¿Haz escuchado decir que la contabilidad es la base de cualquier negocio? La contabilidad es la base de cualquier negocio ya que te permite tener un seguimiento de los movimientos financieros, por esto te traemos elementos básicos aplicables y paso a paso de cómo aplicarlos. Saber cómo llevar la contabilidad de un negocio puede parecer complicado al principio, pero no tiene por qué ser un dolor de cabeza. Muchos creen que la contabilidad es un desafío reservado para expertos, algo difícil de dominar. En esta guía completa aprenderás qué es la contabilidad y por qué es clave para el éxito de tu negocio.
La contabilidad de un negocio es el sistema que registra, clasifica y resume las operaciones económicas de una empresa. Esto quiere decir que es vital para todos los empresarios y emprendedores, pues aporta una visión clara y precisa de cómo funciona su negocio y de qué forma puede evolucionar. Por ejemplo, registrar las ventas diarias o analizar los costos permite controlar el flujo de efectivo y mejorar la rentabilidad. Controlar el dinero que entra y sale, calcular con exactitud las ganancias o pérdidas obtenidas en cada momento y con base en esto tomar decisiones acertadas que favorezcan el crecimiento de tu emprendimiento.
La idea de que llevar la contabilidad es muy difícil y complejo es quizá una de las principales razones por las que una gran parte de negocios no le presta la atención que merece y deja sus finanzas al azar. Sin embargo, puede ser un proceso muy sencillo si tomas la determinación y utilizas las herramientas correctas. Si acabas de comenzar con tu emprendimiento y aún no tienes mucha experiencia con las cuentas y la administración financiera de tu negocio, no te preocupes, en este artículo te enseñaremos todo lo que necesitas saber para comenzar a implementar la contabilidad en tu negocio. Llevar una contabilidad básica requiere orden, precisión y constancia.
La Contabilidad Fiscal en México: Una Obligación Indispensable
Por eso, llevar la contabilidad fiscal en México no es algo optativo, sino que constituye una obligación marcada por las leyes.
¿Qué es la Contabilidad Fiscal?
Antes de conocer dichos requisitos, repasemos el concepto de Contabilidad Fiscal. Contrario a lo ocurrido con otros tipos de contabilidad, la de índole fiscal debe prepararse en concordancia con las normas que rigen la actividad tributaria.
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Marco Legal: CFF y Código de Comercio
El Código Fiscal de la Federación (CFF), el ordenamiento jurídico que rige todas las situaciones fiscales en el país, señala en su Art. 28 que todas las personas obligadas a llevar contabilidad fiscal deben regirse bajo los fundamentos expresados en ese mismo artículo. Paralelamente al CFF, en México es de aplicación reglamentaria el Código de Comercio, en cuyo Capítulo III (Título Segundo, Libro Primero) refiere que el comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado.
Los trámites relacionados con las actividades económicas en México, en relación a su correspondiente pago de impuestos y otros deberes fiscales como la respectiva declaración anual, se llevan a cabo a través del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
¿Quiénes deben llevar la contabilidad?
Además de los códigos y reglamentos anteriormente citados que ordenan llevar una contabilidad, las respectivas leyes de los impuestos también señalan las obligaciones de las personas físicas y morales en este sentido. Algunos contribuyentes que están obligados a llevar la contabilidad pueden, sin embargo, librarse de su envío. Los contribuyentes no obligados a llevar contabilidad son las personas físicas que obtengan ingresos por actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras.
Elementos y Requerimientos de la Contabilidad Fiscal
Los registros o asientos que integran la contabilidad se llevarán en medios electrónicos conforme lo establezcan el Reglamento de este Código y las disposiciones de carácter general que emita el Servicio de Administración Tributaria.
Documentación Contable según el CFF
Para empezar, reúne todas las facturas, recibos, notas de crédito y documentos bancarios relacionados con las transacciones financieras de tu empresa. Para aprender cómo llevar la contabilidad de un negocio, es importante que no falte ningún documento relevante y que todo esté debidamente organizado. No basta con registrar los movimientos en el libro de diario, también es conveniente que archives los documentos que soportan cada una de las transacciones: las facturas, comprobantes de pago o recibos de caja menor, certificados, letras, cheques y demás documentos legales que sean importantes para tus obligaciones fiscales y para la transparencia de las finanzas de tu negocio. Para mayor seguridad guarda los soportes físicamente en carpetas clasificadas por año, mes y día; para hacerlo digitalmente, escanéalas o tómales una fotografía con tu celular y luego súbelas en un drive.
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Pasos Prácticos para llevar la Contabilidad de tu Zapatería
Llevar una contabilidad efectiva en una zapatería requiere de pasos fundamentales. Aquí te presentamos cómo hacerlo:
- Llevar un registro diario de las ventas y gastos: Es fundamental mantener un registro detallado y actualizado de todas las transacciones diarias de ventas y gastos en tu zapatería. Esto te permitirá tener un control preciso sobre tus ingresos y egresos, facilitando la toma de decisiones financieras informadas y la elaboración de reportes fiscales precisos. Registra todos los ingresos y gastos para entender el flujo de efectivo.
- Llevar un control de inventarios: Dada la naturaleza de una zapatería, donde el negocio se basa en la compra y venta de productos, es esencial mantener un control riguroso de los inventarios. Esto implica registrar todas las entradas y salidas de mercancía, así como realizar inventarios físicos periódicos para verificar la exactitud de los registros y prevenir pérdidas por desabastecimiento o caducidad de productos. Además de registrar tus movimientos en el libro de diario, controla y registra los bienes del negocio: ¿qué inmuebles, maquinaria, equipos o muebles nuevos has adquirido?, ¿hay alguno que se haya desvalorizado?, ¿cuánto inventario tienes para vender?, ¿cuentas con materia prima disponible? Esto te facilitará la gestión de tus ventas y te indicará cuál es el valor de tu negocio, representado en su patrimonio.
- Conocer obligaciones fiscales: Como propietario de una zapatería, es crucial estar al tanto de todas las obligaciones fiscales a las que estás sujeto. Asegúrate de conocer las obligaciones fiscales de tu negocio y cumplir con las fechas límite para evitar multas. Conoce tus obligaciones fiscales y las fechas de pago para incluirlas dentro de tu presupuesto y en tus registros contables. Así evitarás retrasos que puedan generarte multas.
- Elaborar estados financieros mensuales: La elaboración de estados financieros mensuales, como el estado de resultados y el balance general, te proporcionará una visión clara y detallada del desempeño financiero de tu zapatería. Estos estados te ayudarán a evaluar la rentabilidad, la solidez financiera y la eficiencia operativa de tu negocio, permitiéndote identificar áreas de mejora y tomar decisiones estratégicas. Realiza un balance contable periódico. Programa una fecha para realizar este balance, te sugerimos hacerlo de forma mensual y anual. Registra los activos, pasivos y patrimonio de tu negocio.
- Realizar conciliaciones bancarias periódicas: Realiza conciliaciones bancarias periódicas para revisar que tus registros coincidan con los estados de cuenta bancarios. Esto ayuda a detectar errores o fraudes.
- Conocer y clasificar gastos deducibles y no deducibles: Es importante conocer y clasificar correctamente los gastos de tu zapatería entre aquellos que son deducibles y aquellos que no lo son según la legislación fiscal vigente. Esto te permitirá optimizar tu carga tributaria y maximizar tus beneficios fiscales, asegurándote de aprovechar al máximo las deducciones permitidas por la ley.
- Gestionar la nómina: La gestión adecuada de la nómina es fundamental para garantizar el cumplimiento de las obligaciones laborales y fiscales. Esto incluye el cálculo preciso de los sueldos y salarios, la retención y el pago oportuno de impuestos sobre la nómina, así como la administración de prestaciones laborales y seguros sociales.
- Obtener indicadores financieros: Es fundamental obtener indicadores financieros clave, como la liquidez, la solvencia, el apalancamiento y la rotación de inventarios, para comprender mejor la salud financiera de tu negocio y tomar decisiones informadas. Estos indicadores te permitirán evaluar la capacidad de tu tienda para cumplir con sus obligaciones financieras, gestionar eficientemente sus recursos y generar retornos sobre la inversión.
- Revisar informes financieros: Finalmente, revisa que todos los informes financieros reflejen fielmente la situación económica de tu negocio. Cuando se trata de saber cómo llevar la contabilidad de un negocio, cualquier hecho de trascendencia económica importa.
Beneficios de llevar la Contabilidad en tu Negocio
Llevar la contabilidad de tu zapatería ofrece múltiples ventajas:
- Buen manejo de tus cuentas: Es necesario tener en los registros contables la información verídica de variables como: la cantidad de dinero con el que se cuenta, las deudas, los valores de producción, el flujo de caja diario, las cuentas por cobrar, entre otras. No es suficiente tener estas cuentas en la memoria, registrar esta información financiera te permitirá entender a profundidad las finanzas de tu emprendimiento y diseñar así las estrategias que requieras para mantenerlas estables.
- Distribución eficiente del presupuesto: El correcto funcionamiento de un negocio implica la toma de importantes decisiones, como: ¿en qué y cuándo reinvertir las ganancias?, ¿cuánto cobrar por los productos/servicios?, ¿cuál es el valor destinado para el pago de los colaboradores o la cifra para publicidad y expansión? Al obtener claridad de tu situación financiera conocerás cuáles son tus posibilidades y distribuirás mejor tus recursos.
- Pago de tus impuestos y obligaciones fiscales: Llevar la contabilidad te permitirá cumplir con estas obligaciones fiscales y evitar retrasos que te puedan generar inconvenientes.
Conceptos Básicos de Contabilidad que Todo Emprendedor debe Conocer
Familiarízate con los conceptos y elementos básicos de la contabilidad. Antes de comenzar a implementar la contabilidad en tu negocio, es indispensable que te familiarices con los pilares y elementos de esta disciplina que revisamos anteriormente. Son conceptos básicos que debes tener en cuenta si quieres aplicarla de forma exitosa.
- Activos: Son los bienes y recursos tangibles e intangibles que posee el negocio y que representan valor monetario. Por ejemplo, maquinaria, equipos, inmuebles, muebles, vehículos, herramientas, dinero en efectivo, cuentas por cobrar, productos patentados o dinero en cuentas bancarias.
- Pasivos: Mientras los activos agregan valor al negocio los pasivos restan, pues representan todo lo contrario. Son todas las deudas y obligaciones pendientes por pagar. Por ejemplo, un crédito bancario, un saldo en mora de una tarjeta de crédito o los impuestos pendientes de pago.
- Capital social: Es la suma total de todas las inversiones que ha recibido el negocio por parte de otros socios o cofundadores. Este valor puede estar representado en dinero o en bienes y se debe contemplar como un activo. Porque dependiendo del tipo de sociedad y los acuerdos se da el retorno de cada aporte.
- Patrimonio: El patrimonio es todo lo que le pertenece al negocio, es el resultado de la resta de los pasivos a los activos. Por ejemplo, supongamos que tus activos suman $28.000.000 en total, mientras que tus pasivos son de $13.000.000 si realizamos la operación tu patrimonio neto es de $15.000.000.
- Ingresos y gastos: Estos representan todo el dinero que sale y entra a tu negocio. Es el cambio de los activos con los que cuentas. Es decir, si un movimiento disminuye el valor de tus activos es un gasto, pero si lo aumenta es un ingreso.
Herramientas y Documentos Clave para la Contabilidad de tu Zapatería
Libros Contables Esenciales
Estos son los documentos en los que se registran los datos financieros de cada uno de los movimientos que se han realizado en el negocio. Estos registros anteriormente se hacían de forma física, pero gracias a la evolución de la tecnología y por mayor facilidad ahora son en su mayoría digitales. Existen varios tipos de libros contables y varían según las necesidades de cada empresa o negocio, pero estos son los más básicos y esenciales:
- Libro diario: Aquí se registran las transacciones que el negocio genera día a día, cada uno de los ingresos y gastos. Estos deben ser detallados en orden cronológico teniendo en cuenta la fecha.
- Libro mayor: En el libro mayor se encuentra un registro general de las cuentas del negocio, el valor total que se tenga a favor y los saldos que se deban. Se actualiza según la necesidad de cada emprendimiento y con base en el libro diario.
- Libro de inventarios: Incluye un balance periódico trimestral del estado financiero del negocio, en este se actualiza la información de los activos, pasivos, patrimonio, gastos e ingresos. Además, se relaciona la cantidad de unidades disponibles a la fecha, es decir. los bienes o productos que fabrica o compra para su comercialización.
Otros Documentos Indispensables
- Facturas: Son documentos fiscales que representan las transacciones entre personas, negocios o empresas de algún producto o servicio. Son fundamentales para llevar la contabilidad, y por eso es recomendable almacenar tanto las de las ventas como las de las compras a proveedores, pues funcionan como soporte para el cálculo de los ingresos y gastos, y son clave para la declaración de impuestos ante el SAT.
- Comprobantes de pagos: Funcionan como recibos de algunas transacciones que no tienen factura, por ejemplo, la compra de un inmueble, los préstamos de las entidades bancarias o las compras a proveedores que no cuentan con facturación. Son relevantes porque están a nombre del negocio o significan un gasto.
Consejos y Consideraciones Adicionales
Sistemas y Softwares de Inventarios
La gestión eficiente de inventarios es fundamental para el éxito de una zapatería. Afortunadamente, en la actualidad existen numerosos softwares especializados que pueden facilitar enormemente este proceso. Estos programas pueden llevar un registro detallado de las existencias, actualizar automáticamente las cantidades disponibles cada vez que se realizan ventas o adquisiciones, y generar informes precisos sobre el estado actual del inventario. Sin embargo, es importante tener en cuenta que algunos de estos softwares pueden resultar costosos para ciertos negocios de menor tamaño. En caso de que no sea viable invertir en un software de inventarios, una alternativa práctica y económica es utilizar hojas de cálculo como Excel para llevar un registro manual de las existencias. En plataformas como YouTube, pueden encontrar tutoriales y plantillas gratuitas que les ayudarán a crear y gestionar sus inventarios de manera eficiente.
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Automatización y Herramientas de Contabilidad
Automatizar y delegar tareas contables puede ser una estrategia efectiva para optimizar la eficiencia y liberar tiempo y recursos para enfocarse en otras actividades clave del negocio. La automatización mediante el uso de softwares contable puede agilizar procesos como la facturación, el registro de transacciones y la generación de informes financieros, reduciendo la carga administrativa y minimizando el riesgo de errores. Ayúdate a llevar una buena organización contable y fiscal con ayuda de Facturama, la plataforma de facturación en línea más fácil de usar. Con Facturama, empoderas el área contable de tu negocio y optimizas los procesos de tu empresa, puedes generar las facturas que necesites sin complicaciones. Buscar y emplea un programa de contabilidad. Como ya lo mencionamos, en el pasado los registros contables se hacían de forma física en carpetas con un sinfín de papeles, si lo deseas puedes optar por esta opción aunque no es la más recomendable, lo mejor es mantener toda la información segura en un drive o carpeta compartida. Ahora existen varios programas contables que manejan versiones de prueba y distintos planes que se ajustan a las necesidades de cada empresa o negocio, te recomendamos: Alegra, Siigo, Clauserp y Loggro. En caso de que tengas un presupuesto limitado, utiliza la conocida y poderosa herramienta de Excel, que a través de sus hojas de cálculo te permite almacenar una gran cantidad de datos, e incluso cuenta con plantillas prediseñadas exclusivamente para el manejo de la contabilidad de los negocios. Esta no es una solución automática, deberás ingresar toda la información manualmente, pero si te ayudará a gestionar todas tus operaciones contables. Es sin duda, la opción ideal para los emprendedores.
Asesoría de Expertos Contables y Planeación Fiscal
Por otro lado, y en caso de que cuentes con el presupuesto, también puedes contemplar la posibilidad contratar a un profesional que desarrolle las funciones contables. Contar con la asesoría de expertos contables puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en la gestión financiera de tu zapatería. Un contador o despacho contable especializado te brindará el conocimiento, la experiencia y el apoyo necesarios para mantener una contabilidad sólida, cumplir con tus obligaciones fiscales y maximizar el rendimiento de tu negocio. Aunque puede que no sea necesario contar con un contador a tiempo completo en el equipo, es fundamental tener acceso a la asesoría de un profesional contable especializado en el sector de las zapaterías. La complejidad de la legislación fiscal, así como la necesidad de implementar estrategias fiscales eficientes para optimizar la carga tributaria, hacen indispensable la orientación de un experto. La planeación fiscal es un aspecto crucial para garantizar la salud financiera a largo plazo de una zapatería. Al crear un plan fiscal estratégico, podrán identificar oportunidades de ahorro, optimizar la estructura de sus operaciones y anticipar posibles cambios en la legislación fiscal que puedan afectar su negocio. Un plan fiscal bien diseñado les permitirá maximizar los beneficios fiscales disponibles, reducir la carga tributaria y asegurar el cumplimiento normativo, contribuyendo así al crecimiento y la rentabilidad de su negocio a largo plazo.