Las auditorías de primera parte, también llamadas auditorías internas, son un componente importante en la generación de estrategias de mejoramiento continuo en las organizaciones.
Esta investigación tiene como objeto principal disminuir los riesgos entre los auditores para la valoración (descripción cuantitativa de los hallazgos de auditorías) de las evidencias de auditorías y realizar una mejor validación de hallazgos de auditorías en los sistemas de gestión; unificando criterios objetivos para los resultados de las auditorias.
Sin importar el tipo de sistema de gestión, en su mayoría la implementación de este tipo de sistemas está ligada a una norma cuya certificación está sujeta a una revisión por parte de un ente externo, comúnmente conocido como ente certificador.
Es importante resaltar que existen normas ISO que establecen metodológicamente la forma de realizar las auditorias de primera parte como es la ISO 19011:2018.
Importancia de los Criterios de Auditoría
Para la realización de una auditoria objetiva es necesario definir los criterios de auditoría para cada uno de los procesos auditados.
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A partir de esos criterios los miembros del equipo auditor deben recopilar y revisar la información pertinente a las tareas de auditoría asignada y preparar los documentos de trabajo, según sea necesario, para el registro de las evidencias de la auditoría.
Evaluación de la Evidencia
Para las auditorías de primera parte, la evidencia de la auditoría se evalúa frente a los criterios de auditoría para determinar los hallazgos de la auditoría.
Si el auditor no puede recolectar la evidencia que sustente la implementación del requisito, existe un hallazgo de no conformidad.
La evidencia tiene tres características: suficiencia (cantidad de evidencia), relevancia (importancia o impacto de evidencia dentro del contexto de la auditoría) y validez (relación de la evidencia con el objetivo de la auditoría).
Por último, se evalúa la validez que es la relación entre la evidencia y el objetivo de la auditoría, esta trae solo dos opciones la evidencia está dentro del alcance de la auditoría o no lo está.
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Elaboración de la Lista de Verificación
En cuanto a la elaboración de la lista de verificación, los miembros del equipo auditor deben recopilar y revisar la información pertinente a las tareas de auditoría asignadas y preparar los documentos de trabajo, según sea necesario, para registro y evidencia de la auditoría.
Revisión de Hallazgos Antes del Cierre
El auditor antes de la reunión de cierre debe revisar los hallazgos de auditoría y la clasificación dada a cada uno de ellos.
Redacción de Hallazgos de Auditorías ISO 9001: Elementos Clave
Las auditorías a los Sistemas de Gestión de Calidad (SGC) como son ISO 9001:2015 o IATF 16949:2016, tienen entre sus fines identificar areas de oportunidad y comunicarlas a los duenos de los procesos y demas involucrados para que estas se corrijan o mejoren.
Ya sea que se trate de una auditoria ISO 9001 interna o una auditoria IATF 16949 de certificacion, ambas deben hacer un diagnostico de la organizacion y documentar hallazgos correcta y claramente.
Al evaluar los procesos contra los criterios de auditoria ISO 9001:2015, el auditor del sistema de gestion de calidad identifica si estos se cumplen o no y determina los hallazgos de auditoria.
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En este contexto, un hallazgo es una constatacion de hechos o evidencias recopiladas durante la auditoria que indica si un proceso, procedimiento o actividad cumple con los requisitos establecidos por la norma o si existen oportunidades de mejora.
Los hallazgos de auditorias se clasifican en tres categorias principales: observaciones, no conformidades y oportunidades de mejora.
Tipos de Hallazgos de Auditorías
- Observación: Durante la auditoria, se da cuenta que el personal no siempre utiliza guantes de proteccion al manipular ciertos productos quimicos. Esto no ha resultado en accidentes o incidentes hasta el momento. El auditor toma nota, y luego al constatar contra los requerimientos oficiales, no existe alguno que exija el uso de los guantes para el manejo de dicha sustancia. Este hallazgo queda en una observacion, para que se analice posteriormente si se necesitan o no. Es importante recalcar que al tener evidencia objetiva no se debe atenuar el hallazgo clasificando como observacion, se deberia declarar como no conformidad si es un requisito.
- No Conformidad: En otra instancia, se encuentra que el proceso de calibracion de los equipos de medicion no se realiza segun la frecuencia establecida en los procedimientos de la empresa. Este hallazgo de falta de cumplimiento con el procedimiento es una no conformidad que debe ser corregida y el proceso de calibracion debe ajustarse para cumplir con los requisitos.
- Oportunidad de Mejora: El auditor observa que el proceso de gestion de proveedores podria beneficiarse de una mayor comunicacion y seguimiento para asegurar la entrega oportuna de materiales. Si bien no hay un incumplimiento especifico, se identifica en este hallazgo una oportunidad de mejora para fortalecer el proceso de gestion de proveedores. De nuevo, al igual que una observacion, es importante recalcar que al tener evidencia objetiva no se debe atenuar el hallazgo clasificando como oportunidad de mejora, se deberia declarar como no conformidad si es un requisito.
¿Cómo se Redacta un Hallazgo en una Auditoría?
Un hallazgo de auditoria ISO 9001:2015 debe estar bien fundamentado, esto es, sustentado contra la clausula o requerimiento correctos a la situacion evaluada. Deberan estar redactados de una manera clara y facil de entender.
Lo mismo aplica para las auditorias de cualquier otro sistema de gestion como pueden ser los de auditoria IATF 16949, ISO 14001, ISO 45000, etc.
Para lograr lo anterior, es importante aplicar 3 elementos clave en la redaccion del hallazgo de auditoria:
- La declaracion del hallazgo
- La descripcion del requerimiento evaluado
- La descripcion de la evidencia
1. La Declaración del Hallazgo
Cuando se realiza una auditoria interna al sistema de gestion de calidad es de suma importancia que los hallazgos sean auto explicativos, claros y perfectamente sustentados de tal manera que cualquiera pueda comprenderlas sin ningun error en la interpretacion.
Una declaracion simple indicando cumplimiento o incumplimiento que simplemente mencione el tema o requisito en cuestion es de gran ayuda para este fin.
Algunos ejemplos de estas declaraciones de hallazgo en auditorias son:
- La organizacion no cumple con los requerimientos de “Revision por la direccion”
- El proceso de compras no cumple con los requerimientos de seleccion de proveedores
- La organizacion cumple los requerimientos de la politica de calidad
2. La Descripción del Requerimiento Evaluado
Otro elemento fundamental reaccion de los hallazgos en auditorias es el requerimiento aplicable.
Es muy importante que el requerimiento este bien fundamentando, que sea el requisito correcto y no en otro que por error se este aplicando.
Algunas veces se comete el error de levantar una no conformidad en base a requerimiento equivocado lo cual puede derivar en la anulacion de la no conformidad.
Esto para un auditor deja ver su falta de experiencia y buen juicio al sancionar las clausulas o cualquier otro requerimiento.
Para el auditado crea confusion en cuanto a que se le esta sancionando.
Una recomendacion es describir literalmente el segmento del requerimiento que se esta evaluando y asegurarnos que el hallazgo esta claramente relacionado con la declaracion del hallazgo de auditoria.
Así por ejemplo si una organizacion realiza cambios al producto o al proceso sin realizar un despliegue organizado, planificado y eficaz, cumpliendo los requerimientos de ISO 9001, el auditor podria levantar un hallazgo cuya declaracion y requerimiento pudiera ser el siguiente:
- Declaracion del hallazgo: La organizacion no cumple con los requerimientos de la planificacion de los cambios
- Descripcion del requerimiento: 6.3 Planeacion de los cambios. Cuando la organizacion determine la necesidad de cambios en el SGC, estos cambios se deben llevar a cabo de manera planificada (vease 4.4).
Notese como existe una relacion directa y clara entre la declaracion del hallazgo y la descripcion del requerimiento. Esto permite un claro entendimiento y el hallazgo se vuelve auto-explicativo.
3. Descripción de la Evidencia
El tercer elemento clave en la redaccion de los hallazgos en las auditorias es la evidencia de cumplimiento o no cumplimiento en su caso.
La evidencia debe ser objetiva con datos que demuestran la existencia o verdad de lo que se esta declarando.
La evidencia puede estar fundamentada en datos obtenidos de la auditoria mediante la observacion del proceso, la revision de registros o declaraciones de hechos que puedan demostrar sin duda lo que se indica en la declaracion.
Importante mencionar que las declaraciones de hechos por si solas no son suficiente evidencia por si solos a menos que se trate para verificar la comprension o la toma de conciencia de quien declara.
Si se declara por ejemplo que las personas en la organizacion conocen la politica de calidad, la evidencia pudiera ser lo que declaren las personas entrevistadas con respecto a lo que entienden de esta politica.
Completando la Redacción del Hallazgo de Auditoría
Cuando contamos con los 3 elementos clave para una redaccion de los hallazgos de las auditorias ISO 9001:2015. La redaccion es tan clara e indiscutible que permite un excelente entendimiento de que se esta declarando en el hallazgo.
Veamos algunos ejemplos:
Caso 1: Hallazgo de Cumplimiento
- La declaracion del hallazgo: La organizacion cumple con los requisitos de documentacion de la competencia
- Descripcion del requerimiento: 7.2 La organizacion debe:…d) conservar la informacion documentada apropiada como evidencia de la competencia
- Descripcion de la evidencia: La revision de los requerimientos de competencia de 5 puestos de trabajo revisados: operador general, operador lider, supervisor de calidad, supervisor de almacen y montacarguista revisados contaban todos con las evaluaciones y los certificados de competencia para el puesto
Caso 2: Hallazgo de No Cumplimiento
- La declaracion del hallazgo: La organizacion no cumple con los requisitos de control de las salidas no conformes
- Descripcion del requerimiento: 8.7 Control de las salidas no conformes. 8.7.1 La organizacion debe asegurarse de que las salidas que no sean conformes con sus requisitos se identifican y se controlan para prevenir su uso o entrega no intencionada
- Descripcion de la evidencia: En el area de produccion de ensamble final se encontraron 2 cajas de producto terminado AXW defectuoso que fueron segregadas, pero no contaban con identificacion que indicara el estatus de material no conforme.
Como puede observar en ambos casos la declaracion del hallazgo es completamente clara sin dejar lugar a dudas.
Esto es muy apreciado por las personas que son informadas para interpretar o darle seguimiento a un hallazgo de auditoria ISO 9001:2015
¿Qué es la Hoja de Hallazgos de Auditorías?
Es un documento que registra los resultados de la auditoria y resume los hallazgos identificados durante el proceso de auditoria.
Es una herramienta importante para documentar de manera clara y organizada las constataciones obtenidas durante la auditoria, tanto las observaciones como las no conformidades y oportunidades de mejora.
La hoja de hallazgos de auditoria debe contener la siguiente informacion:
- Datos de identificacion: Debe incluir la fecha de la auditoria, el nombre del auditor o equipo de auditoria, el alcance de la auditoria (areas o procesos auditados), y el nombre de la organizacion auditada
- Hallazgos: Debe proporcionar una descripcion clara y concisa de cada hallazgo identificado durante la auditoria
- Referencia a los requisitos: Cada hallazgo debe estar vinculado a los requisitos especificos de la norma ISO 9001:2015
- Evidencias: Registros, documentos, entrevistas, observaciones claras y objetivas que respalden cada hallazgo
- Clasificacion y gravedad: Dependiendo de la naturaleza del hallazgo
- Responsable y plazo: Quien y cuando tomara las acciones correctivas o de mejora
- Acciones correctivas y seguimiento: Registrar las acciones correctivas y su seguimiento, verificando su efectividad
Es importante que la hoja de hallazgos de auditoria sea precisa, completa y este bien estructurada para facilitar la toma de decisiones y acciones en nuestro sistema de calidad.
Sistemas Integrados de Gestión (SIG)
Los sistemas integrados de gestión (SIG) están cobrando gran relevancia en las organizaciones que quieren alcanzar niveles de competencia mundial, para esto se debe promover el equilibrio emocional y cognitivo de la organización desde el liderazgo gerencial; una de las principales estrategias organizacionales para afrontar el tema de la excelencia en gestión administrativa, se puede tomar de las auditorias en sistemas integrados de gestión.
En la investigación desarrollada por Torres, se establece que un Sistema Integrado de Gestión (SIG), es un sistema que integra todos sus componentes organizacionales en un todo coherente para alcanzar los objetivos estratégicos, su misión, visión y sus metas propuestas.
Dentro de los sistemas de gestión existen requisitos en común, entre los cuales se menciona el de las auditorías de primera parte o auditorías internas.
La investigación tiene una función muy importante dentro del proceso de auditoría de primera parte, el cual es la valoración de los hallazgos de auditoría y para disminuir los riesgos de que los auditores, con su criterio personal, emitan un juicio que no corresponda con las evidencias evaluadas y de esta manera generar confianza en las empresas auditadas.
De acuerdo con el resultado de la auditoría de primera parte se puede concluir que la organización debe implementar un plan de mejora en tres aspectos fundamentales como es la gestión del riesgo (6.1.1), la medición de los procesos (9.1.1) y las acciones correctivas del sistema (10.2.1).
Para la realización de una adecuada auditoría que aporte valor o confiabilidad, es necesario definir los criterios de auditoría para cada uno de los procesos auditados; a partir de esos criterios los miembros del equipo auditor deben recopilar y revisar la información pertinente a las tareas de auditoría asignada y preparar los documentos de trabajo, según sea necesario, para el registro de las evidencias de la auditoría; es importante que estas tengan tres características: suficiencia, relevancia y validez.