En el mundo de las finanzas y la contabilidad, los asientos contables son la columna vertebral para registrar todas las transacciones empresariales y los estados financieros. La contabilidad es una técnica que facilita la generación de información financiera clave. Los usuarios de esta información pueden ser accionistas, administradores y terceros (autoridad fiscal) que requieren datos para la toma de decisiones y como apoyo en la vigilancia del cumplimiento fiscal de los contribuyentes.
Una de las tareas más importantes para cualquier empresa es llevar una adecuada gestión contable, ya que permite un control efectivo de todas las operaciones y asegura el cumplimiento con las obligaciones fiscales. Contabilizar las facturas supone registrar en la contabilidad de la empresa todas las operaciones que una empresa realiza por su actividad, tanto de compras como de ventas. Es el documento que acredita el acuerdo comercial e, incluso, tiene vinculación legal. A la hora de su registro contable, es importante tener en cuenta que las facturas de venta se contabilizan por separado de las facturas de compras. Todas las facturas, tanto de compra como de venta, deben estar registradas de manera correcta en la contabilidad de la empresa.
Conceptos Fundamentales de una Compra
Comúnmente entendemos que, en el momento que se produce una compra por un bien, a modo de ejemplo, se generan dos procesos, desde el punto de vista económico. En términos sencillos, la compra está compuesta por dos procesos que son igualmente importantes: el primer proceso es la entrega de un bien, desde el oferente al demandante. En segundo lugar, se genera la forma de pago por ese bien, desde el comprador hasta el vendedor. Desde el punto de vista contable, estos procesos son independientes. Suena lógico que sea así, puesto que el pago puede posponerse, a pesar que se entregue el bien en el momento de la transacción.
¿Qué es una compra? La compra es el acto de adquirir un bien o servicio. Cuando compras mercancía para la venta, reconoces un activo (inventario). Cuando esa mercancía se vende, se convierte en el «costo de venta». El reconocimiento inicial de este activo se realiza al costo.
En cada uno de los asientos deben constar los siguientes elementos:
Lea también: IVA 21% Excel
- Base imponible de la factura: que se contabilizará en una cuenta de gastos, si es una factura de compras, o en una cuenta de ingresos, para las facturas de ventas.
- IVA total: repercutido en caso de ventas y soportado en caso de compras.
- Total de la factura, que irá a cuenta de bancos en pagos al contado o a cuentas a pagar o a cobrar en caso de pagos aplazados.
La fecha del asiento será la misma que la fecha de la emisión de la factura. Cada transacción debe afectar al menos dos cuentas: una se debita y otra se acredita. Un asiento muestra qué cuentas se ven impactadas por la transacción. Cada transacción se divide en estos dos componentes. El débito aumenta una cuenta y el crédito la disminuye.
IVA en Compras: "Más IVA" vs. "IVA Incluido"
Es importante distinguir entre "más IVA" e "IVA incluido". Si se indica "más IVA", el monto informado es neto, por lo que se agrega el IVA. Para efectos de simplificación, asumiremos como IVA un 20% del valor neto de la mercancía. Elaborar factura de compra con Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) como mayor valor permite reflejar correctamente en tus registros contables los impuestos que no son deducibles y que, por tanto, se suman al costo total de los bienes o servicios adquiridos. Este procedimiento se realiza al momento de registrar la compra de productos o servicios en el sistema contable, asegurando que el IVA se asigne al costo o gasto correspondiente de manera correcta y transparente. Podrás verificar que el valor del IVA fue asignado a la cuenta contable que configuraste en el impuesto, es decir, al costo o al gasto.
Descuentos en Compras
Descuentos comerciales: los descuentos comerciales, rebajas y otras partidas similares que se reciben sin condiciones a cumplir en el futuro, se restan del costo de adquisición. Además, los descuentos por pronto pago concedidos por los proveedores, estén o no incluidos en factura, se contabilizan minorando la partida de aprovisionamientos.
Cuentas Contables Relacionadas con Facturas de Compras
Las cuentas contables relacionadas con las facturas difieren en función de si hablamos de una factura de venta o una factura de compra. Las cuentas contables relacionadas con las facturas de compras son las siguientes:
- 472 - Hacienda Pública. IVA Soportado: esta cuenta registra el IVA que la empresa ha pagado o soportado en la adquisición de bienes y servicios necesarios para la realización de sus actividades económicas. El saldo de esta cuenta representa el IVA que la empresa puede deducir en la liquidación periódica del impuesto frente a la Hacienda Pública.
- 400 - Proveedores: esta cuenta recoge las deudas a corto plazo de la empresa con sus proveedores por la compra de mercancías, materias primas u otros bienes y servicios necesarios para su actividad empresarial. Refleja las obligaciones de pago que la empresa tiene con terceros debido a operaciones comerciales. A la hora de contabilizar las facturas, pueden utilizarse otras cuentas contables dentro del subgrupo 40 (Acreedores y proveedores) para reflejar diferentes tipos de proveedores y acreedores según la naturaleza de las operaciones.
- 600 - Compras: esta cuenta se utiliza para registrar el valor de las adquisiciones de mercancías, materias primas y otros bienes destinados a la venta o a ser transformados en el proceso productivo de la empresa. El saldo de esta cuenta refleja el total de las compras realizadas durante el ejercicio. Al contabilizar las facturas, pueden utilizarse otras cuentas dentro del subgrupo 60 (Compras) para especificar el tipo de bienes adquiridos, como 601 (Compras de materias primas) o 602 (Compras de otros aprovisionamientos).
- 606 - Descuentos sobre compras por pronto pago: en esta cuenta se contabilizarán aquellos descuentos que el proveedor ofrezca a sus clientes por pronto pago, y que quedará formalizado en las condiciones comerciales del contrato. Aunque es una cuenta perteneciente al subgrupo de gastos, se registrará en el haber, con importe contrario.
Asientos Contables de Facturas de Compras
Al igual que ocurre con las cuentas contables, los asientos contables relacionados con las facturas difieren en función de si hablamos de una factura de compras o una de ventas. Para las facturas de compras, existe diferencia en los asientos a contabilizar en función de si se paga al contado o a plazo.
Lea también: Guía IVA reducido
Compra a Crédito
Si se aplaza el pago, se contabiliza el siguiente asiento:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 600. Compra de mercaderías | XXX | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Soportado | YYY | |
| 400. Proveedores | XXX + YYY |
Compra al Contado
En el caso de facturas con pago al contado:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 600. Compra de mercaderías | XXX | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Soportado | YYY | |
| 572. Bancos | XXX + YYY |
Al realizar una compra con formas de pago tipo contado, el sistema registrará la causación de la compra y generará automáticamente el recibo de pago. Al guardar la compra, se habilitará una notificación que mostrará el consecutivo y los recibos generados automáticamente.
Descuento por Pronto Pago
Si el proveedor ofrece un descuento por pronto pago que no conste en la factura, se contabilizará el siguiente asiento:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 400. Proveedores | XXX + YYY | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Soportado | YYY | |
| 606. Descuentos sobre compras por pronto pago | XXX |
Ejemplo Práctico de Contabilización de una Compra con IVA
Supongamos que se genera una transacción entre dos empresas, denominadas A y B, en la que A es oferente y B es demandante. Supondremos que B necesita adquirir mercadería por un monto de $150.000 más IVA mediante una factura, monto que se pagará en un 50% al contado, mientras que el saldo restante se establece como crédito, es decir, un acuerdo de pago a futuro entre la empresa A y B. El primer asiento a registrar corresponde a la compra por $150.000. Para efectos de simplificación, asumiremos como IVA un 20% del valor neto de la mercancía. Esto implica que la empresa B deberá efectuar un pago a la empresa A por un monto total de $180.000, según la cuenta Proveedores del asiento anterior. Pero la forma de pago consiste en un 50% al contado y un 50% al crédito. Todo lo relacionado con el crédito se encuentra dentro de la cuenta contable Proveedores. En consecuencia, el asiento contable del pago, desde el punto de vista del comprador, tendrá solamente un indicador, que es el contado, equivalente a un egreso de flujo desde la empresa B.
Lea también: ¿Cómo localizar tus XML del SAT?
Consideremos otro ejemplo. Una empresa se dedica a la venta de electrodomésticos. El 1 de febrero, el proveedor le financia a 60 días la compra de una lavadora cuyo coste es de 416,67 € más IVA de 87,50 €, totalizando 504,17 €.
El asiento de compra inicial sería:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 602. Compras de aprovisionamientos | 416,67 € | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Soportado | 87,50 € | |
| 400. Proveedores | 504,17 € |
Si la empresa decide pagar la factura en los 5 días posteriores a su recepción, el proveedor le aplica un descuento del 10%. El descuento por pronto pago sobre la base imponible (416,67 € * 10% = 41,67 €) y su IVA asociado (87,50 € * 10% = 8,75 €) se contabiliza de la siguiente manera:
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 400. Proveedores | 50,42 € | |
| 606. Descuentos sobre compras por pronto pago | 41,67 € | |
| 472. Hacienda Pública. IVA Soportado | 8,75 € |
Y finalmente, por el abono final, considerando el descuento aplicado (504,17 € - 50,42 € = 453,75 €):
| Cuenta contable | Debe | Haber |
|---|---|---|
| 400. Proveedores | 453,75 € | |
| 572. Bancos | 453,75 € |
Automatización de Asientos Contables
Realizar estos asientos manualmente para múltiples clientes se puede volver una labor compleja. Hoy en día, existen software contables que permiten registrar los asientos contables y así, ahorrar tiempo de trabajo. La automatización te ahorra tiempo y te permite pasar de tener muchas tareas operativas a dedicarte más a la estrategia, utilizando datos precisos y actualizados para guiar las decisiones de tus clientes.