Mantener tus Certificados de Sello Digital (CSD) actualizados es indispensable para poder timbrar facturas, notas de crédito, recibos de pago y recibos de nómina sin errores en los sistemas CONTPAQi.
En esta guía te explicamos, de forma sencilla y práctica, cómo cargar tus CSD en los principales sistemas: Factura Electrónica, Vende, Comercial Start/Pro, Comercial Premium y Nóminas, lo cual es vital para la correcta emisión de notas de crédito.
¿Qué documentos necesito antes de empezar?
Antes de comenzar, ten a la mano lo siguiente:
- Se recomienda hacer un respaldo de tu empresa antes de hacer cambios.
- Archivos del CSD emitidos por el SAT: .CER y .KEY.
- La contraseña (clave privada) del archivo .KEY.
- Verifica que tu certificado esté vigente y coincida con tu RFC. Una vez emitidos los nuevos CSD, tardan aproximadamente 24hrs en activarse para timbrar.
Los CSD pueden ser renovados por ti mismo en el portal SAT, o directamente con tu contador.
Carga de Certificado en CONTPAQi Factura Electrónica
Para cargar tu CSD en CONTPAQi® Factura Electrónica y asegurar el timbrado de tus documentos, incluyendo notas de crédito, sigue estos pasos:
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- Abre CONTPAQi® Factura Electrónica.
- En el menú superior, selecciona Configuración > Conceptos.
- Presiona F3 y selecciona el concepto con el que facturas (por ejemplo, Factura Contado 4.0). Este mismo proceso aplica para el concepto de notas de crédito o cualquier otro documento timbrable.
- En la pestaña Comprobante Fiscal Digital (CFDI), elimina el certificado anterior si existe.
- Carga tu nuevo archivo .CER y .KEY.
- Escribe la contraseña de tu sello digital.
- Guarda los cambios y ¡listo!
Tip: Si el sistema marca error al timbrar, revisa que los archivos del CSD correspondan al mismo RFC.
Carga de Certificado en CONTPAQi Vende
Para configurar tu Sello Digital en CONTPAQi Vende, permitiendo el timbrado de cualquier comprobante, incluyendo notas de crédito:
- Ingresa a CONTPAQi Vende.
- Dirígete a el menú superior Configuraciones > Configurar Empresa > Sellos Digitales.
- Click en Cargar Certificado (.cer)
- Click en Clave Privada (.key)
- Ingresa la contraseña y guarda los cambios.
- Realiza una factura de prueba para confirmar el timbrado.
Carga de CSD en CONTPAQi Comercial Start/Pro
Para actualizar tu CSD en CONTPAQi Comercial Start/Pro, lo cual es fundamental para el timbrado de notas de crédito y otros CFDI:
- Entra a tu empresa y ve a CONTPAQi Comercial > Opciones.
- En la categoría CFDI, da clic en Configurar empresa.
- Inicia el asistente (Siguiente). Selecciona CFDI.
- Captura los datos que solicita y, cuando aparezca la sección de certificados, selecciona tus archivos:
- .CER (certificado)
- .KEY (llave privada)
- Contraseña del .KEY
- Luego da Siguiente. Define las rutas de XML (dónde guardar emitidos/recibidos), acciones posteriores al timbrado y envío por correo.
- Aceptar para guardar. ¡Listo! Ya tienes tus nuevos CSD cargados.
Tip: si no ves “Opciones”, revisa que estés en un usuario con permisos de configuración o que no haya políticas del servidor bloqueándolo.
Cargar CSD en CONTPAQi Comercial Premium para Notas de Crédito
En CONTPAQi Comercial Premium, los sellos se asignan por concepto, lo que incluye las notas de crédito. Puedes realizar la carga de forma individual por concepto o de manera masiva.
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Opción A - Por concepto (recomendado si son pocos conceptos)
Para asignar el sello digital específicamente a tus conceptos de nota de crédito o cualquier otro:
- Ve a Configuración > Conceptos.
- Con F3 busca el concepto (p. ej., Factura o Nota de crédito).
- Abre la pestaña 6. Comprobante Fiscal Digital / CFDI.
- Carga .CER, .KEY y Contraseña.
- Guarda y repite para otros conceptos que timbren, como las notas de crédito.
Opción B - Masivo (rápido si son varios conceptos)
Esta opción es útil si necesitas actualizar el CSD para múltiples conceptos, incluyendo notas de crédito, de una sola vez:
- Ve a Configuración > Configuración conceptos CFDIs.
- Elige Documento modelo (p. ej., Factura) y agrega los conceptos a afectar.
- Reingresa los archivos del sello (.CER/.KEY) y la contraseña.
- Asegura la Versión Anexo 20 (p. ej., 4.0) y guarda.
Nota: En versiones recientes, Premium también muestra un listado de Certificados digitales asignados a conceptos para verificar rápido qué concepto tiene qué sello.
Tips adicionales para la gestión de tu CSD
- Si tu sello digital caduca pronto, renuévalo con anticipación desde el portal del SAT, ya que como lo mencionamos anteriormente, tardan un aproximado de 24 en activarse después de la hora de emisión.
- Siempre guarda los archivos en una carpeta segura con nombre claro (ej. “CSD 2025 EmpresaX”).
- Si tienes varias empresas en el mismo sistema, cada una necesita su propio CSD.
Qué hacer si tu Sello Digital se Bloquea
Si tu sello se ha bloqueado, ¡No te preocupes! En esta nota te diremos qué es lo que pasa cuando se bloquea el sello digital en nuestro sistema de CONTPAQi® Factura Electrónica, lo cual puede afectar el timbrado de tus notas de crédito.
Si estás en el sistema y tienes un pago que necesitas cancelar, vas a la opción de cancelar e ingresas la información que pide. Después de ingresarla, te pide la contraseña de tu sello y como suele pasar, quizá no nos sabemos esa información o no la tenemos a la mano. En ocasiones puede que tengamos activadas las mayúsculas, la ponemos errónea más de 3 veces u otro motivo que no permite que añadas la contraseña tal como es.
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¿Qué es lo que pasa entonces? Al querer realizar el nuevo pago nos dice: “La contraseña de clave privada está bloqueada, es necesario activarla en la configuración del concepto del documento”.
Este paso es muy sencillo, solo necesitas irte a “Configuración - Conceptos - Pago del cliente y con F3 vamos a Pago del cliente 4.0”. En comprobante digital encontrarás la parte de los sellos y le darás clic en ACTIVAR y ya no lo deshabilita; eso quiere decir que ya está activo de nuevo el sello.
Procedes a cerrar la ventana y al irte a la opción de generar un pago, ya te permitirá avanzar.