Abrir un despacho contable es una excelente opción para contadores que buscan ofrecer servicios profesionales de manera independiente o en equipo. La demanda de servicios contables en México es cada vez mayor y ofrece una gran oportunidad para los profesionales de este sector.
Además de contar con las habilidades técnicas necesarias, es importante tener en cuenta ciertos aspectos legales, administrativos y comerciales para que el proyecto sea exitoso. A continuación, te explico los pasos clave para abrir tu propio despacho contable, sentando las bases para ello desde un principio.
1. Definir los Servicios que Ofrecerás
El primer paso que tienes que dar para poner un despacho contable es analizar qué tipo de servicios contables ofrecerás. La profesión abarca muchas especialidades tales como Contabilidad, Impuestos, Auditoría, Costos, Comercio Exterior, Nómina y Seguridad Social, etc. Identifica tu nicho de mercado: ¿a qué tipo de clientes te dirigirás?
El primer paso para abrir un despacho contable es determinar los servicios que vas a ofrecer. Los despachos contables suelen incluir:
- Contabilidad financiera
- Declaraciones fiscales
- Asesoría en materia tributaria
- Auditoría y revisiones contables
- Consultoría para pequeñas y medianas empresas
- Trámites ante el SAT y otras instituciones
Es recomendable especializarse en una o más áreas según tus conocimientos y el mercado al que quieras dirigirte.
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2. Elegir el Tipo de Sociedad
Quizás, ésta es una de las preguntas más difíciles de tomar al principio, sobre todo porque nos interesa comenzar a obtener recursos y a captar clientes en el corto plazo. Decide bajo qué figura legal operarás. En México, tienes varias opciones, como la constitución de una Persona Moral o tributar como Persona Física. De forma paralela, llevar a cabo el proceso de la creación de una Persona Moral toma tiempo. Ambas opciones tienen ventajas fiscales y legales dependiendo de la magnitud del negocio y de si tendrás socios o no.
3. Registrar el Despacho ante las Autoridades
Una vez elegida la estructura legal, debes seguir los siguientes pasos:
- Registro ante el SAT: Obtener el RFC de la empresa y la e.firma para poder emitir facturas y cumplir con obligaciones fiscales.
- IMSS e INFONAVIT: Si planeas contratar empleados, deberás registrarte ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT).
4. Infraestructura y Herramientas Tecnológicas
Asegúrate de contar con la infraestructura necesaria para operar. Esto incluye un espacio de trabajo adecuado, mobiliario de oficina, computadoras y software especializado.
Hoy en día, la tecnología es clave para agilizar procesos, así que invertir en software de contabilidad y herramientas para generar declaraciones fiscales, conciliaciones bancarias, y reportes financieros es fundamental.
5. Financiamiento Inicial
Para dar por inaugurado el despacho y entrar en funciones, conocemos diferentes formas de obtener recursos. Financiar con recursos propios es la forma más utilizada por la mayoría de los Contadores (pequeños empresarios), aunque generalmente los recursos pueden ser insuficientes, por ello es importante aprovechar al máximo lo que tengamos en cantidad, e independiente de la decisión que hayamos tomado, tener presente la elaboración de un presupuesto, con el cual, también podremos aprovechar al máximo nuestro tiempo. Utiliza los ahorros o tarjetas de crédito si es el caso (de forma responsable), para reducir tu inversión inicial. Si no contamos con dinero suficiente, una alternativa puede ser pedir financiamiento a familiares o amigos, quienes probablemente aceptarán si están conscientes de nuestra capacidad y responsabilidad. La ventaja de pedir prestado a tus seres queridos es que por lo general no estamos obligados a pagar intereses, ni tener que devolver el dinero lo antes posible o en una fecha límite. La desventaja es que podemos deteriorar la relación en caso de no devolver el dinero.
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Es importante buscar una persona que quiera compartir el riesgo de la creación del negocio (que al final de cuentas, todo negocio del tipo que sea, incluye en mayor o menor medida un riesgo), e invertir junto con uno mismo. Lo recomendable es tener socios que tengan las mismas motivaciones y aspiraciones que nosotros. La desventaja de tener un socio es que más adelante puede haber desacuerdos, disputas, diferencias, que regularmente siempre las hay, principalmente al inicio y cuando no se alcanzan los objetivos planteados al inicio.
6. Estrategias de Marketing y Captación de Clientes
Prospectar clientes es una actividad que no solo debe realizarse al iniciar, sino durante todo el periodo en el que funcione el despacho. Uno de los desafíos más importantes será atraer clientes. Para ello, es necesario que inviertas en estrategias de marketing adecuadas. Algunas sugerencias incluyen:
- Desarrollar un sitio web.
- En este punto, hablamos de la necesidad de crear un sitio web para promoción de tus servicios de contabilidad y una presencia activa en las redes sociales. Un sitio web bien configurado será una señal que tu despacho es real y proveerá una imagen.
- Presencia en redes sociales.
- Publicidad en línea.
- Referencias y networking.
Trabaja en un plan de marketing profesional, bien estructurado y que te permita siempre un ROI (Retorno de Inversión). Este debe incluir una estrategia de marketing clara, un análisis DAFO o FODA, y una investigación sobre la competencia.
7. Ubicación y Alianzas Estratégicas
Existen diferentes tipos de oficinas que podemos contratar; evitando gastar nuestros recursos en adquirir un inmueble y adecuarlo a nuestras necesidades, con ello podemos evaluar si reducimos costos en instalación, contratación y mantenimiento.
Considera:
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- Ubicación y dirección.
- Tener una buena dirección comercial impresiona a nuestros clientes; sin embargo, lo importante es que nuestros clientes “sepan qué puerta ir a tocar”.
- Servicios.
- Competencia.
- Uso de suelo.
- Instalaciones.
- Alianzas. Evaluar la posibilidad de trabajar con otros profesionales de Contaduría te permitiría diversificar los servicios que puedes prestar a los potenciales clientes.
8. Equipo de Trabajo
Cuando llevamos poco tiempo funcionando como Despacho somos “El Todólogo”: quien promueve al despacho, quien visita a los clientes, el que acude a las reuniones de emergencia, quien realiza los registros contables y determina los impuestos, somos el asesor y consultor, quien acude a realizar todo tipo de trámites. Lo anterior, por la sencilla razón que dispones de tiempo y por el hecho que la cartera de clientes no es tan grande. Crecer la cartera de clientes va de la mano con la contratación de un equipo de trabajo que nos ayude a cumplir con los acuerdos. Evalúa la necesidad de contratar auxiliares contables que ayuden en las diferentes labores diarias. Vale la pena evaluar si contratar a estudiantes que podamos capacitar y por los que responderemos ante alguna contingencia o eventualidad, o bien contratar profesionales con experiencia de varios años, que sea encargado del manejo de todo el equipo.
9. Capacitación y Actualización Constante
Tanto en la Contaduría Pública como en otras profesiones, es necesario actualizarse y capacitarse constantemente ante los constantes cambios en materia de legislación y normatividad. La contabilidad y los temas fiscales están en constante cambio. Como dueño de un despacho contable, es vital que te mantengas actualizado sobre las modificaciones en leyes fiscales, contables y laborales.
10. Estructura de Precios
Finalmente, define cómo cobrarás por tus servicios. Puedes optar por cobrar por horas, por proyecto o bajo una tarifa mensual dependiendo de la naturaleza de tus clientes y servicios. Es importante ofrecer precios competitivos, pero sin devaluar el valor de tu trabajo.
11. Consideraciones Finales
Al iniciar nuestro despacho podemos combinar nuestro empleo con el emprendimiento, la razón principal, es que los clientes no llegan solos, deberemos salir a la calle y “tocar puertas”, lo que no es sencillo y podría generar una desmotivación importante. Recordemos que las estadísticas indican que un negocio se consolida en el quinto año de operación. Ten presente este dato.
No es fácil competir, identificar oportunidades de negocio y ver más allá de la realidad inmediata.
De acuerdo con el especialista Luis Velasco, se espera que el mercado de servicios contables en México crezca a una tasa compuesta anual de aproximadamente 5.4% durante los próximos cinco años.
¡Ponte en marcha! Toma las decisiones que te permitan avanzar, mantén tus objetivos claros mientras sigues adquiriendo saberes y consolidando tus habilidades.
Finalmente, debes tener presente que para asegurar el éxito al iniciar un despacho, necesitarás muchas horas de trabajo, tiempo, recursos y paciencia.