preguntas frecuentes sobre la deducción de gasolina ante el SAT
¿Puedo deducir gasolina pagada con tarjeta personal?
No. El pago debe realizarse con un medio de la empresa y estar a nombre de la misma.
¿Puedo deducir gasolina aunque no haya CFDI?
No. El CFDI es requisito indispensable. Sin él, el SAT no acepta el gasto.
¿Se puede deducir la gasolina en efectivo si el monto es menor a $2,000 MXN?
Tampoco.