En CONTPAQi Nóminas (Nomipaq), el “cierre anual” normalmente se refiere a hacer el Cálculo Anual. El ajuste del ISR anual de sueldos y salarios por empleado y dejar la empresa lista para arrancar el nuevo ejercicio sin diferencias raras.
Es el proceso donde el sistema detecta y calcula el ajuste anual del ISR por trabajador y te genera/actualiza los conceptos de impuesto a retener o impuesto a compensar para que quede cuadrado el año. Esto se hace desde el módulo Cálculo anual.
El cálculo anual se realiza de la misma manera que el cálculo de impuesto del periodo, solo que ahora se utilizan tablas anuales. Dentro de estas tarifas, se incluye la tarifa del ISR anual, que aplica para el cálculo anual 2025 de nóminas.
¿Qué es el Cálculo Anual y sus Obligaciones?
Es una disposición prevista en la Ley del Impuesto Sobre la Renta (LISR) que obliga a los empleadores a realizar el cálculo anual (Ingresos - Deducciones anuales y comparativa de pagos provisionales contra el ISR anual causado). La obligación del Patrón es calcular el impuesto anual de los trabajadores que prestaron servicios subordinados.
Sí: en la práctica es “obligatorio” para el patrón en los casos en que te toca a ti (empresa) hacer el ISR anual de tus trabajadores. El SAT lo explica tal cual: además de retener y enterar mensualmente, debes calcular el impuesto anual por trabajador.
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Los resultados del cálculo son:
- Impuesto a cargo: Se debe enterar al SAT a más tardar en febrero del siguiente año.
- Impuesto a favor: Se debe compensar contra retenciones de diciembre o meses sucesivos durante el siguiente año calendario.
Excepciones del Cálculo Anual por Empleado
Hay excepciones típicas donde el trabajador está obligado a presentar su Declaración Anual. No es “cierre anual sí o sí para todos”, es “cierre anual para quienes sí te corresponde calcularles el ISR anual”. La LISR define que todos los que perciban ingresos por sueldos y salarios (incluyendo asimilados a salarios), marcando excepciones, los cuales son:
- El empleado inició después del 1 de enero o terminó antes del 1 de diciembre.
- El empleado tuvo ingresos mayores a $400,000 MXN.
- El empleado comunica por escrito que presentará su declaración por su cuenta.
- Los que hayan iniciado la prestación de servicios después del 01 de enero del año de que se trate o hayan dejado de prestar servicios al retenedor antes del 01 de diciembre del año por el que se efectúe el cálculo.
- Las personas que hayan obtenido ingresos anuales por los conceptos a que se refiere este capítulo que excedan de $400,000.00.
- Las personas comuniquen por escrito al retenedor que presentarán declaración anual de forma independiente.
Beneficios del Cálculo Anual en CONTPAQi Nóminas
Realizar el cálculo anual ofrece beneficios significativos:
- Cumplimiento fiscal: Te alinea con la obligación del retenedor/patrón de determinar el ISR anual cuando aplica.
- Ajusta diferencias: Detecta si al trabajador le quedó ISR a cargo o a favor (por retenciones “no perfectas” durante el año).
- Evitas broncas operativas: Si no lo haces, te puedes llevar “sorpresas” (diferencias) y terminar corrigiendo sobre la marcha con recibos/ajustes.
- Te ordena el arranque del nuevo ejercicio: Haces el cálculo en la ventana correcta (diciembre a abril) y dejas el año limpio.
¿Cuándo Realizar el Cierre Anual de Nómina?
Regla práctica (la que evita dramas de enero): Idealmente, después de timbrar y autorizar la última nómina de diciembre del ejercicio, antes de empezar a timbrar la primera nómina del año nuevo. Aún es válido: si no lo hiciste en diciembre, el manual contempla aplicarlo en los primeros 4 meses del ejercicio siguiente (enero-abril), siempre que cumplas las condiciones del sistema.
Ojo importante: si el periodo vigente no es diciembre, el sistema no lo tomará “como ejercicio”.
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Aclaración: antes de aplicar el Cálculo anual, ten en cuenta lo siguiente:
- Si todos los periodos vigentes se encuentran en el mes de diciembre podrás aplicarlo y autorizarlo las veces que sea necesario.
- Si durante diciembre no realizaste el Cálculo anual y los periodos vigentes se encuentran dentro de los meses enero a abril del siguiente año podrás aplicarlo las veces que sea necesario, pero solo podrás autorizarlo una vez.
Cuando los periodos vigentes están fuera del rango especificado, mostrará el último Cálculo anual aplicado, sin opción a aplicarlo nuevamente.
Los periodos se encuentran dentro del rango de diciembre del ejercicio vigente a abril del siguiente ejercicio y el cálculo ya fue aplicado, al ingresar al el módulo, se desplegará el último cálculo anual aplicado. Si no se encuentra en ese rango, se desplegará el último cálculo aplicado. En caso de que no se haya aplicado ningún cálculo anual anterior, el módulo estará en blanco.
Preparación del Sistema para el Cálculo Anual
Antes de ejecutar el proceso, asegúrate de cumplir con estos pasos:
- Respalda la empresa (antes de mover algo).
- Asegúrate de tener periodos de diciembre (o enero-abril si lo harás “tarde”).
- Actualizar Tablas ISR anuales: CONTPAQi Nóminas actualiza en línea las tablas de salarios mínimos, UMA, UMI y tablas de ISR, para el software instalado lo puedes hacer manual o actualizar tu versión. Verificar que las tablas anuales estén vigentes en el menú Tablas > Tablas ISR vigentes.
- Tablero Fiscal: Utilizar la herramienta en Archivo > Tablero Fiscal para conciliar los XML timbrados en el SAT contra los recibos calculados en el sistema y detectar discrepancias.
- Reconstrucción de Acumulados: Ejecutar en Herramientas > Utilerías > Reconstrucción de acumulados desde enero para asegurar que todos los conceptos del año sumen correctamente.
- Identificar el último periodo del ejercicio: Se recomienda realizar el cálculo en el último periodo del año (ej. periodo 24 en quincenal o 52 en semanal) para tener todos los ingresos acumulados.
Configuración de Conceptos y Acumulados Clave
El sistema utiliza cuatro acumulados clave para el cálculo. Debes verificar que tus conceptos los tengan asignados en el catálogo de conceptos:
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| Acumulado Clave | Uso Principal |
|---|---|
| ISR Base gravada | Para sueldos ordinarios. |
| ISR Gratificación anual (Art. 142) | Para aguinaldos, prima vacacional y PTU. |
| ISR Percepciones especiales gravadas | Para bonos u otros conceptos adicionales. |
| ISR Liquidación gravada | Para conceptos de finiquitos o indemnizaciones. |
Tip: Puedes sacar un reporte en Reportes > ISR / PTU > Conceptos por tipo de acumulado para revisar todo de forma global.
Ejecución del Proceso de Cálculo Anual en CONTPAQi Nóminas
Existen dos momentos para hacerlo: en Diciembre (permite ajustes y modificaciones) o en Enero del siguiente año (solo se puede hacer una vez).
Para ingresar al módulo, realiza cualquiera de las siguientes acciones:
- Haz clic en el botón que se encuentra en la barra de herramientas de la ventana principal.
- Ve al menú Procesos, submenú Cálculo anual.
Pasos en el sistema CONTPAQi Nóminas:
- Ve al menú Procesos > Cálculo Anual.
- Haz clic en Detectar y Calcular. El sistema mostrará la lista de empleados.
- Color Negro: Empleados aptos para el cálculo.
- Color Gris: Empleados excluidos (por ingresos > 400k o baja antes de diciembre).
- Revisa las columnas de Impuesto Anual vs Impuesto Retenido. El resultado aparecerá en la última columna (positivo es a cargo, negativo es a favor).
- Si el empleado presentará su propia declaración, puedes generar la Carta Aviso o la Constancia F37 desde esta misma ventana.
- Haz clic en Guardar y Aplicar. El sistema insertará automáticamente los conceptos de compensación o retención en el sobre-recibo del empleado.
Si quieres guardar las modificaciones que realizaste en el cálculo anual pero NO quieres aún hacer el cálculo, haz clic en el botón verde.
Luego calcula los periodos necesarios para que el impuesto anual se vea reflejado en nómina/sobre-recibo.
Reportes y Verificación después del Cálculo Anual
Después de realizar el cálculo anual, desde este módulo puedes ejecutar los reportes:
- Cálculo anual detallado
- Constancia de Sueldos, Salarios, Asim. y Subs. (forma 37)
- Aviso de no presentación de cálculo anual
- Reporte Acumulados vs Movimientos
Saca reportes (p. ej. constancias/forma 37 según aplique).
Reporte Acumulados vs Movimientos
Este reporte realiza una verificación de acumulados para cálculo anual vs movimientos. El ejercicio del reporte corresponderá al ejercicio procesado por el cálculo anual. Está dividido en 3 hojas:
- Verificación gravados - exentos: Despliega, por concepto, el importe gravado, exento, Importe total y la diferencia entre gravado y exento. Estos datos los despliega por cada empleado.
- Asignación de acumulados a conceptos: Indica cuáles son los acumulados que están asignados a los conceptos que juegan para el cálculo anual.
- Verificación de importes acumulados vs Movimientos: Despliega los acumulados que participan para el cálculo anual y desglosa el importe acumulado por cada empleado mostrando la diferencia entre el importe acumulado y la suma de los movimientos conceptos relacionados a dichos acumulados. Para ejecutar este reporte, haz clic en el botón Verificar acumulados.
Este reporte solo puede ejecutarse desde el Módulo Cálculo anual, NO se encuentra en el menú Reportes.
Conciliación: Un Elemento Clave en el Proceso Anual
La conciliación de nómina es el punto donde convergen la información fiscal, laboral y contable de la empresa. Cuando este proceso se ejecuta con precisión, se reduce el riesgo de inconsistencias ante el SAT, el IMSS y la propia contabilidad interna.
Una conciliación efectiva comienza con datos organizados. Contar con herramientas que permitan importar catálogos desde CFDI o Excel facilita la carga inicial y evita dobles capturas. La conciliación también es una herramienta de control interno. CONTPAQi Nóminas® permite identificar diferencias entre la información de nómina y los cálculos realizados en el SUA mediante reportes de conciliación.
Intentar conciliar manualmente nómina, CFDI, IMSS y contabilidad es una receta para el desgaste operativo. Una empresa disciplinada mide su proceso de conciliación. La nómina no pertenece sólo a Recursos Humanos ni solo a contabilidad. La clave no está en corregir al final del ejercicio, sino en mantener el orden continuo.
El cierre del ejercicio fiscal es uno de los momentos más estratégicos para cualquier empresa mexicana. Un cálculo anual eficiente es clave para evitar reprocesos, sanciones o diferencias con la autoridad. Hoy más que nunca, la contabilidad moderna exige procesos integrados, digitales y colaborativos, donde la información fluya en tiempo real.
El punto de partida para un cierre contable exitoso es la planeación anticipada. Además, es fundamental conciliar la información contable y fiscal de manera mensual, para evitar concentrar los ajustes al final del año. Antes de proceder al cálculo anual, las empresas deben revisar los registros de percepciones, deducciones y retenciones efectuadas a cada trabajador durante el ejercicio.
Uno de los errores más comunes en los cierres fiscales es la falta de conciliación integral entre los CFDI emitidos, los XML descargados del SAT y los registros contables internos. Para evitarlo, el Artículo 28 del CFF 2025 exige llevar la contabilidad en medios electrónicos que aseguren la correlación entre comprobantes fiscales, pólizas y registros auxiliares.
Una buena práctica consiste en realizar conciliaciones automáticas entre las pólizas contables y los XML del SAT, de modo que se eliminen errores por captura manual o duplicidad. El entorno fiscal de 2025 demanda información inmediata y confiable. Las empresas que aún generan reportes manuales enfrentan mayores riesgos de inconsistencia y pérdida de tiempo. Estas acciones reducen la posibilidad de omisiones en el cálculo anual y permiten una toma de decisiones más ágil.
Ponemos a tu disposición la herramienta "Conciliación de ISR de XML descargados del SAT vs CONTPAQi® Nóminas", que consta de una serie de cédulas en Excel con las cuales podrás conciliar la información del ISR de los XML de recibos de nómina que se encuentran en el SAT, contra la información que se tiene en CONTPAQi® Nóminas, y también podrás realizar la comparación con los importes que declaraste en el pago provisional de ISR. Con la herramienta "Utilería para Cancelar los CFDI duplicados en el SAT" podrás identificar si existe algún recibo de nómina duplicado.
Hemos preparado una cédula en Excel® para que analices los cambios relacionados con el proceso del cálculo anual. Realiza el proceso de cálculo anual dentro de CONTPAQi® Nóminas una vez cerrado el ejercicio 2017. En la versión de CONTPAQi® Nóminas 10.3.0, próxima a liberarse, se inlcuirán las nuevas claves SAT, relacionadas con el cálculo anual.
Hoy en día, la conciliación contable-fiscal se ha convertido en el eje central del control interno. En otras palabras, es la “traducción” que permite conectar las Normas de Información Financiera (NIF) con las disposiciones fiscales. Durante una conciliación fiscal-contable, es común encontrar divergencias que, si no se atienden, pueden alterar los estados financieros o la base gravable. Una conciliación efectiva requiere metodología, herramientas tecnológicas y documentación comprobable. La conciliación no solo corrige, sino que anticipa decisiones estratégicas. En un entorno cada vez más digital, los datos contables precisos son un activo estratégico para la planeación 2026. En 2025, la conciliación contable-fiscal eficiente depende directamente del nivel de automatización y control digital que la empresa implemente.