La generación eficiente de pólizas contables es fundamental para mantener el control financiero y cumplir con las obligaciones fiscales. Dependiendo del software utilizado, existen diversas metodologías para automatizar estos registros, garantizando que cada movimiento esté correctamente clasificado y respaldado por los documentos electrónicos correspondientes.
Automatización de pólizas y flujo de información
Nos distingue el hecho de hacer pólizas de provisión y de flujo de forma masiva y automática. Parte del Know How más importante es precisamente la elaboración de las pólizas de forma masiva y automática, partiendo de principios básicos: toda póliza tiene su origen en los documentos que la soportan. En México, las facturas electrónicas o CFDIs son archivos tipo XML que contienen los datos de la transacción; nuestro software toma esos datos y realiza dos tipos de pólizas: de provisión y de flujo.
Ya sea un ingreso o egreso, el sistema toma la información de la factura y realiza el asiento contable correspondiente. Es posible automatizar la generación de pólizas en diferentes medidas:
- Generar pólizas al facturar: Es posible seleccionar las series de facturación específicas que se registrarán en contabilidad de forma automática.
- Generación por almacén: Al aplicar una entrada al almacén desde un CFDI, se contabilizará de forma automática la provisión de egresos.
- Costo de ventas: Se pueden registrar las operaciones de costo de ventas en automático cuando realizas ventas a través de la caja o facturas de notas de venta.
Configuración y personalización de tipos de pólizas
Para mantener un control organizado, es posible configurar diferentes tipos de pólizas contables y asignarles numeraciones independientes. Esto permite clasificar los registros según su naturaleza (ingreso, egreso, diario, cheque) y cumplir con los requisitos del SAT para la Contabilidad Electrónica.
Pasos para crear un nuevo tipo de póliza:
- Ve a Configuración > Contabilidad > Tipos de Pólizas Contables > Nuevo tipo de póliza.
- Completa el formulario con la información correspondiente (Categoría, Código y Nombre) y guarda los cambios.
Configuración de numeraciones:
Cada tipo de póliza puede tener su propia secuencia de numeración. Para configurarlas, debes ir a Configuración > Contabilidad > Numeraciones contables > Nueva numeración. Esto permite llevar un consecutivo independiente para ingresos, egresos, diarios y cheques.
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Opciones avanzadas de configuración
Existen funciones adicionales que permiten modificar la forma estándar de realizar las pólizas automáticas, adaptándose a necesidades contables específicas:
Tabla: Funcionalidades clave para la configuración de pólizas
| Función | Descripción |
|---|---|
| Aplicar traspasos de IVA-IEPS | Los asientos de cobranza y pago contemplarán el impuesto efectivamente cobrado. |
| Netear devoluciones | Evita crear movimientos por separado para descuentos o devoluciones. |
| Usar T.C. de fecha de pago | Ajusta la diferencia cambiaria entre la provisión y el flujo real. |
| Exigir segmento/partida | Evita la generación de pólizas si falta información presupuestal o de negocio. |
Gestión, auditoría y corrección de pólizas
Para asegurar la integridad de la contabilidad, el sistema ofrece herramientas de gestión masiva:
- Auditoría de pólizas: Una vez auditadas, las pólizas no pueden ser borradas ni editadas, lo que evita modificaciones por error.
- Traspaso de auxiliares: Permite reclasificar de forma masiva los movimientos contables a una cuenta diferente sin tener que editar póliza por póliza.
- Reordenar folios: Existe una opción para reordenar los folios en el menú de utilerías, útil cuando los consecutivos se ven afectados por el borrado de registros.
- Importación masiva: Puedes usar un Layout de Excel tipo "Póliza modelo" para importar movimientos de forma masiva.
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