Las pólizas contables son documentos utilizados en contabilidad para registrar y respaldar las transacciones financieras de una empresa. Son uno de los documentos más comunes usados al interior de las empresas, ya que sirven para realizar los registros de ingresos, egresos y movimientos internos de la contabilidad del negocio. En esencia, una póliza contable es un documento fundamental en la contabilidad de una empresa, ya que registra de manera detallada y ordenada las transacciones financieras realizadas.
El uso de pólizas contables ofrece importantes beneficios, como un registro ordenado, permitiendo mantener un registro organizado de todas las transacciones financieras de la empresa, y la toma de decisiones, ya que la información registrada en las pólizas contables proporciona datos precisos y actualizados sobre la situación financiera de la empresa.
Una póliza contable completa debe incluir varios elementos clave. En primer lugar, debe incluir la fecha en que se realiza la transacción, permitiendo un seguimiento cronológico de las operaciones contables. Asimismo, es fundamental incluir una descripción clara y concisa de la transacción realizada, detallando los conceptos y montos involucrados. Además de los elementos mencionados anteriormente, una póliza contable completa también debe incluir información adicional relevante, como:
- Tipo de póliza: de diario, ingreso o egreso
- Fecha del registro
- Número de póliza
- Concepto de la transacción
- Número de cuenta o subcuenta afectada y auxiliares contables.
- Tipo de moneda utilizada, de acuerdo con el catálogo del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
- Información de los Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI) relacionados.
Tipos de Pólizas Contables
En nuestro país, existen varios tipos de pólizas contables utilizadas en la contabilidad de las empresas, cada una con un propósito específico para organizar las operaciones financieras:
Póliza de Diario
Es el documento donde se registran los movimientos al interior de las empresas que no implican la entrada o salida de dinero. Se trata de operaciones internas que deben estar registrados para un correcto seguimiento de información para el sistema contable. Algunos ejemplos de recopilación de información que se integran en una póliza de diario son:
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- Movimientos entre cuentas bancarias (traslado de saldos), sin que esto suponga un ingreso o egreso.
- La recepción de materia prima y de la factura que será revisada.
- La entrega de productos a un cliente y el envío de la factura, que será pagada posteriormente.
- Todo tipo de información valiosa generada por la empresa, que no implique entradas ni salidas de dinero.
Póliza de Ingresos
Se utiliza para registrar los ingresos generados por la venta de bienes o servicios. Se refiere a todos los movimientos relacionados con el ingreso de dinero o recursos a la empresa, como es el caso de:
- Cobros de facturas ya enviadas.
- Ingresos obtenidos a través de financiamiento para la empresa.
- Pago de deudores de la empresa, entre otros.
Póliza de Egresos
Sirve para registrar los egresos o gastos en los que incurre una empresa. Como su nombre lo indica, las pólizas de egresos sirven para registrar toda aquella información que implica salidas de dinero de la empresa, operaciones de las que existe un comprobante fiscal y de pago asociados. Algunos ejemplos de estos movimientos que deben registrarse son:
- Pago de nómina a los trabajadores.
- Pago a proveedores con los que se tenía facturas pendientes.
- La adquisición de algún bien o servicio: herramientas, maquinaria, etcétera.
- Pago de créditos o préstamos.
- Adquisición de seguros de cualquier tipo.
- El pago de impuestos por las operaciones del negocio.
Póliza de Ajuste
Se utiliza para realizar ajustes contables al finalizar un periodo contable, con el objetivo de reflejar adecuadamente los ingresos y gastos del periodo.
Registrando Devoluciones en Pólizas Contables
Cuando un cliente devuelve un producto o servicio, busca recibir algo a cambio, es decir, una restitución por su compra fallida. Esta es la devolución sobre ventas más conocida. Si tu negocio hará devoluciones sobre ventas, entonces es fundamental que cuente con una política que especifique todo lo relacionado con esto. Tener un control de devoluciones sobre ventas es fundamental para mantener tus finanzas e inventarios actualizados.
Ten en cuenta que una devolución no consiste en eliminar una factura, sino en hacer una factura de abono y proceder a devolver el dinero al cliente. Hay diferentes tipos de devolución y no todas se deben gestionar de la misma forma, por ejemplo, un error en el pedido donde el cliente compró un producto incorrecto o una cantidad equivocada. En el proceso de compra debe haber absoluta transparencia y flexibilidad a este respecto, siempre considerando la política de devoluciones y la legislación vigente.
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Una vez se ha identificado el tipo de devolución, es preciso gestionar toda la documentación asociada al proceso. Lo normal es que introduzcas en tu sistema TPV o software el motivo de la devolución, de modo que puedas llevar un control interno.
El siguiente paso será el registro de la devolución en contabilidad, y para ello se utiliza la cuenta 708 de “Devoluciones de ventas y operaciones similares”. Cuando se registra una devolución, se refleja la disminución del saldo pendiente o reembolso realizado en la cuenta de clientes. También se reducen los ingresos del estado de resultados y, si corresponde, se ajusta en el coste de ventas. Una vez que tengas el monto de la devolución, deberás calcular el IVA por pagar. Para verificar que los resultados coincidan, suma la columna del ‘Debe’ y la de ‘Haber’.
Proceso de Contabilización de Devoluciones en Sistemas como SAE
Los sistemas contables facilitan el registro de estas operaciones. Con este proceso, registras tus pólizas con la información de:
- Ventas.
- Devolución de ventas.
- Compras.
- Devolución de compras.
- Cuentas por cobrar.
- Cuentas por pagar.
- Movimientos al inventario.
- Costo de ventas.
- Descuentos sobre ventas.
Para registrar estas pólizas, por ejemplo, desde SAE, sigue estos pasos:
- Ingresas a la ruta: menú Herramientas, das clic en el ícono Contabilización.
- Se despliega la siguiente ventana y oprimes en el botón Agregar. Es importante verificar que tengas configurados los parámetros y cuentas contables correspondientes, para generar la interfaz entre ambos sistemas.
- En la ventana de interfaz, defines lo siguiente conforme a tus necesidades:
- Tipo de póliza: eliges el tipo de información o movimientos que incluirá la póliza, como una devolución de ventas.
- Directorio del archivo: muestra el nombre y ruta (en del Directorio de Archivos Comunes), que el sistema asigna en automático, para la póliza que estás creando.
- Concepto de la póliza: capturas un breve texto para su identificación.
- Periodo Aspel COI: seleccionas el periodo de COI, donde se contabilizarán los movimientos incluidos.
- Luego, puedes aplicar filtros como el Rango de fecha del documento (Fecha inicial / Fecha final), Rango de documentos (Desde / Hasta), Zona del Cliente, Clasificación del Cliente o Vendedor para incluir los comprobantes específicos de la devolución. También puedes optar por Incluir campos CFDI’s en contabilidad electrónica.
- El sistema te permite organizar la información que se desglosa en la póliza mediante el Agrupamiento y desglose. Se requiere que actives una o más casillas de la sección Desglose, así como elegir alguna de las siguientes opciones, como "Sin agrupamiento" para mostrar la póliza sin desglosar la información.
Una vez definidos los criterios con los que será generada la póliza, das clic en Aceptar. La póliza será generada con el estatus de Pendiente de contabilizar.
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Devoluciones y Reembolsos en Pólizas de Seguros
El reembolso de un seguro para auto es una manera en que puedes recibir la devolución de una parte o la totalidad de los servicios contemplados en una póliza. Esto puede ocurrir en diversos casos, de acuerdo con las condiciones generales de cada empresa. Por ejemplo, en los seguros de pago anual te podrían devolver las primas no devengadas si es que pagaste tu póliza y cancelas antes de que termine su vigencia. Si contrataste tu seguro por 12 meses y en el mes número 5 decides cancelarlo, se debe realizar un cálculo y la aseguradora te deberá devolver lo correspondiente a los 7 meses restantes. Sin embargo, esto siempre dependerá de las condiciones generales de tu protección, ya que en cada aseguradora se manejan condiciones distintas.
Es importante saber que, generalmente, no se puede solicitar un reembolso por una póliza que no se utilizó. Si durante el periodo del contrato no se produce ningún incidente que se respalde, normalmente no es posible solicitar una devolución total. Los términos y condiciones de estos tipos de seguros varían entre las compañías, y no todas incluyen la opción de reembolso.
Proceso para Solicitar una Devolución o Reembolso de una Póliza de Seguros
Si necesitas gestionar una devolución por cancelación de póliza o ajuste en el valor, sigue estos pasos:
- Verifica tu saldo: Confirma que el valor a devolver efectivamente te corresponde y que no tengas primas de seguros pendientes de pago.
- Solicita el formulario de devolución: Pide el formato a través de tu asesor de seguros o la sucursal que expidió tu póliza. Complétalo con toda la información requerida.
- Reúne la documentación: Debes adjuntar los siguientes documentos según el caso:
- Pago a tomadores de pólizas: Formato de pago electrónico, copia de la cédula del tomador.
- Pago a terceros (naturales o jurídicos): Formato de pago electrónico, carta de autorización firmada por el tomador, copia de la cédula del tomador (si es persona natural), certificado de Cámara de Comercio no mayor a 30 días (si es persona jurídica).
- Pago a integrantes de consorcio o unión temporal: Formato de pago electrónico, acta consorcial, carta de autorización firmada por todos los integrantes.
- Pago a tomadores en liquidación o reorganización: Formato de pago electrónico, comunicación oficial de la entidad vigilante que acredite al liquidador (máx. 30 días de expedida), comunicación firmada por el representante legal, comunicación de los socios de la empresa.
- Pago de pólizas recaudadas con tarjeta de crédito: Formato de pago electrónico, formato de no reversión de compra (si aplica).
- Pago de pólizas financiadas: Formato de pago electrónico, paz y salvo de la entidad financiera.
- Pago mediante billetera virtual NEQUI (solo personas naturales cuando no cuenta con cuenta de ahorros): Formato de pago electrónico diligenciado con el número de celular registrado en NEQUI.
- Pago a herederos por fallecimiento del tomador: Escritura pública o sentencia judicial de la sucesión, registro civil de defunción, registro civil de nacimiento o matrimonio de los herederos (si aplica), copia de la cédula de los herederos reconocidos, poder notarial (si un tercero gestiona el trámite).
En casos especiales o por montos altos, podrían solicitarse autorizaciones adicionales.
- Envía tu solicitud: Entrega el formulario diligenciado y la documentación completa a tu sucursal o asesor de seguros para que gestionen el proceso.
El tiempo de procesamiento del reembolso es de 15 días o más, esto varía según la compañía y sus términos y condiciones.
Tratamiento Fiscal de Reembolsos de Seguros
La recuperación de seguros por eventos como robos, accidentes o daños a la propiedad genera interrogantes sobre su tratamiento en la declaración del Impuesto Sobre la Renta o ISR. Las empresas sufren a menudo contingencias por siniestros o causas de fuerza mayor, por ejemplo, algún desastre natural, un robo o extravío, en donde se pierden bienes, mercancía o activos (maquinaria, equipo de transporte, equipo de cómputo, entre otros).
En términos del artículo 37 de la LISR, si una aseguradora realiza el pago de indemnización a una empresa por un importe determinado y esta reinvierte ese dinero en un activo de naturaleza análoga al que perdió, la empresa no deberá considerar dicho monto como ingreso acumulable.
Herramientas y Software para la Gestión Contable
La contabilidad moderna ha evolucionado con la tecnología. Con la implementación de la contabilidad electrónica, las pólizas contables en papel pasaron a ser formatos en programas informáticos, de hojas de cálculo como Excel o algún otro software especializado. Este tipo de programas cuenta con plantillas para elegir el tipo de póliza (diario, ingreso o egreso) y brindan menús con los movimientos u opciones más comunes o frecuentes, mismas que contienen una serie de cuentas y etiquetas predeterminadas para seleccionarlas fácilmente.
La ventaja de los softwares de contabilidad es que la mayoría de ellos permite importar pólizas generadas anteriormente a través de Excel, incluso de forma masiva, para que los usuarios puedan integrar fácilmente sus archivos contables en una sola plataforma. Un software de gestión ERP como myGESTION puede facilitar y agilizar este proceso contable, permitiendo automatizar y optimizar la gestión contable de tu empresa.