El Certificado de Sello Digital (CSD) es una herramienta fundamental para ciertos procesos y trámites ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Este es un documento electrónico que expide el Servicio de Administración Tributaria (SAT). La función de los CSD es firmar digitalmente las facturas electrónicas o CFDI. Lo que hacen es sellar estos documentos para que no se pueda manipular la información contenida en ellos. Con esto, ya no pueden falsificarse facturas electrónicas.
Desde una perspectiva económica, el certificado de sello digital es el elemento indispensable para la expedición de CFDIs (factura); ya que la suspensión o cancelación de dicho sello impide a los contribuyentes de tener la capacidad de entregar un comprobante que cumpla con los requisitos fiscales a sus clientes. Por tanto, se encuentra estrechamente vinculado al curso normal de las operaciones de los contribuyentes, al grado que pudiera llegar a perder ventas, clientes, por mencionar algunos. La revolución digital ha impulsado la creación de nuevos certificados fiscales que facilitan las operaciones mercantiles. Uno de ellos, en México, son los sellos digitales SAT, que funcionan muy eficientemente. Sin embargo, ten cuidado, que los pueden revocar en perjuicio de tu empresa.
Causas de Suspensión o Cancelación del CSD por el SAT
En relación con las reformas fiscales aplicables para 2020, se adicionó la fracción X al artículo 17-H del CFF, a través de la cual se han señalado los casos en las que las autoridades fiscales pueden dejar sin efectos un certificado de sello digital (CSD). Hay diversas causas por las que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) puede suspender el uso de tus sellos certificados. Los casos por los cuales la autoridad pudiera llegar a dejar sin efecto los CSD son:
- Cuando el contribuyente se encuentra publicado en el listado definitivo por haber emitido comprobantes fiscales que amparan operaciones inexistentes, simuladas o ilícitas (EFOs).
- Se Detecten la omisión de presentación de la declaración anual un mes posterior a la fecha de presentación o de dos o más declaraciones provisionales o definitivas, consecutivas o no consecutivas.
- Cuando al dar de alta el RFC, se proporcionen datos incorrectos como es el domicilio fiscal que no permita su localización.
- En el caso que durante el proceso administrativo de ejecución no localicen al contribuyente o este desaparezca o no es localizado o desocupe el domicilio sin presentar el aviso correspondiente.
- En el ejercicio de sus facultades las autoridades detecten que el contribuyente no puede ser localizado, desaparezca, desocupe su domicilio fiscal. Se entenderá que ejercen facultades de comprobación desde el momento en que realizan la primera gestión para la notificación del documento que ordene su práctica.
- Cuando se detecte que el ingreso declarado así como el impuesto retenido por el contribuyen no concuerden con los señalados en los comprobantes fiscales digitales por internet (CFDI), expedientes, documentos o bases de datos que tenga las autoridades fiscales.
- Cuando se detecte que los contribuyentes han efectuado la transmisión indebida de pérdidas fiscales y se encuentran en el listado definitivo.
- Cuando se den efectos fiscales a los comprobantes que amparan operaciones inexistentes, con lo cual aplican dolosamente deducciones y acreditamientos que disminuyen la base gravable de la contribución a pagar o inclusive les generan saldos a favor que pueden obtener en devolución.
Por eso es muy importante cuidarse y evitar cualquier falta que pueda llevar a la suspensión de los sellos digitales.
Cómo Verificar el Estado de tu Sello Digital
Para la revisión de los sellos digitales, tienes dos opciones:
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- Validar CSD/FIEL: Esta opción identifica que el archivo .cer sea el CSD y no se esté confundiendo con el de la firma electrónica.
- Leer Certificado: A través de esta opción podrás obtener el Número de serie, la Autoridad de certificación (en este caso sería el SAT) y el Nombre del certificado (a quien corresponde).
Uno de los errores más comunes es confundir la e.firma con el sello digital, ya que en ambos casos los archivos tienen la misma terminación. Una alternativa para consultar los datos del sello digital es abrir directamente el archivo. Otra opción más, es dirigirte a la página de recuperación de certificados del SAT.
Adicionalmente, ClickBalance cuenta con un proceso de facturación completo, el cual permite verificar el estado del sello digital (vigente, cancelado o vencido) de manera fácil y rápido.
Procedimiento para la Aclaración o Recuperación de un CSD
En caso de una suspensión o cancelación del Certificado de Sello Digital, existen procedimientos establecidos para que los contribuyentes subsanen las irregularidades detectadas.
Suspensión Temporal de los Certificados
Los contribuyentes a quienes se les haya aplicado la suspensión temporal de los certificados podrán solicitar una aclaración donde se aporten pruebas pertinentes y la reactivación de los mismos, lo cual sucederá al día siguiente de haber presentado solicitud. Este procedimiento también indica que la autoridad podrá requerir información adicional para definir si se reactiva o se deja sin efectos el certificado. El contribuyente podrá descargar la ficha de trámite 296/CFF para presentar su solicitud de aclaración en el portal del SAT y desvirtuar las causas por las que se le canceló su CSD. El afectado debe aportar los argumentos y pruebas suficientes que demuestren que no incurrió en ninguna irregularidad. Cuando la autoridad determine que subsanó la irregularidad detectada, el contribuyente podrá continuar con el uso del mismo. En caso contrario, se dejará sin efectos el CSD.
Certificado Dejado Sin Efectos
Los contribuyentes a quienes se les haya dejado sin efectos el certificado de sello digital podrán llevar a cabo el procedimiento que determine el Servicio de Administración Tributaria mediante reglas para subsanar las irregularidades detectadas, en el cual podrán aportar las pruebas que a su derecho convenga, a fin de obtener un nuevo certificado.
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