Tener una visión clara de tu contabilidad te permitirá anticipar tus operaciones contables y llevar un control de tu situación financiera cada mes. Si buscas una opción para presentar y gestionar datos encriptados, Excel, del paquete Microsoft Office, es una excelente alternativa.
¿Por Qué Elegir Excel para la Contabilidad?
Dentro del paquete Microsoft Office, encontrarás el programa Excel, esencial para manejar números y ahorrar tiempo. Este software de contabilidad permite configurar una contabilidad simplificada, desarrollar plantillas de contabilidad, vincular datos y automatizar ciertas tareas repetitivas.
Se puede personalizar 100 %, lo que implica que una vez que tengas el diseño de tu hoja y hayas introducido las fórmulas de cálculo en las celdas correctas, podrás ahorrar mucho tiempo. Además, este software está disponible en la nube, lo que te permitirá poder interactuar con tus compañeros y tener tus documentos contables en todos tus dispositivos.
La mayoría de las veces, se utiliza para llevar la contabilidad ya que Excel permite:
- Procesar ingresos y gastos.
- Realizar un balance contable.
- Gestionar tus plazos.
- Hacer un pronóstico.
- Crear libros de contabilidad.
- Generar presupuestos y facturas.
- Garantizar una buena gestión financiera.
- Consultar el flujo de caja.
- Estar informado de los estados financieros.
Por lo tanto, Microsoft Excel facilita la vida de las personas y los profesionales en su gestión contable y financiera.
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Ahorra Tiempo con las Plantillas de Excel
Las plantillas son uno de los «consejos» de Excel que te permitirán ahorrar un tiempo valioso. Porque, por si no lo sabías, llevar la contabilidad en Excel suele requerir el uso de una plantilla de referencia. El trabajo de oficina requiere dominar algunos programas como Excel.
Hay muchas plantillas disponibles en el programa de contabilidad de Microsoft Office. Dirígete a la biblioteca de Excel para realizar una búsqueda de palabras clave. Además, ¡Internet es una mina de oro para encontrar todo lo que busques! Encontrarás fácilmente plantillas de:
- Ingresos y gastos.
- Balances contables.
- Conciliación bancaria.
- Libro mayor.
Una de las plantillas más utilizadas es la de facturas y la de cobros y desembolsos para gestionar el flujo de caja de la forma más eficiente posible y así mantener una contabilidad rigurosa. Las entradas y salidas se agrupan en asientos contables en una hoja de cálculo.
Así, el particular o el jefe de la empresa puede consultar el estado de sus finanzas y planificar sus futuras operaciones contables. Esta tabla es una verdadera ayuda a la hora de tomar cualquier decisión, siempre que se actualice de manera periódica.
Los plantillas más habituales son la de presupuestos, el pronóstico, las listas de verificación de pago de facturas o las proyecciones de flujo de efectivo. La plantilla de balance también será de ayuda para quienes se están iniciando en este software de gestión contable, puesto que este modelo de hoja de cálculo proporciona un estado de los activos de una empresa en el momento T resumiendo sus activos y pasivos.
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A su vez, a continuación te dejamos los documentos contables que componen este balance que comentamos:
- Facturas de clientes y proveedores.
- Nóminas de pago para registrar salarios y declaraciones sociales.
- Estados de cuenta bancarios.
- La tabla de capital contable durante el ejercicio.
- La cuenta de resultados.
La plantilla de conciliación bancaria te permitirá controlar la coherencia de las cuentas comparando los depósitos registrados con las cuentas bancarias. Por último, el modelo de libro mayor es muy importante porque contiene todos los asientos del diario. Una vez hayas introducido la información, podrás automatizar el cálculo de los totales de débito y crédito así como el saldo de la cuenta.
Para descargar las mejores plantillas de Excel, dirígete a Xataka, Archivo Excel, Excelgratis.com o Just EXW. ¡Encontrarás cientos de plantillas disponibles que te facilitarán tu día a día!
Funciones Útiles de Excel para la Contabilidad
¿Quieres saber cuáles son las funciones más útiles para la gestión contable? A continuación, te dejamos las mejores funciones para llevar la contabilidad.
Las fórmulas se utilizan con mucha frecuencia en un contenido dinámico. Para facilitar el uso de estas fórmulas, Excel ofrece una extensa lista de «FUNCIONES». De hecho, permiten no tener que teclear la misma fórmula varias veces.
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Estas son las diferentes categorías de funciones que encontrarás en Excel:
- Matemáticas y trigonometría.
- Búsqueda y referencia.
- Financieras.
- Fecha y hora.
- Texto.
- Estadísticas.
- Base de datos.
- Ingeniería.
- Información.
- Contabilidad...
Por supuesto, no tendrás que usarlas todas para llevar la contabilidad o la presentación de impuestos de tu negocio u hogar. Las que más te servirán son las funciones lógicas, de búsqueda, fecha y hora, así como las funciones de texto.
Con las funciones lógicas SI, Y, O, SI.ERROR, en particular, podrás extender este uso para construir fórmulas más elaboradas y realizar cálculos complejos. Las funciones de búsqueda permiten encontrar información rápidamente entre varias hojas de trabajo. Las funciones de fecha y hora, como AÑO, MES, DÍA, HOY, NÚMERO DE SEMANA permiten navegar por la hoja de trabajo filtrando por palabras claves. Finalmente, las funciones de texto permiten administrar la información textual que se suele utilizar en paralelo con los números.
Asimismo, estas son las funciones que se suelen emplear con mayor frecuencia en contabilidad:
- SUMA
- SUMAPRODUCTO
- SUBTOTAL
- REDONDEAR
- ROUND.MAS
- PRODUCTO
- TRUNCAR
- ABS
- POTENCIA
- RAÍZ
Primeros Pasos para Gestionar la Contabilidad en Excel
No hay ningún secreto para gestionar la contabilidad con Excel: ¡solo tienes que seguir algunos pasos! Para llevar la contabilidad de una empresa, primero tendrás que elegir un software de contabilidad, configurar un plan de cuentas y un sistema para archivar los documentos.
El primer paso, imprescindible, es infórmate sobre cuáles son tus obligaciones legales. De hecho, no son iguales para particulares, autónomos y pequeñas y medianas empresas. Aunque en todos los casos puedas ser tú quien se encargue de administrar la contabilidad, a la hora de rendir cuentas hay que saber cumplimentar formularios y saber cuáles son los pagos que hay anuales.
Para asegurarte de que no te olvidas de nada, estas son las etapas principales de un ciclo contable:
- Análisis de transacciones.
- Registro y contabilidad de asientos.
- Preparación de un balance general no ajustado.
- Preparación de entradas de ajuste.
- Preparación de un balance general ajustado.
- Elaboración y finalización de estados financieros.
Asimismo, los principiantes o emprendedores pueden realizar una formación en Excel en un centro de formación, a través de clases particulares o mediante tutorías online para mejorar o complementar sus habilidades y así ser capaces así de tener la máxima autonomía con este programa de contabilidad. También es buena idea optar por cursos de contabilidad.
Obligaciones Contables Legales
El primer paso es conocer las obligaciones legales, ya que hay muchas en España y dependen de la situación de cada empresa. Toda empresa debe responder, en primer lugar, a una organización fiscal, porque tiene la obligación de pagar impuestos sobre sus ingresos. En segundo lugar, cumple con una obligación legal ya que la ley obliga a las empresas a gestionar sus cuentas.
Toda empresa, incluidas las PYMES, debe proceder cronológicamente con el registro contable, controlar la existencia y valor de los activos de la empresa y elaborar cuentas anuales al cierre del ejercicio.
Obligaciones según el tipo de empresa
Emprendedores: Mantener un libro actualizado de ingresos y gastos, elaborar presupuestos y facturas, conservar tus documentos contables y declarar tu volumen de negocios (trimestral y anualmente).
Pequeñas empresas: Llevar el seguimiento de los libros contables (libro de inventarios y cuentas anuales y libro diario con las operaciones relativas a la actividad de la empresa); tener al día la información en los libros de actas, libro de registro de acciones nominativas, libro de registro de socios o libro de registros de contratos; conservar los libros, la correspondencia, documentación y justificantes de la empresa; y elaborar y aprobar las Cuentas Anuales, compuestas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo y memoria.
Grandes empresas: Registro de flujos de efectivo cronológicamente, facturación con información obligatoria, inventario, diario contable, libro mayor, cuentas anuales con balance contable, estado de cuentas, conservación de registros contables durante 10 años.
Elaborar un Plan Contable
Una buena gestión de cuentas es fundamental para la salud de tus finanzas. Gracias a esta hoja de cálculo, podrás realizar un seguimiento de tus estados financieros y evitar sorpresas desagradables. A contiuación, te explicamos cómo puedes realizar un seguimiento de tu flujo de efectivo utilizando una hoja de cálculo de Excel.
Comienza introduciendo tus ingresos y gastos. Enumera todos los datos primero:
- Cifras de negocio.
- Capital.
- Entradas en la cuenta corriente.
- Créditos actuales.
- Inversiones.
- Facturación con IVA incluido.
- Entre otros...
Posteriormente, enumera los gastos, incluidos los cargos fijos y variables. De este modo, aprenderás que administrar el flujo de caja se traduce en transcribir cronológicamente todos los movimientos de la cuenta cada mes. Así, podrás calcular el saldo cada mes, anticipar posibles acciones contables y evitar el saldo negativo.
Si notas un flujo de caja negativo con demasiada frecuencia, te recomendamos que recurras a una empresa experta para que revise tu modelo de negocio. Al mismo tiempo, puedes elaborar tus propios presupuestos y facturas con Excel. Además, utilizando fórmulas puedes automatizar esta tarea como el número de presupuesto, la aplicación de impuestos o el cálculo de totales.
Hay plantillas disponibles en Internet que te serán de ayuda a la hora de organizar tu hoja. Automatiza el cálculo del flujo de efectivo y los totales de retiro de efectivo, el saldo de efectivo y el traslado del saldo de efectivo al mes siguiente. Una vez tengas todo automatizado, no tendrás que invertir en ningún software de contabilidad que esté sobrevalorado. Con tiempo y paciencia, podrás gestionarlo tú mismo.
Configurar tu Contabilidad en Excel
La creación de una tabla de Excel se divide en dos partes principalmente. Todo emprendedor debería estar atento de sus cuentas completas. Esta no es la parte más emocionante del proyecto, ¡sin embargo, debe llevarse a cabo escrupulosamente para garantizar una buena salud financiera para la empresa!
La primera consiste en crear la arquitectura de tu hoja. Dependiendo de la información que vayas a introducir, podrás ingresar los meses en el eje x y las transacciones en el eje y. No olvides los diferentes modos de ingresos y gastos, así como el IVA. Luego inserta las fórmulas para automatizar los cálculos. Una vez que hayas completado estos elementos, lo único que tendrás que hacer es completar la tabla. ¡Así podrás consultar la situación real de tus finanzas en cualquier momento!
Para las empresas, la configuración de una contabilidad puede requerir la ayuda de algún asesor, el establecimiento de un plan de cuentas, así como un sistema para archivar documentos contables. No te olvides de las operaciones de tesorería, de las operaciones auxiliares como la declaración de IVA, de la gestión de nóminas, del cierre del ejercicio y de las cuentas anuales.
Estos son los pasos a seguir para configurar la contabilidad:
- Realizar un plan de cuentas.
- Abrir una cuenta bancaria.
- Obtener más información sobre los impuestos sobre las ventas.
- Determinar los pagos que deberás realizar.
- Gestionar gastos.
- Gestionar el flujo de caja.
- Llevar al corriente los libros contables.
Ser organizado es el secreto para llevar una buena contabilidad. Por lo tanto, se recomienda encarecidamente la creación de un panel de gestión.
Formación en Contabilidad
¿No se te dan muy allá los números? ¿Estás empezando tu negocio y no tienes experiencia en contabilidad? Que no cunda el pánico, para los principiantes, la formación en Excel te será de ayuda a la hora de administrar de manera óptima tu contabilidad sin tener la ayuda de un asesor.
Gracias a una breve formación, podrás comprender cuáles son tus obligaciones contables y así cumplir con los códigos vigentes. Te recomendamos que realices entonces una breve formación en contabilidad antes de comenzar, porque todo lo relacionado con la contabilidad es complejo y requiere un cierto trabajo.
Tendrás la posibilidad de elegir entre varias posibilidades:
- Centros de formación.
- cursos de contabilidad en algún tipo de academia o escuela.
- Formación en línea de Excel.
- Tutoriales en Internet.
- Clases particulares de Excel.
- Plataformas de redes de estudiantes/profesores.
La formación profesional ofrece una buena perspectiva a la hora de hacerse cargo de la contabilidad. Muy rápidamente, dominarás las características esenciales del software y ganarás autonomía y eficiencia. Por supuesto, se trata de todos los niveles, desde el principiante que debe aprenderlo todo hasta el nivel avanzado, que desea mejorar en ciertos aspectos de Microsoft Excel.
Principios Contables Básicos
Los principios contables básicos son fundamentales para garantizar la precisión y confiabilidad de los asientos contables, incluidos los relacionados con las ventas. Cada transacción se divide en dos componentes esenciales:
- Cada transacción debe afectar al menos dos cuentas: una se debita y otra se acredita.
- El débito aumenta una cuenta y el crédito la disminuye.
- Cada asiento debe incluir la fecha en que ocurrió la operación.
- Un asiento muestra qué cuentas se ven impactadas por la transacción.
Pasos para Realizar un Asiento Contable
A continuación, se detallan los pasos esenciales para realizar un asiento contable de manera efectiva:
- Paso 1 - Identificar la Transacción Financiera: Este paso es un proceso donde cada evento se identifica con un asiento contable. Es crucial identificar y documentar cada transacción. La identificación de la transacción de venta significa hallar y documentar cada transacción. Naturaleza de la transacción: ¿Es una venta de productos, servicios o activos?
- Paso 2 - Identificar las Cuentas Afectadas: Una vez identificada la transacción y su tipo, se deben hallar las cuentas afectadas. Clientes (cuentas por cobrar): Representa el monto que el cliente debe pagar por la venta realizada. Ventas (ingresos): Registra el monto total de la venta. Cuenta de ingresos: Representa el monto total de la venta.
- Paso 3 - Definir los Montos a Debitar y Acreditar: Lo siguiente es asignar los montos correspondientes a las cuentas afectadas. Cada transacción debe tener un equilibrio entre débitos y créditos.
- Paso 4 - Registrar el Asiento Contable: Se realiza el accounting entries en el libro diario o bien se carga en el sistema automatizado de contabilidad. Este registro debe ser claro y preciso.
Ejemplos Prácticos de Asientos Contables
Para ilustrar cómo se aplican estos principios, consideremos algunos ejemplos prácticos:
- Venta al contado: Supongamos que se realiza una venta al contado por $10,000 sin impuestos.
- Compra de mercancías a crédito: Supongamos que una empresa compra mercancías por un valor de 1,500 $ MXN a crédito.
- Pago de salarios: Ahora consideremos el pago de salarios a los empleados por un monto total de 5,000 $ MXN en efectivo.
- Venta de productos a crédito: Finalmente, supongamos que la empresa vende productos a crédito por un valor de 15,000 $ MXN.
Herramientas y Prácticas Recomendadas
Para optimizar la gestión de accounting entries, es fundamental implementar ciertas herramientas y prácticas:
- Revisar los asientos contables de manera regular: Permite identificar y corregir errores antes de que se conviertan en problemas mayores.
- Utilizar un sistema de contabilidad automatizado: Facilita en gran medida el proceso de registro y comprobación de los asientos contables.
- Capacitar al personal en principios contables básicos: Es necesario garantizar que el personal encargado del accounting entries tenga la formación adecuada en contabilidad.
El Libro de Caja en Excel
El libro de caja, libro de cuentas o registro de efectivo es uno de los libros auxiliares más importantes en la contabilidad empresarial. Ya sea en forma de documento único o más a menudo como tabla Excel, el libro de caja registra las entradas y salidas de efectivo de las empresas.
Para llevarlo a cabo sin problemas, dichas transacciones se recogen en un libro de caja o de cuentas, lo que resulta muy útil. Tener a mano un modelo de libro de caja, de los que se encuentran numerosos ejemplos en Internet, conlleva ventajas para las pymes y los autónomos a la hora de crear un libro de caja.
Datos Obligatorios en un Libro de Caja
El ejemplo de libro de caja en Excel que te ofrecemos contiene todos los datos necesarios para cumplimentarlo correctamente. La siguiente información aparece distribuida en 6 columnas:
- El número de comprobante del recibo en efectivo
- La fecha de la transacción
- Las entradas en euros (debe)
- O las salidas en euros (haber)
- Las observaciones sobre la transacción
- El saldo (calculado automáticamente) de todas las entradas y salidas
En el encabezado de nuestra plantilla de libro de caja aparecen dos campos adicionales, uno donde debes incluir el nombre de tu empresa y en el otro el período en el que se lleva el libro de caja.
Cumplimentación de un Modelo de Libro de Caja
Una vez te has descargado la plantilla del libro de caja o registro de efectivo debes seguir los siguientes pasos: