La contabilidad es el lenguaje financiero que permite a las empresas mantener un registro preciso de sus transacciones, evaluar su salud financiera y tomar decisiones informadas. En el corazón de este proceso se encuentran los tipos de pólizas contables, herramientas esenciales que permiten a las empresas capturar, documentar y rastrear cada movimiento financiero.
Una de las maneras más prácticas para comprender qué es un sistema de pólizas es conocer ambas nociones por separado. Las pólizas contables son registros documentales que se utilizan en contabilidad para registrar las transacciones financieras de una empresa. Son un tipo de documento contable de exclusivo carácter interno en el cual se registran las diferentes transacciones de una empresa. En ese sentido, el uso de los sistemas de pólizas facilita que cualquier entidad pueda hacer un control previo a cada una de sus operaciones.
En síntesis, un sistema de pólizas es aquel medio en el cual se registran una gran diversidad de operaciones dentro de una determinada organización. Esto se lleva a cabo a través de documentos propios de la Contabilidad Tradicional y la Contabilidad Electrónica identificados como pólizas contables. En ellos es donde se registran un conjunto de diversas operaciones de naturaleza idéntica.
¿Qué es una Póliza Contable?
Una póliza contable es un documento que registra y respalda cada una de las operaciones financieras que se realizan en un periodo determinado. Una póliza contable es un documento fundamental en la contabilidad de una empresa, ya que registra de manera detallada y ordenada las transacciones financieras realizadas. En otras palabras, una póliza contable permite documentar qué cuentas se cargan y cuáles se abonan, conforme al principio contable de la partida doble. Las pólizas contables son la evidencia y el registro inicial de las operaciones financieras de una entidad, y constituyen una fuente de información esencial para la elaboración de los estados financieros.
Una póliza contable es uno de los documentos más comunes usados al interior de las empresas, ya que sirven para realizar los registros de ingresos, egresos y movimientos internos de la contabilidad del negocio.
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Importancia de Utilizar Pólizas Contables
Las pólizas contables constituyen la base del sistema contable y permiten construir un registro preciso y confiable, tomar decisiones informadas, determinar la Declaracion de Impuestos Anual y demás obligaciones tributarias. La información registrada en las pólizas contables proporciona datos precisos y actualizados sobre la situación financiera de la empresa, lo que facilita la toma de decisiones. Además, son una herramienta para la búsqueda de inversionistas y financiamiento crediticio.
Una póliza contable permite mantener un registro organizado de todas las transacciones financieras de la empresa. La importancia de utilizar pólizas contables, además de que son una herramienta para llevar la contabilidad de forma correcta, se trata de uno de los elementos que integran la contabilidad electrónica, junto con el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación, como parte de las obligaciones fiscales de las personas morales y físicas con actividad empresarial. Una póliza contable es tanto un requisito fiscal, como una herramienta para el control financiero y operativo de cualquier empresa.
Elementos de una Póliza Contable
Para que una póliza contable tenga validez y utilidad, debe incluir información detallada que permita identificar y verificar cada operación registrada. Las pólizas se elaboran con cierto formato y elementos que permitirá tener mayor conocimiento del origen de la póliza, de las cuentas que se verán afectadas y la cantidad por la que se registra la póliza. Una póliza debe contar con elementos esenciales, que ayudarán a conocer la naturaleza de la póliza, las cuentas afectadas, el monto por el que se afectará la contabilidad, la fecha en la que ocurre el evento que es origen de la póliza.
En primer lugar, debe incluir la fecha en que se realiza la transacción, permitiendo un seguimiento cronológico de las operaciones contables. Asimismo, es fundamental incluir una descripción clara y concisa de la transacción realizada, detallando los conceptos y montos involucrados. Además de los elementos mencionados anteriormente, una póliza contable completa también debe incluir información adicional relevante.
Los elementos clave son los siguientes:
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- Fecha: Se colocará la fecha en la que sucedió el evento.
- Clase de póliza: Se definirá qué tipo de póliza es la que se está registrando ya sea de diario, de ingreso o de egreso.
- Número de póliza: Esta numeración es consecutiva y está relacionada con la clase de póliza que sea.
- Cargo: Aquí se debe colocar la cuenta por la cual se está cargando la póliza.
- Abono: Debe colocarse la contra cuenta del cargo, llamada abono.
- Monto igualado en cargo y abono: Todas las pólizas deben tener saldos igualados, por lo tanto el monto del cargo debe ser exactamente igual al monto del abono.
- Descripción: Algunas veces los programas, hojas de cálculo o hojas físicas incluyen una fila en la que puede agregar una pequeña descripción del origen del registro.
- Concepto de la transacción.
- Número de cuenta o subcuenta afectada y auxiliares contables.
- Tipo de moneda utilizada, de acuerdo con el catálogo del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
- Información de los Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI) relacionados.
Tipos de Pólizas Contables
Hay varios tipos de pólizas contables, y su uso depende de la naturaleza de la transacción que se está registrando y de los procedimientos contables específicos de cada empresa. A su vez podemos clasificar los diferentes tipos de pólizas contables en función de otros factores que permitan una identificación más clara y precisa. En la contabilidad podemos tener distintos tipos de pólizas, las cuales se diferencian por la naturaleza del evento que dio origen al registro.
El sistema de pólizas contables es aquel en el que se registran las diversas operaciones de la empresa en documentos contables conocidos como PÓLIZAS CONTABLES, los cuales atienden a una única naturaleza debiendo registrarse en ellos, operaciones de naturaleza idéntica. A continuación, se explican los principales tipos:
| Tipo de Póliza | Descripción y Uso | Ejemplos / Colores Comunes |
|---|---|---|
| Póliza de Diario | Se utiliza para registrar transacciones diarias. En este documento llevamos el registro de las operaciones internas que no representa un ingreso o egreso de dinero como tal. Es el documento donde se registran los movimientos al interior de las empresas, que no implican la entrada o salida de dinero. Se utiliza para registrar movimientos internos que no implican entradas ni salidas de dinero, pero que afectan la estructura contable de la empresa. Cuando el evento que es origen de la póliza no representa una entrada o salida física de dinero, ya sea en transacción bancaria o efectivo. | Depreciaciones, amortizaciones, ajustes, determinación de IVA, movimientos entre cuentas bancarias (traslado de saldos). |
| Póliza de Ingresos | Se utiliza para registrar los ingresos generados por la venta de productos o servicios. Se refiere a todos los movimientos relacionados con el ingreso de dinero o recursos a la empresa. Registra las entradas de dinero o recursos a la empresa. Cuando la empresa recibe dinero por cualquier concepto se considera que es un ingreso y por lo tanto debe hacerse una póliza de ingreso. | Ventas, cobros de facturas ya enviadas, ingresos obtenidos a través de financiamiento, pago de deudores. Suelen ser de color azul celeste. |
| Póliza de Egresos | Se utiliza para registrar los gastos en los que incurre la empresa. Sirve para registrar los egresos o gastos en los que incurre una empresa. Aquí relacionamos las operaciones del negocio en las cuales hay salidas de dinero de la empresa, sea mediante transferencia, cheque o efectivo. Esta póliza se realiza cuando existe una disminución del dinero de la entidad ya sea por medio de una transacción o por medio de un pago en efectivo. Como su nombre lo indica, las pólizas de egresos sirven para registrar toda aquella información que implica salidas de dinero de la empresa. | Pago de nómina, pago a proveedores, adquisición de bienes o servicios, pago de créditos o préstamos, adquisición de seguros, pago de impuestos. Suelen ser de color amarillo paja o rosa. |
| Póliza de Traspaso | Esta póliza se utiliza para transferir dinero o saldos entre cuentas contables. | Transferencias internas de fondos. |
| Póliza de Ajuste | Se utiliza para realizar ajustes contables al final de un período contable, como la depreciación de activos, la amortización de préstamos o la corrección de errores contables. Se utiliza para realizar ajustes contables al finalizar un periodo contable, con el objetivo de reflejar adecuadamente los ingresos y gastos del periodo. | Ajustes por depreciación, amortización, corrección de errores. |
| Póliza de Cierre | Al final de un período contable, se utiliza esta póliza para cerrar las cuentas de ingresos y gastos y transferir sus saldos a la cuenta de resultados o a la cuenta de pérdidas y ganancias. | Cierre de cuentas al finalizar el ejercicio fiscal. |
| Póliza de Conciliación Bancaria | Se utiliza para conciliar los saldos de la cuenta bancaria de la empresa con los registros contables. | Ajustes por diferencias en saldos bancarios y contables. |
| Póliza de Depreciación | Se utiliza para registrar la depreciación de activos fijos a lo largo del tiempo. | Registro del desgaste de activos fijos. |
| Póliza de Cheque | Cuando la salida se realiza mediante cheque, se conoce como póliza de cheque. Una póliza de egresos es un documento contable utilizado para registrar y respaldar las salidas de dinero de una organización. | Pago de cheques. |
| Póliza por Conceptos de Nómina | Se desarrolla teniendo en cuenta los costos de remuneraciones a contabilizar. | Sueldo ordinario, horas extras, séptimo día, vacaciones, aguinaldo y bono de asistencia. |
Pólizas en la Contabilidad Electrónica y Requisitos Fiscales del SAT
Todas las personas físicas y morales obligadas a llevar contabilidad, tenemos que hacerlo según lo ordenado por el Código Fiscal de la Federación. Desde la implementación de la contabilidad electrónica, las pólizas dejaron de ser exclusivamente registros en papel y pasaron a generarse y almacenarse en formato XML. Por ello, es importante que los registros contables estén completos, actualizados y en conformidad con los lineamientos de la contabilidad electrónica. La importancia de conocerlo radica en la constante actualización de la profesión a raíz de la evolución tecnológica, ya que ahora la contabilidad de las entidades debe ser electrónica, por ende las pólizas deben realizarse en paquetes contables y se busca la manera más óptima de realizarlas.
En el entorno fiscal de 2025, llevar pólizas contables correctamente estructuradas no solo es una buena práctica: es una obligación regulada por el SAT. Una póliza contable electrónica es el documento digital que respalda los movimientos financieros registrados en la contabilidad de una empresa. Desde 2025, el SAT exige un mayor nivel de precisión y trazabilidad. Una póliza no solo debe ser válida para el SAT; también debe ser clara para quien la genera y para otros contadores o auditores que la consulten. Estos errores pueden derivar en requerimientos formales o auditorías electrónicas. Uno de los requisitos más estrictos del Anexo 24 es la trazabilidad electrónica.
Las pólizas se envían junto con la balanza de comprobación de manera mensual, dentro del mes siguiente al periodo que se reporta. El plazo máximo para registrar una operación en una póliza es de cinco días hábiles posteriores al evento contable.
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Registro de Pólizas en Software Contable
Con la implementación de la contabilidad electrónica en México, las pólizas de contabilidad en papel, pasaron a ser formatos, en algún programa informático, de hojas de cálculo como excel o algún otro software especializado. El proceso puede optimizarse considerablemente mediante el uso de tecnología. Los paquetes contables permiten el registro de las pólizas necesarias para la entidad, ofreciendo todas las variaciones propias de los registros, tales como cambiar la clase de póliza, elegir las cuentas afectadas, el monto y en caso de un error, restablecer una copia de seguridad del programa anterior al error cometido.
Este tipo de programas cuenta con plantillas para elegir el tipo: póliza de diario, ingreso o egreso. Además, brindan menús con los movimientos u opciones más comunes o frecuentes, mismas que contienen una serie de cuentas y etiquetas predeterminadas para seleccionarlas fácilmente. La ventaja de los softwares de contabilidad es que la mayoría de ellos permite importar pólizas generadas anteriormente a través de excel, incluso de forma masiva, para que los usuarios puedan integrar fácilmente sus archivos contables en una sola plataforma.
CONTPAQi Contabilidad® es una plataforma especializada para la contabilidad electrónica en México. Por ejemplo, Grupo Tress Internacional ofrece soluciones para automatizar la gestión de recurso humano, cálculo de nómina y control de asistencia, en las que es posible configurar las pólizas contables y optimizar tus registros con mayor precisión en menos tiempo.
Funciones de Edición de Pólizas en Software Contable (Ej. CONTPAQi Contabilidad)
En la pantalla de creación, modificación o eliminación de pólizas, se encuentran diversas funciones para su gestión:
- Guardar: Esta opción permite guardar la información de la póliza.
- Nuevo: Guarda la información de la póliza actual y da paso a la pestaña de edición de una póliza nueva.
- Borrar: La función elimina la información y la póliza actual.
- Restablecer: Restablece la información de la póliza desde la última vez que se guardó la información.
- Copiar: Permite copiar la información de la póliza actual a otra distinta.
- Imprimir: Ejecuta un reporte de la póliza para que su impresión o guardar en formato PDF o XLS.
- Guardar como pre póliza: Guarda la información de los movimientos realizados sin cantidades como pre póliza para ser utilizados en pólizas posteriores.
- Ejecutar pre póliza: Ejecuta alguna de las pólizas a selección de las que se han guardado como pre pólizas.
- ADD (Administrador de documentos digitales): Da funciones con respecto a los documentos digitales de la póliza.
- Asociar uno o más CFDI: Permite asociar un CFDI a la póliza del almacén de documentos digitales.
- Ver CFDI asociados: Permite ver los CFDI asociados a la póliza actual.
- Registrar control de IVA a partir de los CFDI: Ayuda al control de IVA acreditable de la póliza, para futuros reportes de IVA o de la declaración informativa de operaciones con terceros (DIOT).
- Registrar causación de IVA a partir de los CFDI: Permite el control del IVA causado o trasladado de la póliza actual, para futuros reportes de IVA.
- Deshacer asociación con los CFDI: Deshace la asociación de los CFDI de la póliza actual.
- Asociar un archivo a la póliza: Esta función es para anexar algún documento a la póliza, como un pedimento o un contrato.
- Ver archivo: Permite ver archivos asociados a la póliza actual.
- Deshacer la asociación con el archivo: Deshace la asociación de los archivos de la póliza actual.
- Asociar comprobante extranjero: Permite asociar algún comprobante de origen extranjero.
- XML-Pólizas comprobantes: Permite el registro de póliza según el xml.
- Pago: Ayuda al control del flujo de efectivo o de la cuenta bancaria.
- Ayuda: Abre el módulo de capacitación, donde se puede encontrar información de procesos del paquete.
- Cerrar: Cerrar la pestaña de edición de la póliza actual.
En la parte superior derecha se encuentran botones para el movimiento entre pólizas del periodo vigente y dos casillas: Póliza de ajuste (sirve para la identificación de la póliza) y Sin afectar (los movimientos de la póliza actual no afectarán la acumulación de cuentas y por tanto, de los estados financieros).
En la parte central se encuentra la información de la póliza. Aquí se coloca la fecha de la póliza, luego el tipo de póliza (Diario, Ingreso, Egreso, Orden), posteriormente el número de identificación de la póliza en el periodo actual, así como el concepto de la póliza, el cual será en base al encargado de realizar la póliza. Se muestra posteriormente las partidas que conforman la póliza actual e información con respecto de la misma: número de partida, cuenta que afecta la partida, nombre de cuenta de la partida según el catálogo de cuentas, cargo o abono, referencia del documento o comprobante de la póliza actual y concepto de la póliza. En la parte posterior se encuentra la sumatoria de las partidas de la póliza actual.
En la parte inferior de la pantalla se encuentran cuatro pestañas, estas son: CFDI Relacionados (enumera los CFDI relacionados a la póliza actual e información de los mismos), Documentos bancarios (permite ver los documentos generados por el mismo sistema para el control de cuentas bancarias), Asociar movimientos a proveedor (permite ver los movimientos asociados a los proveedores del padrón de la empresa, y el control de IVA para reportes fiscales) y Desglose de IVA causado (permite ver el control del IVA causado por la póliza actual).
En la pantalla de creación, modificación o eliminación de movimientos de la póliza se encuentran las opciones que se pueden realizar al movimiento o partida de la póliza, tales como guardar, nuevo, borrar, restablecer, anterior y siguiente, asociar uno o más CFDI, ver CFDI asociados, deshacer asociación con los CFDI, ayuda y cerrar.
En la parte derecha se ingresa la cuenta que afectará el movimiento, bajo la misma aparecerá el nombre de la cuenta en el catálogo. Se inserta el monto del cargo o del abono, existen dos herramientas para este importe, al presionar la tecla “C”, se abre una calculadora para insertar el importe o al presionar la tecla “x” permite observar y si se quiere utilizar los importes del CFDI. Posteriormente se encuentra un campo para poder anexar una referencia al movimiento y el concepto del mismo, al inferior del mismo se encuentran las sumatorias de los movimientos de las pólizas y si existiera alguna diferencia entre los cargos y abonos de la póliza.