Como contribuyentes, es común que necesitemos consultar facturas emitidas o recibidas con anterioridad, ya sea para calcular los impuestos que debemos pagar, o simplemente para mantener en orden la contabilidad de nuestros ingresos y gastos. Por muy cuidadosos que seamos en nuestra contabilidad, no estamos exentos del extravío de algún documento o de alguna distracción que nos haga olvidar su ubicación.
Pero, ¿qué hacer si extraviamos algún comprobante fiscal, o si lo borramos por descuido? ¿O qué tal si sólo contamos con la versión impresa del CFDI, pero necesitamos acceder a la versión XML del mismo? Por ello, si necesitas consultar facturas emitidas o recibidas pero no tienes en claro el procedimiento para hacerlo, en este artículo te guiamos, paso a paso, para que sepas cómo acceder a tus archivos dentro del portal oficial del Servicio de Administración Tributaria (SAT). Es muy fácil.
¿Por qué consultar facturas emitidas y recibidas en formato XML?
En ocasiones, es posible que cuentes con la representación impresa en formato PDF de alguna factura electrónica. Sin embargo, también es necesario tener la versión XML del comprobante fiscal digital, ya que es dicho formato el que el SAT toma en cuenta para las declaraciones fiscales. Si tienes la representación impresa de tu comprobante, pero no el formato XML, la herramienta del SAT para consultar facturas emitidas y recibidas puede sacarte de apuros. Además, esta herramienta también es de utilidad para cumplir a cabalidad con tus obligaciones fiscales.
De acuerdo con las Reglas 2.7.1.1. y 2.8.1.5. de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, “los contribuyentes que expidan y reciban CFDI, deberán almacenarlos en medios magnéticos, ópticos o de cualquier otra tecnología, en su formato electrónico XML”. Es decir que, por ley, tenemos la obligación de almacenar nuestras facturas electrónicas emitidas para ponerlas a disposición del SAT en caso de que requiera una revisión. La gran ventaja es que si generas tus comprobantes a través de la aplicación “Mis cuentas” del SAT, todos los ingresos y gastos que hayas registrado a través de la misma quedan automáticamente guardados, por lo que puedes consultar facturas emitidas y recibidas en el propio portal.
¿Cómo consultar facturas emitidas y recibidas en el portal del SAT?
Si no cuentas con la versión XML de uno de tus comprobantes fiscales, o si extraviaste los archivos que tenías guardados, hay una buena noticia: todas las facturas certificadas que generas quedan almacenadas y es posible localizarlas. Solo es cuestión de saber cómo encontrarlas. A continuación te presentamos, paso a paso, el procedimiento para consultar facturas emitidas o recibidas a través del portal del SAT:
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Paso #1: Acceso al portal del SAT. Para corroborar los comprobantes fiscales que expediste con anterioridad o los que otros contribuyentes expidieron a tu nombre, primero que nada tienes que acceder a la página oficial del SAT.
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Paso #2: Navegación y autenticación. Una vez ahí, deberás dar clic en la pestaña de “Factura electrónica”. La encontrarás en la parte superior, casi en la esquina derecha de la página, ilustrada por un ícono de una hoja y un signo de arroba. El portal te desplegará varias opciones a elegir como: “Minisitio de Factura”, “Genera tu factura”, “Verifica tus facturas”, “Factura electrónica en Mis cuentas” o “Cancela y recupera tus facturas”. Justo deberás hacer clic en esta última opción. Inmediatamente te llevará al acceso por contraseña, en donde deberás teclear tu contraseña y RFC a 13 dígitos, o bien, ingresar mediante la opción de e.firma. En caso de que ingreses con tu firma electrónica, es necesario que cuentes con JAVA para poder abrir los archivos CER y KEY que el sistema te solicita.
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Paso #3: Selección del tipo de consulta. Una vez que te encuentres dentro del sistema, solo debes elegir cualquiera de estas tres opciones:
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Consultar Facturas Emitidas: Aquí, podrás acceder a todos los comprobantes que hayas emitido, ya sea a tus clientes y proveedores, así como comprobantes de honorarios, recibos de nómina, notas de crédito y comprobantes de arrendamiento.
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Consultar Facturas Recibidas: En esta opción, podrás consultar todos los comprobantes que hayan sido expedidos a tu nombre. Encontrarás, por ejemplo, las facturas de las compras que realizaste o los servicios que contrataste. Se trata, en suma, de tus gastos o erogaciones.
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Recuperar descargas de CFDI: En esta última opción podrás descargar todos los comprobantes que requieras a través del ícono “Descargar paquete”. Si decides hacer esta descarga masiva, el sistema automáticamente los descargará en un archivo comprimido .ZIP.
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Paso #4: Métodos de búsqueda. Para consultar facturas emitidas o recibidas, tienes dos opciones: La primera, en caso de que cuentes con tu factura impresa, es buscar mediante el Número de Folio Fiscal (UUID), que consta de 32 dígitos alfanuméricos. Por lo general, podrás ubicar este dato en la parte superior derecha de tu factura. En caso de no contar con la representación impresa, la segunda opción consiste en acceder a tus facturas mediante la fecha en que hayan sido emitidas o recibidas. Puedes buscarlas con una fecha determinada o mediante un periodo específico. Si eliges colocar un rango de fechas, el sistema te mostrará los 500 registros más recientes que tenga, organizados en orden descendiente y agrupados en páginas de 20 registros cada una.
Cualquiera que sea la opción que utilices como método de búsqueda, una vez que des clic en “Buscar CFDI”, la página te desplegará los resultados que deseas, acompañados del ícono de descarga (un planeta con una flecha verde hacia abajo). Si has seguido todos estos pasos, te darás cuenta de lo sencillo que es consultar facturas emitidas o recibidas que por cualquier razón necesitas.
Resumen de Opciones de Consulta
| Tipo de Consulta | Descripción | Métodos de Búsqueda |
|---|---|---|
| Consultar Facturas Emitidas | Acceso a CFDI propios (clientes, proveedores, honorarios, nómina, arrendamiento). | Número de Folio Fiscal (UUID) o Fecha (rango). |
| Consultar Facturas Recibidas | Acceso a CFDI expedidos a tu nombre (compras, servicios, gastos). | Número de Folio Fiscal (UUID) o Fecha (rango). |
| Recuperar descargas de CFDI | Descarga masiva de comprobantes en un archivo .ZIP. | N/A (descarga paquetes existentes). |
Además, al localizarlas el sistema no solo te da la opción de verlas a detalle para consultar datos como el RFC de la persona física o moral con la que realizaste la operación, el lugar y fecha de expedición de la factura y el importe de la transacción. También puedes elegir si deseas descargar el archivo en PDF, adicional al formato XML que es el que, por ley, te solicita el SAT a la hora de tu declaraciones anuales y mensuales.
Consideraciones sobre los Métodos de Pago (PPD y PUE)
No es inusual que los contribuyentes fallen con los tiempos establecidos por el SAT. Suele suceder que por diversos motivos un contribuyente se olvide de emitir una factura y tenga problemas a final de mes al momento de declarar. Antes de comenzar a estudiar los casos creemos importante reiterar que la facturación es una obligación del contribuyente.
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A continuación, presentaremos algunos casos en los que una factura se emite posteriormente a la fecha en la que se realizó el pago. Hay ocasiones en las que el contribuyente realiza un servicio o vende algún producto y su cliente no solicita factura. Esto puede ocurrir por varios motivos, simple olvido o quizás era un gasto no deducible para su actividad económica. Sin embargo, el contribuyente en este caso ha recibido un ingreso que debe de reconocer ante el SAT. Las facturas globales son comprobantes fiscales que se pueden realizar para la venta a público a general en el día, semana o mes en el que ocurrió la operación. En este caso el contribuyente puede recurrir a este tipo de comprobante para registrar el ingreso percibido del que no se le solicitó factura. Entonces, aunque la operación se haya dado a principios de mes, es válido hacer el CFDI global al final de mes.
Puede llegar a ocurrir que un contribuyente no emita la factura a su cliente en el momento exacto en el que el cliente paga. Esto no representará un problema siempre y cuando la factura se emita en el mismo mes que el pago. Si llega a suceder alguna vez que el contribuyente te solicite ayuda para emitir un CFDI asegúrate de que te aporte la información completa y recálcale que se trata de un caso extraordinario.
Manejo de Pagos en Parcialidades o Diferidos (PPD) y Pagos en Una Sola Exhibición (PUE)
En ocasiones un cliente puede insistir mucho por el CFDI incluso antes de haber pagado por el producto o servicio. En este caso es recomendable recurrir al pago en parcialidades o diferido (PPD) y al método de pago por definir. Ahora bien, si ya se expidió como pago en una sola exhibición (PUE), recordemos que se tiene todo el mes para realizar el pago. Si llega el siguiente mes y sigue sin haber un pago, entonces podemos cancelar el CFDI bajo el motivo 3: no se llevó a cabo la operación.
Cancelación de CFDI
De hecho, la herramienta del SAT para consultar facturas emitidas o recibidas también te da la oportunidad de cancelarlas cuando así lo requieras, ya sea porque se produjo algún error durante la captura de los datos o porque la operación finalmente no se concretó.
Para cancelar una factura es suficiente con seleccionarla, hacer clic en el botón de “Acciones”, y finalmente en “Cancelar seleccionados”. En caso de que tú seas el emisor, se enviará la solicitud de cancelación al receptor de tu factura. Cuando el proceso se haya completado, el sistema emitirá un certificado de la cancelación del folio fiscal.
Es común que a los contribuyentes se les venga el tiempo encima en cuestiones de facturación, especialmente cuando requieren regularización o son contribuyentes nuevos. En todo caso, cuando estén metidos en el problema debemos de observar su caso particular para deducir adecuadamente sin afectar a terceros ni caer en la ilegalidad.
Importancia del Almacenamiento y Seguridad de CFDI
Si alguno de estos pasos no te ha funcionado, es probable que necesites actualizar la página del SAT a fin de poder consultar facturas emitidas y recibidas. También cerciórate de tener actualizada tu más reciente versión de JAVA. Después de consultar facturas emitidas o recibidas, es recomendable que procedas a guardarlas, ya sea en tu equipo de cómputo, en una memoria USB, un CD o cualquier otro tipo de dispositivo, pues eventualmente podrías necesitarla para cualquier aclaración ante el SAT.
De hecho, el Código Fiscal de la Federación estipula en su artículo 30 que los contribuyentes deberán conservar toda la documentación relacionada con la contabilidad al menos “durante un plazo de cinco años, contado a partir de la fecha en la que se presentaron o debieron haberse presentado las declaraciones con ellas relacionadas”. Incluso debes conservar aquellas facturas que hayas cancelado, pues estas seguirán formando parte de tu contabilidad. Ten en cuenta que en caso de presentar una declaración de forma extemporánea, el tiempo que es necesario conservar los documentos corre a partir de la fecha en que lo hayas hecho. La razón para ello es muy sencilla: legalmente, el SAT cuenta con un periodo de cinco años para investigar cualquier irregularidad en las declaraciones que hayas presentado.
Al instante en el que hay emisión de una factura electrónica, se obtienen 2 archivos: en Formato XML y en Formato PDF. Las facturas incorporan información que son de suma importancia y de delicadeza tanto para las empresas (emisoras) como para los contribuyentes (receptores). Si en algún caso, alguien llegara a tener acceso a las facturas, podrían notar las actividades de un negocio o de una persona física.
Es necesario mencionar que para iniciar con este proceso, las facturas electrónicas con otros emisores deben de estar timbradas correctamente y los receptores de los comprobantes no deben ser modificados.
Uso de Sistemas de Contabilidad Electrónica
Dada la importancia de almacenar todas tus facturas, también puedes recurrir a algún sistema de contabilidad electrónica que te facilite estas labores. Tal es el caso de Quickbooks, un software con el que puedes facturar de forma sencilla y controlar tu negocio desde cualquier dispositivo móvil.
Con QuickBooks puedes mantener toda tu documentación guardada en la nube, de manera segura, y al alcance de los usuarios que necesites. Además, te permite generar de manera sencilla facturas que cumplen con todos los requisitos estipulados por el SAT. Y también puedes enviar a tus clientes archivos en formato PDF o XML, así como hacer un seguimiento puntual de las facturas que has enviado y del estatus de cada una de las transacciones. Incluso te permite cancelar facturas en un solo clic.
QuickBooks es recomendable sobre todo para las pequeñas y medianas empresas que necesitan tener acceso a su contabilidad electrónica de manera mucho más rápida y organizada. De hecho, con esta herramienta puedes visualizar de forma más sencilla la rentabilidad de tu empresa, ya que el sistema organiza la información de tus gastos y tus proveedores en un solo espacio para que puedas consultarlo rápidamente. Además de rastrear tus facturas, este sistema te permite crear reportes personalizados, de acuerdo a las necesidades que tu empresa requiera analizar. Si todavía no lo has probado, te recomendamos que revises cuál es el plan que se ajusta más a tu medida.
Como última herramienta, puedes contar con un software de administración pues tendrás una plataforma completa y vigente para poder verificar tus facturas de manera masiva, de este modo, los sistemas van a examinar la estructura de los archivos XML lo más rápido posible. Es otra herramienta para poder verificar tus comprobantes fiscales por internet de manera gratuita, es perfecta para poder comprobar que las facturas sean auténticas y que estén correctamente certificadas.
1.- Debes de capturar el folio fiscal, el RFC tanto de quien lo emite como el que recibe la factura.