El alcance de la auditoría administrativa se debe definir con base en un análisis costo-beneficio. De tal forma que los beneficios de la auditoría superen a los costos de la misma. Por lo que se refiere a su área de influencia, comprende su estructura, niveles, relaciones y formas de actuación.
Frecuencia de la Auditoría Administrativa
Una vez que se ha definido el alcance de la auditoría y el personal que se requiere, es necesario tener en cuenta la FRECUENCIA. La primera consideración para establecer la frecuencia de la auditoría administrativa será el tipo de organización. Cuando la organización está sometida a constantes cambios de tipo tecnológico, por ejemplo, o cuando los recursos que utiliza son costosos, la auditoría administrativa debe ser más frecuente.
Para una organización sometida a cambios rápidos o que consuman gran cantidad de recursos de elevado valor, la frecuencia óptima para protegerla de problemas operativos o administrativos graves o de que éstos lleguen a arraigarse, es recomendable aplicarla cada dos años. Para organizaciones relativamente estables, la auditoría puede llevarse a cabo cada tres años. En el Sector Público se emplea en función de la figura jurídica, atribuciones, ámbito de operación, nivel de autoridad, relación de coordinación, sistema de trabajo y líneas generales de estrategia.
Hallazgos en Auditorías ISO 9001: Elementos Clave
Las auditorías a los Sistemas de Gestión de Calidad (SGC) como son ISO 9001:2015 o IATF 16949:2016, tienen entre sus fines identificar áreas de oportunidad y comunicarlas a los dueños de los procesos y demás involucrados para que estas se corrijan o mejoren. Al evaluar los procesos contra los criterios de auditoría ISO 9001:2015, el auditor del sistema de gestión de calidad identifica si estos se cumplen o no y determina los hallazgos de auditoría.
Un hallazgo de auditoria se describe de manera clara, concisa y objetiva. Debe indicar que no cumple con los requisitos establecidos, donde se encontro la desviacion y cual es la evidencia que lo sustenta.
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En este contexto, un hallazgo es una constatación de hechos o evidencias recopiladas durante la auditoría que indica si un proceso, procedimiento o actividad cumple con los requisitos establecidos por la norma o si existen oportunidades de mejora. Los hallazgos de auditorías se clasifican en tres categorías principales: observaciones, no conformidades y oportunidades de mejora.
Tipos de Hallazgos
- Observación: Durante la auditoría, se da cuenta que el personal no siempre utiliza guantes de protección al manipular ciertos productos químicos. Esto no ha resultado en accidentes o incidentes hasta el momento. El auditor toma nota, y luego al constatar contra los requerimientos oficiales, no existe alguno que exija el uso de los guantes para el manejo de dicha sustancia. Este hallazgo queda en una observacion, para que se analice posteriormente si se necesitan o no. Es importante recalcar que al tener evidencia objetiva no se debe atenuar el hallazgo clasificando como observacion, se deberia declarar como no conformidad si es un requisito.
- No Conformidad: En otra instancia, se encuentra que el proceso de calibración de los equipos de medición no se realiza según la frecuencia establecida en los procedimientos de la empresa. Este hallazgo de falta de cumplimiento con el procedimiento es una no conformidad que debe ser corregida y el proceso de calibración debe ajustarse para cumplir con los requisitos.
- Oportunidad de Mejora: El auditor observa que el proceso de gestión de proveedores podría beneficiarse de una mayor comunicación y seguimiento para asegurar la entrega oportuna de materiales. Si bien no hay un incumplimiento específico, se identifica en este hallazgo una oportunidad de mejora para fortalecer el proceso de gestión de proveedores. De nuevo, al igual que una observacion, es importante recalcar que al tener evidencia objetiva no se debe atenuar el hallazgo clasificando como oportunidad de mejora, se deberia declarar como no conformidad si es un requisito.
Cómo Redactar un Hallazgo en una Auditoría
Un hallazgo de auditoría ISO 9001:2015 debe estar bien fundamentado, esto es, sustentado contra la cláusula o requerimiento correctos a la situación evaluada. Deberán estar redactados de una manera clara y fácil de entender. Lo mismo aplica para las auditorías de cualquier otro sistema de gestión como pueden ser los de auditoría IATF 16949, ISO 14001, ISO 45000, etc.
Para lograr lo anterior, es importante aplicar 3 elementos clave en la redacción del hallazgo de auditoría:
- La declaración del hallazgo
- La descripción del requerimiento evaluado
- La descripción de la evidencia
1. La Declaración del Hallazgo
Cuando se realiza una auditoría interna al sistema de gestión de calidad es de suma importancia que los hallazgos sean auto explicativos, claros y perfectamente sustentados de tal manera que cualquiera pueda comprenderlas sin ningun error en la interpretacion. Una declaración simple indicando cumplimiento o incumplimiento que simplemente mencione el tema o requisito en cuestión es de gran ayuda para este fin.
Algunos ejemplos de estas declaraciones de hallazgo en auditorias son:
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- La organizacion no cumple con los requerimientos de “Revision por la direccion”
- El proceso de compras no cumple con los requerimientos de seleccion de proveedores
- La organizacion cumple los requerimientos de la politica de calidad
2. La Descripción del Requerimiento Evaluado
Otro elemento fundamental reaccion de los hallazgos en auditorias es el requerimiento aplicable. Es muy importante que el requerimiento este bien fundamentando, que sea el requisito correcto y no en otro que por error se este aplicando. Algunas veces se comete el error de levantar una no conformidad en base a requerimiento equivocado lo cual puede derivar en la anulacion de la no conformidad.
Una recomendación es describir literalmente el segmento del requerimiento que se está evaluando y asegurarnos que el hallazgo está claramente relacionado con la declaración del hallazgo de auditoría.
Así por ejemplo si una organización realiza cambios al producto o al proceso sin realizar un despliegue organizado, planificado y eficaz, cumpliendo los requerimientos de ISO 9001, el auditor podría levantar un hallazgo cuya declaración y requerimiento pudiera ser el siguiente:
- Declaración del hallazgo: La organizacion no cumple con los requerimientos de la planificacion de los cambios
- Descripción del requerimiento: 6.3 Planeacion de los cambios. Cuando la organizacion determine la necesidad de cambios en el SGC, estos cambios se deben llevar a cabo de manera planificada (vease 4.4).
3. Descripción de la Evidencia
El tercer elemento clave en la redacción de los hallazgos en las auditorías es la evidencia de cumplimiento o no cumplimiento en su caso. La evidencia debe ser objetiva con datos que demuestran la existencia o verdad de lo que se está declarando.
La evidencia puede estar fundamentada en datos obtenidos de la auditoría mediante la observación del proceso, la revisión de registros o declaraciones de hechos que puedan demostrar sin duda lo que se indica en la declaración. Importante mencionar que las declaraciones de hechos por si solas no son suficiente evidencia por si solos a menos que se trate para verificar la comprensión o la toma de conciencia de quien declara.
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Completando la Redacción del Hallazgo de Auditoría
Cuando contamos con los 3 elementos clave para una redacción de los hallazgos de las auditorías ISO 9001:2015. La redacción es tan clara e indiscutible que permite un excelente entendimiento de que se está declarando en el hallazgo. Veamos algunos ejemplos:
Caso 1: Hallazgo de Cumplimiento
- La declaración del hallazgo: La organizacion cumple con los requisitos de documentacion de la competencia
- Descripción del requerimiento: 7.2 La organizacion debe:…d) conservar la informacion documentada apropiada como evidencia de la competencia
- Descripción de la evidencia: La revision de los requerimientos de competencia de 5 puestos de trabajo revisados: operador general, operador lider, supervisor de calidad, supervisor de almacen y montacarguista revisados contaban todos con las evaluaciones y los certificados de competencia para el puesto
Caso 2: Hallazgo de No Cumplimiento
- La declaración del hallazgo: La organizacion no cumple con los requisitos de control de las salidas no conformes
- Descripción del requerimiento: 8.7 Control de las salidas no conformes. 8.7.1 La organizacion debe asegurarse de que las salidas que no sean conformes con sus requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega no intencionada
- Descripción de la evidencia: En el area de produccion de ensamble final se encontraron 2 cajas de producto terminado AXW defectuoso que fueron segregadas, pero no contaban con identificacion que indicara el estatus de material no conforme.
Hoja de Hallazgos de Auditorías
Es un documento que registra los resultados de la auditoría y resume los hallazgos identificados durante el proceso de auditoría. Es una herramienta importante para documentar de manera clara y organizada las constataciones obtenidas durante la auditoría, tanto las observaciones como las no conformidades y oportunidades de mejora.
La hoja de hallazgos de auditoria debe contener la siguiente información:
- Datos de identificación: Debe incluir la fecha de la auditoría, el nombre del auditor o equipo de auditoría, el alcance de la auditoría (áreas o procesos auditados), y el nombre de la organización auditada
- Hallazgos: Debe proporcionar una descripción clara y concisa de cada hallazgo identificado durante la auditoría
- Referencia a los requisitos: Cada hallazgo debe estar vinculado a los requisitos específicos de la norma ISO 9001:2015
- Evidencias: Registros, documentos, entrevistas, observaciones claras y objetivas que respalden cada hallazgo
- Clasificación y gravedad: Dependiendo de la naturaleza del hallazgo
- Responsable y plazo: Quién y cuándo tomará las acciones correctivas o de mejora
- Acciones correctivas y seguimiento: Registrar las acciones correctivas y su seguimiento, verificando su efectividad
Alcance del Sistema de Gestión de Calidad (SGC)
En cierta forma el Alcance del SGC describe el trabajo realizado para entregar un producto, servicio o resultado con las funciones y características especificadas. Determinar el Alcance es la actividad que consiste en desarrollar una descripción resumida del SGC y su naturaleza.
El beneficio clave de esta actividad es que describe los límites del SGC mediante la especificación de cuáles de los requisitos de la norma serán aplicables y cuáles serán no aplicables a la organización. El enunciado del alcance del SGC documenta el alcance en su totalidad, incluyendo la aplicabilidad de los requisitos de la norma.
El enunciado detallado y documentado del alcance del SGC, ya sea directamente o por referencia a otros documentos, debería incluir los siguientes:
- Productos y servicios: Es cualquier producto, resultado o capacidad de prestar un servicio, único y verificable, que debe producirse al terminar un proceso. Estos resultados también pueden incluir resultados complementarios, tales como los informes y documentación requerida por el cliente. Estos resultados se pueden describir de manera resumida o muy detallada, ejemplo: Fabricación pero no la instalación.
- No aplicaciones de la norma: Por lo general, se identifican los requisitos que están excluidos del SGC. Establecer explícitamente lo que está fuera del alcance del SGC ayuda a gestionar las expectativas de los interesados, ejemplo: si no se diseña, contando con una justificación se pueden saltar las partes de la cláusula 8.3.
- Ubicaciones físicas: Se describen todos los espacios físicos propios y contratados donde la organización realiza sus operaciones y/o aplica sus controles, ejemplo: Solamente los espacios de fabricación, pero no los puntos de venta.
- Los procesos dentro del SGC: Se especifican los procesos críticos que son necesarios para elaborar los productos y servicios que la organización ofrece a sus clientes, ejemplo: La administración de las cuentas por pagar se pueden incluir cuando hay contratos con proveedores que especifican el pago oportuno.
Ejemplos de Declaraciones del Alcance
- Declaración del alcance #1: «Incluye las ventas, fabricación, pruebas, almacenamiento, distribución y mantenimiento de todos los productos de la familia de calentadores ambientales de uso doméstico producidos en nuestras instalaciones ubicadas en Los Ángeles California, nuestro sistema incluye todos los requisitos de la norma ISO 9001:2015».
- Declaración del alcance #2: «El alcance del sistema de gestión de Mecanizados CNC ubicada en Medellín, incluye la fabricación y montaje de chapas seguridad para puertas de uso doméstico o comercial de acuerdo a las necesidades del cliente, realizamos el diseños pero no desarrollamos nuevas tecnologías».
- Declaración del alcance #3: «En Constructivos San Juan, el alcance del Sistema de gestión de calidad es la fabricación, la inspección y el envío de ladrillo constructivo con propiedades de aislamiento térmico. Los requisitos del diseño y desarrollo de la norma ISO 9001: 2015 se han excluido porque la organización no realiza ningún diseño de sus productos o servicios. Todos los requisitos del producto y las especificaciones se reciben de los clientes».
- Declaración del alcance #4: «Manufacturera Gallump se encuentra en Londres, Inglaterra; la certificación de nuestro SGC incluye la producción de componentes mecanizados para la industria aeroespacial y de la automoción para clientes en Europa y cubre todos los requisitos de la norma ISO 9001:2015».
- Declaración del alcance #5: «Consultores Kiosera con oficinas en Europa, Asia, América del norte, proporcionamos conocimientos tecnológico que ayuden a las empresas de cualquier sector a administrar proyectos de innovación tecnológica, en este sentido diseñamos y desarrollamos actividades formativas para nuestros clientes».
- Declaración del alcance #6: «Informática San Román ofrecemos servicios de desarrollo de software propio para empresas en las industrias de automoción y maquinaria pesada dentro de América del Norte y del Sur; declaramos como no aplicable el requisito 7.1.5.2 Trazabilidad de las mediciones debido a que la trazabilidad no es un requisito y no empleamos equipos de medición».
- Declaración del alcance #7: «Industrias XYZ es la división manufacturera de Internacional XYZ que opera en Indonesia y proporciona productos de papel de uso doméstico para el mercado asiático».
Consideraciones Finales
- La declaración del Alcance del SGC debe estar controlada como información documentada y disponible para los interesados.
- Cuando no se mencione la No aplicabilidad de alguna cláusula los auditores podrán suponer que la organización aplica TODOS los requisitos de la norma.
- Las justificaciones de cláusulas no aplicables podrán estar sujetas a comprobación por los auditores.
- Al estudiar la declaración del alcance debería ser evidente que las cuestiones externas e internas que afectan a la organización, los requisitos de las partes interesadas pertinentes y los productos y servicios de la organización fueron tomados en cuenta para su redacción.