Este artículo se realizó con el propósito de explorar los supuestos que conforman la automatización contable, como herramienta tecnológica para simplificar los procesos de contabilidad en las organizaciones. Para ello se desarrolló una investigación documental apoyada en un diseño bibliográfico en el cual se tomaron varios conceptos para su indagación, emitiendo una postura como investigador por cada uno de ellos.
Para cumplir con el objetivo, se tiene que los factores como la definición compuesta de la automatización contable, sus ventajas, las herramientas tecnológicas, clasificación de las mismas, procesos contables, pasos e importancia, logran así, una perfecta armonía entre los temas expuestos, con el fin de simplificar los procesos de contabilidad.
De allí, la importancia de la exploración de los supuestos que conforman la automatización contable como herramienta tecnológica para simplificar los procesos de contabilidad en las organizaciones.
Definición de Automatización Contable
Según LOGICBUS (2018), la automatización es el conjunto de elementos, procesos informáticos, mecánicos y electromecánicos que operan con mínima o nula intervención del ser humano. Así mismo, de acuerdo a Quiminet.com (2008), el término automatización se refiere a una amplia variedad de sistemas y procesos que operan con mínima, incluso sin intervención del ser humano.
De igual manera, SEAS (2017), afirma que la palabra automatización engloba un amplio abanico de sistemas y procesos en los cuales se requiere la mínima intervención del ser humano, además debe de ser un sistema “flexible” el cual se ajusta de distintas maneras a los posibles cambios en momentos puntuales.
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Por su parte, Almazán (2008), señala que la automatización, es un sistema de fabricación diseñado con el fin de usar la capacidad de las máquinas para llevar a cabo determinadas tareas anteriormente efectuadas por seres humanos, y para controlar la secuencia de las operaciones sin intervención humana. De acuerdo, al autor, el término automatización también se ha utilizado para describir sistemas no destinados a la fabricación en los que dispositivos programados o automáticos pueden funcionar de forma independiente o semiindependiente del control humano.
Merriam Webster, citado por Hernández y Porven (2016), agrega que la automatización es la técnica de hacer que un sistema opere automáticamente, el estado de ser operado automáticamente.
De la revisión teórica realizada con anterioridad, se puede inferir, que la automatización es una metodología aplicada por medio de procesos establecidos en las organizaciones, que contribuye de manera significativa con la mejora continua de cada área o departamento, agilizando los métodos y maneras de ejecutarlos.
El Instituto Americano de Contadores Públicos, citado por Fundamentos de Contabilidad I (2011), define la Contabilidad como el arte de registrar, clasificar y resumir de manera significativa y en términos monetarios, transacciones que son, en parte al menos, de carácter financiero, así como de interpretar los resultados obtenidos. Según Meigs Robert, citado en Fundamentos de Contabilidad I (2011), la contabilidad es el arte de interpretar, medir y describir la actividad económica. De igual manera, Rayvax (2017), señala que es una técnica, nacida para satisfacer las necesidades de organización en la economía.
En consecuencia, se puede asegurar, la contabilidad es la ciencia y arte, del manejo de los números, donde son catalogados, clasificados y registrados, con la finalidad de efectuar un análisis de la situación financiera de las organizaciones, que contribuya a una toma de decisiones acertada de acuerdo a las situaciones evidenciadas en la empresa, al momento de conocer los resultados arrojados.
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Para Ochoa (2016), la Automatización Contable aprovecha las herramientas tecnológicas a su alcance, para facilitar el proceso de contabilidad de una empresa. Es una forma moderna de llevar las cuentas, pero sin dejar de cumplir su función principal, contabilizar.
Por otra parte, Grupo ING (2017), asegura que la automatización contable permite agilizar distintas operaciones cotidianas utilizando patrones o realizando copias sobre las que reescribir los datos: asientos de cobros y pagos, registro de facturas, amortizaciones mensuales, contabilización de remesas, impresión automática, entre otros aspectos de igual importancia.
Ventajas de la Automatización Contable
De igual manera el Grupo IGN (2017), plantea que dentro de las ventajas de la automatización contable están: ahorro de tiempo, seguridad de la información, control de la situación de la empresa, distribución efectiva de información, reducción de errores, modernización del departamento, impulso de la productividad, más tiempo para cuestiones estratégicas, facilidad de uso y mejor accesibilidad.
Además de la ya mencionada rapidez en la generación de informes, el uso de la contabilidad digital o sistematizada aporta otros beneficios a la empresa.
- Rapidez en la generación de informes.
- Generación de comprobantes electrónicos. En México es una obligación la generación de comprobantes y facturas electrónicas para la auditoría del SAT.
Solo teniendo una contabilidad en perfecto estado, actualizada y real, permite que la empresa pueda crecer. No importa cuán pequeño sea su negocio, necesita tener su contabilidad al día. Únicamente así podrá saber cómo pagar correctamente sus impuestos, cómo reducir sus gastos y mejorar su producción, además de evitar multas por no tener los libros al día o por no pagar impuestos a tiempo.
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Cuando se opta por la contabilidad digital o sistematizada se obtiene un beneficio adicional muy importante. Un personal capacitado en el manejo del software y en contabilidad al mismo tiempo será la garantía de un manejo contable perfecto.
Inconvenientes de la Automatización Contable
En contraposición, para la revista Digital INESEN (2016), la automatización contable presenta inconvenientes, pero son más propios del uso de las tecnologías que la automatización contable propiamente dicha.
- Virus informáticos: están a la orden del día, pudiendo penetrar en los sistemas destruyendo total o parcialmente la contabilidad. Es por ello, que se recomienda mantener unas medias de seguridad referentes a antivirus.
- Robo de información: es una de las consecuencias directas de los virus informáticos mencionados en el punto anterior.
De igual manera, el utilizar un sistema computarizado de contabilidad viene con su propio conjunto de problemas, como la necesidad de proteger contra la pérdida de datos a través de apagones o virus y el peligro de los piratas que roban la información. Al mismo tiempo, Magloff (2018), asegura que el fraude informático es también una preocupación, siendo necesario investigar un sistema de controles para quién pueda tener acceso a la información, particularmente la de clientes.
Si hay una brecha de seguridad y robaran los datos, la gerencia puede ser responsable por la pérdida de información. También debe asegurarse de que han sido introducidos correctamente los datos en el sistema, ya que un error en el ingreso de datos puede arrojar información incorrecta.
Herramientas Tecnológicas en la Contabilidad
Según Lauraplata (2011), las herramientas tecnológicas, son programas y aplicaciones que pueden ser utilizadas por muchas personas, fácil de usar y sin pagar nada. Estas herramientas están a disposición de todas las personas, ofreciendo intercambiar información y conocimiento.
Velásquez (2018), afirma que las herramientas tecnológicas, son programas, aplicaciones (software) los cuales son utilizadas en diversas funciones fácilmente, sin pagar por ello. Estas herramientas están a disposición de la comunidad solidaria para ofrecer una alternativa libre de licencias a todos aquellos usuarios interesados en suplir una necesidad en el área informática sin disponer de los recursos para hacerlo.
Igualmente, Coronado (2012), describe que las herramientas tecnológicas tienen por fin mejorar tiempos, calidad en el trabajo, además de lograr una distribución, dosificación de recursos eficaces. Las herramientas tecnológicas permiten el intercambio de experiencia, estudios e investigación en el interior de las organizaciones así como con su entorno.
Por su parte, Carper (2012), plantea que las herramientas tecnológicas en cambio son dispositivos o programas diseñados que facilitan el trabajo, además permiten la aplicación de los recursos de manera efectiva, ya sea intercambiando información y conocimiento dentro o fuera de las organizaciones.
De igual manera, para Astraps (2017), las herramientas tecnológicas son aquellos programas o aplicaciones que permiten tener acceso a la información, y están a disposición de todas las personas, en la mayoría de los casos, de manera gratuita. El uso y aplicación que se le da a estas herramientas, va a depender de las necesidades y características de cada usuario. Según Astraps (2017), cada persona debe verificar cuáles son las aplicaciones que se adaptan a su forma de trabajo; dependiendo de ello, podrán elegir aquellas que les resulten más efectivas.
El más utilizado es Word, se trata de un procesador de texto, permitiendo desarrollar trabajos, informes, notas, cuentos, entre otros, con corrector de ortografía incluido. Power Point es el principal generador de presentaciones multimedia, se pueden incluir textos, videos, gráficos, organigramas, sonido, tablas, imágenes, entre otros. Para el diseño de folletos, tarjetas personales, volantes, boletines e invitaciones se hace uso de Publisher. La plantilla de cálculo que permite hacer varias operaciones matemáticas de manera automática más utilizada es Excel.
El Proceso Contable
Picazo (2012), se entiende por registro contable a la acción en donde se anota el impacto que producen las transacciones económicas en las cifras de una entidad. Debiéndose hacer en los libros y auxiliares correspondientes (libro diario, mayor y auxiliares respectivos).
Igualmente Certus (2016), expresa que el proceso contable es el conjunto de pasos que permite expresar a través de estados financieros las operaciones económicas de una entidad u organización. Las empresas deben registrar cada transacción comercial en el libro de entrada de diario original. Así, cada transacción comercial se registra en dos cuentas relacionadas pero opuestas, con una cuenta debitada y la otra cuenta acreditada en el mismo monto de la transacción. La información de la cuenta registrada en el libro diario original debe ser posteriormente trasladada y publicada en el libro mayor, este tiene un formato que hace más fácil la búsqueda de la cuenta para un comunicado de compilación financiera.
De igual forma, agrupa las cuentas basándose en las estructuras del balance de situación y cuenta de resultados. Preparar un balance de comprobación es tener una lista de las cuentas del libro mayor con todos los importes de débito que se muestran en una columna, todas las cantidades de crédito en otra columna. Cada columna se totaliza, sus sumas se comparan entre sí para ver si hay un equilibrio o si existe alguna desigualdad.
Las empresas pueden tener que hacer ciertos asientos de ajuste en algunas transacciones comerciales que tienden a no ser registrados hasta el final de un período contable. Tales transacciones de negocios a menudo incluyen anticipos efectuados por una empresa como gastos pagados por adelantado o por los clientes como los ingresos pre-venta, así como los ingresos o gastos que son simplemente no registrados durante un período acumulado, como las cuentas por cobrar o salarios no pagados. Los asientos temporales son los realizados a las cuentas de pérdidas y ganancias, es decir, diversos ingresos y gastos, además de la cuenta de dividendos.
Cualquier saldo en las cuentas provisionales debe estar cerrado al final de un período contable, porque las cuentas de ingresos o gastos deben comenzar con un saldo de cero para el siguiente ejercicio contable. La compilación de los estados financieros es esencialmente la transferencia de saldos a las cuentas del libro mayor, a las cuentas respectivas en los distintos estados financieros (incluyendo el balance general, el estado de resultados, el estado de flujo de efectivo, el estado de los fondos propios). Las empresas suelen utilizar una hoja de trabajo para preparar los estados financieros. Una hoja de trabajo es a menudo en forma de columnas diferentes, una hoja base la cual puede estar compuesta por una columna cuentas, una columna del balance, la cuenta resultados de columnas.
Al primer grupo (patrimonial) pertenecen en general los llamados estados contables, documentos que tienen la obligación de actuar como una ‘fotografía’ de determinada cuestión de la empresa a una fecha dada. La contabilidad de gestión tiene que ver con la proyección y dirección que la empresa pueda tomar para alcanzar mejores decisiones. La rentabilidad, la retribución o los pedidos realizados son elementos correspondientes a esta clase de información. En este caso no es obligatoria ni debe cumplir con otra función la de ser una herramienta para los directivos de la empresa.
El rol del contador es doble: por un lado elaboran todos estos informes, y por otro lado rubrican los datos, estados contables obligatorios. La importancia de la contabilidad para el Estado parecería radicar en el hecho de que a partir de los informes realizados por las empresas con carácter obligatorio, consigue cobrar los impuestos.
Por lo tanto, la aplicación de los impuestos será más o menos justa de acuerdo con esta información, en la medida que los estados contables reflejen la estructura real de las empresas. Allí, a través de un conjunto de elementos se busca establecer una representación numérica de la actividad económica en un lugar durante un período dado.
Los sistemas contables son el conjunto de técnicas y herramientas que utiliza una empresa para mantener el orden y control de sus operaciones y recursos, son la estructura que recoge, organiza, conserva, administra y utiliza la información que se genera en una entidad para la toma de decisiones y el conocimiento de estado financiero de la empresa. De manera más simple se podría decir que son el conjunto, de normas, parámetros, pautas, reglas y procedimientos que se establecen y siguen en una empresa con el fin de mantener el control de la información y las operaciones.
Asimismo se puede afirmar que el objetivo final de esta estructura es satisfacer de la manera más eficiente posible las necesidades de la empresa en lo que a información contable y financiera se refiere. Este tipo de sistema es una de las bases fundamentales para llevar a cabo las diferentes actividades empresariales.
Toda empresa cuenta con esta estructura, a veces incluso sin que el mismo empresario esté muy consciente de ello, pero sin estas reglas, procedimientos y normas, ninguna entidad sería capaz de funcionar, pues el manejo de los recursos, la productividad y el posicionamiento en el mercado dependen de esta estructura.
Pero toda esta estructura que se crea para el manejo y control de la información contable y financiera de nada serviría si dicha información no se utilizara de manera práctica, es por ello que una vez que se tiene el control completo y preciso sobre los datos, estos se utilizan para la toma de decisiones.
Esta información es útil para la empresa para conocer, administrar y asignar todos los recursos con los que cuenta, conocer sus obligaciones para con otros entes, conocer el flujo de los recursos y también las fluctuaciones en el mercado. Asimismo, una vez que se conoce y se ha analizado la información, esta es útil para llevar a cabo el proceso de planeación, organización y dirección de los negocios de la empresa, tomar el control de las operaciones y llegar al objetivo final que es tomar las mejores decisiones en lo que a inversiones y estrategias se refiere.
Ventajas de un Sistema Computarizado
El uso consciente y bien planeado de este tipo de sistemas ofrece un gran número de ventajas a la entidad y en la actualidad, con los grandes avances y progresos tecnológicos, el uso de un sistema computarizado que lleve a cabo los procedimientos de captura, procesamiento y análisis de la información para que el empresario únicamente realice el paso final (la toma de decisiones), ofrece incluso más ventajas.
Entre los beneficios principales del uso de un sistema de cómputo con fines contables, financieros y administrativos están la rapidez y la oportunidad, el incremento en la productividad, la disminución de errores, la automatización de procesos y la rápida obtención de la información.
Un sistema computarizado tiene la capacidad y las herramientas para capturar y procesar la información de manera rápida y eficaz, lo que a su vez agiliza el resto de los procesos de la organización, como el proceso de producción que puede incrementar considerablemente su productividad.
Los sistemas contables computarizados son una garantía de protección contra errores, pues la computadora realiza los cálculos de manera precisa y el análisis de la información es completamente objetivo, preciso y veraz, todo esto siempre que la información sea ingresada de manera correcta, aunque en la mayoría de las operaciones los registros se llevan a cabo de manera automática, por lo que la presencia de un error es altamente improbable.
De la misma forma en que el sistema captura la información de manera rápida y efectiva, este también ofrece informes, reportes y datos de manera rápida. En general, este tipo de sistema agiliza los procesos de manera que ahorra una gran cantidad de tiempo, esfuerzo y dinero.
Implementación de un Sistema Contable Computarizado
Todo lo anterior es sumamente útil y en las condiciones ideales es un sistema que logra que la entidad crezca, se desarrolle y alcance sus objetivos primarios. Sin embargo, hay un proceso muy importante que se debe llevar a cabo antes que cualquier otro, incluso, de ser posible, antes de que una organización inicie con sus operaciones. Este proceso es la implementación de un sistema diseñado, desarrollado y adaptado de manera específica y precisa para la empresa en cuestión.
Esta tarea es quizás la más importante y compleja en lo que a sistemas contables se refiere, pues de la correcta elección e implementación del sistema depende el correcto funcionar de la organización. El uso de sistemas computarizados es la norma hace aproximadamente tres décadas. Los programas permiten simplificar muchos procesos que también pueden hacerse de forma manual y tienen la ventaja del mínimo error posible.
En años recientes, los requerimientos de parte de la autoridad fiscal, que implican la generación digital de algunos documentos contables, como facturas, devoluciones, pagos y otros más, han agravado esta situación, exigiendo a los despachos contables estar a la vanguardia en el uso de informática. Y lo que antes era sólo eso, una herramienta, se ha convertido en una ventaja competitiva.
Hoy en día, los despachos requieren de alianzas con empresas dedicadas al desarrollo de sistemas computacionales para la contabilidad para desempeñar en forma óptima su labor y para mantenerse actualizados en tecnología. La obligatoriedad en el uso de la Contabilidad Electrónica, que recién entró en vigor en México, acabó por convertir a los despachos contables en empresas de consultoría en sistemas computacionales; quiéranlo o no, tarde o temprano los Contadores habrán de adoptar la tecnología como su mejor aliado.
Integración de un Equipo de Computación en Contabilidad
Integrar un equipo de computación en contabilidad en tu empresa puede mejorar significativamente la eficiencia y precisión de los procesos contables, además de garantizar el cumplimiento de las normativas fiscales y optimizar la toma de decisiones. Para hacerlo de manera efectiva, sigue estos pasos:
- Evalúa las necesidades contables de tu empresa: Antes de integrar un equipo de computación, es importante identificar qué aspectos de la contabilidad en tu empresa requieren apoyo tecnológico. Esto incluye tareas como la generación de facturas, la elaboración de reportes financieros, el control de inventarios o la conciliación bancaria. Al entender qué áreas son más susceptibles de beneficiarse de la tecnología, podrás elegir las herramientas y sistemas adecuados.
- Selecciona el software adecuado: Existen diversas opciones de software contable en el mercado, como el ERP Microsip, que ofrece soluciones para la contabilidad electrónica, manejo de pólizas, análisis de rentabilidad, entre otras funcionalidades. Asegúrate de elegir un sistema que se adapte a las necesidades de tu empresa y que esté actualizado con las regulaciones fiscales locales.
- Contrata personal especializado: La implementación de un sistema informático contable requiere de personal capacitado en informática y contabilidad. Esto puede incluir contratar a un contador especializado en informática, quien tenga un conocimiento profundo de los principios contables y, a su vez, maneje con destreza el software y las herramientas informáticas. Si tu empresa es pequeña, también puedes optar por entrenar a tus contadores actuales en el uso del software contable.
- Implementa una infraestructura tecnológica adecuada: Asegúrate de que tu empresa cuente con el equipo y la infraestructura tecnológica necesaria para soportar el sistema de contabilidad informática, como computadoras, servidores, software actualizado y conexiones a internet seguras.
- Capacita a tu equipo en el uso de la tecnología: Una vez que tengas el software y el personal adecuado, es crucial capacitar a tu equipo en el uso eficiente de las herramientas contables. Realiza capacitaciones periódicas para garantizar que todos los involucrados comprendan cómo utilizar el sistema y estén al tanto de las actualizaciones y nuevas funcionalidades del software.
- Mantén un monitoreo y evaluación constante: La tecnología está en constante evolución, por lo que es necesario monitorear el rendimiento del sistema y evaluar periódicamente si está cumpliendo con las expectativas. Es importante que tu equipo se mantenga actualizado en cuanto a nuevas funcionalidades del software y mejoras tecnológicas que puedan optimizar aún más los procesos contables.
- Fomenta la colaboración entre el equipo contable e informático: El trabajo conjunto entre contadores e informáticos es esencial para integrar la tecnología de manera efectiva. La colaboración entre estos dos equipos garantizará que el software contable se adapte correctamente a las necesidades de la empresa y ayudará a resolver cualquier inconveniente técnico que surja durante su uso.
Integrar un equipo de computación en contabilidad puede ser una gran inversión para tu empresa, mejorando la precisión, el control y la eficiencia en la gestión contable.
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