Los sellos digitales otorgados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para certificar los comprobantes fiscales o facturas (CFDI) caducan cada cuatro años. Es por eso que es importante renovarlos antes de esa fecha para poder continuar con el sellado de facturas, según lo correspondiente. Si emites facturas electrónicas para las cuales únicamente empleas un Certificado de Sello Digital, debes estar pendiente del vencimiento de éste.
El Sello Digital es un candado digital que avala la autenticidad de la facturación electrónica desde su origen; es decir, desde la cadena original de las facturas 4.0. La utilidad del Certificado de Sello Digital (CSD) es, pues, garantizar la unicidad, integridad y no repudio de los CFDI. Este documento electrónico mediante el cual la autoridad (el SAT) certifica la vinculación entre la identidad de un sujeto o entidad y su clave pública. El CSD es generado por el SAT con el objetivo de prevenir alguna posible falsificación o manipulación de datos. Se trata de una serie de archivos electrónicos que otorga el SAT: un archivo .cer, un archivo .key y una contraseña que también se solicita para realizar cada procedimiento de sellado de forma segura. La vigencia de los Sellos Digitales es de 4 años, periodo tras del cual pueden renovarse en la página del SAT.
¿Para qué sirven los sellos digitales?
Los sellos digitales sirven para firmar o dar autenticidad a las facturas o comprobantes fiscales que emite cada contribuyente. Se trata también de una forma de garantizar el "no repudio" por parte de la persona física o moral que lo emitió. Es decir, que de esta manera, se autentifica que la operación comercial que ampara es totalmente válida. El Portal del SAT permite verificar la autenticidad del sello digital y de la cadena original contenidos en el acuse de recibo.
¿Qué pasa si caducó mi sello digital?
Cuando un sello digital llega a su fecha de vencimiento, las facturas que sean selladas con dicho archivo carecerán de validez fiscal y es una forma de incumplir con las disposiciones fiscales. De manera que, si llega a emitirse un comprobante con el sello caducado, lo más recomendable es cancelarlo y volver a emitir otro con el nuevo sello.
Procedimiento para renovar tus Sellos Digitales del SAT
Ahora sí, conoce los pasos para la renovación del Sello Digital. Sigue este procedimiento para renovar tus sellos digitales del SAT. Es importante mencionar que mientras los sellos digitales no hayan caducado, existe la posibilidad de renovarlos de forma remota en línea a través de la página del SAT y su plataforma CERTIFICA. Este procedimiento se realiza en línea y pueden hacerlo en cualquier momento tanto las personas físicas como las morales.
Lea también: IVA 21% Excel
Para esto, es importante:
- Obtén la aplicación Certifica.jar del Portal del SAT. Instalar el programa dentro de tu equipo de cómputo, considerando que debes tener instalada la plataforma Java para que pueda ejecutarse.
- Una vez que cuentes con dicho programa, debes dar click en la opción "Solicitud de Certificados de Sello Digital".
- Te solicitará ingresar con tu firma digital (cargar el archivo .cer).
- Posteriormente te solicitará un nombre.
- También te pedirá crear una contraseña de ocho dígitos.
- Deberás mover el mouse aleatoriamente hasta que se hayan generado los archivos.
- Finalmente, te pedirá ingresar la llave de tu firma (el archivo.key).
- También debes ingresar la contraseña de tu e.firma.
- Este procedimiento te generará un archivo .sdg que deberás cargar en la plataforma del SAT.
Para cargar el archivo .sdg, debes seguir estos pasos:
- Debes ir a www.sat.gob.mx.
- Dar click en el botón "Otros trámites y servicios".
- Elegir la opción "Ingresa a CertiSAT web".
- Solicitará ingresar la e.firma y contraseña de clave privada.
- Deberás dar click en "Envío de solicitud de Certificado de sello Digital". Aparece la pantalla para enviar la solicitud de CSD.
- Te pedirá subir el archivo.sdg.
- La plataforma te dará un número de operación.
- Deberás dar click en el botón: "seguimiento".
- Posteriormente, te generará un Acuse.
Para acceder a tus sellos digitales deberás regresar al menú "Envío de solicitud de Certificado de sello Digital", donde te volverá a solicitar tu clave de RFC. Deberás dar click en "Buscar" y te aparecerá un listado de todos los sellos tramitados. En primer lugar, se visualizará el más reciente. Estos son los archivos que debes guardar en tu equipo de cómputo o una memoria extraíble para su uso posterior, a la hora de generar tus facturas. ¡Listo! Los CSD se generan en línea de forma gratuita y para ello requieres contar con la firma electrónica. Después que hayas solicitado tu certificado, el tiempo para su liberación por parte del SAT puede tardar de 24 a 72 horas, tiempo tras del cual deberás intentar nuevamente la carga.
¿Cuántos sellos digitales se pueden tener?
Para tener mayor control sobre sus operaciones comerciales, algunas empresas optan por tener un sello digital por cada sucursal o línea de negocio. Esto es gracias a que el SAT permite generar más de un sello digital. Algunas personas optan también por tramitar más de un sello digital en diferentes fechas para que una vez que uno caduca, cuenten con opciones para dar continuidad a su facturación. Esto es porque una vez que son solicitados, se debe esperar de 24 a 36 horas para que sean activados.
¿Cuál es la diferencia entre la e.firma y el Certificado de Sello Digital?
Tanto la e.firma como el Certificado de Sello Digital son un juego de archivos electrónicos con contraseña de clave privada. Quizá es por eso que algunas personas llegan a confundirlos. Sin embargo, la diferencia entre ambos archivos es que mientras la e.firma es una versión digital de la firma autógrafa y sirve para realizar diversos trámites y archivos, el certificado de sello digital, sirve únicamente para sellar las facturas o comprobantes fiscales.
Lea también: Guía IVA reducido
¿Todas las personas que facturan necesitan sellos digitales?
No. El SAT cuenta con un servicio de generación gratuito de facturas en la versión 4.0 que es la que está vigente actualmente y que será obligatoria a partir de enero de 2023. De esta forma, los contribuyentes pueden generar sus comprobantes fiscales, sin la necesidad de contratar un proveedor de certificación. De acuerdo con la institución, esta plataforma está dirigida a los contribuyentes con bajos volúmenes de emisión de facturas. Sin embargo, no está limitado sólo a ellos.
Lea también: ¿Cómo localizar tus XML del SAT?