Como contribuyentes, es común que necesitemos consultar facturas emitidas o recibidas con anterioridad, ya sea para calcular los impuestos que debemos pagar, o simplemente para mantener en orden la contabilidad de nuestros ingresos y gastos. Pero, ¿qué hacer si extraviamos algún comprobante fiscal, o si lo borramos por descuido? ¿O qué tal si solo contamos con la versión impresa del CFDI, pero necesitamos acceder a la versión XML del mismo?
Por muy cuidadosos que seamos en nuestra contabilidad, no estamos exentos del extravío de algún documento o de alguna distracción que nos haga olvidar su ubicación. Por ello, si necesitas consultar facturas emitidas o recibidas, o verificar si alguien ha emitido comprobantes a tu nombre, pero no tienes en claro el procedimiento para hacerlo, en este artículo te guiamos, paso a paso, para que sepas cómo acceder a tus archivos dentro del portal oficial del Servicio de Administración Tributaria (SAT) en México y la Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) en Argentina. Es muy fácil.
Importancia de Consultar Facturas en Formato XML
En ocasiones, es posible que cuentes con la representación impresa en formato PDF de alguna factura electrónica. Sin embargo, también es necesario tener la versión XML del comprobante fiscal digital, ya que es dicho formato el que el SAT toma en cuenta para las declaraciones fiscales.
Si tienes la representación impresa de tu comprobante, pero no el formato XML, la herramienta del SAT para consultar facturas emitidas y recibidas puede sacarte de apuros. Además, esta herramienta también es de utilidad para cumplir a cabalidad con tus obligaciones fiscales.
De acuerdo con las Reglas 2.7.1.1. y 2.8.1.5. de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, “los contribuyentes que expidan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML”. Es decir que, por ley, tenemos la obligación de almacenar nuestras facturas electrónicas emitidas para ponerlas a disposición del SAT en caso de que requiera una revisión.
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La gran ventaja es que si generas tus comprobantes a través de la aplicación “Mis cuentas” del SAT, todos los ingresos y gastos que hayas registrado a través de la misma quedan automáticamente guardados, por lo que puedes consultar facturas emitidas y recibidas en el propio portal.
Cómo Consultar Facturas Emitidas y Recibidas en el Portal del SAT (México)
Si no cuentas con la versión XML de uno de tus comprobantes fiscales, o si extraviaste los archivos que tenías guardados, hay una buena noticia: todas las facturas certificadas que generas quedan almacenadas y es posible localizarlas. Solo es cuestión de saber cómo encontrarlas. A continuación, te presentamos, paso a paso, el procedimiento para consultar facturas emitidas o recibidas a través del portal del SAT:
Paso #1: Acceso al Portal del SAT
Para corroborar los comprobantes fiscales que expediste con anterioridad o los que otros contribuyentes expidieron a tu nombre, primero que nada tienes que acceder a la página oficial del SAT.
Paso #2: Navegación y Acceso al Sistema
Una vez ahí, deberás dar clic en la pestaña de “Factura electrónica”. La encontrarás en la parte superior, casi en la esquina derecha de la página, ilustrada por un ícono de una hoja y un signo de arroba. El portal te desplegará varias opciones a elegir como: “Minisitio de Factura”, “Genera tu factura”, “Verifica tus facturas”, “Factura electrónica en Mis cuentas” o “Cancela y recupera tus facturas”. Justo deberás hacer clic en esta última opción. Inmediatamente te llevará al acceso por contraseña, en donde deberás teclear tu contraseña y RFC a 13 dígitos, o bien, ingresar mediante la opción de e.firma. En caso de que ingreses con tu firma electrónica, es necesario que cuentes con JAVA para poder abrir los archivos CER y KEY que el sistema te solicita.
Paso #3: Elección de Opciones de Consulta
Una vez que te encuentres dentro del sistema, solo debes elegir cualquiera de estas tres opciones:
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- Consultar Facturas Emitidas: Aquí, podrás acceder a todos los comprobantes que hayas emitido, ya sea a tus clientes y proveedores, así como comprobantes de honorarios, recibos de nómina, notas de crédito y comprobantes de arrendamiento.
- Consultar Facturas Recibidas: En esta opción, podrás consultar todos los comprobantes que hayan sido expedidos a tu nombre. Encontrarás, por ejemplo, las facturas de las compras que realizaste o los servicios que contrataste. Se trata, en suma, de tus gastos o erogaciones. Esta es la sección clave para saber si facturan a tu nombre.
- Recuperar descargas de CFDI: En esta última opción podrás descargar todos los comprobantes que requieras a través del ícono “Descargar paquete”. Si decides hacer esta descarga masiva, el sistema automáticamente los descargará en un archivo comprimido .ZIP.
Paso #4: Métodos de Búsqueda de Facturas
Para consultar facturas emitidas o recibidas, tienes dos opciones:
- La primera, en caso de que cuentes con tu factura impresa, es buscar mediante el Número de Folio Fiscal (UUID), que consta de 32 dígitos alfanuméricos. Por lo general, podrás ubicar este dato en la parte superior derecha de tu factura.
- En caso de no contar con la representación impresa, la segunda opción consiste en acceder a tus facturas mediante la fecha en que hayan sido emitidas o recibidas. Puedes buscarlas con una fecha determinada o mediante un periodo específico. Si eliges colocar un rango de fechas, el sistema te mostrará los 500 registros más recientes que tenga, organizados en orden descendente y agrupados en páginas de 20 registros cada una.
Cualquiera que sea la opción que utilices como método de búsqueda, una vez que des clic en “Buscar CFDI”, la página te desplegará los resultados que deseas, acompañados del ícono de descarga (un planeta con una flecha verde hacia abajo).
Acciones Adicionales con tus Facturas Recuperadas
Si has seguido todos estos pasos, te darás cuenta de lo sencillo que es consultar facturas emitidas o recibidas que por cualquier razón necesitas. Además, al localizarlas el sistema no solo te da la opción de verlas a detalle para consultar datos como el RFC de la persona física o moral con la que realizaste la operación, el lugar y fecha de expedición de la factura y el importe de la transacción. También puedes elegir si deseas descargar el archivo en PDF, adicional al formato XML que es el que, por ley, te solicita el SAT a la hora de tus declaraciones anuales y mensuales.
De hecho, la herramienta del SAT para consultar facturas emitidas o recibidas también te da la oportunidad de cancelarlas cuando así lo requieras, ya sea porque se produjo algún error durante la captura de los datos o porque la operación finalmente no se concretó. Para cancelar una factura es suficiente con seleccionarla, hacer clic en el botón de “Acciones”, y finalmente en “Cancelar seleccionados”. En caso de que tú seas el emisor, se enviará la solicitud de cancelación al receptor de tu factura. Cuando el proceso se haya completado, el sistema emitirá un certificado de la cancelación del folio fiscal.
Consideraciones Técnicas y Almacenamiento
Si alguno de estos pasos no te ha funcionado, es probable que necesites actualizar la página del SAT a fin de poder consultar facturas emitidas y recibidas. También cerciórate de tener actualizada tu más reciente versión de JAVA. En caso de no contar con ella, el portal del SAT te ofrece la posibilidad de descargarla, por lo que este proceso es verdaderamente intuitivo y fácil de seguir.
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Después de consultar facturas emitidas o recibidas, es recomendable que procedas a guardarlas, ya sea en tu equipo de cómputo, en una memoria USB, un CD o cualquier otro tipo de dispositivo, pues eventualmente podrías necesitarla para cualquier aclaración ante el SAT. De hecho, el Código Fiscal de la Federación estipula en su artículo 30 que los contribuyentes deberán conservar toda la documentación relacionada con la contabilidad al menos “durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas”. Incluso debes conservar aquellas facturas que hayas cancelado, pues estas seguirán formando parte de tu contabilidad. Ten en cuenta que en caso de presentar una declaración de forma extemporánea, el tiempo que es necesario conservar los documentos corre a partir de la fecha en que lo hayas hecho. La razón para ello es muy sencilla: legalmente, el SAT cuenta con un periodo de cinco años para investigar cualquier irregularidad en las declaraciones que hayas presentado.
Uso de Sistemas de Contabilidad Electrónica
Dada la importancia de almacenar todas tus facturas, también puedes recurrir a algún sistema de contabilidad electrónica que te facilite estas labores. Tal es el caso de QuickBooks, un software con el que puedes facturar de forma sencilla y controlar tu negocio desde cualquier dispositivo móvil. Con QuickBooks puedes mantener toda tu documentación guardada en la nube, de manera segura, y al alcance de los usuarios que necesites. Además, te permite generar de manera sencilla facturas que cumplen con todos los requisitos estipulados por el SAT. Y también puedes enviar a tus clientes archivos en formato PDF o XML, así como hacer un seguimiento puntual de las facturas que has enviado y del estatus de cada una de las transacciones. Incluso te permite cancelar facturas en un solo clic.
QuickBooks es recomendable sobre todo para las pequeñas y medianas empresas que necesitan tener acceso a su contabilidad electrónica de manera mucho más rápida y organizada. De hecho, con esta herramienta puedes visualizar de forma más sencilla la rentabilidad de tu empresa, ya que el sistema organiza la información de tus gastos y tus proveedores en un solo espacio para que puedas consultarlo rápidamente. Además de rastrear tus facturas, este sistema te permite crear reportes personalizados, de acuerdo a las necesidades que tu empresa requiera analizar. Si todavía no lo has probado, te recomendamos que revises cuál es el plan que se ajusta más a tu medida.
Cómo Consultar Facturas para Monotributistas en AFIP (Argentina)
A la hora de realizar algunos trámites, como el pago de ingresos brutos, es necesario ver las facturas que se han emitido en el mes calendario. En el caso de los monotributistas, lo pueden ver de forma sencilla a través de la aplicación Mi AFIP.
- Primero, deberás ingresar en "Mis Servicios" y, posteriormente, buscar "Mis Comprobantes".
- En el caso de no estar habilitado, deberás hacerlo desde el Administrador de Relaciones de Clave Fiscal y luego buscar el servicio de AFIP "Mis Comprobantes".
- Luego, desde la sección "comprobantes emitidos", podrás filtrar por rango de fechas, punto de venta, tipo de comprobante, entre otros.
- Posteriormente deberás ir a la sección "Mis servicios" y hacer clic en "Mis Comprobantes".
- Deberás escoger la opción "comprobantes recibidos", pudiendo filtrarlos por rango de fechas, punto de venta, tipo de comprobantes, etc.
Para descargar el comprobante fiscal correspondiente deberás realizar de forma correcta los pasos mencionados previamente. Luego tendrás que escoger la opción "comprobantes emitidos" y podrás ver la totalidad de facturas emitidas a lo largo del mes.
Investigaciones de AFIP
AFIP puede investigar a sus contribuyentes cuando detecta inconsistencias entre las declaraciones juradas y "la realidad". En el caso de que desees saber si el fisco te investiga, puedes acudir a diferentes "métodos". Un caso típico es la presencia de un "error" a la hora de obtener la constancia de inscripción a la AFIP (constancia de CUIT). En dicho caso, el fisco inició un procedimiento de fiscalización por incumplimiento o desvíos detectados, y solicita al contribuyente que presente determinada documentación. Si se detectan irregularidades en el caso de un monotributista, podrá pedir que el contribuyente se recategorice o directamente pierda la condición de monotributista, pasando al Régimen General.