Cuando trabajas con datos financieros o necesitas mostrar cifras con precisión en tus hojas de cálculo, es fundamental saber cómo formatear números como moneda en Microsoft Excel. Excel te ofrece diferentes tipos de datos para facilitar tanto la visualización como el manejo de la información. Asimismo, el programa te brinda la posibilidad de aplicar diversos formatos a la data, para que puedas presentar y manipular la información de acuerdo a tus necesidades.
En esta publicación te describiremos los diferentes formatos que puedes aplicar a los tipos de datos en Excel, y cómo hacerlo. Para cambiar entre un tipo de dato y otro, primero debes ubicar en el menú INICIO, la sección de NÚMERO.
Formatos de Números en Excel
Formato Tipo Número
Este formato se emplea para presentar cifras numéricas en general. Al aplicar el formato tipo número, puedes indicar la cantidad de decimales que deseas visualizar, hacer uso del separador de miles, y seleccionar la forma en la que se mostrarán las cifras negativas.
Con este formato lograrás convertir tus números a un formato de fácil lectura.
Formato de Fecha y Hora
Si deseas presentar una información con el formato de fecha, podrás hacerlo de acuerdo al tipo y a la configuración regional determinados (se refiere a tu ubicación). Así que podrás cambiar entre formato de fecha corta y larga.
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Si deseas cambiar el formato a otra configuración regional, debes hacer clic en «Más formatos de número», y en la sección de Fecha, tendrás más configuraciones y la opción de cambiar la región.
Entre las opciones de formato de fecha que te presenta Excel, verás algunos con un símbolo de asterisco (*) al principio, estos formatos dependen de la configuración regional de la fecha indicada en el Panel de Control de tu equipo de computación. Los formatos que no poseen asterisco, no dependen de dicha configuración.
Formato de Moneda
Se emplea para aplicarle formato a los datos monetarios. Este formato presenta el símbolo de la moneda predeterminada, justo al lado del valor. También puedes señalar cuántos decimales deseas mostrar, si prefieres usar el separador de miles, y cómo presentarán los montos negativos.
Formato de Contabilidad
Este tipo de dato también se utiliza para valores monetarios, con la única diferencia de que alinea el símbolo de la moneda a la izquierda. Además, el formato de contabilidad muestra los ceros como guiones y los números negativos entre paréntesis.
A menudo, las personas confunden el formato de moneda con el formato de contabilidad en Excel.
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Formato de Porcentaje
Cuando aplicas el formato de porcentaje a una celda, de forma automática el valor de dicha celda se multiplica por 100 y se presenta el resultado con un símbolo de porcentaje justo al lado. También puedes indicar la cantidad de decimales que deseas utilizar.
Formato de Texto o General
Este es el formato por defecto que maneja Excel cuando se escribe algún valor. Casi todos los números que cuentan con este formato, se presentan tal cual como se escriben. Sin embargo, si el ancho de la celda no es suficiente para visualizar el número, el formato de manera automática redondea los cifras con decimales.
En el caso de números de 12 dígitos o más, se utilizan exponentes o notación científica.
Formato Personalizado
Con esta opción Excel te brinda la posibilidad de modificar la copia del código de un formato ya existente. Para abrir esta opción, debes hacer clic derecho sobre la región que deseas personalizar el formato, y elegir la opción FORMATO DE CELDAS.
Podrás crear un formato personalizado que se añadirá a la lista de códigos de formatos para números. Puedes añadir entre 200 y 250 formatos personalizados, de acuerdo a la versión de idioma del Excel que tengas en tu computador personal.
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Cómo Aplicar Formatos a los Datos en Excel
Aplicar algún formato a las celdas es muy sencillo:
- Selecciona la o las celdas a las que deseas aplicar el formato.
- Haz clic con el botón derecho del ratón sobre las celdas seleccionadas.
- Escoge la opción «Formato de celdas».
- En la ventana emergente que aparecerá verás la pestaña «Número».
Eliminar Formato de Moneda
- En el grupo «Número», encontrarás una lista desplegable de formatos de número.
- En el grupo «Número», haz clic en la lista desplegable de formatos de número y selecciona «General».
- Esto eliminará el formato de moneda y mostrará el número en su formato original.
Ejemplo de Libro de Caja en Excel
El libro de caja, libro de cuentas o registro de efectivo es uno de los libros auxiliares más importantes en la contabilidad empresarial. Ya sea en forma de documento único o más a menudo como tabla Excel, el libro de caja registra las entradas y salidas de efectivo de las empresas. Para llevarlo a cabo sin problemas, dichas transacciones se recogen en un libro de caja o de cuentas, lo que resulta muy útil. Tener a mano un modelo de libro de caja, de los que se encuentran numerosos ejemplos en Internet, conlleva ventajas para las pymes y los autónomos a la hora de crear un libro de caja.
Datos Obligatorios en un Libro de Caja
Al igual que cualquier otro libro mercantil, el libro de caja debe registrarse motivado por los principios de transparencia y accesibilidad. Para garantizarlos, existen algunos datos obligatorios que cualquier entrada en un libro de caja debe incluir. El ejemplo de libro de caja en Excel que te ofrecemos contiene todos los datos necesarios para cumplimentarlo correctamente. La siguiente información aparece distribuida en 6 columnas:
- El número de comprobante del recibo en efectivo
- La fecha de la transacción
- Las entradas en euros (debe)
- O las salidas en euros (haber)
- Las observaciones sobre la transacción
- El saldo (calculado automáticamente) de todas las entradas y salidas
En el encabezado de nuestra plantilla de libro de caja aparecen dos campos adicionales, uno donde debes incluir el nombre de tu empresa y en el otro el período en el que se lleva el libro de caja. Tanto las entradas como las salidas, es decir, tanto el Debe como el Haber, deben documentarse cronológicamente y, en este sentido, la integridad es un aspecto fundamental.
Una de las principales ventajas del libro de cuentas en Excel que te presentamos es que la aplicación compensa todas las partidas entre sí y ofrece el saldo actual de forma automática.