Registrar los saldos iniciales es un proceso fundamental al comenzar a trabajar con Aspel COI o al incorporar información de periodos anteriores, ya que asegura que tus cuentas reflejen correctamente la situación financiera desde el primer movimiento. Esta guía detalla cómo realizar este proceso de manera ordenada.
Preparación previa y configuración de cuentas
Antes de generar la póliza, es necesario realizar una configuración adecuada de los parámetros del sistema. Para agregar las cuentas, ingresa por la ruta: Cuentas y pólizas, selecciona el botón Cuentas y haz clic en el ícono Agregar. Al ingresar, el sistema muestra una ventana donde es necesario capturar el número de cuenta, la descripción y el tipo (acumulativa o detalle).
Es indispensable verificar la configuración de las cuentas siguiendo la ruta: menú Cuentas y pólizas y haz clic en Cuentas. Selecciona la cuenta y haz clic en el ícono Modificar para revisar la descripción, el código agrupador y los atributos de la cuenta. Recuerda que solo puedes registrar saldos iniciales si está activo el parámetro Captura del saldo inicial en los parámetros del sistema, dentro de la carpeta Cuentas, y si es el primer mes de la contabilidad.
Registro de la póliza de apertura
La creación de la póliza de apertura te permite registrar los saldos iniciales con los que una empresa comienza su operación. Para realizar este registro, ingresa a la ruta: menú Cuentas y pólizas y haz clic en Pólizas. En la ventana de consulta, ubica la barra de herramientas y haz clic en Agregar. Completa la información solicitada:
- Tipo: Diario.
- Fecha: Correspondiente a la elaboración de la póliza.
- Concepto: Captura póliza de apertura o Saldos iniciales.
- Partidas: Selecciona las cuentas y registra los saldos correspondientes en las columnas Debe y Haber.
Ingreso de saldos iniciales de activos fijos
Ingresar los saldos iniciales de activos fijos te permite incorporar todos los activos con sus respectivos valores de compra y depreciaciones mediante un comprobante contable. Antes de incorporar estos saldos, es necesario que previamente se encuentren definidos parámetros como las cuentas contables, los grupos de activos fijos y los centros de costo.
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Pasos para incluir saldos de activos fijos:
- Accede mediante la ruta: Contabilidad - Saldos contables - Nuevo Comprobante contable.
- Diligencia los datos de encabezado: Tipo de comprobante, fecha de elaboración y moneda.
- En el detalle del comprobante, asigna la cuenta contable, el tercero y el centro de costo.
- Relaciona el activo fijo previamente creado en el campo correspondiente.
- Incluye comentarios adicionales en el campo de observaciones y adjunta el soporte documental si es necesario.
A continuación, se presenta un resumen de los elementos clave necesarios para el registro:
| Elemento | Acción requerida |
| Cuentas Contables | Definir código, descripción y naturaleza. |
| Póliza de Diario | Registrar saldos en columnas Debe y Haber. |
| Activos Fijos | Asociar valor de compra y depreciación acumulada. |
| Parámetros | Activar captura de saldos iniciales en configuración. |
Este proceso es necesario cuando inicias un nuevo ejercicio contable, ya que garantiza que el catálogo y los movimientos queden completamente sincronizados y organizados desde el inicio de la operación.
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