¿Quieres conocer cuál es el estado financiero de tu negocio? Tener una visión clara de tu contabilidad te permitirá anticipar tus operaciones contables y llevar un control de tu situación financiera cada mes.
Hay muchos programas de contabilidad en el mercado, como Quickbooks, EBP o ContaPlus. Sin embargo, suelen ser una solución bastante compleja y costosa. Si buscas una opción para presentar y gestionar datos encriptados, Excel, del paquete Microsoft Office, es una excelente alternativa.
Para ayudarte, Superprof te explica a continuación cómo puedes mantener tus cuentas al día usando Microsoft Excel.
¿Por Qué Elegir Excel para la Contabilidad?
Dentro del paquete Microsoft Office, encontrarás el programa Excel, esencial para manejar números y ahorrar tiempo. Las profesiones contables, tan rechazadas, tienden a recurrir a Excel ya que es una de las herramientas contables esenciales del mercado.
Vendido dentro del paquete de Office, se puede utilizar para realizar cualquier tipo de contabilidad: contabilidad comercial, contabilidad interna, contabilidad de empresas, contabilidad de costes... Este software de contabilidad permite configurar una contabilidad simplificada, desarrollar plantillas de contabilidad, vincular datos y automatizar ciertas tareas repetitivas.
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Se puede personalizar 100 %, lo que implica que una vez que tengas el diseño de tu hoja y hayas introducido las fórmulas de cálculo en las celdas correctas, podrás ahorrar mucho tiempo. Por lo tanto, es una herramienta muy interesante para los profesionales que quieran dedicar más tiempo a su negocio principal en lugar de ponerse a introducir asientos contables en algún tipo de aplicación.
Además, este software está disponible en la nube, lo que te permitirá poder interactuar con tus compañeros y tener tus documentos contables en todos tus dispositivos.
La mayoría de las veces, se utiliza para llevar la contabilidad ya que Excel permite:
- Procesar ingresos y gastos.
- Realizar un balance contable.
- Gestionar tus plazos.
- Hacer un pronóstico.
- Crear libros de contabilidad.
- Generar presupuestos y facturas.
- Garantizar una buena gestión financiera.
- Consultar el flujo de caja.
- Estar informado de los estados financieros.
Por lo tanto, Microsoft Excel facilita la vida de las personas y los profesionales en su gestión contable y financiera. Atajos de teclado, fórmulas y funciones: el programa de Excel se basa en un lenguaje lógico. Una vez que comprendas cómo funciona, podrás garantizar que tú mismo seas quien se encargue de la contabilidad.
Ahorra Tiempo con las Plantillas de Excel
Las plantillas son uno de los «consejos» de Excel que te permitirán ahorrar un tiempo valioso. Porque, por si no lo sabías, llevar la contabilidad en Excel suele requerir el uso de una plantilla de referencia. El trabajo de oficina requiere dominar algunos programas como Excel.
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Hay muchas plantillas disponibles en el programa de contabilidad de Microsoft Office. Dirígete a la biblioteca de Excel para realizar una búsqueda de palabras clave. Además, Internet es una mina de oro para encontrar todo lo que busques! Encontrarás fácilmente plantillas de:
- Ingresos y gastos.
- Balances contables.
- Conciliación bancaria.
- Libro mayor.
Una de las plantillas más utilizadas es la de facturas y la de cobros y desembolsos para gestionar el flujo de caja de la forma más eficiente posible y así mantener una contabilidad rigurosa. Las entradas y salidas se agrupan en asientos contables en una hoja de cálculo. Así, el particular o el jefe de la empresa puede consultar el estado de sus finanzas y planificar sus futuras operaciones contables.
Esta tabla es una verdadera ayuda a la hora de tomar cualquier decisión, siempre que se actualice de manera periódica. Los plantillas más habituales son la de presupuestos, el pronóstico, las listas de verificación de pago de facturas o las proyecciones de flujo de efectivo.
La plantilla de balance también será de ayuda para quienes se están iniciando en este software de gestión contable, puesto que este modelo de hoja de cálculo proporciona un estado de los activos de una empresa en el momento T resumiendo sus activos y pasivos. Por lo general, se realiza al cierre de las cuentas anuales.
A su vez, a continuación te dejamos los documentos contables que componen este balance que comentamos:
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- Facturas de clientes y proveedores.
- Nóminas de pago para registrar salarios y declaraciones sociales.
- Estados de cuenta bancarios.
- La tabla de capital contable durante el ejercicio.
- La cuenta de resultados.
La plantilla de conciliación bancaria te permitirá controlar la coherencia de las cuentas comparando los depósitos registrados con las cuentas bancarias.
Por último, el modelo de libro mayor es muy importante porque contiene todos los asientos del diario. Una vez hayas introducido la información, podrás automatizar el cálculo de los totales de débito y crédito así como el saldo de la cuenta.
Para descargar las mejores plantillas de Excel, dirígete a Xataka, Archivo Excel, Excelgratis.com o Just EXW. ¡Encontrarás cientos de plantillas disponibles que te facilitarán tu día a día!
Funciones Esenciales de Excel para la Contabilidad
Las fórmulas se utilizan con mucha frecuencia en un contenido dinámico. Para facilitar el uso de estas fórmulas, Excel ofrece una extensa lista de «FUNCIONES». Las funciones tienen una gran utilidad en Excel. De hecho, permiten no tener que teclear la misma fórmula varias veces.
Estas son las diferentes categorías de funciones que encontrarás en Excel:
- Matemáticas y trigonometría.
- Búsqueda y referencia.
- Financieras.
- Fecha y hora.
- Texto.
- Estadísticas.
- Base de datos.
- Ingeniería.
- Información.
- Contabilidad...
Por supuesto, no tendrás que usarlas todas para llevar la contabilidad o la presentación de impuestos de tu negocio u hogar. Las que más te servirán son las funciones lógicas, de búsqueda, fecha y hora, así como las funciones de texto.
La mayoría de los usuarios de Excel utilizan operadores lógicos en fórmulas simples para comparar datos. Con las funciones lógicas SI, Y, O, SI.ERROR, en particular, podrás extender este uso para construir fórmulas más elaboradas y realizar cálculos complejos.
Las funciones de búsqueda permiten encontrar información rápidamente entre varias hojas de trabajo. Las funciones de fecha y hora, como AÑO, MES, DÍA, HOY, NÚMERO DE SEMANA permiten navegar por la hoja de trabajo filtrando por palabras claves.
Finalmente, las funciones de texto permiten administrar la información textual que se suele utilizar en paralelo con los números.
Asimismo, estas son las funciones que se suelen emplear con mayor frecuencia en contabilidad:
- SUMA
- SUMAPRODUCTO
- SUBTOTAL
- REDONDEAR
- ROUND.MAS
- PRODUCTO
- TRUNCAR
- ABS
- POTENCIA
- RAÍZ
Pasos para Gestionar la Contabilidad en Excel
No hay ningún secreto para gestionar la contabilidad con Excel: ¡solo tienes que seguir algunos pasos!
Para llevar la contabilidad de una empresa, primero tendrás que elegir un software de contabilidad, configurar un plan de cuentas y un sistema para archivar los documentos.
El primer paso, imprescindible, es infórmate sobre cuáles son tus obligaciones legales. De hecho, no son iguales para particulares, autónomos y pequeñas y medianas empresas. Aunque en todos los casos puedas ser tú quien se encargue de administrar la contabilidad, a la hora de rendir cuentas hay que saber cumplimentar formularios y saber cuáles son los pagos que hay anuales.
Por lo tanto, si no las conoces, tendrás que recurrir a un asesor para que te informe. Sin embargo, el plan de flujo de caja sí que se puede gestionar muy bien internamente.
Para asegurarte de que no te olvidas de nada, estas son las etapas principales de un ciclo contable:
- Análisis de transacciones.
- Registro y contabilidad de asientos.
- Preparación de un balance general no ajustado.
- Preparación de entradas de ajuste.
- Preparación de un balance general ajustado.
- Elaboración y finalización de estados financieros.
Asimismo, los principiantes o emprendedores pueden realizar una formación en Excel en un centro de formación, a través de clases particulares o mediante tutorías online para mejorar o complementar sus habilidades y así ser capaces así de tener la máxima autonomía con este programa de contabilidad. También es buena idea optar por cursos de contabilidad.
El Libro de Caja en Excel: Un Ejemplo Práctico
El libro de caja, libro de cuentas o registro de efectivo es uno de los libros auxiliares más importantes en la contabilidad empresarial. Ya sea en forma de documento único o más a menudo como tabla Excel, el libro de caja registra las entradas y salidas de efectivo de las empresas.
Para llevarlo a cabo sin problemas, dichas transacciones se recogen en un libro de caja o de cuentas, lo que resulta muy útil. Tener a mano un modelo de libro de caja, de los que se encuentran numerosos ejemplos en Internet, conlleva ventajas para las pymes y los autónomos a la hora de crear un libro de caja.
Al contrario que las tiendas online, los pagos en efectivo son retrospectivamente más difíciles de registrar, por lo que el mantenimiento actualizado de las entradas y salidas de pagos resulta ventajoso para todas las empresas. Así, los libros de caja sirven como herramientas para no perder de vista la situación financiera.
Descarga un Ejemplo de Libro de Caja
Para crear tu propio libro de caja, en nuestra Guía Digital puedes descargarte un modelo de libro de cuentas gratuito en formato Excel. Tras ello, podrás comenzar a desarrollar la contabilidad de tus pagos al contado.
Información Clave en un Libro de Caja en Excel
Cuando al final de cada año fiscal hay que realizar la declaración de la renta, los libros de caja forman parte de la base imponible de toda empresa. Así pues, al igual que cualquier otro libro mercantil, el libro de caja debe registrarse motivado por los principios de transparencia y accesibilidad. Para garantizarlos, existen algunos datos obligatorios que cualquier entrada en un libro de caja debe incluir.
El ejemplo de libro de caja en Excel que te ofrecemos contiene todos los datos necesarios para cumplimentarlo correctamente. La siguiente información aparece distribuida en 6 columnas:
- El número de comprobante del recibo en efectivo
- La fecha de la transacción
- Las entradas en euros (debe)
- O las salidas en euros (haber)
- Las observaciones sobre la transacción
- El saldo (calculado automáticamente) de todas las entradas y salidas
En el encabezado de nuestra plantilla de libro de caja aparecen dos campos adicionales, uno donde debes incluir el nombre de tu empresa y en el otro el período en el que se lleva el libro de caja.
Tanto las entradas como las salidas, es decir, tanto el Debe como el Haber, deben documentarse cronológicamente y, en este sentido, la integridad es un aspecto fundamental. Por ello, en el libro de caja también se contabiliza, por ejemplo, la compra de sellos, que normalmente se hace en efectivo.
Una de las principales ventajas del libro de cuentas en Excel que te presentamos es que la aplicación compensa todas las partidas entre sí y ofrece el saldo actual de forma automática.
Cómo Cumplimentar un Modelo de Libro de Caja
Una vez te has descargado la plantilla del libro de caja o registro de efectivo debes seguir los siguientes pasos:
- Introduce el nombre de tu empresa en el encabezado del documento.
- Indica el período de tiempo: si quieres empezar el libro de caja en el mismo día, apunta la fecha actual. El libro de caja sirve para dar cuenta de los ingresos y gastos diarios de tu empresa, por lo tanto todos los movimientos del día a día estarán documentados.
- El siguiente paso es indicar el saldo inicial de caja, es decir, el importe de dinero (suma) con el que se inicia el ejercicio económico. En el caso de que el inicio sea un nuevo mes, siempre debe ser igual al saldo de cierre del mes anterior. El saldo inicial se anota en el Debe y al inicio de las operaciones
- A continuación debes protocolizar cronológicamente los pagos en efectivo del día (o del período en el que se lleva el libro de caja): el número de recibo, la fecha de la transacción y la cuantía de la salida o entrada en euros. En el Debe se anota cuando el dinero ingresa y, asimismo, el importe de los cheques que gira la empresa contra su cuenta corriente. En el Haber se anota cuando el dinero sale, ya sea para comprar, pagar deudas o enviar dinero al banco como depósito en cuenta corriente. Es importante delimitar en este caso cada transacción por separado y que los valores numéricos de la tabla Excel puedan leerse correctamente.
Consejo: Si un valor no es legible (por ejemplo cuando se han utilizado varias comas), en la columna “Saldo” aparecerá el mensaje de error #¡VALOR!. Corrige los errores y tras ello los valores se calcularán correctamente.
- La columna “Observaciones” recoge información sobre las transacciones, como por ejemplo en forma de texto de contabilización.
- Introduce todos los pagos en la plantilla del libro de caja como muy tarde al día siguiente.
- En la parte inferior derecha de la tabla se muestra la suma de las entradas y las salidas y el saldo total. Antes de imprimir el modelo de libro de caja, vuelve a asegurarte de que todos los valores sean correctos para que el importe final pueda calcularse con exactitud. Este se tomará como “Suma” en el siguiente libro de caja.
- Imprime siempre el libro de cuentas al final del día y comprueba si el período de tiempo en el que se engloba aparece en el encabezado. Fírmalo y guárdalo por orden cronológico en tus documentos o también como documento PDF. Al día siguiente puedes utilizar el mismo ejemplo de libro de caja guardado para crear un nuevo libro de cuentas.
Como dato importante, los datos recogidos en la contabilidad de caja ya no pueden modificarse posteriormente. Esto infringiría los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA). Si se ha cometido un error, su modificación debe comunicársele a la otra parte junto con la fecha de modificación, de modo que así quede patente la transparencia de los PCGA.
En caso de una auditoría fiscal, la ausencia de un libro de caja o la existencia de un libro de cuentas incompleto puede tener consecuencias desagradables que se traducen en ingresos adicionales a Hacienda, de ahí que sea conveniente cumplimentar los libros de caja de manera completa y comprensible.