Los respaldos de información son muy importantes, ya que en caso de que ocurra algo imprevisto, o en caso de algún error de hardware o software, nos ayudarán a recobrar información importante para la empresa.
En este artículo, te explicaremos cómo crear un respaldo en Microsip, asegurando la protección de tus datos, incluyendo los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI).
Creación de un Respaldo en Microsip
El proceso para realizar un respaldo de tu base de datos en Microsip es sencillo y crucial para la seguridad de tu información.
- Ve al módulo “Administración del sistema”.
- Da clic en el “Catálogo de empresas”.
- Se mostrará un listado de las empresas registradas en el sistema.
- Da clic en la empresa a respaldar.
- Da clic en el icono de "Respaldar la base de datos" (está en la barra de herramientas).
- Aparecerá una ventana que indica que este proceso hace una copia de la información de la empresa en la carpeta de respaldos del sistema, además muestra el nombre de la empresa que seleccionaste para respaldar.
Tipos de Respaldo
Puedes elegir entre diferentes tipos de respaldo:
- Crear un mismo respaldo: Permite guardar un solo archivo de respaldo, de tal manera que si después generas otro archivo, este último reemplazará al anterior.
Una vez que has configurado las opciones, el proceso de respaldo iniciará. Debemos esperar hasta que salga un mensaje: “El respaldo de la empresa terminó correctamente.” También es posible programar respaldos automáticos de la información, enviar los respaldos a unidades de red, ftp, etc.
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Gestión de Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI) para su Respaldo
Para asegurar que tus CFDI estén incluidos en los respaldos, es fundamental que estén correctamente integrados en Microsip. Mantener actualizados los comprobantes fiscales puede ser una tarea repetitiva y fácil de olvidar, especialmente cuando se manejan múltiples empresas o un volumen alto de documentos. La descarga masiva resuelve este problema al permitir obtener los CFDI directamente desde el SAT, ya sea de forma automática o manual, asegurando que la información siempre esté completa y actualizada dentro de Microsip. Esta información se almacena en la carpeta de comprobantes fiscales, formando parte integral de los respaldos del sistema.
Configuración de la Descarga Automática de CFDI
Para configurar la descarga masiva de CFDI, sigue estos pasos:
- Ingresa a la Administración del sistema.
- Accede a “Empresas”.
- Selecciona la empresa con la que se desea configurar la automatización.
- Da clic en “Modificar”.
- Dentro de la configuración de la empresa, selecciona la pestaña "Comprobantes fiscales digitales".
- Ubica la sección de descarga masiva en la parte inferior.
Nota: Antes de activar cualquier tipo de descarga, es indispensable cargar la e.firma, ya que el servicio depende de ello.
- Da clic en “Importar e.firma”.
- Selecciona la llave privada correspondiente y el archivo de la e.firma.
- Ingresa la contraseña.
Importante: Asegúrate que la e.firma coincida con el RFC registrado en la empresa, de lo contrario no será posible realizar las descargas correctamente. Una vez que la e.firma ha sido cargada, se habilita la opción para descargar comprobantes fiscales desde el SAT de forma automática.
Para habilitar el servicio automático basta con marcar la casilla correspondiente. Microsip asigna por defecto tres horarios durante el día para realizar las solicitudes de descarga, que se pueden ajustar según la necesidad de la operación. Es posible modificar las horas o incluso reducir la cantidad de horarios a uno o dos, dependiendo de la frecuencia con la que se requiera obtener los comprobantes. La descarga automática considera tanto los comprobantes emitidos como los recibidos, lo que permite tener una visión completa de la operación fiscal sin intervención manual constante.
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Con esta configuración activa y la e.firma correctamente registrada, Microsip se encarga de mantener actualizada la información de comprobantes de manera continua en la carpeta de comprobantes fiscales. De esta forma, estos documentos estarán incluidos en tus respaldos de información.
Descarga Manual de Comprobantes Fiscales
Si alguna vez has tenido que descargar CFDIs desde el SAT uno por uno, sabes perfectamente lo tedioso que puede ser: te metes al portal, filtras, descargas, esperas… y repites el proceso varias veces. Además de la automatización, también tienes control total para hacer solicitudes manuales en cualquier momento. Desde la carpeta de Comprobantes fiscales en Contabilidad, Bancos o ADD, puedes:
- Elegir el tipo de CFDI.
- Definir el rango de fechas.
- Enviar la solicitud al SAT.
Microsip da seguimiento al estatus y, cuando los archivos están listos, los descarga e integra automáticamente en tu sistema, sin pasos adicionales.
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