Si estás en medio de un proceso de entrevistas de trabajo en México, seguramente has oído los términos “Sueldo 100% Nómina”, “Esquema de Asimilados a Salarios” o si eres freelance también has oído hablar de “Honorarios”. Es fundamental estar bien informado sobre los esquemas de pago. Los contratos de trabajo, de cualquier clase, tienen que celebrarse necesariamente por escrito.
¿Qué es la Nómina?
La nómina, en pocas palabras, es el documento donde se detallan los pagos que la empresa le hace a cada trabajador. Ahí vienen sus datos, lo que se le paga, y por qué se le paga. Básicamente, lo que ganó por su trabajo durante un tiempo específico. Este documento tiene validez legal y por ello es tan importante la adecuada elaboración de nóminas. Más allá de reflejar el sueldo del trabajador y las deducciones correspondientes, la nómina es un documento que detalla las condiciones legales de la relación laboral entre los colaboradores y la empresa.
Conocer cómo es el proceso de nómina es esencial para cualquier empresa, sin importar su tamaño. Esta es una tarea que suele estar asociada al departamento de Recursos Humanos. El cumplimiento es vital, ya que la adecuada elaboración de nóminas evita revisiones y auditorías por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT), así como sanciones y multas.
Percepciones y Deducciones
Las percepciones son literalmente los ingresos que vas a recibir por tu trabajo. Salario. Bonos. Horas extras. Primas. Comisiones. Este es el conjunto de ingresos que se le entrega al trabajador a cambio de su trabajo personal subordinado.
Las deducciones son todas las retenciones que se realizan sobre las percepciones que recibe el trabajador. Los empleadores solo pueden deducir ciertas cosas de los salarios de sus empleados. En general, su empleador solo puede deducir dinero de su cheque de pago si tiene autorización legal para hacerlo o si usted acepta que lo haga voluntariamente.
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Deducciones Autorizadas y Voluntarias
La Ley federal de Normas Razonables de Trabajo (Fair Labor Standards Act, o FLSA) y la Ley de Pago de Salarios y Beneficios Complementarios de Michigan (Michigan Payment of Wages and Fringe Benefits Act, o PWFBA) permiten que los empleadores tomen deducciones de su cheque de pago si están autorizadas por ley o aceptadas voluntariamente. Algunos ejemplos de deducciones autorizadas por ley son:
- Retenciones de impuestos a los ingresos
- Seguro Social e impuestos de Medicare
- Ciertos gastos de comida, vivienda y transporte
- Deudas debidas al empleador, como por ejemplo para pagar por adelantos, préstamos o malversación de fondos
- Embargos de los salarios ordenados por la corte
- Deudas debidas al gobierno
- Manutención de los hijos y manutención del cónyuge
Las deducciones que pueden aceptar los empleados son:
- Cuotas sindicales
- Donativos a organizaciones caritativas
- Primas de seguro
- Contribuciones de jubilación
Deducciones por Pagos en Exceso
Los pagos en exceso de salarios o beneficios complementarios realizados directamente a un empleado pueden ser deducidos por un empleador. No hace falta obtener consentimiento por escrito si se cumplen con todas las condiciones:
- La deducción se hace dentro de los seis meses de pagos en exceso;
- El pago en exceso es el resultado de un error de cálculo, error tipográfico u otro error administrativo;
- El empleador le da al empleado una explicación por escrito de la deducción por lo menos un período de pago antes de hacer la deducción;
- La deducción no es más que el 15% de los ingresos brutos ganados en ese período de pago;
- Después de que se hagan todas las demás deducciones obligatorias y autorizadas, la deducción del pago en exceso no reduce el pago bruto del empleado por ese período de pago por debajo del salario mínimo.
Deducciones para el Beneficio del Empleador y Deducciones Ilegales
Los problemas con las deducciones ocurren cuando los empleadores hacen deducciones para su propio beneficio, en lugar de para el beneficio de sus empleados. Por ejemplo, la FLSA prohíbe las deducciones que se hagan “para el beneficio o la conveniencia del empleador” cuando la deducción reduce el salario del empleado por debajo del salario mínimo federal. La PWFBA también prohíbe cualquier deducción “para el beneficio del empleador” que reduce el salario por debajo del salario mínimo de Michigan. La PWFBA también requiere que el empleado acepte por escrito a cualquier deducción antes de que se haga.
La FLSA y la PWFBA también prohíben las deducciones indirectas. Las deducciones indirectas pueden ser por gastos y otros artículos que le cobran que son principalmente para el beneficio de su empleador. Un ejemplo sería si usted es cantinero y su empleador le hace comprar un abrebotellas de vino específico que lleva el nombre de su empleador escrito. Dichos cargos no están permitidos cuando reducen su salario por debajo del salario mínimo.
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Es complicado decidir si una deducción es principalmente para beneficio del empleador. Si cree que su empleador hizo este tipo de deducción, es posible que le convenga llamar al Programa de Horas y Salarios de Michigan, la División de Horas y Salarios de los EE.UU., o hablar con un abogado. Un ejemplo de estas situaciones es cuando los empleadores les obligan a sus empleados a pagar por ciertas cosas asociadas con sus empleos y deducen el costo del pago del empleado. Algunos ejemplos son:
- Etiqueta de nombre
- Compra y limpieza de uniformes no genéricos obligatorios para el trabajo
- Herramientas y equipos usados en el trabajo del empleado
- Inventario perdido o robado
- Tarifas obligatorias para cobrar un cheque
- Clientes que se van sin pagar por bienes o servicios (dinero faltante de la caja registradora y pérdidas de la tienda)
- Equipos rotos o dañados
- Algunos gastos de comida, alojamiento y transporte
En general, no se les puede obligar a los empleados que paguen por estas cosas si hace que sus salarios caigan por debajo del salario mínimo y las tasas salariales para horas extras. Sin embargo, los empleadores pueden cobrar por estas cosas cuando no reducen los salarios por debajo del salario mínimo. Los empleadores también pueden prorratear (dividir) los cargos en varios cheques de pago siempre que los cargos no reduzcan el salario por debajo del salario mínimo para ninguna semana en particular.
¿Qué hacer ante Deducciones Ilegales?
Si las deducciones o cargos de su empleador han reducido su salario por debajo del salario mínimo, usted tiene derechos. Puede presentar una queja ante la División de Horas y Salarios de los EE.UU. o el Programa de Horas y Salarios de Michigan. Además puede presentar una demanda en la corte federal o estatal.
Importancia de la Claridad y el Cumplimiento Legal en la Nómina
Los contratos de trabajo, de cualquier clase, tienen que celebrarse necesariamente por escrito. Conocer estos tipos de nómina no es solo para llevar la fiesta en paz con el SAT o con el IMSS. También te ayuda a tomar decisiones prácticas. Cuando el dinero cae puntualmente y sin fallas, los empleados lo notan. Ese simple detalle puede hacer que se sientan más valorados y respaldados por la empresa. Un sistema justo y transparente ayuda a que la relación entre la empresa y sus empleados sea más sana y sin tantos roces. Se genera más confianza, y eso vale oro en el día a día.
La relevancia de la fecha de corte en el pago de nómina radica en la importancia de cumplir con las obligaciones financieras hacia los empleados. Al garantizar que se pague puntualmente, se fomenta un ambiente de confianza y estabilidad laboral, lo que contribuye al bienestar general de los empleados y al buen funcionamiento de la empresa. Al tener una fecha de corte clara, se evitan errores y disputas relacionadas con la compensación.
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Tabla Resumen de Tipos de Deducciones Salariales
| Categoría de Deducción | Ejemplos Mencionados | Requisito Principal |
|---|---|---|
| Autorizadas por Ley | Retenciones de impuestos a los ingresos, Seguro Social, impuestos de Medicare, ciertos gastos de comida/vivienda/transporte, deudas al empleador (adelantos, préstamos, malversación), embargos judiciales, deudas al gobierno, manutención de hijos/cónyuge. | Existencia de una ley que las ampare. |
| Aceptadas Voluntariamente por el Empleado | Cuotas sindicales, donativos a organizaciones caritativas, primas de seguro, contribuciones de jubilación. | Consentimiento expreso del empleado. |
| Por Pagos en Exceso | Pagos de salarios o beneficios complementarios realizados por error. | Dentro de 6 meses, error administrativo, aviso escrito al empleado, no más del 15% del bruto, no por debajo del salario mínimo. |
| Para Beneficio del Empleador (Potencialmente Ilegales) | Etiquetas de nombre, compra/limpieza de uniformes, herramientas/equipo de trabajo, inventario perdido/robado, tarifas por cobrar cheques, clientes sin pagar, equipo dañado, ciertos gastos de comida/alojamiento/transporte. | Prohibidas si reducen el salario por debajo del mínimo legal. La PWFBA requiere aceptación por escrito del empleado. |