¿Te cuesta entender cómo se hace un balance general o por dónde empezar? No te preocupes. En este artículo te explicamos paso a paso cómo hacer un balance general fácil y rápido, aunque no seas contador. El balance general es un informe que desglosa la situación financiera de una compañía, en este se mide un tiempo determinado en el que podrás ver lo que la empresa tiene disponible, mejor conocido como activos, lo que debe (pasivos) y lo que pertenece a los propietarios (patrimonio). Este reporte es clave para conocer la salud financiera de un negocio en un momento determinado y tomar mejores decisiones. Te ayuda a responder preguntas como: ¿tengo liquidez? ¿puedo invertir?
Tipos de Balance General
- Balance general proforma: Con él se realizan proyecciones sobre los componentes del balance general.
- Balance general comparativo: Con este informe podrás evaluar la evolución de distintos meses o años de tu compañía.
Pasos para Crear un Balance General en Excel
Paso 1: Reúne la Información Financiera Básica
Haz un listado de todos los activos (lo que tienes), pasivos (lo que debes) y capital (lo que aportaste o generaste).
Paso 2: Clasifica los Activos y Pasivos
Separa tus activos en circulantes (efectivo, inventarios, cuentas por cobrar) y no circulantes (propiedades, maquinaria). Así como los activos, los pasivos se dividen, pero esta vez de acuerdo con el nivel de exigencia o plazo para la liquidación.
Paso 3: Calcula el Patrimonio
El patrimonio es lo que tendrás después de agregar y restar todos los elementos anteriores. El capital es la ganancia real que tu empresa genera durante el lapso seleccionado (que por lo regular es un año). Conocer el estado financiero de tu negocio permite que desarrolles presupuestos más acertados y evites contraer deudas con cantidades que no podrás cubrir.
Paso 4: Contabiliza los Pasivos
Ahora es momento de contabilizar los pasivos, que son las obligaciones y deudas con las que cuenta la empresa.
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Paso 5: Presenta tu Balance en Formato Tabla
Organiza toda la información en una tabla clara. Revisa la estructura del activo: ¿hay suficiente efectivo y cuentas por cobrar para operar?
Estructura del Balance General
El balance general se compone de:
- Activos: todo lo que posee la empresa. Se dividen en:
- Circulantes (efectivo, bancos, cuentas por cobrar).
- No circulantes (inmuebles, maquinaria, inversiones a largo plazo).
- Pasivos: todo lo que la empresa debe.
- Capital contable o patrimonio: representa los recursos propios de la empresa.
Esta estructura permite visualizar con claridad la situación financiera de la empresa en un momento específico.
El balance general es un estado financiero que muestra la situación económica de una empresa en una fecha específica. Un Catálogo de Cuentas es el índice de las de las cuentas contables que toda empresa tiene en su esquema financiero. Es el índice que de manera ordenada se describen los nombres y números de las cuentas de activo, pasivo, capital, ingresos, costos, gastos y cuentas de orden, dependiendo de la contabilidad económica de una empresa.
¿Cómo Crear el Catálogo de Cuentas en Excel?
Luego debemos de seleccionar desde la celda C8 a la D8 y en el menú debemos de buscar el grupo de “Inicio”, debemos de seleccionar “Alineación”. Una vez hecho este paso, debemos de darle click a la opción de "Combinar y centrar". En la celda A11 debes escribir “2.” En la celda B11 Pasivo (nombre del grupo correspondiente). En la celda A13 debemos de escribir un “4.” y en la celda B13 se debe de escribir en mayúsculas “Ingresos”.
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Software de Contabilidad vs. Excel
Si bien existen muchos programas de contabilidad en el mercado, como Quickbooks, EBP o ContaPlus, Excel, del paquete Microsoft Office, es una excelente alternativa, especialmente si buscas una opción para presentar y gestionar datos encriptados. Excel es esencial para manejar números y ahorrar tiempo. Las profesiones contables tienden a recurrir a Excel ya que es una de las herramientas contables esenciales del mercado.
Este software de contabilidad permite configurar una contabilidad simplificada, desarrollar plantillas de contabilidad, vincular datos y automatizar ciertas tareas repetitivas. Se puede personalizar 100 %, lo que implica que una vez que tengas el diseño de tu hoja y hayas introducido las fórmulas de cálculo en las celdas correctas, podrás ahorrar mucho tiempo. Además, este software está disponible en la nube, lo que te permitirá poder interactuar con tus compañeros y tener tus documentos contables en todos tus dispositivos.
La mayoría de las veces, se utiliza para llevar la contabilidad ya que Excel permite:
- Procesar ingresos y gastos.
- Realizar un balance contable.
- Gestionar tus plazos.
- Hacer un pronóstico.
- Crear libros de contabilidad.
- Generar presupuestos y facturas.
- Garantizar una buena gestión financiera.
- Consultar el flujo de caja.
- Estar informado de los estados financieros.
Ahorrar Tiempo con las Plantillas de Excel
Las plantillas son uno de los «consejos» de Excel que te permitirán ahorrar un tiempo valioso. Hay muchas plantillas disponibles en el programa de contabilidad de Microsoft Office. Dirígete a la biblioteca de Excel para realizar una búsqueda de palabras clave. Además, Internet es una mina de oro para encontrar todo lo que busques!
Encontrarás fácilmente plantillas de:
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- Ingresos y gastos.
- Balances contables.
- Conciliación bancaria.
- Libro mayor.
Una de las plantillas más utilizadas es la de facturas y la de cobros y desembolsos para gestionar el flujo de caja de la forma más eficiente posible y así mantener una contabilidad rigurosa. Las entradas y salidas se agrupan en asientos contables en una hoja de cálculo. Así, el particular o el jefe de la empresa puede consultar el estado de sus finanzas y planificar sus futuras operaciones contables.
Funciones Útiles de Excel para la Contabilidad
Las fórmulas se utilizan con mucha frecuencia en un contenido dinámico. Para facilitar el uso de estas fórmulas, Excel ofrece una extensa lista de «FUNCIONES». Las funciones tienen una gran utilidad en Excel. De hecho, permiten no tener que teclear la misma fórmula varias veces.
Estas son las diferentes categorías de funciones que encontrarás en Excel:
- Matemáticas y trigonometría.
- Búsqueda y referencia.
- Financieras.
- Fecha y hora.
- Texto.
- Estadísticas.
- Base de datos.
- Ingeniería.
- Información.
- Contabilidad...
Por supuesto, no tendrás que usarlas todas para llevar la contabilidad o la presentación de impuestos de tu negocio u hogar. Las que más te servirán son las funciones lógicas, de búsqueda, fecha y hora, así como las funciones de texto.
Asimismo, estas son las funciones que se suelen emplear con mayor frecuencia en contabilidad:
- SUMA
- SUMAPRODUCTO
- SUBTOTAL
- REDONDEAR
- ROUND.MAS
- PRODUCTO
- TRUNCAR
- ABS
- POTENCIA
- RAÍZ
Primeros Pasos para Gestionar la Contabilidad en Excel
No hay ningún secreto para gestionar la contabilidad con Excel: ¡solo tienes que seguir algunos pasos! Para llevar la contabilidad de una empresa, primero tendrás que elegir un software de contabilidad, configurar un plan de cuentas y un sistema para archivar los documentos. El primer paso, imprescindible, es infórmate sobre cuáles son tus obligaciones legales.
Para asegurarte de que no te olvidas de nada, estas son las etapas principales de un ciclo contable:
- Análisis de transacciones.
- Registro y contabilidad de asientos.
- Preparación de un balance general no ajustado.
- Preparación de entradas de ajuste.
- Preparación de un balance general ajustado.
- Elaboración y finalización de estados financieros.
Catálogo de Cuentas y el SAT
Un catálogo de cuentas es un documento contable que proporciona una lista organizada y sistemática de todas las cuentas utilizadas por una empresa o entidad para registrar sus transacciones financieras. El SAT (Servicio de Administración Tributaria) es una autoridad fiscal en México encargada de administrar y recaudar impuestos. El Catálogo de Claves SAT es una herramienta proporcionada por el SAT que contiene una lista de códigos y descripciones utilizados para clasificar diferentes conceptos fiscales, bienes, servicios y actividades económicas.
Cada cuenta representa un elemento específico del activo, pasivo, patrimonio, ingresos o gastos. Es importante destacar que cada empresa puede personalizar su catálogo de cuentas para adaptarlo a sus necesidades específicas. La estructura y el detalle de las cuentas pueden variar según la industria, el tamaño y las operaciones de la organización.
Crear el Catálogo de Cuentas a Partir del Catálogo de Claves en Excel
Crear el Catálogo de Cuentas a partir del Catálogo de Claves en Excel puede ser un proceso sencillo si se siguen ciertos pasos. El Catálogo de Claves generalmente contiene una lista de códigos o identificadores para cada cuenta, mientras que el Catálogo de Cuentas incluye una descripción más detallada de cada cuenta.
Pasos:
- Asegúrate de tener ambos catálogos en hojas de Excel separadas.
- El Catálogo de Claves debe contener una columna con los códigos de cuenta y, si es necesario, otras columnas con información adicional.
- Identifica un elemento común entre ambos catálogos para poder vincular la información. El elemento más común suele ser el código de cuenta.
- En la hoja del Catálogo de Cuentas, agrega una columna para las descripciones de las cuentas.
- Utiliza una fórmula de búsqueda y referencia para extraer las descripciones del Catálogo de Claves y llevarlas al Catálogo de Cuentas.
- Revisa el Catálogo de Cuentas resultante para asegurarte de que todas las descripciones se hayan agregado correctamente.
Ejemplo de Catálogo de Cuentas
Este catálogo de cuentas es solo un ejemplo básico y puede variar según la naturaleza y el tamaño de la empresa. Las cuentas se agrupan en categorías como activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos, gastos y otros ingresos y gastos para facilitar el registro y el seguimiento de las transacciones financieras de la empresa.
Importancia de un Catálogo de Cuentas Actualizado
Implementar y mantener un catálogo de cuentas actualizado y adaptado a la nueva versión CFDI 4.0 es de vital importancia para nuestra empresa.
Beneficios:
- Cumplimiento con la Legislación: La versión CFDI 4.0 establece nuevos requisitos y estructuras de datos para los contribuyentes.
- Mayor Precisión y Eficiencia: Un catálogo de cuentas actualizado y bien estructurado facilita la captura de información financiera de manera precisa y ágil.
- Facilita la Generación de Información Financiera: Con un catálogo de cuentas adaptado a la versión CFDI 4.0, podemos generar fácilmente los comprobantes fiscales digitales y reportes financieros requeridos por las autoridades y nuestros socios comerciales.
- Mejora la Comunicación con Proveedores y Clientes: Al utilizar el mismo catálogo de cuentas que la versión CFDI 4.0, alineamos nuestra contabilidad con la de nuestros socios comerciales.
- Preparación para Futuras Actualizaciones: La tecnología y las regulaciones fiscales están en constante evolución.
Obligaciones Contables Legales
El primer paso es conocer las obligaciones legales, ya que hay muchas en España y dependen de la situación de cada empresa. Cualquier empresa debe responder, en primer lugar, a una organización fiscal, porque tiene la obligación de pagar impuestos sobre sus ingresos. En segundo lugar, cumple con una obligación legal ya que la ley obliga a las empresas a gestionar sus cuentas.
Dependiendo del tipo de empresa (Emprendedores, Pequeñas empresas, Grandes empresas) las obligaciones varían. Sin embargo, puedes administrar la contabilidad de tu negocio con el software de contabilidad Excel.
Los software de contabilidad, como el software Sage, EBP Accounting o Quickbooks, por nombrar algunos, permiten:
- Generar facturas cronológicamente.
- Automatizar la integración de facturas de compra y venta en asientos contables.
- Vincular las cuentas bancarias a los escritos.
- Editar las cuentas anuales para los balances de cierre.
- Elaborar un documento que enumere todos los asientos contables solicitados en caso de una auditoría fiscal.
Elaborar un Plan Contable
Una buena gestión de cuentas es fundamental para la salud de tus finanzas. Gracias a esta hoja de cálculo, podrás realizar un seguimiento de tus estados financieros y evitar sorpresas desagradables. A contiuación, te explicamos cómo puedes realizar un seguimiento de tu flujo de efectivo utilizando una hoja de cálculo de Excel.
Comienza introduciendo tus ingresos y gastos. Enumera todos los datos primero: Cifras de negocio, Capital, Entradas en la cuenta corriente, Créditos actuales, Inversiones, Facturación con IVA incluido, entre otros. Posteriormente, enumera los gastos, incluidos los cargos fijos y variables. De este modo, aprenderás que administrar el flujo de caja se traduce en transcribir cronológicamente todos los movimientos de la cuenta cada mes. Así, podrás calcular el saldo cada mes, anticipar posibles acciones contables y evitar el saldo negativo.
Configurar tu Contabilidad en Excel
La creación de una tabla de Excel se divide en dos partes principalmente. La primera consiste en crear la arquitectura de tu hoja. Dependiendo de la información que vayas a introducir, podrás ingresar los meses en el eje x y las transacciones en el eje y. No olvides los diferentes modos de ingresos y gastos, así como el IVA. Luego inserta las fórmulas para automatizar los cálculos.
Para las empresas, la configuración de una contabilidad puede requerir la ayuda de algún asesor, el establecimiento de un plan de cuentas, así como un sistema para archivar documentos contables. No te olvides de las operaciones de tesorería, de las operaciones auxiliares como la declaración de IVA, de la gestión de nóminas, del cierre del ejercicio y de las cuentas anuales.
Estos son los pasos a seguir para configurar la contabilidad:
- Realizar un plan de cuentas.
- Abrir una cuenta bancaria.
- Obtener más información sobre los impuestos sobre las ventas.
- Determinar los pagos que deberás realizar.
- Gestionar gastos.
- Gestionar el flujo de caja.
- Llevar al corriente los libros contables.
Formarse en Contabilidad
¿No se te dan muy allá los números? ¿Estás empezando tu negocio y no tienes experiencia en contabilidad? Que no cunda el pánico, para los principiantes, la formación en Excel te será de ayuda a la hora de administrar de manera óptima tu contabilidad sin tener la ayuda de un asesor.
Gracias a una breve formación, podrás comprender cuáles son tus obligaciones contables y así cumplir con los códigos vigentes. ¿Quieres llevar tus cuentas tú mismo? Te recomendamos que realices entonces una breve formación en contabilidad antes de comenzar, porque todo lo relacionado con la contabilidad es complejo y requiere un cierto trabajo.
Tendrás la posibilidad de elegir entre varias posibilidades:
- Centros de formación.
- Cursos de contabilidad en algún tipo de academia o escuela.
- Formación en línea de Excel.
- Tutoriales en Internet.
- Clases particulares de Excel.
- Plataformas de redes de estudiantes/profesores.