El tema fiscal suele ser complicado para muchas personas, incluyendo a los emprendedores. Desde saber cómo generar una factura hasta llevar el seguimiento de la situación de un contribuyente frente al SAT, tener un control sobre este aspecto es crucial para evitar errores que afecten el flujo de efectivo de un negocio, o sanciones que se traduzcan en pérdida de recursos.
Es fundamental mantener el control interno de las operaciones y de las obligaciones fiscales del día a día ya sea como emprendedor o como dueño de una empresa grande. Las consecuencias de no pagar impuestos o equivocarse al hacerlo, son pagar una multa, embargos y en casos extremos detener la operación económica, es por ello que es importante llevar un control de esto. Afortunadamente, la tecnología ofrece aplicaciones para manejar los impuestos que pueden ayudar a hacer esta tarea más sencilla.
Fundamentos del Sistema Fiscal y Tipos de Contribuyentes
Los temas en materia fiscal se convierten en tabú cuando no pertenecen a los tópicos cotidianos de conversación y es muy frecuente que, seas una persona que declare impuestos o no, éste se vuelva un lenguaje digno de cualquier novela de Tolkien hablada en lengua élfica. Debido a ello, sólo aquellos provenientes de los parajes de la contaduría, administración, finanzas, economía, banca, entre otros, son los privilegiados de entender de forma casi automática, la terminología fiscal, lo que sesga, muchísimo, la comprensión para los simples mortales.
El sistema fiscal, que es el conjunto de normas, hace referencia al cumplimiento del pago de contribuciones, mejor conocidos como impuestos. El SAT (Servicio de Administración Tributaria) es el encargado de verificar que esto se realice, y cataloga a los contribuyentes en dos tipos: personas físicas y personas morales.
- Personas Físicas: Las personas físicas son aquellas que no trabajan en una empresa u organización, así como los artistas, los doctores particulares, los comerciantes independientes, los freelance, o sea, todos aquellos que expiden un recibo de honorarios o factura con sus datos.
- Personas Morales: Las personas morales son un conjunto de personas físicas, en una sociedad o compañía, y éstas declaran impuestos de forma diferente, pues sus obligaciones y derechos son distintas.
Para determinar el correcto cálculo de impuestos, se emiten comprobantes de las ventas, las bien llamadas facturas, que sirven para justificar los gastos o egresos. Hoy en día, se emiten de forma digital, con el nombre de CDFI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) a través de una aplicación conocida como facturación electrónica, que puede ser enviada a un PAC (Proveedor Autorizado de Certificación) para que se valide y se certifique, con una especie de sello digital.
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Herramientas Tecnológicas para la Gestión Fiscal
La tecnología ha simplificado enormemente la gestión fiscal. La aplicación oficial del Servicio de Administración Tributaria ofrece múltiples servicios a los contribuyentes, por ejemplo: e.firma portable, generación y cambio de contraseña SAT, verificación de códigos QR en documentos emitidos o avalados por el SAT, concertar citas, generar facturas, consultar la situación fiscal, etc.
Otra opción es una app desarrollada por el Gobierno de la Ciudad de México para que los contribuyentes paguen de forma sencilla y remota impuestos como el predial, servicios como el agua, e infracciones de tránsito, evitando el tráfico, las filas y los recargos. Su implementación tiene el objetivo de eliminar hasta 200 mil trámites presenciales cada año.
Existen también aplicaciones para manejar los impuestos, con un costo de 99 o 199 pesos al mes dependiendo del paquete contratado, que ofrecen un servicio integral que incluye: declaración de impuestos, almacenamiento de documentos, notificaciones fiscales, facturación de tickets, emisión de facturas y asesoría fiscal. Además, se trata de una sencilla app que ayuda a tener los datos correctos para llenar un recibo de honorarios. La herramienta calcula automáticamente el IVA y las retenciones. Al final del cálculo, los datos se envían por correo para que el usuario llene su recibo con ellos.
En el ámbito empresarial, con la herramienta Control fiscal de Ekomercio, puedes controlar la operación de tu negocio en un sólo portal y centralizar sus operaciones a través de una plataforma y conciliar tu información entre el SAT y tu ERP de forma fácil, rápida y segura, con lo que puedes obtener ahorros operativos de hasta un 50%. Esta herramienta ayuda en la generación de reportes personalizados de ingresos, egresos, nómina e impuestos de forma inmediata. A través del desarrollo de soluciones tecnológicas y del ERP, el sistema fiscal se vuelve ágil y controlado.
Estrategias de Control Interno para Empresas
Tener el control de tu empresa significa que no se inviertan recursos financieros o humanos en determinadas tareas o gastos sin supervisión. Muchos de los problemas relacionados con la falta de eficiencia o los sobrecostes en los procesos de trabajo están vinculados a la carencia de mecanismos de control. Para asegurar un funcionamiento óptimo y eficaz, existen diversos aspectos clave para mejorar el control de tu empresa:
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- Clasificación y Organización de la Información: Asegurarse que toda la información financiera y contable esté clasificada por rubros, carpetas o actividades; como: ingresos, gastos, inversiones, pagos, transferencias, ventas, nómina, cheques, etc. Y esta a su vez tenga subclasificaciones, de acuerdo al rubro que pertenece. Por ejemplo, a los gastos les corresponde gastos fijos, gastos inesperados, caja chica, etc.
- Gestión de Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI): Una buena gestión de CFDI, tanto recibidos y emitidos, y tenerlos en orden de acuerdo con el mes a contabilizar es esencial.
- Conocimiento y Actualización Fiscal: Revisar y conocer los cambios fiscales que hace la autoridad.
- Control de Gastos: Es crucial saber ¿en qué se gasta el dinero en tu empresa? y ¿cuáles son los gastos habituales por cada período de tiempo? Una empresa puede tener una gran variedad de gastos, desde desplazamientos hasta pernoctaciones.
- Registro de Operaciones: Todas las operaciones que realiza tu empresa deben quedar registradas. Por una parte, en los movimientos bancarios de tu empresa, y por otra, en los libros contables y los libros de facturas de ingresos y gastos. Por ejemplo, cuando se realizan gastos a nombre de tu empresa y no se solicita factura, ésta no pasa a contabilidad. Si no pasa a contabilidad, cuando se realizan las liquidaciones del IVA trimestral o el Impuesto de Sociedades no se deducirán, lo que acabará provocando que tu empresa pague más impuestos.
- Control de Almacén e Inventario: El almacén e inventario es otro aspecto que se debe controlar de manera rigurosa.
- Gestión de Horas Trabajadas: Otro elemento clave que debes gestionar eficazmente en tu empresa son las horas trabajadas por los empleados. Aquí pueden darse múltiples situaciones complejas. Por ejemplo, que los empleados trabajen menos horas de las que tienen estipuladas en el contrato. Las horas trabajadas son también un aspecto que influye notablemente en los costes laborales, ya que el tiempo extra que realiza un empleado debe registrarse para cumplir con la normativa del control horario.
- Control de Ventas: Un indicador al que debes prestar una gran importancia es el control de las ventas. Una empresa depende al final de sus ingresos, ya que la financiación ajena va generando deudas que pueden convertirse en un problema en el futuro. Por tanto, es muy importante que a través de tu software ERP lleves un control eficaz de las ventas. Preguntas como: ¿qué productos o servicios se venden más?, ¿cuánto venden?, ¿en qué épocas se venden?, o ¿en qué tiendas de tu negocio se están cosechando peores resultados?, te ayudarán a tomar decisiones clave. Cómo respondas ante estas circunstancias marcará el futuro de tu negocio.
En el caso de ser persona física lo ideal es que cuentes con un especialista en el rubro que te ayude a organizar esta información, justo porque Hacienda emite fechas en específico para el pago de los impuestos, y puede pasar, que se te olvide o no las tengas como se necesitan exponer. Al momento de realizar la declaración anual es importante tomar en cuenta algunas consideraciones que pueden ayudar a tu negocio a librar de gran forma este periodo.
El orden es fundamental para lograr tus pagos de impuestos a tiempo, pero también es estar al día con las actualizaciones y modificaciones que emite Hacienda, cada seis meses aproximadamente. La parte administrativa del proceso fiscal es muy importante, pues la información debe de estar perfectamente documentada: cada nota, cada factura, cada recibo en orden, crearán un control en la entrada y salida de capital de las empresas.
Intelisis, marca líder en desarrollo de herramientas tecnológicas en administración empresarial, facilita los procesos fiscales para sus clientes a través de la reducción de pasos en la compilación, archivo y organización de las facturas y la comunicación entre las áreas involucradas. Han desarrollado software con la funcionalidad de controlar estos procesos fiscales, que permiten a las personas morales registrar sus movimientos, con los que se compruebe ante al SAT, sus ingresos, egresos y el monto de sus impuestos. Con más de 30 años de experiencia, Intelisis es una empresa mexicana, líder en soluciones de gestión empresarial de tipo Enterprise Resource Planning (ERP), un software especializado que automatiza los procesos de cada una de las áreas que componen a la organización para aumentar su productividad y reducir costos.
La Fiscalización y el Control por Parte de las Autoridades Tributarias
Las autoridades tributarias implementan diversos procedimientos para garantizar el cumplimiento fiscal. Aplican procedimientos de control o vigilancia, con la finalidad de verificar que los proveedores tienen la capacidad e infraestructura necesarias para el cumplimiento de los conceptos consignados en la factura que expiden. Las actuaciones de control inspector tienen por finalidad detectar y regularizar los incumplimientos más complejos y perseguir las formas más sofisticadas de fraude.
Por otro lado, el control gestor tiene por finalidad la detección y corrección de errores e incumplimientos menos complejos y se caracteriza porque se dirige a la generalidad de contribuyentes con ocasión de campañas anuales, con fuerte apoyo en la información disponible y en el sistema informático que la analiza. Se dirige, partiendo de la información de que dispone la Agencia Tributaria, a verificar, con carácter general, todas las obligaciones tributarias consideradas individualmente.
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Estadísticas y Enfoques de Control en 2020
Durante 2020, se han desarrollado más de 1,62 millones de actuaciones de control de tributos internos, de las que la gran mayoría han sido actuaciones de comprobación, 1,56 millones. El importe total de deuda liquidada en 2020 ascendió a 3.423 millones de euros.
Un enfoque importante es el Control de grandes patrimonios. Desde su creación en 2018, la Unidad Central de Coordinación del Control de Patrimonios Relevantes (UCCCPR) de la Oficina Nacional de Investigación del Fraude, ha centrado sus esfuerzos en la elaboración de un “censo” completo de obligados tributarios de alta capacidad económica, la delimitación de sus riesgos o fraudes fiscales específicos, el estudio y desarrollo de los mecanismos de investigación y selección adecuados para detectar dichos riesgos en contribuyentes concretos y el impulso de iniciativas en materia de obtención y/o gestión eficaz de información relevante. Durante 2020, se ha efectuado un importante esfuerzo en materia de actuaciones de comprobación de contingencias tributarias asociadas a obligados tributarios que figuran como titulares de un patrimonio relevante. Este tipo de comprobaciones inspectoras ha generado como resultado deudas liquidadas por importe de 437 millones de euros en 742 expedientes.
También se realizan entradas y registros con Unidades de Auditoría Informática, que, además de facilitar el descubrimiento de rentas ocultas mediante el análisis del software de doble uso utilizado en la gestión y contabilidad de actividades económicas, resultan sumamente eficientes desde el punto de vista de la obtención de pruebas y del tiempo de duración de las comprobaciones. Otro pilar es la explotación de información internacional procedente de DAC1, CRS, DAC2 y FATCA.
A lo largo de 2020, la Oficina Nacional de Fiscalidad Internacional (ONFI) ha contribuido con su importante función en la lucha contra el fraude y la elusión fiscal internacional. La ONFI desarrolla actuaciones de apoyo y colaboración en procedimientos inspectores, centradas en cuestiones complejas en materia de fiscalidad internacional. Esta actividad tiene especial trascendencia en el ámbito de las actuaciones inspectoras de la Delegación Central de Grandes Contribuyentes. En 2020, la ONFI colaboró en 179 comprobaciones inspectoras, de las cuales se han finalizado 82, suponiendo ajustes en base imponible, estimados en torno a 3.076 millones de euros.
En relación con los APA (acuerdos previos de valoración de operaciones vinculadas), la actuación de la ONFI persigue, a través de estos acuerdos previos en materia de precios de transferencia, reducir la litigiosidad y mejorar la seguridad jurídica del contribuyente, garantizando una recaudación acorde con lo exigido por la ley. En 2020, la ONFI participó en la gestión de 203 expedientes. De ese total, se finalizaron 71, frente a los 66 del año 2019, siendo estimados 54 frente a los 25 del año 2019, desestimados 8, en 7 casos se produjo el desistimiento de los solicitantes y en 2 su inadmisión.
A su vez, el pasado año 2020, la ONFI participó en 427 procedimientos amistosos en materia de imposición directa, cifra que se ha incrementado notablemente en los últimos años: 251 en 2017, 307 en el año 2018 y 371 en 2019. La actuación de la ONFI persigue, en estos procedimientos, la eliminación de la doble imposición económica generada en actuaciones inspectoras y, simultáneamente una adecuada defensa de las bases imponibles españolas tanto en regularizaciones con alcance transfronterizo realizadas por la Administración española, como en las efectuadas por las administraciones de otros países. De ese total de procedimientos, en 2020 se finalizaron 110, frente a los 108 del 2019.
Durante 2020, las actuaciones finalizadas a lo largo de todo el año desarrolladas en relación con el Impuesto de Sociedades han alcanzado las 58.689 actuaciones (un 6,6% más que en 2019), y las del Impuesto Sobre el Valor Añadido las 318.966 (un 0,6% más que en 2019). Respecto a los contribuyentes inscritos en el registro de devoluciones mensuales de IVA, las actuaciones realizadas a lo largo de todo 2020 han sido 19.632, frente a las 18.067 del año anterior. Durante 2020 la Agencia Tributaria ha trabajado en la comprobación de bases imponibles negativas o deducciones en cuota a compensar en futuros ejercicios en el ámbito del Impuesto de Sociedades, procediendo a verificar la existencia de su saldo, su exactitud y el origen del mismo. Estas actuaciones, si bien pueden no tener su reflejo en términos de caja en el ejercicio de comprobación, redundan positivamente en la recaudación bruta y líquida de futuros ejercicios.
Resumen de Actuaciones de Control Tributario (2020)
| Tipo de Actuación | Número de Actuaciones | Importe Liquidado (millones de €) |
|---|---|---|
| Control de tributos internos (comprobación) | 1.56 millones | 3.423 |
| Comprobaciones grandes patrimonios | 742 expedientes | 437 |
| Colaboraciones ONFI en comprobaciones inspectoras (finalizadas) | 82 | 3.076 (ajustes en base imponible) |
| Expedientes APA gestionados por ONFI (finalizados) | 71 | - |
| Procedimientos amistosos en imposición directa (finalizados) | 110 | - |
| Actuaciones Impuesto de Sociedades | 58.689 | - |
| Actuaciones Impuesto Sobre el Valor Añadido (IVA) | 318.966 | - |
| Actuaciones devoluciones mensuales IVA | 19.632 | - |