¿Te cuesta entender cómo se hace un balance general o por dónde empezar? No te preocupes. En este artículo te explicamos paso a paso cómo hacer un balance general fácil y rápido, aunque no seas contador. El balance general es un informe que desglosa la situación financiera de una compañía, en este se mide un tiempo determinado en el que podrás ver lo que la empresa tiene disponible, mejor conocido como activos, lo que debe (pasivos) y lo que pertenece a los propietarios (patrimonio). Este reporte es clave para conocer la salud financiera de un negocio en un momento determinado y tomar mejores decisiones.
Te ayuda a responder preguntas como: ¿tengo liquidez? ¿puedo invertir?
Existen diferentes tipos de balance general:
- Balance general proforma: Con él se realizan proyecciones sobre los componentes del balance general.
- Blance general comparativo: Con este informe podrás evaluar la evolución de distintos meses o años de tu compañía.
Antes de saber cómo hacer un balance general, ten en cuenta que debes reunir ciertos documentos relacionados con las finanzas y la contabilidad de tu negocio.
Esta estructura permite visualizar con claridad la situación financiera de la empresa en un momento específico. El balance general es un estado financiero que muestra la situación económica de una empresa en una fecha específica.
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Estructura Básica del Balance General
- Activos: todo lo que posee la empresa.
- Pasivos: todo lo que la empresa debe.
- Capital contable o patrimonio: representa los recursos propios de la empresa.
Pasos para Crear un Balance General en Excel
Para crear un balance general en Excel, sigue estos pasos:
- Paso 1: Reúne la información financiera básica
Haz un listado de todos los activos (lo que tienes), pasivos (lo que debes) y capital (lo que aportaste o generaste).
- Paso 2: Clasifica los activos y pasivos
Separa tus activos en circulantes (efectivo, inventarios, cuentas por cobrar) y no circulantes (propiedades, maquinaria). Así como los activos, los pasivos se dividen, pero esta vez de acuerdo con el nivel de exigencia o plazo para la liquidación.
- Paso 3: Calcula el patrimonio
El patrimonio es lo que tendrás después de agregar y restar todos los elementos anteriores. El capital es la ganancia real que tu empresa genera durante el lapso seleccionado (que por lo regular es un año).
- Paso 4: Contabiliza los pasivos
Ahora es momento de contabilizar los pasivos, que son las obligaciones y deudas con las que cuenta la empresa. Conocer el estado financiero de tu negocio permite que desarrolles presupuestos más acertados y evites contraer deudas con cantidades que no podrás cubrir.
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- Paso 5: Presenta tu balance en formato tabla
Organiza toda la información en una tabla clara. Revisa la estructura del activo: ¿hay suficiente efectivo y cuentas por cobrar para operar?
Alternativas a Excel
Hay muchos programas de contabilidad en el mercado, como Quickbooks, EBP o ContaPlus. Sin embargo, suelen ser una solución bastante compleja y costosa. Si buscas una opción para presentar y gestionar datos encriptados, Excel, del paquete Microsoft Office, es una excelente alternativa.
¿Por Qué Elegir Excel para la Contabilidad?
Dentro del paquete Microsoft Office, encontrarás el programa Excel, esencial para manejar números y ahorrar tiempo. Las profesiones contables, tan rechazadas, tienden a recurrir a Excel ya que es una de las herramientas contables esenciales del mercado. Se puede personalizar 100 %, lo que implica que una vez que tengas el diseño de tu hoja y hayas introducido las fórmulas de cálculo en las celdas correctas, podrás ahorrar mucho tiempo.
Además, este software está disponible en la nube, lo que te permitirá poder interactuar con tus compañeros y tener tus documentos contables en todos tus dispositivos. La mayoría de las veces, se utiliza para llevar la contabilidad ya que Excel permite:
- Procesar ingresos y gastos.
- Realizar un balance contable.
- Gestionar tus plazos.
- Hacer un pronóstico.
- Crear libros de contabilidad.
- Generar presupuestos y facturas.
- Garantizar una buena gestión financiera.
- Consultar el flujo de caja.
- Estar informado de los estados financieros.
Por lo tanto, Microsoft Excel facilita la vida de las personas y los profesionales en su gestión contable y financiera. Algunos se sienten cómodos con Excel, mientras que hay quienes tienen que dar clases para aprender a utilizar esta herramienta.
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Plantillas de Excel para Contabilidad
Las plantillas son uno de los «consejos» de Excel que te permitirán ahorrar un tiempo valioso. Dirígete a la biblioteca de Excel para realizar una búsqueda de palabras clave. Además, Internet es una mina de oro para encontrar todo lo que busques!
Encontrarás fácilmente plantillas de:
- Ingresos y gastos.
- Balances contables.
- Conciliación bancaria.
- Libro mayor.
Una de las plantillas más utilizadas es la de facturas y la de cobros y desembolsos para gestionar el flujo de caja de la forma más eficiente posible y así mantener una contabilidad rigurosa. Los plantillas más habituales son la de presupuestos, el pronóstico, las listas de verificación de pago de facturas o las proyecciones de flujo de efectivo.
La plantilla de balance también será de ayuda para quienes se están iniciando en este software de gestión contable, puesto que este modelo de hoja de cálculo proporciona un estado de los activos de una empresa en el momento T resumiendo sus activos y pasivos. Por lo general, se realiza al cierre de las cuentas anuales.
A su vez, a continuación te dejamos los documentos contables que componen este balance que comentamos:
- Facturas de clientes y proveedores.
- Nóminas de pago para registrar salarios y declaraciones sociales.
- Estados de cuenta bancarios.
- La tabla de capital contable durante el ejercicio.
- La cuenta de resultados.
Para descargar las mejores plantillas de Excel, dirígete a Xataka, Archivo Excel, Excelgratis.com o Just EXW. ¡Encontrarás cientos de plantillas disponibles que te facilitarán tu día a día!
Funciones de Excel Útiles para la Contabilidad
Las fórmulas se utilizan con mucha frecuencia en un contenido dinámico. Para facilitar el uso de estas fórmulas, Excel ofrece una extensa lista de «FUNCIONES». Las funciones tienen una gran utilidad en Excel. De hecho, permiten no tener que teclear la misma fórmula varias veces.
Estas son las diferentes categorías de funciones que encontrarás en Excel:
- Matemáticas y trigonometría.
- Búsqueda y referencia.
- Financieras.
- Fecha y hora.
- Texto.
- Estadísticas.
- Base de datos.
- Ingeniería.
- Información.
- Contabilidad...
Por supuesto, no tendrás que usarlas todas para llevar la contabilidad o la presentación de impuestos de tu negocio u hogar. Las que más te servirán son las funciones lógicas, de búsqueda, fecha y hora, así como las funciones de texto. La mayoría de los usuarios de Excel utilizan operadores lógicos en fórmulas simples para comparar datos.
Asimismo, estas son las funciones que se suelen emplear con mayor frecuencia en contabilidad:
- SUMA
- SUMAPRODUCTO
- SUBTOTAL
- REDONDEAR
- ROUND.MAS
- PRODUCTO
- TRUNCAR
- ABS
- POTENCIA
- RAÍZ
¿Por Dónde Empezar a Gestionar la Contabilidad en Excel?
Para llevar la contabilidad de una empresa, primero tendrás que elegir un software de contabilidad, configurar un plan de cuentas y un sistema para archivar los documentos. El primer paso, imprescindible, es infórmate sobre cuáles son tus obligaciones legales.
Para asegurarte de que no te olvidas de nada, estas son las etapas principales de un ciclo contable:
- Análisis de transacciones.
- Registro y contabilidad de asientos.
- Preparación de un balance general no ajustado.
- Preparación de entradas de ajuste.
- Preparación de un balance general ajustado.
- Elaboración y finalización de estados financieros.
El Kardex en Excel
El Kardex es una herramienta clave para la administración de inventarios en cualquier tipo de empresa, ya que permite llevar un registro minucioso de las entradas y salidas de los productos o materiales, así como su valoración económica.
Kardex: Es un sistema de registro y control que permite llevar un seguimiento de las entradas, salidas y saldos de los productos o materiales en una empresa.
Inventario: Se refiere a la cantidad total de productos o materiales que posee una empresa en un momento específico.
Funciones del Kardex
- Control de existencias: El Kardex permite llevar un registro detallado de las entradas y salidas de productos o materiales, lo que facilita el control de las existencias en tiempo real.
- Planeación y presupuesto: El Kardex permite analizar el comportamiento histórico del inventario y prever las necesidades futuras de adquisición y almacenamiento.
- Gestión financiera: El Kardex incluye la valoración económica de las existencias, lo que permite conocer el costo de los productos en stock y su impacto en la situación financiera de la empresa.
Tipos de Kardex
- Kardex Permanente o Continuo: Este tipo de Kardex se actualiza de manera constante con cada transacción relacionada con el inventario, registrando las entradas, salidas y saldos en tiempo real.
- Kardex Periódico: A diferencia del Kardex Permanente, el Kardex Periódico se actualiza en intervalos de tiempo preestablecidos (por ejemplo, mensual, trimestral o anual).
- Kardex por Método de Valoración: Los métodos de valoración de inventario son técnicas utilizadas para calcular el costo de los productos en stock y determinar el valor de las existencias.
- Kardex por Categoría de Producto: Este tipo de Kardex organiza el inventario según categorías o tipos de productos, permitiendo un seguimiento más específico y detallado de las existencias.
Cómo Crear un Kardex en Excel
- Abre Excel y crea un nuevo archivo.
- En la primera fila, crea las siguientes columnas: Fecha, Descripción, Entradas (Cantidad y Valor Unitario), Salidas (Cantidad y Valor Unitario), y Saldos (Cantidad, Valor Unitario y Valor Total).
- Registra la fecha y la descripción de cada transacción en las columnas correspondientes.
- Si es una entrada, coloca la cantidad y el valor unitario en las subcolumnas de Entradas.
- Suma la cantidad de productos en la subcolumna de Entradas a la cantidad de productos en la subcolumna de Saldos.
- Divide el valor total en la subcolumna de Saldos por la cantidad de productos en la misma subcolumna para obtener el valor unitario promedio después de cada entrada.
- Cuando registres una salida, resta la cantidad de productos en la subcolumna de Salidas de la cantidad de productos en la subcolumna de Saldos.
- El valor unitario promedio no cambia en una salida, así que simplemente copia el valor unitario anterior en la subcolumna de Valor Unitario de Saldos.
- Repite estos pasos para cada transacción de entrada o salida en tu Kardex de inventario.
Obligaciones Contables Legales
El primer paso es conocer las obligaciones legales, ya que hay muchas en España y dependen de la situación de cada empresa. La contabilidad permite a las empresas tomar decisiones internamente, pero también conocer la situación financiera.
Obligaciones según el tipo de empresa:
- Emprendedores: Mantener un libro actualizado de ingresos y gastos, elaborar presupuestos y facturas, conservar tus documentos contables y declarar tu volumen de negocios (trimestral y anualmente).
- Pequeñas empresas: Llevar el seguimiento de los libros contables, tener al día la información en los libros de actas, conservar los libros, la correspondencia, documentación y justificantes de la empresa; y elaborar y aprobar las Cuentas Anuales.
- Grandes empresas: Registro de flujos de efectivo cronológicamente, facturación con información obligatoria, inventario, diario contable, libro mayor, cuentas anuales con balance contable, estado de cuentas, conservación de registros contables durante 10 años.
Elaborar un Plan Contable
Una buena gestión de cuentas es fundamental para la salud de tus finanzas. Gracias a esta hoja de cálculo, podrás realizar un seguimiento de tus estados financieros y evitar sorpresas desagradables.
Pasos para realizar un seguimiento de tu flujo de efectivo utilizando una hoja de cálculo de Excel:
- Comienza introduciendo tus ingresos y gastos.
- Enumera todos los datos primero: Cifras de negocio, Capital, Entradas en la cuenta corriente, Créditos actuales, Inversiones, Facturación con IVA incluido, entre otros.
- Posteriormente, enumera los gastos, incluidos los cargos fijos y variables.
Configurar tu Contabilidad
La creación de una tabla de Excel se divide en dos partes principalmente. Todo emprendedor debería estar atento de sus cuentas completas. La primera consiste en crear la arquitectura de tu hoja. Dependiendo de la información que vayas a introducir, podrás ingresar los meses en el eje x y las transacciones en el eje y. No olvides los diferentes modos de ingresos y gastos, así como el IVA.
Pasos a seguir para configurar la contabilidad:
- Realizar un plan de cuentas.
- Abrir una cuenta bancaria.
- Obtener más información sobre los impuestos sobre las ventas.
- Determinar los pagos que deberás realizar.
- Gestionar gastos.
- Gestionar el flujo de caja.
- Llevar al corriente los libros contables.
Formarse en Contabilidad
¿No se te dan muy allá los números? ¿Estás empezando tu negocio y no tienes experiencia en contabilidad? Que no cunda el pánico, para los principiantes, la formación en Excel te será de ayuda a la hora de administrar de manera óptima tu contabilidad sin tener la ayuda de un asesor.
Posibilidades de formación:
- Centros de formación.
- Cursos de contabilidad en algún tipo de academia o escuela.
- Formación en línea de Excel.
- Tutoriales en Internet.
- Clases particulares de Excel.
- Plataformas de redes de estudiantes/profesores.
Catálogo de Cuentas
Un catálogo de cuentas es un documento contable que proporciona una lista organizada y sistemática de todas las cuentas utilizadas por una empresa o entidad para registrar sus transacciones financieras. Este catálogo es de gran importancia para la correcta contabilización de las operaciones de una empresa, ya que garantiza que todas las transacciones sean clasificadas de manera adecuada y coherente.
Clasificación de Cuentas
Cada cuenta representa un elemento específico del activo, pasivo, patrimonio, ingresos o gastos.
- Activos: Representan los recursos controlados por la empresa que tienen un valor económico y se esperan obtener beneficios futuros de ellos.
- Pasivos: Representan las obligaciones financieras y deudas que la empresa debe pagar o cumplir en el futuro.
- Patrimonio: Representa el valor residual de los activos corrientes de la empresa una vez deducidos todos sus pasivos.
- Ingresos: Representan los flujos de recursos o beneficios económicos que la empresa genera al vender bienes o prestar servicios.
- Gastos: Representan los flujos de recursos o salidas de dinero que la empresa incurre al realizar sus actividades comerciales.
Pasos para Crear un Catálogo de Cuentas
- Haz una lista de las categorías principales de cuentas que reflejen la estructura financiera de tu empresa.
- Para cada cuenta principal, crea una lista de subcuentas más específicas que desees rastrear.
- Asigna un código numérico único a cada cuenta y subcuenta en el catálogo.
- Proporciona una breve descripción para cada cuenta y subcuenta.
- Clasifica las cuentas como activos, pasivos, patrimonio, ingresos o gastos.
- Revisa cuidadosamente para asegurarte de que esté completo y refleje adecuadamente la estructura financiera de tu empresa.
- Introduce el catálogo de cuentas en tu sistema contable o software de gestión financiera.
- Recuerda que el catálogo de cuentas debe mantenerse actualizado y revisarse periódicamente para garantizar su precisión y relevancia para el negocio.
Crear el Catálogo de Cuentas a partir del Catálogo de Claves en Excel
- Asegúrate de tener ambos catálogos en hojas de Excel separadas.
- El Catálogo de Claves debe contener una columna con los códigos de cuenta y, si es necesario, otras columnas con información adicional.
- Identifica un elemento común entre ambos catálogos para poder vincular la información. El elemento más común suele ser el código de cuenta.
- En la hoja del Catálogo de Cuentas, agrega una columna para las descripciones de las cuentas.
- Utiliza una fórmula de búsqueda y referencia para extraer las descripciones del Catálogo de Claves y llevarlas al Catálogo de Cuentas.
- Revisa el Catálogo de Cuentas resultante para asegurarte de que todas las descripciones se hayan agregado correctamente.