La contabilización de facturas es fundamental en la gestión empresarial para mantener un registro financiero preciso y cumplir con las obligaciones fiscales. En este artículo abordaremos los conceptos básicos de la contabilización de facturas, cómo se hace este proceso y qué herramientas y software tenemos disponibles para poder contabilizar facturas de una forma más rápida y eficiente.
Contabilizar una factura es el procedimiento contable mediante el cual una empresa registra y documenta un ingreso o gasto en sus libros contables. Para ello se anotan los detalles de la factura, como el monto, la fecha, el proveedor o cliente, la naturaleza del gasto o ingreso, los impuestos asociados si los hay, y se asignan a las cuentas contables correspondientes.
Fundamentos de la Contabilidad: El Debe y el Haber
El debe y haber son conceptos básicos de contabilidad financiera, por lo que resulta fundamental comprenderlos para poder realizar los asientos contables de una empresa o negocio de la manera correcta. Estos conceptos tienen su origen en la Edad Media, cuando los banqueros de la época anotaban en sus libros de cuentas los depósitos de sus clientes y las operaciones de entrada y salida de dicho dinero que estos llevaban a cabo.
Los términos “debe” y “haber” constituyen el fundamento de la contabilidad financiera. Si bien ambos términos tienen un origen etimológico que se remonta a la Edad Media, hoy su significado es puramente formal: el debe se escribe a la izquierda de la cuenta y el haber, a la derecha.
Conocer estos conceptos es esencial para mantener un control financiero riguroso en cualquier organización. El debe refleja el origen de los recursos y el haber su destino, lo que permite equilibrar las ecuaciones contables y asegurar la fiabilidad de los estados financieros.
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La Regla de la Partida Doble
“Debe” y “haber” son dos conceptos que proceden de la contabilidad de partida doble, que es la contabilidad financiera tal y como se conoce a día de hoy y que se recoge en los principios de contabilidad generalmente aceptados. Este principio de contabilidad tiene su origen en la primera mitad del siglo XV en el contexto comercial del norte de Italia y ha perdurado sin muchos cambios hasta nuestros días.
La regla de partida doble hace referencia a que no existe deudor si no hay acreedor, y viceversa. Esto significa que las operaciones o transacciones que experimente la empresa deberán estar plasmadas tanto en la columna del debe como en la columna del haber. Así pues, si un elemento se incrementa, el otro ha de disminuir.
La partida doble se basa en que en cada operación intervienen al menos dos partes. La idea es que no hay origen sin destino, ni destino sin origen. Por ejemplo, si sacamos dinero del banco (origen) en algún sitio lo habremos puesto o a alguien se lo habremos entregado (destino). Si hemos ingresado dinero en el banco (destino) de algún sitio habrá salido (origen).
En la contabilidad de partida doble, cada operación se registra dos veces, en el debe de una cuenta y en el haber de otra. Esta anotación doble se denomina registro o asiento contable porque da cuenta de la entrada y salida de patrimonio de una empresa.
Cuentas Contables y el Acto de Cargar o Abonar
La cuenta contable es el instrumento que permite identificar, clasificar y registrar un elemento o hecho económico realizado por una empresa. Las cuentas contables representan procesos económicos y permiten medir cómo aumenta o disminuye el patrimonio de la empresa. Para distinguir ambos hechos, las cuentas se dividen en dos partes, la del debe en la parte izquierda y la del haber en la derecha.
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- Debe: denominaremos Debe al lado izquierdo del asiento, o de la cuenta. El debe hace referencia a los ingresos que recibe una empresa o negocio.
- Haber: denominaremos Haber, al lado derecho de la cuenta o asiento. El haber hace referencia a las salidas o entregas que experimenta la empresa o negocio.
Cargar y Abonar
El acto de cargar o abonar una cuenta es fundamental en la contabilidad:
- Cargo: denominaremos Cargo a las anotaciones practicadas en el Debe. Los ingresos y los débitos se apuntan en el debe de una cuenta, reflejando un cargo a la cuenta. Una cuenta se carga cuando aumenta el activo y cuando disminuye el pasivo y el capital.
- Abono: denominaremos Abono a las anotaciones practicadas en el Haber. En el Haber se anotarán las disminuciones de inversiones y los aumentos de financiaciones. Un abono dentro de la contabilidad, es una transacción cuya finalidad es registrar una entrada o salida de dinero o bienes relacionados con un negocio; debemos mencionar que un abono es una anotación en el libro mayor que representa una disminución en los activos. Los abonos son utilizados para reflejar movimientos financieros relacionados con la reducción de deudas o pagos realizados.
Una vez sepas si la cuenta es de activo o de pasivo, sabrás si has de cargarla o abonarla en función de si crece o disminuye. El debe y el haber reflejan los movimientos en cada cuenta dependiendo de si son de activo o de pasivo:
| Tipo de Cuenta | Para Aumentar su Valor | Para Disminuir su Valor | Saldo Normal |
|---|---|---|---|
| Cuentas de Activo (Bienes y derechos de la empresa) | Se carga (anotación en el Debe) | Se abona (anotación en el Haber) | Deudor (Debe > Haber) |
| Cuentas de Pasivo y Patrimonio (Obligaciones y financiación) | Se abona (anotación en el Haber) | Se carga (anotación en el Debe) | Acreedor (Haber > Debe) |
Aquí se reflejará el aumento de la financiación y la disminución de las inversiones, de forma que supondrá un aumento de los pasivos empresariales. En cuentas de pasivos y capital: el abono aumenta el valor. Abono registrado a una partida en cuentas de activos: el abono disminuye el valor.
El Saldo de las Cuentas
En contabilidad, el saldo es la diferencia entre el debe y el haber y puede ser de tres tipos:
- Deudor: cuando el importe en el debe es mayor que en el haber. Por definición, las cuentas de activos, que representan bienes y derechos, han de tener saldo deudor. No se pueden tener cantidades negativas de bienes y derechos.
- Acreedor: cuando el importe del haber es mayor que en el debe. La lógica de las cuentas de pasivo es exactamente la contraria. Lo normal es que los importes en el haber sean superiores al debe porque las cuentas de pasivo aumentan en el haber, es decir, que la cuenta ha de tener saldo acreedor. El haber es mayor que el debe: La empresa tendría un saldo acreedor.
- Cero: cuando ambas sumas son iguales. Se dice entonces que la cuenta está “saldada” o cerrada.
El balance de sumas y saldos o de comprobación se realiza antes de cerrar el ejercicio para que los saldos reflejen la realidad (si no, reflejarían cero) y se utiliza para confirmar que las operaciones se han registrado correctamente.
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Contabilización de Facturas de Venta
En el día a día de todo negocio o empresa, se producen una serie de operaciones y transacciones que deberán quedar reflejadas en el libro diario, que contiene los asientos contables. Cada asiento contable consta de dos partes: el "debe" y el "haber". Cuando se registra una transacción en el "debe" de una cuenta, se debe realizar un registro igual en el "haber" de otra cuenta, y viceversa. No todas las facturas se contabilizan de la misma manera, ya que esto depende de la naturaleza de la transacción y de las prácticas contables específicas de la empresa.
Por otro lado, las facturas de venta son aquellas emitidas por nuestra empresa al vender bienes o servicios a clientes. Es decir, cuando hablamos de contabilizar facturas debemos distinguir primero a qué nos referimos: ¿facturas de venta? ¿facturas de compra? La distinción es fundamental, pues según hablemos de una factura de venta o de una factura de compra deberemos contabilizarla en un sitio u otro.
Cómo Contabilizar una Factura de Venta
Al hacer facturas se debe registrar en el libro de facturas de ventas e ingresos en el caso de los autónomos. Las empresas que están obligadas a llevar un contabilidad más rigurosa siguiendo las normas del Plan General Contable deben crear su respectivo asiento contable. En este deben constar desglosado los siguientes elementos de la factura: la base imponible, que es, por así decirlo, el importe antes de impuestos, y la cuota tributaria, que es la cantidad de IVA y/o retención de IRPF que se añade a la base imponible. Se debe indicar por separado la base imponible y la cantidad de impuesto.
Por tirar de un ejemplo sencillo: si hacemos una venta cuyo importe antes de impuestos (la base imponible) es de 1000 euros y está gravada al 21%, en el asiento contable debe constar por separado: Base imponible: 1000 euros. IVA: 210 euros.
Así, se crea un primer asiento contable con la fecha de la emisión de la factura y se hace constar:
Debe: 1210 euros Cliente (430)Haber: 1000 euros Ingreso (7)Haber: 210 euros IVA repercutido (477)
Los números entre paréntesis se corresponden al número de cuenta según el PGC.
Al cobrar la factura, se debe hacer una nueva anotación con fecha de cuando se ha cobrado:
Debe: 1210 euros (cuenta 572 si la recibimos por banco; 570 si lo hacemos por caja)Haber: 1210 euros Cliente (430)
Contabilización de Facturas de Compra
Las facturas de compra son aquellas emitidas por proveedores o vendedores que detallan los bienes o servicios adquiridos por la empresa. Al contabilizar estas facturas, debemos tener en cuenta la base imponible y la cuota tributaria (IVA/IGIC) a la hora de generar los asientos contables en los libros correspondientes.
Cómo Contabilizar una Factura de Compra
Cuando se trata de la factura de un proveedor, el autónomo solo debe registrarla en el libro de gastos. Ahí debe figurar lo siguiente: la fecha del gasto, el nombre o razón social del proveedor, la base imponible del gasto, la cuota tributaria de IVA y/o retención, y la descripción o concepto. Las empresas que deben seguir el PGE han de elaborar algo más la operación anterior.
Veamos un ejemplo de una compra a crédito y su posterior pago:
Nuestra empresa realiza una compra de mercaderías por valor de 2.000 € + IVA (21%), nuestras condiciones de pago al proveedor son 60 días fecha factura. El primer asiento que debemos anotar en el libro diario será el de la compra. Para registrar esta operación, se realizará un cargo en la cuenta de "Compras de mercaderías" (cuenta 600) por la base imponible y en la cuenta de "IVA Soportado" (cuenta 472), y se abonará la cuenta de "Proveedores" (cuenta 400) por el importe total de la factura.
Debe: 2.000 euros Compras de mercaderías (600)Debe: 420 euros IVA Soportado (472)Haber: 2.420 euros Proveedores (400)
Transcurridos los 60 días, procedemos al pago de la deuda, por lo que nuestra deuda disminuirá. Así realizaremos un cargo (debe) en la cuenta de proveedores (400), al ser una cuenta de pasivo este apunte aminora la deuda, y un abono (haber) en la cuenta del banco (572) pues nuestro saldo en bancos disminuye.
Debe: 2.420 euros Proveedores (400)Haber: 2.420 euros Bancos (572)
Facturas de Abono y Rectificativas
A casi todos nos ha pasado: realizas tu trabajo, el cliente recibe su producto o servicio y le remites la factura. Si surgen errores o modificaciones, contamos con una herramienta clave para resolver el contratiempo: la factura de abono. Una vez sabemos que existe esta figura, es el momento de explicar qué es.
Aunque a primera vista pueden parecer lo mismo, las facturas rectificativas y las facturas de abono tienen diferencias importantes. Una factura rectificativa es la que se emite para corregir los datos de otra ya entregada al receptor. La de abono, en cambio, tiene un propósito más específico: anular parcial o totalmente el importe facturado. Desde la entrada en vigor del Reglamento de facturación, las facturas de abono han pasado a llamarse facturas rectificativas que son aquellas que contienen una modificación de otra anterior y que puede consistir en una variación distinta de la minoración del importe. En este artículo nos vamos a referir a las facturas rectificativas que suponen una minoración en la cuantía total, y lo haremos tanto porque son las que se conocen como facturas de abono.
Cuándo Emitir una Factura de Abono
Un abono se emite en varias situaciones en las que es necesario corregir, anular o ajustar el importe de una factura anterior:
- Corrección de errores o modificaciones: cuando se detectan errores en la factura original, como equivocaciones en la base imponible, en las cantidades correspondientes al IVA o IRPF, o en el total facturado.
- Devoluciones: en caso de devoluciones, ya sean totales o parciales de productos, actúa como el documento adecuado para reflejar estas transacciones.
- Recuperación del IVA: ante facturas impagadas o transacciones pendientes de cobro, ofrece una vía para recuperar el IVA correspondiente (siempre que se cumplan las condiciones que establece la normativa).
Como es lógico, cuanto antes se descubra y corrija el error, mejor. Ahora bien, existe un plazo máximo para poder hacerlo: cuatro años. Sí, es posible emitir una factura de abono correspondiente a un ejercicio anterior.
Contabilización de Facturas de Abono
Cuando se recibe una factura de abono de un proveedor, es importante registrar la disminución del importe de la compra previamente contabilizada. Al emitir una factura de abono a un cliente, es necesario reflejar la disminución en los ingresos vinculados a la factura original.
La factura de abono de un proveedor es la que contiene una minoración de otra que la empresa ya ha recibido por una operación de compra anterior. Esta disminución del importe del documento inicial puede ser consecuencia de una devolución de mercancía, de la aplicación de un descuento, de una variación en los precios, de la corrección de un error, etc.
Estos abonos se contabilizan con un asiento que supone la disminución de la base imponible de la compra, el IVA soportado y el montante total que se debe al proveedor. Para contabilizar un abono de un proveedor en una empresa se realiza un asiento contable en el que se anotan los importes de la modificación que se lleva a cabo: cargando (anotando en el debe) la cuenta 400 Proveedores por el importe que se pagará de menos al proveedor, y abonando la cuenta que corresponda al motivo que ha originado el abono (608 Devoluciones de compras y operaciones similares, 606 Descuentos sobre compras por pronto pago o 609 Rappels por compras) y la 472 H.P. (Hacienda Pública, IVA soportado).
En el libro de contabilidad se registran los abonos recibidos de los proveedores mediante la inclusión del asiento. En él se anotan los importes que suponen una rectificación de la factura inicial, cargando la cuenta del proveedor y abonando la de descuentos o devoluciones por la base imponible y la del IVA soportado.
Ejemplos de Contabilización de Abonos de Proveedor
- Devolución de mercancía: La empresa compra mercancía por valor de 5.000 más IVA. Al recibir el pedido comprueba que parte de los productos no coinciden con los que había encargado, así que procede a su devolución.
- Aplicación de un Rappel por Compras: Al recibir la factura de compra, la entidad se da cuenta de que no se ha incluido el rappel acordado y que asciende a 700 euros.
Asiento de abono (rectificativo por devolución):
Debe: [Importe total a devolver, ej. 5.000 + IVA] Proveedores (400) Haber: [Base imponible devuelta] Devoluciones de compras y operaciones similares (608) Haber: [IVA de la devolución] H.P. IVA Soportado (472)
Asiento de abono (rectificativo por rappel):
Debe: [700 euros + IVA del rappel] Proveedores (400) Haber: 700 euros Rappels por compras (609) Haber: [IVA del rappel] H.P. IVA Soportado (472)
Automatización de la Contabilización de Facturas
Hoy en día, contar con un software de contabilidad especializado es esencial para una gestión financiera eficiente, precisa y eficaz. Una herramienta de estas características es crucial a la hora de contabilizar facturas ya que ahorra tiempo y recursos, facilita el cumplimiento normativo y mejora la toma de decisiones. En la actualidad las empresas tienen a su disposición una amplia gama de soluciones en el mercado para satisfacer sus necesidades contables.
A la hora de llevar la contabilidad y el control del debe y haber en una empresa, es muy recomendable contar con un software de gestión y control de gastos como Sabbatic que pueda ayudarnos en esta tarea. Además, gracias a la automatización del proceso, evitaremos posibles errores con la inserción manual de la información. Para eso es mejor utilizar un software contable como Facturama que hacer un registro preciso y organizado minimizando los errores.
A pesar de la mejora indudable e imprescindible que supone contar con un programa de contabilidad para agilizar y optimizar la gestión financiera de una empresa, es importante destacar que, en la mayoría de los casos, la contabilización de las facturas sigue implicando la carga manual de los datos de las facturas. La contabilización manual se vuelve un desafío más grande a medida que la empresa crece, ya que se necesitan más recursos para gestionar un mayor número de facturas.
Entre las soluciones disponibles para contabilizar facturas automáticamente destacamos Inmatic, un programa que gracias a su inteligencia artificial es capaz de procesar automáticamente la información de las facturas y generar los asientos contables correspondientes en tu programa de contabilidad favorito. Es decir, se integra perfectamente con el software contable que estés utilizando, permitiéndote optimizar y acelerar tu proceso contable, todo sin necesidad de cambiar tu software contable actual.
El proceso con Inmatic es sencillo:
- Escanea tus facturas, o cárgalas directamente en Inmatic, lo puedes hacer en multitud de formatos (Imagen, PDF, Excel, etc..).
- Contabiliza las facturas generando los asientos contables en tu software contable en tan sólo un clic.
El procesado de la factura es cuestión de segundos, a diferencia de otras alternativas del mercado, y la precisión es del 100%. Con Factorial puedes facilitar la administración de facturas pagadas proporcionando una perspectiva unificada del estado de cada una, incluyendo el registro de pagos y informes de auditoría. Sí. El proceso de contabilización de abonos a proveedores se puede automatizar con la utilización de asientos predefinidos disponible en algunos programas de contabilidad, como ocurre con Holded.