Para garantizar que la información de tus colaboradores sea precisa y cumpla con los requisitos fiscales vigentes, es necesario realizar una gestión adecuada de sus datos. Te sugerimos realizar un respaldo de tu empresa, antes de realizar cualquier acción sobre la base de datos.
Proceso de actualización y validación de datos
El sistema facilita la carga de información masiva para la nómina. Para este proceso, se podrán leer archivos con formato PDF, JPEG, JPG. Al realizar la lectura de los documentos, el sistema identifica visualmente las fuentes de datos mediante una diferenciación clara:
- Las columnas que se muestran en color naranja, corresponden a la información obtenida del Catálogo de empleados.
- Las columnas que se muestran en color gris, corresponden a la información obtenida de las Constancias de Situación Fiscal que se escanearon previamente.
El tiempo de lectura de información de la constancia por cada PDF tarda aproximadamente 1 segundo, por lo que, te sugerimos tener en cuenta este tiempo con base a los empleados que tienes dados de alta en tu empresa. En este caso, se actualizó Nombres, Apellido paterno, Apellido materno y Código Postal. ¡¡¡ LISTO !!!...
Cuando en el catálogo de Empleado ya se tiene registrado al empleado con su correspondiente RFC, se validará que los datos de Nombre y Código Postal del empleado sean correctos con base en la información leída.
Cumplimiento con CFDI 4.0 y obligaciones del SAT
Con la entrada de CFDI 4.0, este dato fue aún más importante ya que ahora cada comprobante debe coincidir con exactitud con el régimen fiscal y la situación fiscal registrada ante el SAT. Hay que utilizar correctamente el CFDI en nómina para evitar cualquier imprecisión o fallos que afecten con el paso del tiempo.
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A continuación, se detallan algunos puntos clave sobre el uso de la información para los Asalariados: Son aquellas personas que reciben salarios y demás prestaciones de un trabajo personal a disposición de un empleado.
| Requisito | Descripción |
|---|---|
| Régimen Fiscal | Revisa que cada uno de tus empleados tengan asignado el régimen fiscal al que pertenecen. |
| Datos de Validación | Nombres, Apellido paterno, Apellido materno y Código Postal. |
| Uso de CFDI | El uso de CFDI será tu indicador esencial en el que se especifica para qué será utilizado el comprobante fiscal. |
Es importante mencionar que, si decides realizar el trámite por tu cuenta, debes avisar a tu jefe. Para saber a qué régimen fiscal perteneces, debes ingresar a la página del SAT y ubicar la opción “Trámites”. Una vez que las tengas, debes ingresar al portal oficial del SAT e ir al apartado de trámites, debes tener a la mano el RFC, la contraseña que se utiliza para poder consultar movimientos, al igual necesitarás tu e.firma.
Herramientas de CONTPAQi para la Declaración Anual
CONTPAQi es una solución para la emisión y timbrado de recibos de nómina de los colaboradores de su empresa que permite cumplir con todas las disposiciones de ley: ISR y Subsidio al Empleo, IMSS, SAR e INFONAVIT.
Para facilitar la gestión fiscal, el sistema permite las siguientes acciones:
- Elabora fácilmente en Excel® tu Declaración Anual de Sueldos y Salarios (DIM), gracias a sus cédulas de trabajo.
- Tus declaraciones de DIM y DyP incluyen la información correcta con reportes como el Origen de la información del DIM y detalle por empleado para DIM.
- Su Administrador de Documentos Digitales (ADD) te permite almacenar, validar y administrar tus recibos.
- Genera reportes en formatos HTML, TXT, PDF y Excel® para enviarlos por correo electrónico como archivo adjunto.
Además, el trabajador puede consultar sus CFDI de nómina dentro del visor del SAT y verificar que los ingresos acumulados coincidan con lo que realmente recibió durante el año. Por eso, revisar periódicamente el visor de nómina se volvió una práctica recomendable tanto para trabajadores como para empleadores.
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Gestión avanzada y control administrativo
El sistema contabiliza la información de tus periodos anteriores, al integrarse con CONTPAQi® Contabilidad y genera la póliza de la nómina asociando el folio fiscal de los CFDI que la conforman. Dentro del comprobante deben registrarse de forma precisa las percepciones, deducciones, retenciones y cualquier subsidio aplicado.
Determina a detalle el Salario Base de Cotización Parte Variable (SBC) de cada empleado, para verificar cómo está hecho tu cálculo y evita dobles y triples capturas al exportar automáticamente la información al IDSE. Para el empleador, esto representa control y respaldo contable absoluto.
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