La cancelación de un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) es un procedimiento indispensable dentro de la contabilidad electrónica en México. Un CFDI es un comprobante fiscal que ampara las operaciones comerciales y actos fiscales como ingresos, egresos, pagos, nóminas y traslados. Cancelar un CFDI evita errores en tus declaraciones fiscales y garantiza el cumplimiento de las normativas.
Con el avance de las disposiciones fiscales, en 2025 el SAT ha reforzado los requisitos y controles para la cancelación de facturas electrónicas, exigiendo un manejo más riguroso para evitar errores y sanciones. Con la llegada del CFDI 4.0, el proceso de cancelación de facturas electrónicas ha dejado de ser un simple clic. Ahora requiere conocimiento técnico, cumplimiento normativo y, en muchos casos, coordinación con el cliente.
Es importante destacar que no es posible recuperar o descancelar un documento electrónico, ya que cuando se cancela por medio de la aplicación CFDI en línea, se cancela directamente en el SAT y actualmente no existe por parte de la autoridad (SAT) un proceso para cambiar el estado de cancelado a vigente a un documento electrónico. Deberá crear un nuevo documento para sustituir el que se canceló por error.
El Nuevo Esquema de Cancelación del SAT y Motivos
El nuevo esquema establece un procedimiento fiscal más riguroso para cancelar Comprobantes Fiscales Digitales por Internet (CFDI), aplicable desde que se emite la factura hasta su posible eliminación. Desde la versión 4.0, el SAT exige especificar un motivo de cancelación al anular un CFDI. Las peticiones de cancelación, consulta de estado de la factura, la aceptación o rechazo de la cancelación y la consulta de documentos relacionados, se podrá realizar desde el portal del SAT o mediante los servicios de un proveedor de certificación.
Tipos de Cancelación
- ✅ Con aceptación: Cuando el receptor debe aprobar la cancelación en su buzón tributario.
La autoridad fiscal, es decir el SAT, autoriza que tanto las personas físicas como las morales efectúen una cancelación de factura ante diversas circunstancias. En el nuevo esquema de cancelación del SAT, para el motivo 01 de cancelación para poder cancelar una factura primero se debe realizar la factura que va a sustituir la incorrecta.
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Esto se convierte en un problema para poder sustituir los complementos de pago, ya que cuando timbras un pago ya estás pagando la factura a nivel SAT y a nivel sistema. Al timbrar el pago, afectas tanto cuentas por pagar como el timbre del pago en el SAT. Por lo tanto, al generar el nuevo pago no encontrarás la factura para saldarla y asociarla.
Cancelación Administrativa en CONTPAQi
Para abordar el problema mencionado, primero deberás cancelar la factura en el sistema, sin cancelarla en el SAT. A esto se le llama Cancelación Administrativa. De esta manera, se liberan los documentos sin cancelarlos en el SAT.
Cuando el documento se encuentre cancelado administrativamente, en el estado del documento se mostrará "Cancelado sólo en CONTPAQi Factura Electrónica" o "Cancelado sólo en CONTPAQi Comercial Premium". Nos avisa que sólo lo cancelará en el sistema, deberemos cancelar de manera fiscal posteriormente. Por lo tanto, el folio quedará vigente ante el SAT, pero cancelado en el sistema.
Se podrá realizar la cancelación del documento ante el SAT, después de haber cancelado el documento administrativamente. El estado de cancelación se deberá actualizar cuando se envíe la cancelación al SAT, de acuerdo a los estados que envía el SAT. Cuando el documento se encuentre cancelado administrativamente y se haga clic en el botón Cancelar, se deberá realizar el flujo de cancelación con motivo de cancelación.
Procedimiento para Cancelar un Complemento de Pago en CONTPAQi (Motivo 01)
Este procedimiento te sirve también para tus facturas.
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Paso 1: Realizar la Cancelación Administrativa del Complemento Incorrecto
- Ubica el complemento de pago que deseas cancelar. Por ejemplo, con los siguientes datos:
- Serie: REPP
- Folio: 11
- Factura pagada: CFDI-37
- En el complemento de pago REPP-11, da clic en la flecha que está a un lado del botón "Cancelar". ¡IMPORTANTE! No dar clic en el botón "Cancelar" directamente, el clic es en la flecha que apunta hacia abajo.
- El sistema mandará una advertencia informando que solo se cancelará en el sistema y que la cancelación fiscal deberá realizarse posteriormente.
- Confirma la cancelación administrativa. El estatus del documento será "Cancelado sólo en CONTPAQi Comercial Premium" (o Factura Electrónica).
Paso 2: Generar el Nuevo Complemento de Pago y Relacionarlo
- Genera un complemento de pago nuevo. Por ejemplo, con los datos:
- Serie: REPP
- Folio: 15
- Factura pagada: CFDI-37
- En el nuevo complemento, asegúrate de relacionar la factura que estás sustituyendo utilizando el botón «Relacionar CFDI».
- Al dar clic en el botón «Relacionar CFDI», aparecerá un recuadro. Deberás dar clic en el botón F3 para ver los diferentes tipos de relación de CFDI.
- Elige la relación tipo: 04 - Sustitución de los CFDI previos. El apartado de "CFDI Relacionados" solo es para indicar al SAT el motivo de "Sustitución de los CFDI previos", esto es cuando se canceló un REP (Comprobante de Tipo Pago) por alguna razón y se debe notificar al SAT en el nuevo REP (Comprobante de Tipo Pago) el UUID cancelado.
- Haz clic en Agregar documento.
- Aparecerá un listado de todos los complementos de pago timbrados a ese cliente. Debes seleccionar con doble clic el complemento que va a ser sustituido por el nuevo complemento correcto. Ahora, se actualiza la ventana CFDIs Relacionados para que se muestren los documentos "Vigentes", "Cancelados" y en "Proceso de cancelación" al elegir el Tipo de Relación: 04 - Sustitución de los CFDI previos. Al Agregar un documento, se abrirá la ventana para poder seleccionar los documentos antes mencionados que se tengan creados en la empresa.
- En la parte inferior aparecerá la factura que estás relacionando. Por último, haz clic en Relacionar Documentos.
- Timbra tu complemento de pago. Podrás ver la relación en el PDF.
Paso 3: Cancelación Fiscal del Complemento Original
Una vez que el nuevo complemento de pago esté timbrado y relacionado, podrás proceder a cancelar de manera fiscal con el motivo 01 el complemento de pago original, para cumplir con el esquema de cancelación del SAT.
Beneficios y Configuración en CONTPAQi
Consulta de Documentos Cancelados Administrativamente
A partir de ahora, desde la vista de documentos podrás consultar dichos documentos cancelados administrativamente. Desde la vista general de los documentos, la pestaña 2 de Documentos cancelados ya te mostrará la información.
Para visualizar la vista de dichos documentos, ingresa a configurar la vista. Selecciona los campos Moneda (nombre de la moneda), Documentos (UUID) y Documentos (UUID descripción). Con la vista configurada, se mostrarán los documentos cancelados, así como también los campos añadidos.
Cancelación Administrativa desde la Terminal Especializada
A partir de ahora, podrás realizar la cancelación administrativa de tus pagos timbrados a través de la terminal especializada sin que se envíe la cancelación al SAT.
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