El manejo de tus finanzas personales y familiares puede ser una tarea agotadora si no tienes un buen plan financiero. Un presupuesto es una herramienta efectiva que te ayuda a organizar tus gastos e ingresos y a tomar el control de tus finanzas. Así, evitarás quedarte sin fondos antes de tiempo y podrás ahorrar para invertir. Con enfoque y disciplina podrás crear y manejar un presupuesto sencillo pero efectivo para controlar tus finanzas personales y familiares.
Pasos clave para elaborar un presupuesto
Para comenzar, es necesario identificar tus ingresos, tanto fijos como variables, ambos libres de impuestos. Recuerda que los ingresos fijos son aquellos que recibes con una periodicidad constante y por un monto establecido. El primer paso para elaborar un presupuesto ―sea personal o familiar― es determinar tus fuentes de ingresos. Esto incluye cualquier recurso que recibas o entre al hogar, como remuneraciones, ingresos adicionales o cualquier otra entrada de dinero.
Ahora que has identificado tus ingresos, tanto fijos como variables, réstalos de tus ingresos y el resultado será el saldo que tendrás disponible. Si tu saldo es positivo, significa que tienes un espacio para el ahorro. Es preferible destinar desde un inicio un rubro para el ahorro dentro de tu presupuesto.
Identifica y anota todos tus gastos mensuales. Clasifícalos en categorías sencillas como vivienda, alimentación, transporte, entretenimiento, facturas, seguros y ahorros. Recuerda que los gastos son todas esas salidas de dinero que realizamos para adquirir un bien o un servicio. Los gastos fijos son aquellas obligaciones que tienen una regularidad determinada y su importe está definido. con la propiedad, el uso del transporte que necesitas para tus actividades diarias, entre otros.
Define tus objetivos financieros y prioridades. ¿Quieres ahorrar para un fondo de emergencia, reducir deudas o planificar unas vacaciones? Asigna a cada objetivo una parte de tu presupuesto.
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Resta los gastos totales de tus ingresos mensuales. Si tus gastos son mayores que tus ingresos, es el momento de hacer ajustes. Considera reducir gastos no esenciales o encontrar formas de aumentar tus ingresos.
Revisa regularmente tu presupuesto para asegurarte de que se ajuste a tus necesidades y metas. A medida que tu situación financiera cambie, realiza ajustes en tus gastos y objetivos. Si sientes que tu presupuesto no fue preciso en algún rubro, puedes modificarlo para que sea más exacto mes con mes.
Consejos prácticos para un presupuesto exitoso
- Registra todo: Anota cada gasto, por pequeño que sea.
- Prioriza el ahorro: Destina una parte de tus ingresos al ahorro antes de gastar en otras cosas.
- Elimina deudas: Si tienes deudas, trabaja en reducirlas o refinanciarlas.
- Sé realista: Asegúrate de que tu presupuesto sea viable y sostenible a largo plazo.
- Conserva un equilibrio y estabilidad en tus finanzas personales. Habrá épocas en las que haya más gastos que otras, como las fechas decembrinas, pero ten siempre como objetivo mantener un equilibrio.
Presupuesto de tesorería para empresas mexicanas
El manejo eficiente de recursos financieros es la columna vertebral de cualquier empresa exitosa. En México, donde la economía es inestable, tener un presupuesto de tesorería bien estructurado es esencial. La correcta previsión de ingresos y egresos es algo elemental para cualquier negocio, por eso te traemos los elementos y ejemplos de presupuesto de tesorería, para que los apliques en tu negocio.
Es una herramienta financiera utilizada por las empresas para planificar y controlar los flujos de efectivo a lo largo de un periodo determinado. El presupuesto de tesorería se elabora a partir de la estimación de ingresos y gastos, considerando tanto las operaciones diarias como los eventos extraordinarios que puedan afectar el flujo de efectivo.
Flujo de efectivo: Es el movimiento de dinero dentro y fuera de una empresa. La optimización de los flujos de efectivo implica maximizar los ingresos y minimizar los gastos, asegurando que el dinero circule de manera eficiente dentro de la empresa. La cobertura de las necesidades de liquidez implica garantizar que la empresa tenga suficiente efectivo disponible para cumplir con sus obligaciones a corto plazo. La reducción de los riesgos financieros implica identificar y mitigar los factores que pueden afectar negativamente la situación financiera de la empresa. La optimización de los flujos de efectivo y la cobertura de necesidades de liquidez son esenciales para la salud financiera de las empresas. Previsiones de ingresos, de egresos y saldos es lo que encontrarás en un ejemplo de presupuesto de tesorería. Vamos a los detalles.
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La elaboración de un presupuesto es una tarea fundamental para cualquier empresa. Existen diversas herramientas que facilitan este proceso, cada una con sus propias ventajas y desventajas. Tanto los sistemas de análisis financiero como los softwares de tesorería, son herramientas fundamentales para la gestión financiera de una empresa. Son herramientas diseñadas para recopilar, organizar y analizar grandes cantidades de datos financieros. Son aplicaciones especializadas en la gestión del flujo de efectivo de una empresa.
Por otro lado, el software de tesorería se centra en la gestión operativa de los flujos de caja diarios. Encontrar software de análisis financiero o de tesorería completamente gratuito y con todas las funcionalidades puede ser difícil. Tanto los sistemas de análisis financiero como el software de tesorería son herramientas poderosas, pero cada uno tiene un propósito específico.
Ejemplos de presupuestos de tesorería
- Una empresa comercial de venta de electrodomésticos que gestiona sus flujos de caja mensualmente. En este ejemplo de presupuesto de tesorería muy básico, la empresa mantiene un superávit de caja durante los tres últimos meses, lo que le permite mantener una liquidez saludable.
- Una empresa manufacturera que fabrica productos de plástico. Sus ingresos dependen de la venta de productos, pero sus egresos incluyen pagos a proveedores de materias primas, salarios y otros gastos operativos.
En cada ejemplo, el presupuesto de tesorería permite prever la entrada y salida de efectivo, facilitando a las empresas ajustar sus operaciones para garantizar la liquidez. Un presupuesto de tesorería permite prever ingresos y egresos, anticipar flujos de efectivo y mantener la liquidez. La planificación financiera adecuada previene sorpresas y asegura suficiente efectivo para cubrir obligaciones. Mantén las finanzas de tu negocio en orden aplicando los elementos y ejemplo de presupuesto que te entregamos en este artículo.
¿Qué es un presupuesto empresarial?
Realizar un presupuesto es una tarea esencial para cualquier organización porque ayuda a planificar su actividad, ya sea en un departamento concreto o globalmente para el conjunto de la compañía. El presupuesto de una empresa es el documento en el que se prevén todos los ingresos y gastos que tendrá una compañía en un ejercicio determinado. Para administrar correctamente una empresa es esencial la planificación y una de sus tareas básicas es la elaboración de un presupuesto. En este documento se recogerán todas las operaciones que va a desarrollar la sociedad para lograr sus objetivos -así como los recursos (dinero) necesarios para ello- y, además, se incluirá una previsión de los ingresos (ventas) que se estiman obtener.
De esta manera, la empresa planifica su actividad y recursos en un determinado periodo y a posteriori, llevando un control del presupuesto, puede ir comprobando si los gastos e ingresos previstos se concretan o si se producen desviaciones sobre lo previsto, o si hay áreas de la empresa que están fallando y es necesario realizar algún reajuste.
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Características comunes de un presupuesto empresarial
- Es una previsión a medio o largo plazo.
- Se incluyen gastos e ingresos, tanto fijos como variables.
- Se establece un punto de equilibrio y otro deseado.
- Se realiza un control del presupuesto durante su vigencia y una revisión al finalizar el periodo.
Tipos de presupuestos de una empresa
Dependiendo de en qué área de la empresa se centre podemos hablar de los siguientes tipos de presupuestos:
- Presupuesto de flujo de caja: Este presupuesto tiene como objetivo planificar los flujos de dinero con los que contará la empresa en un determinado periodo, estimando cuándo y cómo entrará el dinero en la compañía y en qué cantidades. Este documento sirve de ayuda para saber si el negocio contará con los recursos necesarios en cada momento para garantizar su actividad.
- Presupuesto de tesorería: Vinculado al anterior, este presupuesto planifica las entradas y salidas de dinero (los cobros y los pagos) de la empresa en un periodo dado. Es útil para garantizar la liquidez de la compañía y suele realizarse tanto al inicio de la actividad empresarial (para anticipar su rentabilidad) como al inicio de cada ejercicio.
- Presupuesto de ventas o presupuesto de ingresos: Es un presupuesto financiero en él se detallan las previsiones de ventas que se esperan alcanzar en un periodo determinado y sirve para fijar mejor los objetivos de la compañía. Para elaborarlo correctamente, hay que tener en cuenta tanto el pasado del negocio, como las tendencias del sector y la evaluación de la demanda que existe en el mercado.
- Presupuesto de producción: Tras realizar el presupuesto de ventas hay que elaborar el de producción, en el que se detallarán los costes que intervienen en la producción de los bienes o servicios que ofrece la empresa. En este presupuesto se señalará el número de unidades que debe producir la empresa para conseguir las ventas presupuestadas. El siguiente paso es elaborar el presupuesto de compras, que contendrá los costes de los insumos que va a necesitar la empresa para fabricar sus productos según sus previsiones de producción. Gracias a este documento la compañía evitará tener que paralizar la producción por falta de materias primas, por ejemplo.
- Presupuesto de capital: Este presupuesto es una previsión financiera que determina la diferencia entre las inversiones futuras y los recursos necesarios para llevarlas a cabo.
- Presupuesto de operación u operativo: Es un presupuesto que permite a la empresa planificar sus operaciones en un determinado periodo de tiempo. Recoge la previsión de ingresos por las ventas de los productos o servicios y contabiliza también los gastos que implicarán producirlos.
- Presupuesto de marketing: Este presupuesto fija las cantidades de dinero que se dedicarán a las distintas acciones y estrategias de marketing. Ayuda a fijar objetivos en esta área y permite evaluar el retorno de la inversión en cada partida.
- Presupuesto maestro: Es el presupuesto principal de una empresa y en él se engloban todas las áreas (compras, producción, ventas, marketing, etc.), uniendo todos los presupuestos anteriormente descritos. Su objetivo es facilitar una planificación global de la actividad de la compañía en un ejercicio dado.
¿Cómo se elabora un presupuesto empresarial?
Para elaborar cualquiera de los anteriores tipos de presupuesto han de seguirse varios pasos. Por poner el ejemplo de la elaboración de un presupuesto maestro, estas serían las etapas del presupuesto que habrían de seguirse:
- Definir la situación financiera de la empresa para poder hacer un presupuesto realista y alcanzable.
- Tener claros los objetivos y metas de la organización, porque serán estos los que determinarán hacia dónde se dirigirán los recursos e inversiones.
- Analizar los datos históricos de la propia empresa: los ingresos y gastos de años anteriores serán el punto de partida para hacer una estimación de los del ejercicio que se está presupuestando.
- Presupuestar los gastos, tanto los fijos como los variables.
- Realizar proyecciones de flujo de efectivo.
- Repartir los recursos entre cada área de la organización.
- Hacer un control periódico del presupuesto para comprobar si se están cumpliendo las previsiones o se producen desviaciones.
- Realizar los ajustes necesarios en el presupuesto confrontando las previsiones con los datos reales.
Presupuesto de un proyecto
El presupuesto de un proyecto es más que simplemente dinero, también es un plan de gastos que te guía a través de la planificación, ejecución y entrega de tu proyecto. Si tu proyecto fuera un vehículo, el presupuesto sería el combustible. Así como un camión necesita tener gasolina en el tanque, los proyectos necesitan tener dinero y recursos para poder avanzar. Y como gerente de proyectos, tienes la posibilidad de planificar y usar esos recursos de la manera más eficiente posible, para que tu proyecto alcance su objetivo, sin que te quedes en el camino. Dado que el presupuesto de un proyecto es esencial para lograr que el trabajo avance, saber cómo definir y seguir un plan presupuestario sólido es una de las habilidades de gestión de proyectos más importantes que puedes desarrollar a lo largo de tu carrera.
¿Qué es el presupuesto de un proyecto?
El presupuesto de un proyecto es un plan en el que se detalla cuánto gastarás, para qué y para cuándo. Si creas un plan presupuestario con anticipación y lo usas para controlar el gasto a lo largo de tu proyecto, puedes reducir el riesgo de que te quedes sin recursos o te excedas en el presupuesto planificado, algo muy frecuente en muchas empresas. Establecer el presupuesto antes de comenzar con el proyecto te ayuda a definir el alcance del trabajo y a controlar los costos. También es una buena manera de presentar tu proyecto a las partes interesadas y obtener los fondos que necesitas, ya que un plan de gastos detallado ayuda a que los encargados de tomar las decisiones comprendan cómo los costos contribuyen a los objetivos. Y a medida que tu proyecto avanza, puedes usar el presupuesto como referencia para comparar el gasto real con el gasto presupuestado y mitigar los costos adicionales que puedan surgir.
¿Cómo crear el presupuesto de un proyecto en 9 pasos?
Crear el presupuesto de un proyecto puede parecer abrumador, pero puedes hacerlo siguiendo una secuencia de pasos. A continuación, detallamos cada parte del proceso presupuestario.
- Establece los objetivos del proyecto: Los objetivos de un proyecto son todo lo que esperas haber logrado al terminar tu proyecto. Este es un buen punto de partida ya que te ayudan a comprender hacia dónde se dirige el trabajo y actúan como una guía a medida que avanzas con el plan del proyecto. Los mejores objetivos están claramente definidos y pueden ser refutables, por lo que puedes usarlos como punto de referencia para medir el éxito de tu proyecto una vez finalizado. Para definir objetivos claros, puedes usar la metodología SMART. SMART es un acrónimo en inglés que significa que el objetivo es específico, medible, alcanzable, realista y de duración limitada.
- Define el alcance del proyecto: Una vez que hayas establecido tus objetivos, puedes definir el alcance del trabajo que necesitarás para lograr esos objetivos. El alcance del proyecto te permite establecer límites en tu proyecto, como por ejemplo, qué trabajo se llevará a cabo (o no se llevará a cabo) y definir los plazos y entregables que deseas lograr. Al momento de definir el alcance de tu proyecto, debes considerar lo siguiente:
- Recursos disponibles: Antes de determinar los entregables que deseas lograr, evalúa los recursos que tienes a disposición. Si tienes un presupuesto ajustado o la disponibilidad del equipo es limitada, es posible que debas ajustar tus entregables según corresponda.
- Restricciones de tiempo: ¿Este proyecto tiene un cronograma ajustado o puedes tomarte todo el tiempo que necesites? Un cronograma ajustado puede influir en el costo de los recursos.
- Alcance del proyecto: ¿Qué está fuera del alcance del proyecto? Puede ser de gran utilidad aclarar lo que no forma parte de los objetivos del proyecto para poder evitar cualquier corrupción en el alcance o posibles gastos excesivos.
- Divide los entregables en subdependencias: A continuación, enumera todos los entregables que se incluyen en el alcance de tu proyecto y divídelos en dependencias. Este método te ayuda a identificar los gastos ocultos del proyecto al momento de crear tu presupuesto. Un sistema de simulación que puede ayudarte con la variable de costos es el sistema de estimación de talla de camiseta, o cualquier otra metodología de estimación ágil.
- Enumera los recursos necesarios: Una vez establecidos todos los entregables y dependencias, es hora de enumerar los recursos necesarios para cada elemento. Intenta ser lo más específico posible y recuerda que el término “recurso” puede significar más que el personal o el equipo, también puede incluir costos indirectos como capacitaciones o un espacio físico para trabajar. Para ayudarte a empezar, te mostramos a continuación algunas de las categorías de costos de proyectos más comunes a considerar:
- Miembros del equipo
- Adquisiciones
- Capacitación
- Equipamiento
- Espacio
- Investigación
- Servicios profesionales
- Viajes
- Estima los montos: En definitiva, un presupuesto es una estimación de costos. Si bien no podemos predecir el futuro, existen algunos métodos que te ayudarán a estimar de la forma más precisa posible. Y no tienes que ceñirte solamente a un método, puedes usar una combinación de estos enfoques, dependiendo de las circunstancias de tu proyecto. A continuación te mostramos algunas técnicas de estimación que puedes usar:
- Estima y suma el costo de cada elemento individual
- Estipula un monto fijo para tu presupuesto
- Compara los presupuestos de proyectos similares
- Considera diferentes escenarios
- Reserva un fondo para las contingencias: A veces suceden situaciones inesperadas. Se rompen las herramientas, cambian los horarios o tal vez una pandemia que ocurre una vez por siglo te impacta y debes superar algunos desafíos completamente inesperados. O, por el contrario, puede surgir una oportunidad impensada durante tu proyecto, como la posibilidad de comprar un activo comercial a un costo reducido. Las reservas para contingencia le dan a tu presupuesto un margen adicional en caso de que cambien los planes. Por lo general, se recomienda reservar entre el 5 % y el 10 % del presupuesto total para posibles contingencias.
- Crea el presupuesto: A esta altura, ya has identificado todos los entregables de tu proyecto, los recursos asignados y los costos estimados. Ahora empieza la parte divertida: crear el documento con el presupuesto real. A continuación, se detallan algunos puntos importantes a considerar:
- Detalla los elementos de cada entregable y recurso requerido, y el costo esperado de cada uno.
- Un cronograma donde se detalle cuándo necesitarás cada recurso y cuándo esperas gastar esos fondos.
- Las personas responsables de cada componente del presupuesto.
- Documentación clara donde se detalle qué parte del presupuesto de la empresa se usará para cada elemento.
- El gasto total de todo el proyecto. Si corresponde, desglosa el presupuesto con los montos totales por departamento.
- Un lugar para poder dar seguimiento a los costos reales en comparación con los costos presupuestados una vez iniciado el proyecto.
- Diseña un plan para controlar el gasto: Un presupuesto solo es útil si lo respetas. Planifica con anticipación la frecuencia con la que compararás los costos reales con los costos presupuestados. También es importante programar revisiones periódicas del presupuesto para identificar y abordar cualquier problema que pueda surgir.
Un presupuesto balanceado es una herramienta valiosa que te brinda control sobre tus ingresos y gastos, y te ayuda a avanzar hacia tus metas financieras.
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