Emitir facturas electrónicas (CFDI) en México es una obligación para cualquier negocio formal. Pero más allá del simple cumplimiento con el SAT, una buena gestión de CFDI puede optimizar procesos contables, fiscales y administrativos. En este artículo conocerás por qué es importante timbrarlo correctamente, cómo hacerlo usando CONTPAQi y cómo consultar su estatus ante el SAT.
Configuración Inicial en CONTPAQi
Lo primero que hay que hacer, es actualizar nuestros datos fiscales, así como el de nuestros clientes, para no tener problemas con la información de los campos al momento de facturar ya sea directamente en el Portal del SAT o utilizando una plataforma digital como CONTPAQi®.
Datos del Emisor
Primero que nada, los datos tuyos (emisor):
- Revisa tus datos con tu constancia de situación fiscal.
- Recuerda que debes poner únicamente la razón social, sin el régimen de capital.
Para cambiar tus datos, debes de ir a Configuración > Redefinir Empresa. La validación y el XML será sobre lo que esté tecleado en el apartado de "Empresa". Si deseas (opcional) que aparezca la razón social completa en tu PDF debes teclearla en el apartado de "Representante Legal." En la pestaña 2 ahí mismo, podrás revisar la dirección fiscal tuya.
Datos del Receptor (Cliente)
De igual manera tenemos que actualizar los datos fiscales de nuestros clientes, así que hay que solicitarles esta información para poder generar la facturación electrónica correctamente o lo podemos revisar en el servicio de Validación del SAT a través del RFC de los clientes para corroborar que sus datos sean válidos. También puedes solicitarles su constancia fiscal para hacer una captura adecuada de sus datos fiscales.
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De acuerdo al Anexo 20 versión 4.0, el Nombre, Régimen fiscal y Código postal del domicilio fiscal del Receptor (cliente) serán datos requeridos; es decir, se capturarán de manera «obligatoria» para el timbrado de tus documentos, y es importante que ambos se registren de acuerdo a la Lista de RFC inscritos no cancelados en el SAT.
Para esto, podrás capturar la información mediante el siguiente proceso:
- Ingresa al menú Catálogos \ Clientes.
- Haz doble clic sobre uno de los clientes del listado Clientes - Todos los clientes.
- Visualiza que el nombre de la empresa esté capturado correctamente y desde la pestaña 1.
Para modificar el registro de un cliente, ingrese a la opción "LISTAR CLIENTES", de clic en el icono que parece un monito con un lápiz, aparece en la primer columna. Modifique el dato deseado y de clic en Guardar.
Configuración y Generación de CFDI Versión 4.0
A partir del 1ro de abril del 2023 será obligatorio la emisión del CFDI versión 4.0, esto con el fin de que el SAT pueda recibir información de los contribuyentes de mayor calidad.
Cómo configurar la versión 4.0 del Anexo 20 en CONTPAQi® Factura electrónica
- En la barra de herramientas: Configuración > Conceptos > Seleccionar el documento modelo deseado, por ejemplo «Factura».
- En la ventana «Conceptos», seleccionar en código (F3) el nombre del concepto, ejemplo «Factura 3.3».
- Ve a la pestaña 5- Comprobante fiscal digital /CFDI) y en el apartado «Datos de la emisión y entrega del CFD» > Versión del anexo 20 del SAT, seleccionar 4.0 > Guardar cambios.
Cómo configurar la versión 4.0 del Anexo 20 en CONTPAQi® Comercial Pro
- Ir a pestaña CONTPAQi Comercial y seleccionar Opciones.
- Elegir la opción CFDI.
- Seleccionar 4.0 en el campo Anexo 20.
- Aceptar cambios.
Errores Comunes al Timbrar CFDI 4.0 y sus Soluciones
Conoce las dudas más frecuentes al timbrar tus cfdi 4.0 en CONTPAQi.
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ERROR CFDI40145 - El campo Nombre del receptor, debe pertenecer al nombre asociado al RFC registrado en el campo Rfc del Receptor. O EL ERROR CFDI40139 - El campo Nombre del emisor, debe pertenecer al nombre asociado al RFC registrado en el campo Rfc del Emisor.
Para solucionar estos errores:
- Verificar el nombre del emisor que aparece dentro de la Cédula de Identidad Fiscal.
- Ingresar al Menú de Redefinir Empresa >> pestaña General.
- Indicar la razón social como lo muestra dentro del código QR y guardar cambios. Es importante ponerlo exactamente como viene en la cédula, en mayúsculas y sin el régimen de capital.
- Eliminar documento y volver a generarlo.
- Validar que permita el timbrado.
El campo DOMICILIO FISCAL RECEPTOR debe pertenecer al nombre asociado al RFC del Receptor, al intentar timbrar con v4.0 en CONTPAQi® Factura electrónica
- Escanea el QR de la Cédula de Identificación Fiscal del cliente o ábrela en PDF y valida el código postal.
- Ingresar al catálogo de clientes > selecciona el cliente y abre la dirección.
- Actualiza el domicilio del receptor con los datos correctos de la Cédula de Identificación Fiscal y guarda cambios.
- Genera el documento nuevamente y timbra.
El campo nombre del RECEPTOR debe pertenecer al nombre asociado al RFC registrado en el campo RFC del receptor al timbrar REP
- Verifica el nombre del receptor que aparece en la Cédula de Identidad Fiscal.
- Ingresa al Catálogo de Clientes.
- Indica el nombre del cliente como lo muestra la Cédula. Es importante ponerlo exactamente como viene en la cédula, en mayúsculas y sin el régimen de capital.
- Elimina el documento de pago.
- Vuelve a generar el documento.
- Validar que se timbre correctamente.
El campo RFC del nodo receptor debe contener valor «XAXX010101000» y el valor del campo Nombre del nodo Receptor debe contener el valor “PÚBLICO EN GENERAL” al timbrar un CFDI 4.0
- Selecciona el cliente del documento «PUBLICO EN GENERAL«.
- Cambia el nombre a «Publico en general» y guarda cambios.
- Abre el documento con el detalle y selecciona de nuevo el cliente ya con el nuevo nombre modificado.
- Valida que ya se timbre el documento.
Al usar el RFC XAXX-010101-000 se requiere la siguiente configuración:
- Nombre: Publico en general
- Uso del CFDI: S01 - Sin efectos fiscales
- Régimen: 616 - Sin obligaciones fiscales
El archivo xml que representa el documento digital no esta bien formado. De acuerdo con DTD o con el esquema, el elemento no puede estar vacío, al timbrar un REP
- Cancelar el documento de ingreso.
- Generar uno nuevo con el método de pago correcto.
- Validar el timbrado.
A partir de la versión 10.0.1 de CONTPAQi® Factura electrónica, se agrega el bloqueo al intentar timbrar recibos electrónicos de pago, para facturas generadas con método de pago PUE.
Listado y Consulta de CFDIs
A partir del 10 de abril se agregó el poder crear CFDI con la versión 4.0, por lo que el listado de documentos por default está el filtro para documentos 3.3. Para poder ver sus documentos CFDI 4.0, en el listado de facturas en la parte inferior central deberá cambiar en el apartado de: "Comprobante Versión:” por el valor de: "Factura 4.0".
Se realizó una modificación en el listado de facturas, por lo que para poder visualizar los documentos generados en meses anteriores, es necesario seleccionar el mes y año a mostrar en el listado desde el filtro que se muestra en la parte inferior de la página, donde podrá seleccionar además, la versión del CFDI (3.3 o 3.2). Adicionalmente, se incluye un filtro adicional en la barra desplegable del lado derecho de la página, donde podrá filtrar por periodos de hasta 6 meses, seleccionando el mes y año inicial y final.
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Descarga y Gestión de CFDI (XML y PDF)
La descarga y validación de facturas electrónicas (CFDI) es una actividad clave para contadores, empresas y contribuyentes. Sin embargo, hacerlo de forma manual desde el portal del SAT puede ser lento, tedioso y propenso a errores. Desde el portal del SAT puedes acceder al visor de comprobantes fiscales con tu RFC y contraseña o e.firma.
Entre sus funciones más importantes está la posibilidad de descargar y organizar los XML de los comprobantes fiscales digitales. Los archivos XML son fundamentales para la fiscalización y registro contable, ya que contienen información detallada sobre las transacciones realizadas.
Funcionalidades de Consulta y Descarga del SAT
- Consulta de CFDI emitidos y recibidos.
- Descarga de facturas en XML o PDF.
- Búsqueda por fechas, RFC, monto o estatus.
- Validación de estatus (vigente o cancelado).
Descarga Masiva de CFDI
La descarga masiva consiste en obtener cientos o miles de CFDI en una sola operación, ideal para empresas con alto volumen de facturación.
Beneficios de la descarga masiva:
- Ahorro de tiempo operativo.
- Reducción de errores humanos.
- Mejor control de deducciones y gastos.
- Preparación para auditorías.
- Mayor seguridad documental.
Consejos para una descarga eficiente:
- Programa descargas semanales o mensuales.
- Clasifica archivos con nombres estandarizados.
- Usa un sistema con respaldo automático.
- Revisa XML duplicados o cancelados.
Cuando termine el proceso de descarga podrás utilizar los filtros de búsqueda, usar el botón "Acciones generales" si deseas agregar referencias, observaciones, etc.
Mostrará el siguiente mensaje para elegir si se descargarán los comprobantes Emitidos o Recibidos. Selecciona el tipo de documento a descargar así como los filtros que requieras. Se mostrará la ventana para Consultar comprobantes recibidos, donde podrás filtrar por fecha, elegir un RFC Emisor o Receptor específico, el estado (Vigente o Cancelado) y el tipo de comprobante, así como seleccionar la ruta de descarga de los comprobantes recibidos. Puedes expandir o contraer los parámetros adicionales haciendo clic en "Parámetros extra" por si necesitas revisar, seleccionar o cambiar alguno.
Uso del Administrador de Documentos Digitales (ADD) de CONTPAQi
El ADD (Administrador de Documentos Digitales) es una herramienta incluida en las soluciones de CONTPAQi diseñada específicamente para gestionar y organizar de manera eficiente los documentos fiscales digitales, como los CFDI (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet).
Funcionalidades del ADD:
- Uso de filtros: Si necesitas encontrar rápidamente un documento, utiliza los filtros avanzados del ADD.
- Aplicación de etiquetas y notas a cada XML: Puedes añadir etiquetas personalizadas a cada XML, como Referencia, Observaciones, Responsable y Proceso, que ayudarán a identificar de mejor manera los XML basta con dar clic al botón derecho del mouse.
- Generación de reportes: El ADD también permite generar reportes que te ayudarán a analizar tus operaciones fiscales y contables.
Resolución de Problemas al Descargar PDF
ERROR AL MOSTRAR Y DESCARGAR EL DOCUMENTO PDF DE LA FACTURA: Este error se muestra debido a la versión del navegador Chrome (Versión 46.0.2490.71 m) disponible desde el día 13/10/2015. Hace pocos días se liberó nuevamente otra versión por parte de Google Chrome la versión es (Versión 46.0.2490.80 m) la cual ya no muestra este defecto, actualice su navegador a esta nueva versión.
Preguntas Frecuentes sobre CFDI
- ¿Puedo descargar XML sin e.firma? No.
- ¿Hay un límite de descargas por día? Sí. El SAT puede limitar por seguridad el número de CFDI descargados.
- ¿Es legal usar software externo para descargar XML? La descarga masiva de XML es una tarea inevitable para cualquier empresa que emite o recibe facturas electrónicas. Automatizar este proceso no solo mejora la eficiencia, sino que también garantiza cumplimiento fiscal y facilita la contabilidad.
- ¿Puedo emitir CFDIs sin internet? No.
- ¿Puedo cancelar un CFDI desde CONTPAQi? Sí.
- ¿El sistema actualiza automáticamente los catálogos SAT? Sí.
- ¿Es válido ante el SAT? Sí.
Emitir y consultar tus CFDIs de forma correcta es fundamental para evitar sanciones del SAT, deducir gastos y mantener una operación fiscal en regla.