Cuando hablamos de ciclo contable nos referimos al conjunto de fases que se repiten en cada ejercicio económico durante la existencia de la empresa. Es el registro de todas las operaciones económico-financieras que se han efectuado en dicho periodo. La contabilidad de una compañía está sujeta a ciclos, es decir, a períodos de tiempo concretos que acotan las actividades y su impacto sobre el negocio. El ciclo contable es, por tanto, el proceso de registro contable de todas las actividades del negocio durante un período concreto para reflejar la imagen fiel de la actividad.
Comprender y manejar adecuadamente el ciclo contable es clave para el éxito financiero de cualquier negocio. La información que aporta el ciclo contable es indispensable para tomar decisiones estratégicas. La contabilidad es clave en la empresa: permite controlar todas las operaciones económicas, analizar la situación patrimonial y facilita la toma de decisiones estratégicas.
Períodos Contables
Los períodos contables, también conocidos como períodos de informe, son períodos de tiempo en los que una empresa u organización informa el rendimiento financiero, por ejemplo, al generar su balance de ingresos o su balance. El período de tiempo habitual del ciclo contable es el ejercicio anual, pero también se dan ciclos de menor duración como el trimestre y el semestre, que sirven para conocer la marcha de la compañía al arranque de año y tomar las decisiones necesarias para compensar posibles desajustes.
Para muchas empresas, el año fiscal no se alinea con el año calendario, por ejemplo, cuando el año fiscal finaliza el 30 de junio en lugar del 31 de diciembre. Puede usar periodos contables en informes, como cuando revisa los movimientos registrados en la página Saldo/Presupuesto, donde se puede especificar el intervalo de informes. Una de las opciones que puede especificar para crear informes por período contable.
En el campo Nº de periodos especifique el número de ejercicios económicos en que se dividirá el ejercicio. En el campo Longitud período, introduzca una duración para cada período. En el campo Fecha inicial, introduzca la fecha en la que comienza el ejercicio. Seleccione la casilla de verificación Principio ejercicio para indicar que es el primer periodo del ejercicio.
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Tipos de Operaciones en el Ciclo Contable
Las operaciones pueden ser de dos tipos:
- Operaciones reales: suponen una transacción de la empresa con su entorno. Se realizan a lo largo del ejercicio y además suelen tener un respaldo documental.
- Operaciones formales: se realizan por la aplicación de una norma o principio contable. Se realizan al final del ejercicio.
Su fin principal es disponer de la información contable acerca de los resultados obtenidos y la situación económica-financiera y patrimonial.
Fases del Ciclo Contable
Las etapas del ciclo contableEl ciclo contable de cada ejercicio se estructura en varias etapas en las que se realizan las acciones necesarias para garantizar el registro de las operaciones que realiza la compañía y que permitan preparar los estados financieros y conocer el resultado de la operación.
Las fases que componen el ciclo contable son las siguientes:
- Balance de situación inicial: al inicio del ejercicio, la empresa dispondrá de un determinado patrimonio, que aparecerá plasmado contablemente en el balance de situación.
- Apertura de la contabilidad: se registran tanto en el Libro Diario como el Libro Mayor los elementos con los que cuenta la empresa. El asiento de apertura consistirá en hacer un cargo a las cuentas de activo y un abono a las cuentas de pasivo y neto.
- Registro de las operaciones del ejercicio: para registrar las actividades, cada compañía cuenta con una serie de libros contables obligatorios por ley y también puede tener libros auxiliares. Para ello es necesario identificar un hecho contable, es decir, aquello que debe ser apuntado: la venta de mercancías, la compra de suministros, aportaciones de capital… Es decir, todo movimiento que repercuta sobre la compañía. Estas operaciones deben quedar registradas documentalmente (albaranes o facturas) que se registran en el libro diario. Durante el ciclo contable, la compañía registra de forma cronológica cada transacción en el libro diario. Los incrementos de activo (derechos y bienes) se anotarán en el debe y las disminuciones en el haber. Las variaciones de pasivo (obligaciones y deudas) funcionan justo al revés. Un incremento representa una anotación en el haber y una disminución en el debe.
- Periodificación: atribuyo al ejercicio los gastos e ingresos que corresponde aplicando el principio de devengo. Teniendo especial atención en:
- Los gastos e ingresos contabilizados en el ejercicio que corresponden a otro posterior.
- Los gastos e ingresos devengados en el ejercicio y pendientes de contabilizar.
- Ajustes previos a la determinación del beneficio -o pérdida- generado en el ejercicio: realizaremos cualquier cambio que ayude a reflejar la imagen fiel de la empresa. Por ejemplo, hago una provisión por cuentas incobrables, considero una depreciación...
- Balance de comprobación de sumas y saldos: nos ayuda a comprobar que no hemos cometidos errores en las anotaciones efectuadas. Si no coinciden las cifras totales es porque hemos cometido algún fallo.
- Cálculo del resultado: se realiza restando a los ingresos los gastos que se han producido. Es la liquidación de las cuentas de los grupos 6 y 7. Si el saldo del resultado es:
- DEUDOR (Debe > Haber) se produce una pérdida.
- ACREEDOR (Debe < Haber) se produce un beneficio.
- Cierre de la contabilidad: debemos cargar las cuentas acreedoras y abonar las cuentas deudoras al Diario Mayor. Con esta gestión quedarán todas las cuentas con saldo nulo. Se saldan todas las cuentas del grupo 8 y 9.
- Cierre contable: Al final de año, cuando finaliza el ciclo contable, estas operaciones se traspasan al libro mayor, se realizan los ajustes pertinentes (amortizaciones, depreciaciones, reclasificaciones, conciliación de cuentas bancarias, cálculo de resultado…) y se cierra la contabilidad para generar los estados financieros.
- Cuentas anuales: se formulan el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de flujo de efectivo, el estado de cambios en el patrimonio neto y la memoria.
- Distribución del resultado: es el beneficio obtenido por la empresa después de haber pagado el Impuesto de Sociedades. Se puede distribuir entre los propietarios de la entidad o destinarlo como reserva.
Cierre del Ejercicio
Cerrar el ejercicio es una de las tareas para cerrar los libros. Después de cerrar un ejercicio, se seleccionan las casillas Cerrado y Fecha bloqueada de todos los periodos del ejercicio. Debe tener al menos un ejercicio abierto. Al cerrar un ejercicio, asegúrese de que se ha creado un nuevo ejercicio. Aunque un ejercicio esté cerrado, todavía podrá registrar en él movimientos de contabilidad. Al hacerlo, los movimientos se marcan como registrados en un ejercicio cerrado y se seleccionará la casilla Asiento post-cierre. De forma predeterminada, la casilla no se muestra en la página, pero puede agregarla. Los siguientes pasos son cerrar las cuentas de regularización y transferir los resultados del ejercicio a una cuenta en el balance.
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Durante el año, toda empresa tiene gastos e ingresos. Se tienen que saldar todas las cuentas y dejarlas en cero para el siguiente año.
Ciclos de Transacción Comunes
Para que el empresario administrador pueda dedicarse a su negocio sin descuidar todos los aspectos importantes, es útil que recuerde cuáles son los principales ciclos de transacción del mismo y cómo se interrelacionan entre ellos. Normalmente, en una empresa industrial y comercial se encontrarán los siguientes ciclos de transacción:
- Ventas - cobranza - registro contable.
- Compras - pagos - registro contable.
- Costo de producción y costo de ventas - registro contable.
- Recursos humanos, nóminas - pago - registro contable.
Cada uno de estos ciclos tendrá varios procesos que los forman y, a su vez, éstos estarán constituidos por subprocesos y actividades específicas.
Importancia del Ciclo Contable
El ciclo contable permite hacer un seguimiento detallado de la operación de la compañía y comprobar si los datos financieros y de patrimonio siguen el rumbo deseado. Manejar con fluidez los conocimientos sobre contabilidad, finanzas, fiscalidad y organización empresarial contribuye a llevar un control de los parámetros que muestran la salud financiera de un negocio y permite tomar las decisiones adecuadas en el momento preciso.
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